O documento descreve o módulo de Contas a Pagar do sistema LegalManager, com ênfase nas funcionalidades de consulta, inclusão, exclusão e baixa de lançamentos. Também explica a funcionalidade de contas fixas/periódicas, que permite o cadastro automático de várias ocorrências de uma mesma conta.

1. Contas a Receber
Apresentação do Módulo Financeiro
O módulo Financeiro do LegalManager consiste em três blocos principais: Contas a Receber,
Contas a Pagar e Tesouraria.
O módulo de Contas a Receber está diretamente ligado ao do Faturamento pois a grande maioria dos
itens a receber tem sua origem na emissão de Notas de Honorários (NHs) ou de Notas de Despesas
(NDs).
Os itens no módulo de Contas a Pagar, por sua vez, surgem dos compromissos financeiros que o
escritório possui, tanto em termos de custos operacionais (aluguel, telefone, salários) quanto
despesas ligadas à própria operação, como participação nos resultados e algumas despesas que,
apesar de serem reembolsáveis, deverão ser pagas ao fornecedor independente do possível
reembolso (passagens aéreas, táxi, hospedagem).
Finalmente, a Tesouraria faz a conciliação financeira de tudo que foi de fato “baixado”, dando ao
gestor financeiro uma percepção clara de quanto dinheiro existe em cada conta-corrente do
escritório e permitindo uma análise de fluxo de caixa para desembolsos futuros.
A maioria das informações nas telas do Financeiro será pesquisada em listas pré-preenchidas por
usuários permitidos a fazê-lo. Assim, uma condição sem a qual o sistema não funcionará
adequadamente é o preenchimento criterioso destas tabelas.
Este breve manual tem o objetivo de explicar o módulo de Contas a Pagar, de acordo com a versão
2.6.5 do LegalManager, publicada em 31 de agosto de 2005.
Fig. 1: Fluxo do Contas a Pagar no LegalManager
A operação do Contas a Pagar, mostrada na Figura 1 acima, pode ser resumida da seguinte forma: as
obrigações financeiras do escritório são alimentadas manualmente (de forma avulsa ou como
parcelas periódicas) no sistema e ficarão em aberto até que o usuário1 do sistema resolva baixá-la.
Neste momento da baixa o registro é automaticamente transferido para a Tesouraria para conciliação
bancária. Em alguns casos, o débito daquele lançamento pode estar relacionado a um
cliente/contrato específico o que dispararia um lançamento de despesas que poderá ser reembolsado
para o escritório através de uma Nota de Despesas.
1
Para efeito deste manual, usaremos sempre identificadores de pessoas (usuário, advogado, administrador) no masculino
sem intenção alguma de sermos preconceituosos ou machistas.
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2. Tela de Consulta
A tela de Consulta é a abertura do Contas a Pagar. Através dela, o usuário poderá pesquisar todas as
notas de honorários e de despesas em aberto (previstas), canceladas ou baixadas (já pagas), usando
uma combinação qualquer de filtros detalhados a seguir.
Fig. 2: tela de consulta no módulo de Contas a Pagar
Filial: determina a filial que foi usada para emitir aquele lançamento.
Centro de Custo: permite um filtro pelos lançamentos de um determinado Centro de Custo do
escritório.
Conta Corrente: permite um filtro pelos lançamentos vinculados a uma conta corrente específica
Situação: apresenta os status possíveis (BAIXADO, CANCELADO e PREVISTO) permitindo que
o usuário enxergue apenas os lançamentos no status selecionado. O valor padrão é “PREVISTO”
(apenas notas em aberto) e o sistema permite que o usuário selecione qualquer um dos outros status,
inclusive o item em branco que trará todos os lançamentos independente do status.
Data de Emissão: permite que as Notas sejam filtradas de acordo com um período de emissão (data
inicial e data final).
Data de Vencimento: permite que as Notas sejam filtradas de acordo com um período de
recebimento (data inicial e data final).
Data de Pagamento: permite que as Notas sejam filtradas de acordo com um período de pagamento
(data inicial e data final).
Favorecido: filtra pelo favorecido.
No. Cheque: permite localizar um determinado lançamento que foi baixado com um determinado
cheque.
Classificação Financeira: permite o filtro pela classificação financeira dos lançamentos
Valor Líquido: filtra a lista pelo valor líquido a pagar. Este recurso é útil para facilitar a localização
de um lançamento
Limite Pesq.: permite que o usuário defina quantas linhas a pesquisa irá mostrar de cada vez.
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3. Ao clicar no botão de “Pesquisar”, o sistema filtrará os lançamentos de acordo com o filtro
selecionado e trará as seguintes colunas para cada registro filtrado:
[caixa de seleção]: permite que um ou vários lançamentos sejam selecionados para as ações
relacionadas aos botões na parte inferior da tela.
Status (sem legenda): identifica o status do lançamento de acordo com a legenda apresentada logo
acima da área de resultado (P=Previsto, B=Baixado e C=Cancelado)
Dt. Vencimento: data de vencimento da Nota
Classificação Financeira
Favorecido: razão social do Fornecedor do serviço no cadastro de Empresas
Moeda: moeda de emissão do documento
Valor: valor a pagar referente ao lançamento
Dependendo do filtro de pesquisa que for utilizado, o resultado pode ser muito extenso, podendo
carregar muito a montagem da lista no sistema. Para evitar isto, esta tela possui um limite definido
pelo próprio usuário no campo “Limite Pesq.”. Para passar para os lançamentos lançamentos
seguintes ou anteriores o usuário deverá navegar através dos links “Anterior” e “Próximo”
localizados logo abaixo da área de resultado da pesquisa.
Inclusão de Lançamento de Contas a Receber
Para incluir um novo lançamento, o usuário deverá clicar no botão de “Incluir”, localizado no canto
inferior direito da tela de Consulta (Fig. 2). O sistema apresentará a tela da Fig.3 abaixo, intitulada
“Pagamento de Despesa” pois, no fundo, é esta a função do módulo de Contas a Pagar no sistema.
Nesta tela, o usuário fará o lançamento da despesa de acordo com as convenções de rateio do
escritório e com os valores previstos para cada lançamento.
A maioria dos campos desta tela são auto-explicativos e concentraremos as explicações nos campos
que possuem alguma particularidade:
- Conta Corrente: é a conta prevista para o débito. No momento da Baixa Manual, o usuário ainda
poderá mudar esta conta.
- Forma de Pagamento: é a forma de pagamento prevista para o débito. No momento da Baixa
Manual, o usuário ainda poderá mudar esta forma de pagamento.
- No. Documento: é o número do documento informado pelo prestador de serviços/fornecedor. Não
obedece seqüência alguma e deve ser informado pelo próprio usuário.
- Histórico: é um campo de preenchimento obrigatório onde o usuário deve preencher uma
descrição daquele pagamento. Por exemplo: “conta de telefone Out/05” ou “Plano de Saúde
corporativo Set/05”
- Favorecido: ATENÇÃO para este campo. Para que a Empresa apareça nesta lista, é necessário que
ela tenha a classe operacional “Fornecedor” marcada no Cadastro de Empresas.
- Complemento do Favorecido: serve para uma identificação extra do fornecedor caso isto seja
necessário.
- Tipos de Débito, Débito e seus rateios: nesta tabela o usuário poderá preencher várias linhas
(através das teclas F8 [incluir linha]e F9 [excluir linha]) para efetuar o rateio daquele lançamento
entre diversas “contas” possíveis.
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4. Ao selecionar Tipo de Débito igual a “Interno” a pesquisa de Débito trará os centros de custos
do escritório para que esta parte da despesa seja alocada a ele. Este tipo de débito é o mais
comum e normalmente encontramos todos os lançamentos de Contas a Pagar caindo num
mesmo centro de custos do escritório.
Ao selecionar Tipo de Débito igual a “Contrato” a pesquisa de Débito trará os contratos dos
clientes do escritório para que esta parte da despesa seja alocada diretamente a um contrato para
que esta despesas seja reembolsada posteriormente. Este tipo de débito é comum em casos de
despesas com operadora de viagens onde partes da fatura mensal cabem a alguns clientes e o
resto da fatura deve ser classificado como despesas administrativas.
Finalmente, ao selecionar Tipo de Débito igual a “Funcionários” a pesquisa de Débito trará os
profissionais do escritório para que esta parte da despesa seja alocada diretamente a despesas
pessoais daquele profissional para um eventual desconto em folha de pagamento no final do
mês. Este tipo de débito é comum em casos de despesas de telefonia celular onde o profissional
paga o que exceder um determinado limite ou casos de plano de saúde em que o profissional
paga a parcela de cônjuge e filhos.
Para cada linha inserida, o usuário colocará o valor associado e o sistema apresentará a soma do que
já foi rateado e a diferença entre o valor bruto e o total rateado até aquele momento. Para que o
sistema aceite a inclusão é necessário que o valor da diferença seja zero.
Após incluir todos os itens que participarão do rateio, o usuário poderá informar os impostos que
incidiram sobre aquela nota e que serão abatidos do valor bruto.
Fig. 3: inclusão de lançamento de Contas a Pagar, com destaque para seleção de tipo de débito.
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5. Exclusão de Lançamento de Contas a Pagar
A exclusão de um lançamento de Contas a Pagar se dá através da seleção dos lançamentos que se
deseja excluir e um clique sobre o botão “Excluir” (localizado na barra de botões na parte inferior da
tela).
Esta operação só será efetuada para lançamentos ainda em aberto (Previstos).
Baixa Manual de Lançamentos Previstos
A Baixa Manual dos lançamentos previstos é a operação básica do Contas a Pagar e vai alimentar
todo o fluxo financeiro do escritório.
Para baixar um lançamento do Contas a Pagar, o usuário deverá localizá-lo na tela de consulta
utilizando qualquer combinação de filtros que desejar. Uma vez encontrado o lançamento desejado
com status de Previsto (em aberto), o usuário deverá marcar a caixa (check-box) na primeira coluna
da linha desejada e clicar no botão de “Baixa Manual”.
O sistema apresentará a tela abaixo onde, na parte superior, o usuário deverá selecionar a conta-
corrente que usará de fato para baixar a nota, confirmará o nome do favorecido e o valor da baixa,
selecionará a Forma de Pagamento e o eventual número de identificação do cheque e a data da Baixa
propriamente dita..
Fig. 4: baixa manual de lançamento
Observe a caixa de seleção de “Imprimir”. Se este item estiver marcado, o sistema abrirá um
documento com a formatação do cheque e outro documento com a cópia do mesmo junto com a
classificação da ficha do Contas a Pagar para efeito de documentação do pagamento.
Ao clicar no botão de “Baixar” o sistema executará a baixa do lançamento selecionado e incluirá
automaticamente um registro de débito na conta corrente indicada acima no módulo de Tesouraria,
eliminando mais um passo no fluxo financeiro do escritório.
Inclusão de Contas Fixas/Periódicas
O sistema permite que o usuário cadastre as contas tradicionais do escritório (gás, luz, aluguel,
salários, etc.) de forma que as várias ocorrências desta contas já fiquem registradas sem a
necessidade da mesma inclusão mês após mês.
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6. A partir do botão de “Conta Fixa” na figura 2 no início deste documento, o usuário poderá acessar o
módulo de Contas Fixas, muito parecido com o módulo de Contas a Pagar propriamente dito, mas
com algumas particularidades que serão apresentadas a seguir.
Fig. 5: consulta de contas fixas
Para acessar novamente o módulo de Contas a Pagar o usuário deverá clicar no botão de mesmo
nome na parte inferior da tela.
Inclusão de Conta Fixa
A inclusão de uma conta fixa é feita através do botão de “Incluir” no canto inferior direito da tela de
“Contas Fixas”.
Fig. 6: inclusão de contas fixas
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7. A tela de inclusão, semelhante à inclusão de lançamentos avulsos, possui as seguintes diferenças:
- Ao invés de “Data de Emissão”, esta tela pede a “1ª Data de Emissão”
- Ao invés de “Data de Vencimento”, esta tela pede a “1ª Data de Vencimento”
- No. Parcelas: quantas parcelas serão geradas automaticamente.
O resto dos campos é igual ao de lançamentos avulsos e poderão ser modificados depois que forem
gerados para o Contas a Pagar, o que acontece quando o usuário clicar em Incluir na tela de
Pagamento Fixo.
Fig. 7: detalhe da tela do Contas a Pagar com três lançamentos fixos vindos do módulo Contas Fixas.
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