Comment bien choisir un lieu pour un évènement ?

L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE

Comment bien choisir un lieu pour un évènement ?
Sébastien ROSSE
Directeur, chef de projet

EXEMPLE
Mob : 06 70 34 02 20
sebastien.rosse@yolanda-communication.com

contact

Sébastien Rosse - Consultant évènementiel - Yolanda Communication
Email : sebastien.rosse@yolanda-communication.com - Tél : 06.70.34.02.20 - web : www.yolanda-communication.com

mercredi 27 avril 2011

1 / Cahier des charges de l’évènement, DIALOGUE
L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU
se poser les bonnes questions
Cibler précisément sa recherche et déﬁnir un type de lieu
Objectif : Déﬁnir le sens pour faire consensus « en interne » au moment du choix
Sébastien ROSSE
✓ Quel type d’évènement ? (convention, formation, séminaire, assises
professionnelles, soirée, lancement de produit, inauguration...)
✓ Quel(s) objectif(s), le message à retenir ? (informer, débattre, motiver...)

EXEMPLE
Mob : ✓ Quel public ? Leurs attentes ?
06 70 34 02 20
Interne (cadres, nouveaux salariés...) ou grand public (clients...).

✓ Combien de participants ? Précis ou variable (fourchette mini / maxi)

✓ Quel budget ? (global, par postes, coût / pers...)
contact
✓ Quand ? date fixe ou flexible ? (prévoir plusieurs dates pour la recherche)
nb : Choix de la date « les jours les plus demandés : mardi et jeudi »

✓ Type de lieu : clé en main ou sur mesure
Organisation interne ou appui externe ?

Yolanda Communication - Avril 2011

2 / Les différents choix et types de lieux ...

Les plus courants (référencés dans les guides)
Sébastien ROSSE « classiques » :
Les lieux de réunions
Directeur, chef de projet congrès, salles de réunions, parcs expo
✓ Palais et centre de
✓ Hôtels avec salles de réunions
✓ Les grands stades

EXEMPLE
Mob : 06 70 34 02 20
Les grandes écoles :
✓ Amphithéâtres et salles des grandes écoles et universités
(ex : Polytechnique, La Sorbonne, Arts et Métiers...)

Les lieux de travail / détente :
✓ Hôtels et châteaux « incentives », parcs de loisirs... contact
✓ Bateaux avec croisière (Péniches, Paquebot)

Les grandes salles de spectacles et lieux culturels :
✓ Zéniths, salles de spectacles, cinémas, théâtres...



Les autres lieux (non référencés dans les guides)
Sébastien ROSSE
Directeur, chef de projet spectacles et lieux culturels :
Les autres salles de
✓ Petites salles de spectacles, cinémas indépendants, théâtres...

Bateaux à aménager (Ferry)

EXEMPLE
Mob : 06 70 34 02 20
Les lieux « festifs » :
✓ Discothèques, bars, restaurants

Les universités et autres écoles

Les lieux municipaux / publics : contact
✓ Salles municipales, salles des fêtes, gymnases, maisons des
associations...
Nb : Certaines villes sont très bien équipées et louent aux entreprises



Le lieu qui apporte du sens à votre évènement, qui « colle » au public,
Objectifs : mobiliser les publics, créer un évènement marquant, du souvenir...
Sébastien ROSSE
✓ Une salle interne ou lieu de travail : (inaugurations, voeux...)
Exemples : Usine, nouveaux bureaux, magasin, parking, hall du siège social...

EXEMPLE
Mob ✓06 70 34 02 20
: Un lieu symbolique (unique, historique...) :
sebastien.rosse@yolanda-communication.com des Arts-Forains, Cirque d’hiver,
Exemples : Stade de France (coupe du monde 98), Musée
Stade Bolaert à Lens...

✓ Un musée, en associant l’évènement a une exposition, un thème...
- Jours ou périodes réservées aux évènements d’entreprises (ex : Centre Pompidou, mardi)
- Dans certains musées : engagement de mécénat ou de parrainage (ex : Quai Branly)
contact

Exemple : Evènement RH, (Musée de l’homme - expo Titouan Lamazou « Femmes du
monde »)


3 / Rechercher un lieu (outils et guides nationaux)

Sébastien ROSSE
Les guides de référence :
(annuaires web et papier à commander)
Salons, conférences, chartes de qualité, enquêtes ...

EXEMPLE
Mob : 06 70 34 02 20
Autres guides papier (à commander) :

contact

Autres sites web (recherche multicritères) :
(événements privés et professionnels)


3 / Rechercher un lieu (Ile-de-France)

L’office de Tourisme et des Congrès de Paris :
Sébastien ROSSE
http://convention.parisinfo.com/fr/
(moteur de recherche, près de 500 adhérents au « club »

EXEMPLE
tourisme d’affaires)
Mob : 06 70 34 02 20

Guide Paris Nord-Est et Seine Saint-Denis :
La Villette / La Cité de la Musique / La Cité des Sciences, Paris Nord
Villepinte / Le Bourget / Stade de France….
contact

http://www.tourisme93.com/
-> Page : Réunions d’affaires


4 / Les configurations types des salles

Estimer et calculer la capacité d’une salle de réunion

Sébastien ROSSE
Directeur, chef de projet/
Classe Cabaret,
Théâtres,
rang d’école (réunions en Cocktail
conférence
(tables + chaises) demi-lune)

EXEMPLE
Mob : 06 70 34 02 20
Types /
conﬁgurations

contact
Capacités pour 240 pers 240 pers 400 pers 600 pers
400 m2 (à plat) (0,6 pers / m2) (0,6 pers / m2) (1pers / m2) (1,5 pers / m2)

Taille totale du lieu = 2 à 3 fois le nombre de pers en m2 (400 pers : 800 à 1.200 M2)
Nb : On peut réserver 10% de l’espace pour la scénographie et la technique

5 / Evènement éco-responsable

1 ) Bilan Carbone transports (calculer et compenser les émissions)
Conseil : recueillir les données transports des participants lors de l’invitation
Sébastien ROSSE
Directeur, ) Réduire l’empreinte écologique du lieu et des prestations...
2 chef de projet

Sources d’informations et outils :

EXEMPLE
Mob : 06 70 34 02 20 http://www.eco-evenement.org/
Objectif : Accompagner la filière événementielle vers une
démarche éco-responsable et des événements éco-conçus.

http://www.evenementresponsable.fr/
contact
Outil pour organisateurs élaboré par l’ADEME :
- identifier les postes à forts impacts environnementaux
- appréhender des pistes d'actions
- sauvegarder les résultats


6 / Les critères de choix du lieu

Sébastien ROSSE
✓ Situation géographique, accessibilité du lieu (transports en commun...)
Nb : Anticiper les mouvements sociaux dans les transports...

✓ Les hébergements autour du lieu (capacités et disponibilités)
Y a-t-il d’autres évènements prévus le jour J dans le quartier ?

EXEMPLE
Mob : 06 70 34 02 20
✓ Espaces et prestations proposées

✓ Les références du lieu : clients et autres évènements organisés

✓ Un interlocuteur unique en préparation et le Jour J
Conseil et réponses rapides aux questions lors de la préparation et disponibilité lecontact
jour J


6 / Les critères de choix du lieu / réussir la visite

Faire le parcours d’un participant (idéalement le jour d’un évènement)
Sébastien ROSSE
✓ Accueil et projet
Directeur, chef devestiaire facile d’accès (les participants n’aiment pas attendre)
✓ Personnel accueillant et souriant

✓ Simplicité des flux circulatoires et la signalétique

EXEMPLE
Mob : 06 70 34 02 20
✓ La qualité des espaces : équipements techniques modernes, espaces
modulables, insonorisation ...
✓ La qualité des prestations et/ou prestataires (liste des prestataires)

✓ Une restauration de qualité, choix variés (test)
contact
✓ La propreté des espaces (visiter les sanitaires !)


6 / Les critères de choix du lieu / réussir la visite

Ne pas oublier de vérifier les points suivants :
Sébastien ROSSE
✓ Respect des règles
Directeur, chef de projet de sécurité, secours et assurances
✓ Fonctionnement du chauffage et de la climatisation
Nb : réactivité en cas de forte variation « canicule » ou « grand froid »

EXEMPLE
Mob : 06 70 34 02 20
✓ Le confort des chaises (mesurer la largeur : + de 45
sebastien.rosse@yolanda-communication.com cm)
✓ Accessibilité aux personnes à mobilité réduite (rampe, ascenseur)

✓ Connexion internet et moyens de communication
contact
✓ Autres aspects logistiques : Réserver 2/3 places de stationnement, peut-on restaurer les
équipes sur place ou à proximité ? Vérifier les accès extérieurs, poubelles, encombrants...


7 / Conseils

✓ Etre attentif aux symboles des formes et couleurs (couleur de la moquette, déco...)
Sébastien la lumière du jour en salle plénière (pour les écrans)
✓ Eviter
ROSSE
Directeur, Une salle équipée d’un variateur lumière est un plus
-> chef de projet

✓ Un espace qui permet une scénographie libre (salle à plat, + de 4,5 m sous

EXEMPLE
plafonds)
Mob : 06 70 34 02 20
✓ Budget : ne pas se fier au seul coût locatif !
Demandez les tarifs et les contraintes imposées pour les prestations annexes, restauration,
techniques ... exemple : combien d’agents de sécurités imposés par le lieu ?

✓ Attention aux contraintes du lieu « clé en main » (prestations exclusives)
contact
-> Les prestataires doivent s’adapter à votre demande et ne pas imposer leurs solutions !

-> Ne pas éliminer un lieu pour un point négatif que l’on peut corriger
(exemple : rampe d’accès handicapés...)



en conclusion
Un livret humouristique sur les évènements d’entreprises
Sébastien ROSSE

EXEMPLE
Mob : 06 70 34 02 20

contact

Sébastien Rosse - Consultant évènementiel - Yolanda Communication
Email : sebastien.rosse@yolanda-communication.com - Tél : 06.70.34.02.20 - web : www.yolanda-communication.com


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