Este documento describe las funciones y responsabilidades clave de una secretaria, incluyendo organizar el trabajo del jefe, coordinar la comunicación interna y externa de la empresa, custodiar la correspondencia, actas y documentos, y apoyar las reuniones y trámites de la oficina. También se discuten los perfiles académico, psicológico, emocional y de presentación que debe tener una secretaria para desempeñar sus funciones de manera eficaz.

2. LA SECRETARIA
LA PERSONA
ESCRIBE
EXTIENDE
RESUELVE
CUSTODIA
CORRESPONDENCIA
ACTAS
ASUNTOS
DOCUMENTO
REUNIONES
TRAMITE
OFICINA

3. Representatividad de la secretaria
FUNCIONES BASICAS
DE LA SECRETARIA
Organización del trabajo del jefe
Coordinar las comunicaciones que se producen
en la empresa de orden interno y externo.

4. «TEMA»: Sistemas de comunicación de la empresa
Las comunicaciones en la empresa son de dos tipos:
oral y escrita. Primer lugar es toda la correspondencia
1.-MEDIOS DE COMUNICACIÓN ORAL: Se transmite a
viva voz en el curso de una conversación a través de
aparatos.
2.- MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA: En primer
lugar es toda la correspondencia que llega o sale de
la empresa.

5. «TEMA»: Día de la secretaria
Cada 26 de abril se celebra el día de la
secretaria como un motivo para distinguir
la labor que hacen estas profesionales
detrás de un escritorio, y que pueden
desempeñarse en empresas privadas y
publicas.

6. ACROSTICO
Siempre dispuesta a resolver problemas, y cumplir
Encargos con pulcritud. Mano derecha de la exigencia
Capaz de ordenarlo todo y poner la calma. De
Retos siempre fiel secretaria, pone la vida en lo que haga,
Ella es alguien en quien fiar, sino lo sabe lo buscara y el
Tema si lo resolverá. Mujer dispuesta a enfrentar mil
A felicitaciones y aun sonreír para muy linda irse a trabajar
Reyna en su campo la lealtad y crece en su quehacer
Imaginando siempre vencer aun en la adversidad. La secretaria
Ante quien sea siempre responderá con gran amabilidad.

7. «TEMA»: PERFILES DE LA SECRETARIA
1.-PERFIL ACADÉMICO: Esta relacionada a la
preparación, al conocimiento y capacidad para
desempeñarse en esta profesión. Se debe
acompañar de materias de enorme importancia
para la secretaria, sin cuyo conocimiento y dominio
es bastante improbable que pueda desempeñar sus
funciones con la debida eficacia profesional. Estos
conocimientos son:
-Mecanografía, taquigrafía, caligrafía, ortografía,
técnicas de archivo.

8. 2.-PERFIL PSÍCOLOGICO: No solo se debe
valorar en la secretaria la aptitud para el desempeño
de las funciones propias de su cargo, sino también, y
específicamente, la idoneidad de su perfil
psicológico.
La secretaria debe tener iniciativa propia y la
suficiente intuición y sentido común para decidir por
sí misma los pasos que debe seguir para realizar los
trabajos que se le encarga.

9. 3.-PERFIL EMOCIONAL: Esta relacionada a
las actitudes emocionales, a las acciones
propias del individuo manifestadas a
través de los valores morales y de la ética.
.

10. 4.-PERFIL DE PRESENTACIÓN: Se espera de
la secretaria que cuide su aspecto para
que su presencia sea lo mas agradable
posible. Debes recordar que un buen
aspecto físico esta estrechamente
vinculado a una buena salud.