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El archivo y la gestión de documentos

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Archivistica

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TÉCNICAS BÁSICAS
 1.- EL ARCHIVO: CONCEPTO , FINALIDADES
y CLASES
 2.- EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
 3.- CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
 4.- CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN
DOCUMENTAL:
 Alfabética
 Geográfica
 Por materias o asuntos
 Numérica
 Cronológica
 Decimal
 CONCEPTO:
El archivo es un conjunto de documentos públicos
o privados debidamente ordenados. Muchas veces
es el lugar donde se conservan todos estos
documentos.
Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes
de diarios, y resultan de suma importancia cuando
se emprende una actividad de investigación
histórica. Las bibliotecas son los reservorios de
archivos por excelencia, y deben tener una buena
clasificación y distribución para un uso eficiente.
 FINALIDAD GENERAL:
1. CONSERVAR ORDENADAMENTE LOS DOCUMENTOS
2. FACILITAR LA LOCALIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS CUANDO SE REQUIERAN (AHORRO
DE TIEMPO Y ESFUERZO)
3. PROTEGER LOS DOCUMENTOS DEL DETERIORO O
PÉRDIDA
4. SERVIR DE FUENTES DE INFORMACIÓN O
ELEMENTO PROBATORIO
 FINALIDAD LEGAL:
1. DOCUMENTACIÓN SOBRE LA MARCHA DEL NEGOCIO
A.-Los empresarios conservará los libros, correspondencia, documentación y justificantes
concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último
asiento realizado en los libros, salvo los que se establezca por disposiciones generales o
especiales.
B. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el
párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de
sociedades, será sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
2. DOCUMENTACIÓN QUE ACREDITA LA PROPIEDAD DE CUALQUIER BIEN DE
LA EMPRESA.
Deben conservarse siempre todos aquellos documentos que acrediten a la empresa de que es
propietaria de cualquier tipo de bien, ya sea un local, maquinaria, etc.
3. DOCUMENTOS DE CARÁCTER SOCIO-LABORAL
La empresa deberá guardar un mínimo de cinco años, desde el último asiento realizado,
aquella documentación de carácter socio-laboral
 CLASES
Según el tipo de documentos que contienen
◦ Archivos históricos. En ellos se conservan documentos que
reflejan hechos acaecidos en tiempos pasados y que, por tanto,
tienen valor histórico.
◦ Archivos de Gobierno. Recogen documentos que son el testimonio
de relaciones internacionales y militares y que son de interés para
los gobiernos de las naciones.
◦ Archivos Eclesiásticos. En ellos se conservan documentos
religiosos generados en ámbitos catedralicios, monásticos y
diocesanos.
◦ Archivos de la Administración. Conservan documentos
relacionados con la Administración central, administraciones
autonómicas y administraciones locales.
◦ Archivos privados. En ellos se conservan documentos particulares
relativos generalmente a familias importantes dentro de un país.
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  • 2.  1.- EL ARCHIVO: CONCEPTO , FINALIDADES y CLASES  2.- EL ARCHIVO EN LA EMPRESA  3.- CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS  4.- CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL:  Alfabética  Geográfica  Por materias o asuntos  Numérica  Cronológica  Decimal
  • 3.  CONCEPTO: El archivo es un conjunto de documentos públicos o privados debidamente ordenados. Muchas veces es el lugar donde se conservan todos estos documentos. Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las bibliotecas son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una buena clasificación y distribución para un uso eficiente.
  • 4.  FINALIDAD GENERAL: 1. CONSERVAR ORDENADAMENTE LOS DOCUMENTOS 2. FACILITAR LA LOCALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CUANDO SE REQUIERAN (AHORRO DE TIEMPO Y ESFUERZO) 3. PROTEGER LOS DOCUMENTOS DEL DETERIORO O PÉRDIDA 4. SERVIR DE FUENTES DE INFORMACIÓN O ELEMENTO PROBATORIO
  • 5.  FINALIDAD LEGAL: 1. DOCUMENTACIÓN SOBRE LA MARCHA DEL NEGOCIO A.-Los empresarios conservará los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo los que se establezca por disposiciones generales o especiales. B. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, será sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo. 2. DOCUMENTACIÓN QUE ACREDITA LA PROPIEDAD DE CUALQUIER BIEN DE LA EMPRESA. Deben conservarse siempre todos aquellos documentos que acrediten a la empresa de que es propietaria de cualquier tipo de bien, ya sea un local, maquinaria, etc. 3. DOCUMENTOS DE CARÁCTER SOCIO-LABORAL La empresa deberá guardar un mínimo de cinco años, desde el último asiento realizado, aquella documentación de carácter socio-laboral
  • 6.  CLASES Según el tipo de documentos que contienen ◦ Archivos históricos. En ellos se conservan documentos que reflejan hechos acaecidos en tiempos pasados y que, por tanto, tienen valor histórico. ◦ Archivos de Gobierno. Recogen documentos que son el testimonio de relaciones internacionales y militares y que son de interés para los gobiernos de las naciones. ◦ Archivos Eclesiásticos. En ellos se conservan documentos religiosos generados en ámbitos catedralicios, monásticos y diocesanos. ◦ Archivos de la Administración. Conservan documentos relacionados con la Administración central, administraciones autonómicas y administraciones locales. ◦ Archivos privados. En ellos se conservan documentos particulares relativos generalmente a familias importantes dentro de un país.
  • 7.  CLASES POR EL TIPO DE ORGANIZACIÓN  Centralizado. En este caso toda la documentación de la empresa se guarda en un único lugar físico del que se encarga un responsable.  Descentralizado. A diferencia del archivo centralizado, toda la documentación de la empresa se encuentra dispersa a lo largo de sus departamentos, generalmente. POR EL GRADO DE UTILIZACIÓN  Activos. Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente, se guarda en el archivo activo.  Semiactivos. Cuando la documentación sólo es consultada esporádicamente, se extrae del archivo activo y se guarda en el semiactivo.  Inactivos. Recibe también el nombre de archivo definitivo. En este tipo de archivo se guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años que fija el Código de Comercio para guardar libros, justificantes, correspondencia, etcétera.
  • 8.  CLASES SEGÚN EL SISTEMA DE ARCHIVO  ARCHIVOS HORIZONTALES: Los documentos son archivados uno encima de otro, colocándolos en carpetas, cajas archivadoras, etc. (Seguro que en alguna ocasión has utilizado este sistema de archivo a la hora de clasificar tus apuntes introduciéndolos dentro de unos clasificadores o archivadores, o amontonando una carpeta sobre otra).  VENTAJAS: - Sencillo, solo se necesitan carpetas archivadoras - Barato - Permite archivar documentos grandes  INCONVENIENTES - Se pierde tiempo en la búsqueda de los documentos - Ocupa mucho espacio
  • 9.  CLASES ARCHIVOS VERTICALES: Es uno de los sistemas más frecuentes de archivo, muy utilizado en las empresas. Los documentos descansan verticalmente, se archivan en carpetas individuales que suelen quedar suspendidas de una o varias guías  Ventajas: -Sencillo de comprender y de poner en práctica -Fácil de manejar ya que los documentos son introducidos y extraídos de forma sencilla y rápida  Inconvenientes: - Peso limitado, no puede soportar muchos peso, se pueden descolgar las guías. - No lo puede utilizar más de una persona a la vez (una persona no puede buscar en un cajón si otra ya está buscando
  • 10.  CLASES ARCHIVOS LATERALES: Los documentos se archivan uno al lado del otro, introduciéndose dentro de carpetas o archivadores que se colocan también una al lado de la otra. La denominación del documento se coloca en el lomo de la carpeta y/o caja. Este sistema de archivos se podría comparar con la colocación de libros en una estantería de una biblioteca.  Ventajas: -Los documentos son fáciles de localizar en las carpetas -Varias personas pueden acceder al mismo tiempo pues el espacio permite observar que carpeta buscamos.  Inconvenientes: -Difícil acceso a los documentos colocados en la parte superior. -Mayor probabilidad de deterioro, los documentos, si no se encuentran en armarios cerrados, no están protegidos
  • 12.  La actividad que se desarrolla en un archivo es la de archivar (conjunto de tareas para recoger, conservar y servir la documentación e información requeridas). Para ello hay que clasificar, codificar y colocar la documentación e información de la empresa.  El valor de un archivo es muy alto (contiene información privilegiada). Por ejemplo, el Archivo Histórico de Castellón es un centro de gran información histórica.
  • 13.  Aspectos a contemplar en la planificación del archivo: 1. Instalaciones, mobiliario y materiales 2. Métodos de clasificación y codificación de los documentos 3. Inventario de toda la documentación guardada 4. Lugares de conservación de los elementos 5. Procedimientos de envíos y recuperación de documentos 6. Sistema de eliminación de los documentos 7. Coste del archivo empresarial ( la empresa debe tener empleados desarrollando esta labor es necesario disponer de los medios adecuados como ordenadores, muebles, carpetas…)
  • 14. 1. Archivo activo: Contiene los documentos de reciente actualidad, los de consulta diaria. Es necesario para el desarrollo de las tareas y actividades de los puestos de trabajo (Debe estar más a mano). 2. Archivo semiactivo: Documentación e información de baja actualidad y consulta poco frecuente. Su función es informativa ( las facturas deben conservarse 5 años. Trascurrido el primer año, pasan del archivo activo al semiactivo). 3. Archivo inactivo: conserva de forma definitiva los documentos e informaciones que no tienen actualidad ninguna y su consulta es prácticamente nula (escrituras, contratos, libros y registros que exige la ley)
  • 15. 4. Archivo central: Lugar donde se conservan todos los documentos e informaciones de la empresa. 5. Archivo descentralizado: Se encuentran distribuidos entre los distintos departamentos y secciones de la empresa ( archivo de compra, venta, contabilidad …) 6. Archivo informático: Información que se encuentra almacenada en los distintos soportes de almacenamiento informático (importante la copia de seguridad)
  • 16.  1.- ALFABÉTICA  La clasificación se realiza por el nombre del que lo suscribe o su destinatario. Tiene como base el nombre de la persona o la empresa a la que se refiere el documento y es uno de los más sencillos. A. NOMBRES DE PERSONAS FÍSICAS  REGLAS a) El nombre completo de las personas consta de nombre/s y apellidos. Primero se anota el primer apellido, seguido del segundo apellido y acabando con el nombre/s, precedido de una coma. b) La clasificación se realiza utilizando el primer apellido. Si hay coincidencia, se ordena por el segundo apellido. Si coinciden, por el nombre propio. Los apellidos con guión, se consideran uno solo. c) Si coincide el nombre totalmente, se ordena por población y si vuelve a coincidir, por el nombre de la calle.
  • 17. d) Los títulos o grados (académicos, eclesiásticos, militares) no influyen en la ordenación, escribiéndose completos o sus abreviaturas después del nombre y entre paréntesis. e) Los apellidos con preposiciones, artículos o prefijos (de, del, la, de la, de los, etc.) se ordenan prescindiendo de estas partículas. f) Los nombres extranjeros se ordenan por el primer apellido, considerando las partículas que lo preceden (von, du, la, etc.) como integrantes del apellido. g) Las expresiones Hijos de, Herederos de, Viuda de, etc. no se consideran en la clasificación de las personas o de las empresas; así como los artículos, las conjunciones y preposiciones.  Ejemplos:   Ana Torres Falcó  Torres Falcó, Ana  Viuda de Joaquín Comins  Comins, Joaquín (Viuda de)  Doctora Margarita Puig González  Puig González, Margarita (Doctora)  Andrea Van Fass  Van Fass, Andrea 
  • 18. B. NOMBRE DE PERSONAS JURÍDICAS a) El nombre o la razón social de una empresa es siempre más importante que los nombres de sus departamentos o de sus empleados. Sigue unas normas similares a las de las personas. b) Las denominaciones objetivas de las empresas se ordenan alfabéticamente como aparecen escritas, sin considerar, como elementos de clasificación las expresiones: fábrica, compañía, sociedad, cooperativa, etc c) Las siglas de las sociedades y de las instituciones se ordenan como si fuesen una palabra d) Cuando los nombres comprenden números, éstos se consideran como si estuvieran escritos en letras, ordenándose alfabéticamente. e) Las empresas extranjeras se clasifican por su primera palabra.  f) Los organismos oficiales se ordenan atendiendo a su denominación jurídica o a las siglas si son más conocidas.
  • 19.  Ejemplos:   Editorial Anaya  Anaya (Editorial)  Ferretería Vidal  Vidal (Ferretería)  Hijos de Inocencia Beltrán SL  Beltrán SL (Hijos de Inocencia)  Organización de las Naciones Unidas  ONU  Banco Sabadell  Banco Sabadell  British Airways  British Airways  Cafetería la Gaviota  Gaviota, Cafetería (La) 
  • 20.  2.- GEOGRAFICA  SISTEMA SENCILLO  LOS DOCUMENTOS SE ORDENAN SIGUIENDO UN ORDEN DECRECIENTE DE IMPORTANCIA CON RESPECTO AL LUGAR. 1. ESTADO 2. COMUNIDAD AUTÓNOMA 3. PROVINCIA 4. LOCALIDAD 5. DIRECCIÓN 6. PERSONAS
  • 21.  3.- CLASIFICACIÓN POR MATERIAS O ASUNTOS  Mediante este sistema podremos clasificar atendiendo a los distintos asuntos, materias o temas, de tal manera que aquellos documentos que tengan relación con el mismo asunto llevarán la misma clasificación.  Como es lógico, podría haber varios documentos en una misma carpeta por asunto, para ello, lo que se suele hacer es realizar subdivisiones de asuntos hasta llegar a clasificar por métodos alfabéticos, numéricos, etc.  Ejemplo:  Viajes  Canadá  De negocios  Díaz Martín, Rafael   Fernández Gómez, Gerardo
  • 22. 4.- CLASIFICACIÓN NUMÉRICA CONSISTE EN ASIGNAR NÚMEROS CONSECUTIVOS A LAS PERSONAS Y/O EMPRESASQUE ESCRIBEN, NUMERANDO CONSECUTIVAMENTE LAS CARPETAS, PARA DESPUÉS ARCHIVARLAS POR ORDEN NUMÉRICO. SE HACE UNA FICHA CON EL NOMBRE DE CADA UNA Y EL NÚMERO ASIGNADO. LAS FICHAS SE ARCHIVARÁN EN ORDEN ALFABÉTICO EN UN FICHERO
  • 23.  VENTAJAS DE LA CLASIFICACIÓN NUMÉRICA: a) ES ILIMITADO (INFINITOS NÚMEROS) b) LECTURA RÁPIDA c) EXACTITUD d) NO HAY DUDAS NI ERRORES  DESVENTAJAS DE LA CLASIFICACIÓN NUMÉRICA: a) LA LOCALIZACIÓN DEL DOCUMENTO CLASIFICADO RESULTA DIFICIL SI NO SE RECONOCE EL NÚMERO b) ES NECESARIA UNA GUÍA DE LOCALIZACIÓN c) NECESITA UN ÍNDICE
  • 24.  5.- CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA:  ESTE SISTEMA SE LLAVA TOMANDO EN CONSIDERACIÓN LA FECHA.  EL INCONVENIENTE ES QUE OBLIGA A CONOCER LA FECHA DEL DOCUMENTO PARA SU LOCALIZACIÓN.  LOS DOCUMENTOS SE ORDENAN TENIENDO EN CUENTA PRIMERO EL AÑO, DESPUÉS EL MES Y POR ÚLTIMO EL DÍA.
  • 25.  6.- SISTEMA DECIMAL  Se realizan hasta 10 grupos y a cada uno se le asignará un número de 0 a 9  Cada grupo se puede dividir en 10 grupos más.  A su vez, cada uno de los grupos de segundo nivel podrá subdividirse en otro de tercer nivel, de esta manera, el número ahora contendrá tres dígitos: el primero identificará al primer grupo, el segundo al segundo grupo y el tercero será un número comprendido entre 0 y 9.  se podrían realizar tantas subclasificaciones como sean necesarias  Este sistema permite la clasificación y el archivo de grandes cantidades de documentos, se suele usar en, por ejemplo, bibliotecas, aseguradoras, etc.
  • 26.  Ejemplo de clasificación de una agencia de viajes: ◦ 1. Viajes Nacionales. ◦ 2. Viajes al Extranjero. ◦ 3. Viajes de Empresa.  El grupo 1 podría subdividirse en un subgrupo 1, quedando de la siguiente forma: ◦ 1.1 Costa ◦ 1.2 Interior ◦ 1.3 Montaña  Si subdividimos el subgrupo 1.1 lo podríamos clasificar en:  110. Norte  111. Este  112. Oeste   Es decir, el código 110. Representaría la documentación relativa a: Viajes Nacionales  Costa  Norte.