República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
I.U.P Santiago Mariño, Extensió...
INTRODUCCION

Una de las dimensiones más importantes de la actividad empresarial en la
actualidad, es la necesidad imperio...
CAPITULO I

Descripción de la empresa y sus departamentos

Distribuidora KTDC, C.A es una empresa de serviciosdedicada a l...
Misión
Consolidarnos en el mercado mayorista de la venta y distribución de partes,
accesorios y equipos de computación, co...
Departamentos de la empresa
La empresa Distribuidora KTDC C.A cuenta con ocho departamentos descritos de
la siguiente mane...
por cobrar.Diseña, propone e implementa controles administrativos
que permitan reducir las cuentas incobrables. Supervisa ...
1. Planificar, Coordinar y Supervisar todos los Movimientos
Operativos del Almacén y del Centro de Distribución.
2. Superv...
CAPITULO II

Diagrama de Procesos general y de cada departamento de la empresa
Distribuidora KTDC, C.A.
1.- Contabilidad.
2.- Recursos Humanos.
3.- Cobranzas
4.- Administración.
5.- Ventas
6.- Almacén
CAPITULO III

Identificar las políticas de Control de la empresa y de cada departamento.

Políticas internas de contabilid...
Políticas de Control de Administración y Finanzas
Control sobre el manejo adecuado de los Ingresos.
1. Depositar diariamen...
Control Interno, a fin de corregir posibles desviaciones que se produzcan, en el
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G-Mantenimiento de las cuentas de mayor.
H-Registro contable de la venta
I-El recaudo del efectivo en las cobranzas
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 Se restringirá el acceso de objetos personales a las áreas de almacén.
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 Se debe tener en cuenta que las acciones irregulares suelen ser cometidas
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 El expediente debe estar completo con la documentación antes de ser
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CAPITULO IV

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revisión se esta llevando a toda cabali...
1.11 Observación.
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2.1 Observación.
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4. Control de Activo Fijo:
4.1...
5.3 Observación.
En lo que respecta a la ventilación y renovación del aire que actualmente posee
las áreas del almacén son...
Conclusión:
En base a la revisión realizada a la Sucursal de Puerto Ordaz y tomando como
fundamento los procedimientos de ...
CAPITULO V

Diseñar propuestas de control o mejoras a los existentes de la empresa
seleccionada.

La empresa cuenta con bu...
CONCLUSION

Hemos visto cómo la falta de capacitación al personal, causa que una empresa
sea ineficaz en el aspecto de Seg...
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  1. 1. República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior I.U.P Santiago Mariño, Extensión Puerto Ordaz Escuela 45. Sección “S” Cátedra: Gerencia Industrial DISTRIBUIDORA KTDC, C.A. Profesor: Ing. Alcides Cádiz Autores: Arias Yossein C.I:20150611 Hernández Yumilet C.I:23502428 Carlo López C.I:20495192
  2. 2. INTRODUCCION Una de las dimensiones más importantes de la actividad empresarial en la actualidad, es la necesidad imperiosa de centrarse en el servicio al cliente como área fundamental del que hacer económico. La calidad del servicio es el gran diferenciador, atrae y mantiene la preferencia del cliente. El efecto será positivo si el servicio es bueno y negativo si el servicio es pobre, pero la realización entre la calidad y rendimiento financiero es ineludible. Dentro de cualquier ámbito gerencial es importante establecer cada una de las series de pautas que se necesitaron para implementarlas en nuestro proyecto y por consiguiente determinar lo importante que serán las reuniones en la empresa, realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la empresa ya que en ellas se: toman de decisiones, solucionan de problemas, intercambia información, planifica, entre otras. Básicamente reflejamos todo lo que se relaciona a las pautas necesarias para la realización de nuestro proyecto tales como fueron: Los diagramas de proceso: es una forma gráfica de presentar las actividades involucradas en la elaboración de un bien y/o servicio terminado. Las políticas de control de la empresa. Los modelos de auditorías en cada departamento. Propuestas de mejoras Todos estos puntos reflejados para determinar y consolidar todo lo relacionado con nuestra empresa ya que mediante cada uno de ellos se podrá identificar como está estructurada en todos los ámbitos nuestra empresa.
  3. 3. CAPITULO I Descripción de la empresa y sus departamentos Distribuidora KTDC, C.A es una empresa de serviciosdedicada a la venta de equipos de computación y accesorios al mayor a proveedores que se dedican a la venta al detal de equipos de tecnología. Distribuidora KTDC, C.A se dedica a prestar la mejor calidad de servicio a todos sus proveedores. Es una empresa que está siempre a la vanguardia y actualizada con lo últimos avances de la tecnología para garantizar a sus clientes disponibilidad y asesoría en los productos más innovadores del mercado de la computación. KTDC, C.A garantiza: Atención personalizada por nuestros ejecutivos de cuenta, Información y talleres de preparación sobre los nuevos avances, Disponibilidad y mejores precios del mercado y Alcance a todos los rincones del territorio nacional. Dispone de un personal capacitado, comprometido y competitivo en sus labores. Con alto sentido de ética, justicia y equidad. Que brinda un trato adecuado a nuestros clientes, proveedores y compañeros de trabajo. Que mantiene una comunicación precisa y oportuna como valor agregado. Tiene como excelencia la fijación de objetivos y metas retadoras, preservar los consecuentes resultados de alto impacto, garantizando un desempeño superior dentro de la Organización.
  4. 4. Misión Consolidarnos en el mercado mayorista de la venta y distribución de partes, accesorios y equipos de computación, conjugando la más alta tecnología con un capital humano calificado que brinde respuestas rápidas y oportunas a nuestros clientes. Visión Ser el líder en el mercado nacional de la comercialización y distribución del mercado venezolano de la computación. Valores Conjunto de creencias, principios y normas consideradas apropiadas por la Empresa y que se manifiestan a través de las conductas de los integrantes de la Organización. Avanzada Tecnología: Uso de tecnología que proporcione competitividad y valor agregado. Compromiso con la Organización: Conciencia de formar parte de Distribuidora KTDC, C.A, identificándose con su misión e intereses, buscando la protección de sus bienes y manteniendo el respeto y solidaridad con los compañeros de trabajo, sentimiento elevado de pertenecer a la Empresa. Servicio: Dedicación por la satisfacción del cliente externo e interno como su prioridad número uno. Calidad: Satisfacer a nuestros clientes a través del mejoramiento continuo de nuestras operaciones para ofrecer calidad en el servicio, apoyándonos en herramientas de vanguardia tecnológica. Competitivos: Esforzarse cada día más, adelantarse a nuestros competidores, ser innovadores, dar valor agregado, sobresalir.
  5. 5. Departamentos de la empresa La empresa Distribuidora KTDC C.A cuenta con ocho departamentos descritos de la siguiente manera:  Gerencia general: Efectuar las acciones necesarias para corregir las desviaciones que se presenten. Tiene la responsabilidad correspondiente a las atribuciones y funciones establecidas, por las decisiones tomadas en el ejercicio de sus obligaciones y las demás que resulten de la operación. Conlleva a los siguientes departamentos:  Gerencia de Contabilidad:Supervisa que la documentación remitida al Departamento para su pago, reúna los requisitos fiscales y cumplan con la normatividad aplicable al caso. Consta de los analistas de contabilidad y de los auditores administrativos.  Gerencia de Administración y finanzas: El gerente de administración y finanzas tiene como principal función la optimización del proceso administrativo, contable y financiero de la empresa. Está constituido por analistas de finanzas en la sede principal, administradoras en las sucursales y asistentes administrativos.  Gerencia de tesorería, crédito y cobranza: el departamento de tesorería, crédito y cobranzas consta de cobradores y analistas de tesorerías. Las funciones del gerente son las siguientes: gestión de cobros a clientes y pagos, control del cumplimiento de las condiciones pactadas con las entidades financieras, control de las liquidaciones de intereses de las cuentas, compraventa de moneda extranjera y gestión de cobertura de riesgo en divisas, negociación de las condiciones para ciertas operaciones, realización y seguimiento de presupuestos de tesorería y cash flow de la sociedad. Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificarsu registro.Propone estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas
  6. 6. por cobrar.Diseña, propone e implementa controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables. Supervisa y valida las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable.Autoriza los créditos y ampliación de los mismos a favor de los clientes.Controla y custodia los documentos que correspondan al Departamento.Efectúa la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos.Informa a las Sucursales sobre el comportamiento de los clientes morosos.Programa, controla y supervisa las actividades de los cobradores adscritos al Departamento.Lleva un control documental y electrónico de los clientes acreditados.  Gerencia de Recursos Humanos:el departamento de Recursos Humanos se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización, se administra con las personas viéndolas como agentes activos y proactivos dotados de inteligencia, creatividad y habilidades intelectuales. Está compuesta por áreas tales como reclutamiento y selección, contratación, capacitación, administración o gestión del personal durante la permanencia en la empresa. El departamento está constituido por analistas de recursos humanos.  Gerencia de ventas:Es el encargado de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o departamento de ventas. El gerente de ventas debe agrupa todas las cualidades de un verdadero líder, como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas. Este departamento está constituido por jefes de ventas a nivel nacional y ejecutivos de ventas al mismo nivel.  Gerencia de almacén:el departamento de almacén consta de Coordinadores de Almacén, almacenistas y Auditores Operativos.El Gerente tiene como función:
  7. 7. 1. Planificar, Coordinar y Supervisar todos los Movimientos Operativos del Almacén y del Centro de Distribución. 2. Supervisar y Dirigir Actividades Operativas del Almacén 3. Velar por la Integridad de la Carga que está Bajo su Custodia. 4. Controlar que la Mercancía esté Almacenada en el Lugar y Bajo las Condiciones que le han Sido Asignadas. 5. Controlar la Documentación Archivada con Relación a la Mercancía Recibida y Despachada del Centro de Distribución. 6. Coordinar, Supervisar y Hacer Seguimiento al Inventario Físico. 7. Inspeccionar las Condiciones de Seguridad del Área del Almacén y del Centro de Distribución. 8. Asegurar el Cumplimiento de Normativas y Controles Establecidos. 9. Establecer Lineamientos para la Distribución y Orden de la Mercancía Dentro del Almacén y del Centro de Distribución. 10. Recibir y Procesar las Devoluciones de Mercancía Efectuadas por los Clientes de la Empresa. 11. Administrar el Flete Utilizado para el Despacho a Fin de Conseguir el Mejor Cubicaje para así Optimizar la Relación Distribución Costo. 12. Agilizar el Tiempo de Carga y Descarga de la Mercadería. 13. Coordinar el Transporte para Despacho por Zonas Geográficas o Rutas Específicas Según los Pedidos. 14. Atender los Requerimientos del Usuario, Encargándose de la Distribución o Entrega de la Mercadería Solicitada. 15 Contar con el Embalaje o Empaque para Asegurarnos que las Cantidades y Calidades de los Artículos o Materiales sean Correctas. 16. Asegurar el Control de la Exactitud de los Artículos que se Despachan, así como la Rapidez de su Ejecución para Cumplir con los Plazos Solicitados.
  8. 8. CAPITULO II Diagrama de Procesos general y de cada departamento de la empresa Distribuidora KTDC, C.A.
  9. 9. 1.- Contabilidad.
  10. 10. 2.- Recursos Humanos.
  11. 11. 3.- Cobranzas
  12. 12. 4.- Administración.
  13. 13. 5.- Ventas
  14. 14. 6.- Almacén
  15. 15. CAPITULO III Identificar las políticas de Control de la empresa y de cada departamento. Políticas internas de contabilidad. Tiene varios objetivos como: – Evitar o reducir fraudes. .– Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras. – Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables. – Salvaguardar los activos de la empresa. – Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administración. Abarca la preparación de los estados contables y financieros, la existencia de los principios contables, cumplimiento de la normativa vigente. Ello exige comprobar si: - Los activos y pasivos existen realmente y se encuentran registrados y clasificados correctamente. - Los criterios contables son los adecuados. - La información que se obtiene de la contabilidad es de cantidad y calidad suficiente.
  16. 16. Políticas de Control de Administración y Finanzas Control sobre el manejo adecuado de los Ingresos. 1. Depositar diariamente las Ventas, el Dinero. 2. Queda prohibido el uso de dinero para otro fin que no sea de la empresas. 3. No usar el dinero, para provecho particular si no con el control necesario y su buen manejo. 4. Control en los procesos y que exista un manual que avalen que así están aplicándose. 5. No utilizar recursos de la empresa, para manejo personal. 6. Cuidar los inventarios y su excelencia para la administración. 7. Aplicar una buena política y control interno la empresa alcanza los objetivos y el crecimiento al que desea obtener. Políticas de Control interno de Tesorería, Crédito y Cobranzas. La Gerencia de Tesorería como Unidad responsable de la realización del pago, responde por la ejecución del control previo para lo que debe cumplir con las normas de control interno de Tesorería, para el procesamiento, registro, verificación y pago de las órdenes de pago, en resguardo del patrimonio de la empresa. Debe garantizar la revisión y actualización de las normativas internas del área de Tesorería a las normativas legales vigentes, a fin de garantizar que las actividades inherentes a la tesorería se realicen, dentro de la ley, reglamentos y otras disposiciones legales. Hay que evaluar periódicamente el cumplimiento en sus procesos, de los manuales de Normas y Procedimientos y de Políticas Generales y Normas de
  17. 17. Control Interno, a fin de corregir posibles desviaciones que se produzcan, en el desarrollo de sus procesos internos. La Gerencia de Tesorería debe ser garante de la actualización de la información Financiera de la empresa a ser manejadas por la gerencia de administración, a fin de proporcionar herramientas de información y evaluación a la gestión administrativa. Es esencial que los sistemas de créditos y las condiciones de ventas, se establezcan sobre una base que no desanime a los buenos clientes y que tampoco origine perdidas serias por deudas incobrables. El control de crédito está a cargo del gerente de crédito, que asume toda la responsabilidad que acepta los pedidos del cliente y además incluye el trámite final de aprobación o negativa. Políticas de Control del Departamento de Ventas Cumplir la meta de ventas en las organizaciones no debe representar únicamente un mayor valor de los ingresos, pues al vender es importante conocer quiénes son los clientes, en qué condiciones se vende y cuáles son los parámetros establecidos para que la venta cumpla con los objetivos estratégicos de la organización. 1-Separar ó segregar las diferentes funciones de la venta a crédito de tal modo que los diferentes empleados ó departamentos sean responsables de: A-La preparación del pedido de venta B-Aprobación del crédito. C-Salida de mercancía del Almacén. D-Facturación E-Verificación de la factura. F-Transporte de la mercancía
  18. 18. G-Mantenimiento de las cuentas de mayor. H-Registro contable de la venta I-El recaudo del efectivo en las cobranzas 2-Un adecuado procedimiento para la aprobación del crédito. 3-Facturación oportuna 4-Factura cambiaria de compra-venta, debe llevar firma de recibido por el cliente. 5-control en los consecutivos de las facturas(incluso las anuladas.). 6-Verificacion de Cantidades facturadas 7-Verificacion de Precios por una persona diferente al de cantidades. 8-Constante revisión de la cartera por edades. 9-Proceso de recepción de las devoluciones. 10- Funcionario ó ejecutivo facultado para castigar cartera. 11-Un efectivo control de las cuentas pagadas. 12-Implementar control al gerente de ventas. Políticas de Control de Almacén  Toda área de almacén deberá ser un área cerrada, con una entrada y una salida bien definida.  Tanto en la entrada como en la salida de nuestros almacenes, deberá existir vigilancia, dotada con detectores de metal y sus implementos de seguridad.  Se establecerá el control de entradas y salidas del personal de las áreas de almacén, el cual debe ser controlado por el personal de seguridad, el cual asentará el motivo de la entrada o la salida, cada vez que esta se ejecute.
  19. 19.  Se restringirá el acceso de objetos personales a las áreas de almacén.  Se requerirán las actas de destrucción de auditoría para todos los productos destruidos por Servicio Técnico, que serán sacados por el área de zona de Carga.  Se restringe el acceso de alimentos y bebidas a las áreas de almacén.  Objetos que no deben ser ingresados en las áreas de almacén y por consiguiente no podrán salir de las áreas previa autorización de la Gerencia: 1. Equipos, partes y piezas de computación. 2. Cámaras, baterías, filmadoras u otros equipos de su género. 3. Llaves personales, navajas, cortaúñas u otros objetos metálicos. 4. Celulares, radios, Mp3 u otros equipos portátiles de música. 5. Cd`s, pendrives, discos portátiles u otro dispositivo para el almacenamiento de datos. 6. Cualquier tipo de alimento, latas y botellas de bebidas. 7. Cooler metálico o vaso con tapa. 8. Bolsos, coalas, maletines de herramientas. 9. Cajas sin identificación.  Todas las áreas de almacén deberán permanecer cerradas, con sus controles de acceso correspondientes.  No se permitirán bolsos, carteras, bolsas, cajas o cualquier objeto personal en las áreas de almacén. (bandeja de despacho, puestos de Trabajo etc.)  El ingreso de personal ajeno al área de almacén, deberá ser mediante el formato de acceso al almacén, el cual deberá ser firmado por la gerencia
  20. 20. que requiere el acceso y autorizado por la jefatura o la gerencia de operaciones o almacén.  Dada constante relación se podrá extender autorización parcial o permanente al personal de auditoría operativa, compras o sistemas. El cual debe ser renovado o actualizado semanalmente.  Personal ajeno a las áreas de almacén deberá estar acompañado por un representante del almacén.  Debe estar al tanto de todas las operaciones que se estén ejecutando en las áreas de almacén, conforme con la estructura organizativa del área.  Debe controlar y validar, las autorizaciones de acceso, a fin de prevenir cualquier acto que perjudique el patrimonio de la empresa.  Debe velar por la ejecución de los controles y deberán coordinar con el personal las entradas y salidas del área.  Debe tener personal designado para cada una de las áreas de jaula, sin permitir el ingreso de personal de otras áreas sin autorización del supervisor del área.  Debe restringir el libre acceso del personal de Zona de Carga y Patio, a las áreas de jaula.  Debe mantener al personal ocupado todo el tiempo posible evitando el tiempo de ocio.  Debe restringir el libre tránsito del personal en las áreas de almacén, sin ningún tipo de autorización.  Debe evitar el almacenamiento cerca de los colectores de basura.  Debe evitar la manipulación prolongada de artículos susceptibles al Hurto por parte del personal de almacén, siendo sumamente importante la supervisión y el control constante al personal.  Los procedimientos de serialización se deben efectuar en áreas dotadas de seguridad, bajo el control de los supervisores de áreas. En el caso de las portátiles el procedimiento se debe ejecutar en áreas abiertas, donde puedan ser observados por las cámaras y en presencia de supervisores o responsables.
  21. 21.  Conocer que el riesgo de un artículo de ser hurtado aumentará en función de su atractivo y para ello de debe conocer los parámetros que determinan este atractivo:  El valor.  La novedad.  La facilidad de venta.  Facilidad de ser hurtado (tamaño, etc.)  Localización en las instalaciones (hay partes de las instalaciones en las que es más sencillo “actuar”).  La mercancía que cumple con las condiciones indicadas en el punto anterior, deben tener un tratamiento especial que permita el control perceptivo y que tenga condiciones de seguridad.  Las áreas de Jaula y almacén General, tendrán un único depósito de basura a fin de centralizar el flujo de desechos.  Los desechos deben ser manejados conforme a las siguientes especificaciones:  Se deberán desarmar las cajas antes botarlas.  Los botes de basuras deberán tener bolsa plásticas y las mismas no deben contener objetos metálicos.  Se deberá clasificar la basura en los contenedores, estableciendo un contenedor para los desechos plásticos y otro para los desechos de papel o cartón.  Los desechos metálicos, deberán ser colocados a parte en cajas a fin de que estos estén aptos para su revisión.  Deberán establecer un cronograma para el bote de basura, el cual debe suministrarse una copia al área de auditoría operativa para su control.  Deberán restringir el uso de la zona de ascensores, para fumar cigarro, ingerir alimentos y cualquier tipo de bebidas.  Se deben extremar las medidas de control en las áreas de transporte, ya que las operaciones de este tipo conllevan a la ejecución de procedimientos de elevado riesgo (Carga, Descarga, Entregas).
  22. 22.  Se debe tener en cuenta que las acciones irregulares suelen ser cometidas en complicidad con personas que tienen acceso a la mercancía, ya sean externas o internas a la empresa. Políticas de control de Recursos Humanos.  Todo proceso de selección se iniciará con la elaboración del correspondiente “Requerimiento de Personal”, el mismo estará firmado por el Vicepresidente y Gerente del área. Esto se aplicará para todos los casos de vacantes, reemplazos y creación de nuevos puestos. El presidente Ejecutivo aprobará los requerimientos de personal en base a la documentación que justifique la decisión.  En caso que se genere una vacante se dará preferencia al personal interno que se ajuste al perfil del cargo mediante un concurso interno. En caso que no exista un personal interno que reúna los requisitos, se buscara fuentes de reclutamiento externo.  No se podrá realizar ninguna contratación de personal que no haya cumplido con el proceso de selección.  La contratación de personal nuevo se deberá efectuar bajo los que establezca la Ley del Trabajo vigente.  Se deberá solicitar al aspirante la documentación e información especificada para poder darle ingreso.  Toda trabajador que entra a la organización, bien sea administrativo o de operaciones deberá presentar un examen psicológico, uno de conocimiento y el médico.  Se deberá chequear la documentación que se solicita al personal nuevo ingreso, además de chequear antecedentes y entorno familiar.  El personal debe cumplir con el perfil señalado en el manual de descripción de funciones y cargos.
  23. 23.  El expediente debe estar completo con la documentación antes de ser pasado a la gerencia de recursos humanos.  Se deberá inscribir en el Seguro Social a todo trabajador que ingresa a la organización.  Se deberá dar inducción al personal nuevo ingreso con la finalidad de dar a conocer la misión visión y objetivos de la organización.  Todo trabajador deberá estar presente en el curso de inducción y en los cursos de adiestramiento que ofrece la empresa.  La gerente de Recursos humanos deberá explicarle al personal nuevo ingresos cuales son los riesgos que conlleva la realización de las actividades, una vez que conozca los riegos deberá firmar la notificación.  El certificado de adiestramiento debe ir archivado en su respectivo expediente.  El personal operativo debe recibir prácticas periódicas de tiro, defensa personal y normativas de seguridad requeridas para el cumplimiento de sus actividades.  La empresa deberá proveerle uniformes y material de trabajo al personal operativo.
  24. 24. CAPITULO IV Modelos de auditorías de un proceso administrativo. Informe real de una auditoria administrativa de la sucursal de Puerto Ordaz INFORME DE AUDITORIA El presente Informe contiene las observaciones y recomendaciones obtenidas en la actuación cumplida por el Departamento de Auditoria Interna, durante el período desde el 19/02/2013 hasta el 21/02/2013, en la Sucursal de Puerto Ordaz, Edo. Bolívar, adscrita a la empresa Distribuidora KTDC, C.A., en cumplimiento de la Programación Anual del Departamento de Auditoria Interna. 1. Objetivo. Evaluar los procedimientos administrativos y de control aplicados en la Sucursal, con el fin de verificar la integridad de las operaciones realizadas en el período comprendido desde el mes de Agosto del año 2012 hasta el mes de Enero del año en curso; de acuerdo a las políticas y funciones establecidas por la empresa. A su vez practicar arqueos e Inventarios en las áreas de: Fondo de Caja Chica y Control de Activo Fijo. 2. Alcance. Nuestra revisión se efectuó de acuerdo a Normas de Auditoría Interna con la finalidad de revisar, evaluar y analizar los procesos administrativos y operacionales, así como los controles y el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos. Esta revisión contó con la presencia de la Sra.
  25. 25. Edith Céspedes, quien ocupa el cargo de Jefa de Sucursal Puerto Ordaz y de la Asistente encargada de la Administración / Srta. Patricia Mucci 3. Hallazgos. En la revisión realizada a la Sucursal Puerto Ordaz, se generaron observaciones importantes las cuales deberán ser corregidas a fin de mejorar los procesos administrativos y de controles aplicados, que pudieran impactar en el logro de metas de las distintas áreas de la organización, por lo que a continuación detallamos lo siguiente: Observaciones del Auditor / Comentarios y Compromisos de las Unidades Auditadas. 1. Administración 1.1 Observación. En fecha 19/02/2013 se procedió a practicar un arqueo al Fondo de Caja Chica asignado a la Sucursal Puerto Ordaz, siendo comparado contra su fondo asignado y su registro contable respectivo el cual asciende a un total general de Bs. 2.500,00, encontrándose conforme, sin diferencia y sin irregularidades a la fecha de nuestra revisión. 1.2 Observación. Se efectuó una revisión a las últimas Reposiciones de Fondos de Cajas Chicas; elaboradas para el período comprendido entre el mes de Octubre del año 2012 al mes de Enero del año en curso, pudiéndose observar que los gastos por servicios de taxis han sido reducidos considerablemente, ya que actualmente la Sucursal cuenta con una camioneta tipo Panel y con ella se hacen las diligencias de la Oficina. Es importante mencionar que la Jefa de la Sucursal nos comentó que ya no se necesita hacer la contratación de un mensajero motorizado. 1.3 Observación. Al momento de la culminación del arqueo al fondo de Caja Chica; se procedió a realizar una conciliación de las entradas de efectivo (Transferencia Inter
  26. 26. Bancaria) y de las salidas que se efectuaron en la cuenta corriente N° 0134-0023-780231052143 del Banco Banesco en el período comprendido del 14/08/2012 hasta el 18/02/2013, analizándose de manera exhaustiva todos los soportes y cheques que amparan cada transferencia; encontrándose todo conforme y sin observación alguna. 1.4 Observación. En el transcurso de nuestra revisión; se pudo evidenciar que actualmente se está llevando a cabo un control adecuado de los movimientos en tránsito en la cuenta corriente de la Sucursal, el cual permite determinar de manera inmediata las transacciones de los cheques que se encuentran pendiente de cobro; por ende observamos que la Asistente encargada de la Administración de la Sucursal mantiene analizado razonablemente la disponibilidad del fondo asignado. 1.5 Observación. Se efectuó un inventario de la Chequera en uso y se validó contra el Flujo de Caja, encontrándose todo conforme. De hecho pudimos validar que la Chequera es resguardada en un sitio seguro. 1.6 Observación. En fecha 19/02/2013 se procedió a efectuar un arqueo a la Caja Principal; el cual reflejó, que las ventas para el momento de nuestra revisión, derivado de las ventas al contado (Transferencia y/o depósitos); fueron cotejadas con el Libro de Ventas, pudiéndose verificar el uso adecuado de los correlativos de las facturas (Copias Almacén) y de los números de control, resultando todo conforme y sin observación alguna. 1.7 Observación. En fecha 21/02/2013 la Jefatura de R.R.H.H. pasó un comunicado a todas las Administradoras de las Sucursales, para que a partir de esa fecha comenzaran a llevar un Libro de Actas, el cual estaría destinado para dejar constancia de la
  27. 27. entrega de los Contratos a los trabajadores de la Sucursal y a la fecha de nuestra revisión se esta llevando a toda cabalidad. 1.8 Observación. Se efectuó una revisión aleatoria de expedientes de empleados con ingresos recientes y de empleados que ya no laboran en la Sucursal y pudimos constatar que el expediente de la ex empleada Sra. America Piña, carece del formato 1403 Constancia de Egreso del Trabajador y del exámen médico Post Empleo; no obstante la Asistente encargada de la Administración, nos comentó que en su momento el Departamento de R.R.H.H. envió a la Sucursal dicho formato, el cual le fue entregado a la Sra. America Piña pero ella se retiro de la Sucursal no dejando copia de la misma. En lo que respecta a la revisión de expedientes de empleados activos, pudimos observar que el expediente de la Sra. Márquez Rosalía; no tiene archivado el formato de la Constancia de Inscripción del Servicio Militar. Es importante mencionar que por todo lo antes expuesto, se están tomando las acciones pertinentes para su pronta solución. 1.9 Observación. Durante nuestra revisión a la Cartelera Fiscal de la Sucursal, pudimos observar que se encontraba vencida las solvencias: Bomberos e I.N.C.E.S. Es importante mencionar que la Solvencia de los Bomberos se está tramitando por Puerto Ordaz. No obstante se conversó vía telefónica con el Especialista de Nómina en Caracas, el cual manifestó que la solvencia de I.N.C.E.S. actualmente está en trámite. 1.10 Observación. En revisión efectuada al Libro de Vacaciones, observamos que se encuentra al día; no obstante la información reflejada en el mismo, no cumple con el principio de Confidencialidad; ya que cuando un empleado se dispone a firmar, puede fácilmente leer los pagos que se les han hecho a empleados anteriores. Por otra parte, es importante destacar que el Libro del Instituto Nacional de Prevención, Salud, Seguridad Laboral (INPSASEL), a la fecha de nuestra revisión, se encuentra al día, encontrándose conforme y sin novedad alguna.
  28. 28. 1.11 Observación. Se pudo observar que la Asistente encargada de la Administración de la Sucursal, actualmente lleva un control adecuado en lo que respecta al inventario de Suministro artículos de Limpieza y de Oficina; en el cual se manejan cantidades en Stocks razonables, encontrándose todo conforme y sin observación alguna. 1.12 Observación. En la Sucursal no existe un Comedor ni las condiciones adecuadas para el entretenimiento en horas de descanso de los trabajadores adscritos a la Sucursal; no obstante la Administradora encargada, nos comunicó que eso está previsto en la remodelación que tendrá próximamente la Sucursal para finales de este año, de esta manera se estaría cumpliendo con lo previsto en la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo Capítulo II Derechos y Deberes de los Empleadores y Empleadoras, Artículo N° 55. 1.13 Observación. En fecha 21/02/2013 se procedió a efectuar un inventario físico de las Formas Libres; pudiéndose observar que las cantidades que se manejan en Stocks son razonables, encontrándose conforme. 2. Crédito y Cobranza: En fecha 20/02/2013 se procedió a practicar una revisión a la cartera de crédito asignada a la Sucursal Puerto Ordaz, la cual al momento de nuestra revisión, mantenía los siguientes saldos vencidos, clasificados de acuerdo a su antigüedad: 0 – 21 22 – 30 31 – 45 días días días > 45 días Total Bs. 532.662,09 501.070,61 -1.390,27 21.892,53 1.010.449,90
  29. 29. 2.1 Observación. Se evidenció la cantidad de cuatro (4) facturas de contado pertenecientes a Clientes (Contribuyentes Especiales) de fecha 30/01/2013 y 4/02/2013 por la cantidad total de Bs. 58.552,34, las cuales para el momento de nuestra revisión tenían status abiertas, no obstante la Asistente encargada de la Administración nos informó que los Clientes antes mencionados, por error depositaron lo adeudado en la cuenta de la empresa Celulars KTDC, C.A., pero que ya se envió un correo explicando la situación a los distintos Departamentos en Caracas para que procedan a realizar lo antes posible la respectiva realocación del dinero a la cuenta de la empresa Distribuidora KTDC, C.A. los mismos se detallan a continuación: N° Factura Fecha Cliente Monto en Bs. 9057003 30/01/2013 Drymaca, C.A. 33.176,83 9057004 30/01/2013 Drymaca, C.A. 4.848,15 9057195 4/02/2013 Merc Computer, C.A. 3.575,04 9057194 4/01/2013 Total General Merc Computer, C.A. Observación Pendiente por realocación Pendiente por realocación Pendiente por realocación Pendiente por 16.952,32 realocación 58.552,34 2.2 Observación. Se hizo una selección de facturas con montos importantes y por ende se sostuvo una reunión con la Administradora encargada de la Sucursal, para conocer la situación de cada uno de ellos; resaltando lo siguiente: World Shop, C.A. Cliente Contribuyente Especial, el cual para el momento de nuestra revisión se encontraba activo, con una deuda por la cantidad de
  30. 30. Bs.26.937,08, con vencimiento de dieciocho (18) días; no obstante la Asistente encargada de la Administración nos manifestó que en fecha 8/02/2013 el Cliente realizó un depósito en cheque en el Banco Provincial, el cual fue devuelto; y al respecto se comunicó con el Cliente y le comunicó lo ocurrido y al respecto alegó que desconoce las razones por las cuales el banco hizo esa devolución ya que en su cuenta hay dinero disponible para pagar dicha factura, pero que al llegar de viaje solventara la situación antes mencionada. Roraimatec, C.A. Cliente bloqueado con condición “Seguro Crédito”, el cual para el momento de nuestra revisión, mantiene una deuda por la cantidad de Bs. 4.911,04, con mas de ciento sesenta (160) días de vencimiento; no obstante el Cliente en fecha realizó un abono en fecha 17/10/2012 por la cantidad de Bs. 1.110,00, porque su deuda original era por la cantidad de Bs. 6.011,04. Nos comenta la Asistente encargada de la Administración de la Sucursal, que el Cliente no lo ubican por la zona y por ende el caso fue pasado en su oportunidad al Departamento de Crédito y Cobranza en Caracas para que gestionen la solución del mismo. Se sugiere que se haga un chequeo a las referencias personales que aparecen reflejadas en la ficha del Cliente y se incorporen en la gestión de cobranza, además de hacer un seguimiento hasta que se tenga una respuesta por parte del Departamento de Crédito y Cobranza. 2.3 Observación. Se aprecian muchos Clientes con diferencias pequeñas producto a notas de crédito con una antigüedad considerable, la mayoría con montos inferiores a Bs. 300,00, que asciende a un total general de Bs. -724,43, y notas de créditos con montos mayores a Bs. 300,00, que ascienden a un total de Bs. -69.135,86, para un monto total de Bs. -69.860,29, las cuales a la fecha de nuestra revisión aún no han sido ajustadas ni aprovechadas por los Clientes respectivos. De las notas de créditos que ascienden a un monto de Bs. -69.135,86, resaltaremos los montos más relevantes:
  31. 31. 31 – 45 Cliente Inversiones Global de Venezuela, C.A. Actual Computer, C.A. Imagenestudio, C.A. días > 45 días Total Bs. 0,00 -3.918,67 -3.918,67 -5.572,75 0,00 -5.572,75 0,00 -1.018,42 -1.018,42 - Gallery Computer, C.A. Gallery Computer El Tigre, C.A. -13.000,70 -14.964,08 27.964,78 0,00 -2.420,74 -2.420,74 -2.922,08 0,00 -2.922,08 C.A. -3.097,92 0,00 -3.097,92 Distribuidora Dice, C.A. -1.068,55 0,00 -1.068,55 Full Electrónica, C.A. -3.256,95 0,00 -3.256,95 Global Video, C.A. -3.492,39 0,00 -3.492,39 Computer City Guayana, C.A. -5.937,12 0,00 -5.937,12 Servicios Tecnológicos Servitec MJL, C.A. Global Soluciones Tecnológicas 511, Total General -38.348,46 -22.321,91 60.670,37 2.4 Observación. En revisión efectuada a las facturas (Copias del Almacén); pudimos constatar que se está llevando un control adecuado, en lo que respecta a la relación de facturas despachadas del Almacén 0901, el cual se cruzó con el Libro de Venta y con las facturas (Copias del Almacén). 2.5 Observación. Se pudo apreciar que las mercancía que se factura contra los almacenes de Barquisimeto, Puerto la Cruz, Maracaibo, Maturín y Maracay, tienen retrasos considerables hasta de tres (3) semanas y es por ello que se les manda a modificar sus fechas de vencimiento; no obstante la Asistente encargada de
  32. 32. la Administración de la Sucursal, nos comenta que dicho retraso obedece al alto volumen de facturación que posee la Sucursal. 2.6 Observación. En fecha 19/02/2013 procedimos a efectuar una visita programada con Clientes de la zona para conocer la situación de cada uno de ellos; resaltando que dicho proceso no género ninguna irregularidad; aunque muchos de ellos manifestaron el incremento de los precios de las mercancías y que las mismas las tienen que pagar de contado. 3. Seguridad Industrial: 3.1 Observación. En una inspección ocular que se le practicó a la Sucursal, se pudo determinar lo siguiente: Los extintores contra incendio se encuentran en buen estado; con su último mantenimiento al día, las luces de emergencias se encuentran en óptimo estado, al igual que los puestos de trabajo que cuentan con una iluminación adecuada, además se evidenció el uso correcto de la ubicación de avisos y señalización de salidas y/o rutas de evacuación en caso de que se llegara a presentar una emergencia. 3.2 Observación. Se verifico el estado de las alarmas de seguridad, a través de una revisión que se hizo a los distintos reportes de monitoreo por parte de la empresa Sistealarma, C.A., que se mantienen archivados; además se evidenció que se tiene un efectivo contacto mediante mensajes de texto al momento de la apertura y cierre de la Sucursal; así como también en caso de alguna novedad. 3.3 Observación. Al consultar acerca de los planes y actividades que tienen que ver con las exigencias en materia de Seguridad Industrial, la Asistente encargada de la Administración de la Sucursal, manifestó que el Asesor de Seguridad Industrial
  33. 33. / Sr. Igork Rosario, les dejo el programa de Seguridad y Salud Laboral y que actualmente el mismo se encuentra en discusión por parte del personal de la Sucursal; de ésta manera se estaría cumpliendo con lo establecido en la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo Capítulo II Funciones de los Servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo, Artículo N° 21 Numeral N° 9. 3.4 Observación. Actualmente la Sucursal cuenta con el curso de primeros auxilios, el cual fue dictado por Asesor de Seguridad Industrial / Sr. Igork Rosario. 3.5 Observación. En la revisión de los implementos de primeros auxilios, se observa que la Sucursal cuenta con dichos materiales que permiten atender una lesión menor; así como también con un servicio de ambulancia. 3.6 Observación. La Sucursal cuenta con Lockers en donde los empleados operativos colocan sus pertenencias mientras trabajan. 3.7 Observación. No existe conformado un equipo de Brigada de Emergencia de primeros auxilios, integrado por personal administrativo y personal operativo; creado para la atención médica de emergencia, respuestas y planes de contingencia; incumpliéndose de ésta manera con lo estipulado en la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo en su Capítulo V Artículo N° 40 Numeral N° 13. 3.8 Observación. La empresa no cuenta con un plano de ubicación de los sistemas de protección contra incendios, iluminación de emergencia, vías de escape: el cual debe de estar ubicado en un sitio amplio donde concurra un gran volumen de visitantes y de fácil visibilidad por parte de los trabajadores que laboran en la Sucursal; para
  34. 34. que de ésta manera se cumpla con lo establecido en las Normas Covenin 1642 / 187-92 / 1054. 4. Control de Activo Fijo: 4.1 Observación. La Sucursal actualmente cuenta con una (1) moto Marca Suzuki Modelo AX100 Placas ACY505 año 2007, la cual no se utiliza, por ende se sugiere que la misma se reasigne a una Sucursal que realmente la necesite ya que se encuentra 100% operativa. 4.2 Observación. Se lleva un adecuado control de mantenimiento preventivo de los vehículos adscrito a la Sucursal, además de correos enviados al Jefe de Transporte, donde se le comunica las distintas reparaciones que se le deben hacer a los Vehículos y Moto adscritos a la Sucursal. 4.3 Observación. En Inspección ocular realizada a la infraestructura donde funciona la Sucursal, se pudo observar que la misma se encuentra en óptimo estado físico. 5. Almacén: 5.1 Observación. En fecha 21/02/2013 se hizo un recorrido al almacén conjuntamente con la Asistente encargada de la Administración de la Sucursal, pudiéndose observar, que actualmente las condiciones generales del almacén son las más adecuadas en cuanto al orden, limpieza y localización de la mercancía. 5.2 Observación. En el área del almacén se observaron sensores de movimientos, detectores contra incendio y central de alarma contra incendio; cumpliéndose con lo establecido en la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo LOPCYMAT en su artículo N° 769 Capítulo II Protección Contra Incendios.
  35. 35. 5.3 Observación. En lo que respecta a la ventilación y renovación del aire que actualmente posee las áreas del almacén son las mas adecuadas y reúnen las condiciones mínimas establecidas, cumpliéndose así, según lo estipulado en la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo LOPCYMAT en sus artículos N° 122 y N° 123 Capítulo V De la Ventilación. 4. Recomendaciones: Se recomienda que se le debe hacer un recordatorio a los Clientes en donde se le comunique que cada empresa es independiente y por ende deben de estar al pendiente en donde efectúan sus depósitos y/o transferencias, para así evitar realocaciones de pagos. Se recomienda se realicen los ajustes de los saldos menores a Bs. 300,00, y hacer el respectivo seguimiento a los Clientes con notas de créditos mayores a Bs. 300,00, para que estos las utilicen, esto permitirá mantener una Cartera de Crédito mucho más limpia y con saldos razonables. Se recomienda que se evalúen los procesos de traslado de mercancía que se facturan contra los almacenes de otras Sucursales, para evaluar los motivos que ocasiona los retrasos de hasta tres (3) semanas; y de ésta manera buscar las posibles soluciones a dicho problema; para así ofrecerle un mejor servicio a los Clientes. Se recomienda gestionar la creación de un equipo de brigada de emergencia de primeros auxilios; el cual debe de estar integrado por personal administrativo y personal operativo; capacitado para atender una lesión menor, hasta que llegue el personal médico especializado al sitio de trabajo. Se recomienda gestionar con el Ingeniero Salvador Gorrín, la colocación de un plano, el cual indique la ubicación de los Sistemas de protección contra incendios, vías de escape e iluminación de emergencia; y debe de estar ubicado en un sitio que sea de fácil visibilidad por parte de los visitantes y trabajadores adscritos a la Sucursal.
  36. 36. Conclusión: En base a la revisión realizada a la Sucursal de Puerto Ordaz y tomando como fundamento los procedimientos de auditoría realizados, podemos concluir que administrativamente la Sucursal cumple de manera SatisfactoriamenteRazonablecon las funciones y/o disposiciones establecidas por la Compañía para su funcionamiento; aunque en lo que respecta a la parte Operativa aún hay situaciones que deben de tomar en consideración para futuras mejoras. Es importante mencionar que la Jefa de Sucursal / Sra. Edith Céspedes y la Asistente encargada de la Administración de la Sucursal / Srta. Patricia Mucci, aceptaron de manera constructiva y satisfactoria nuestras observaciones de control interno y se comprometieron con ésta Comisión que en un corto plazo subsanarían las mismas.
  37. 37. CAPITULO V Diseñar propuestas de control o mejoras a los existentes de la empresa seleccionada. La empresa cuenta con buenas políticas de control de cada uno de sus departamentos. Aquí señalamos algunas propuestas para mejorías a la empresa.  Se propone mejorar las infraestructuras de las sucursales a nivel nacional.  Abrir nuevas sucursales a nivel internacional.  Realizar cada tres (03) meses auditorias sorpresivas a la parte administrativa y operativa en todas las sucursales.  Comprar nueva flota de transporte para la creación del departamento de flete y transporte.  Dictar cursos de inducción y capacitar a todo el personal en cuanto a la Higiene y Seguridad Industrial, y otros cursos inherentes a cada departamento.
  38. 38. CONCLUSION Hemos visto cómo la falta de capacitación al personal, causa que una empresa sea ineficaz en el aspecto de Seguridad que una empresa sea ineficaz en el aspecto de Seguridad Ocupacional y en todos los aspectos en general. Una empresa tiene y debe establecer una política de control si considera que no tiene la capacidad de establecer la misma, debe usar a profesionales que entiendan el proceso de elaborar e implementar este tipo de políticas de control ya que este aspecto es de suma importancia para la empresa. Ya al haber realizado nuestro proyecto y haber establecido lo contemplado pudimos deducir que la empresa bien establecida en todos los ámbitos enfocándonos en todos sus departamentos. Aunque cada vez se deben de mejorar todos los aspectos establecidos de la empresa cuenta con una gran aceptación dentro del ámbito laboral. Ya que al tomar en cuenta cada uno de estos aspectos llegaremos a establecer la mejor política para la empresa y el buen entendimiento dentro de la de empresa en el ámbito gerencial establecidos en nuestra empresa con todos los departamentos que están
  39. 39. BIBLIOGRAFIA www.kode-tech.com

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