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COMO PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. ¿CUÁL
ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL?
BLANCA HILDA TORRES
GRUPO 4
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
TRABAJO FINAL DE EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARAUCA, ARAUCA
2013
COMO PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. ¿CUÁL
ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL
BLANCA HILDA TORRES
GRUPO 4
MARIA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ
Licenciada en Educación
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
TRABAJO FINAL DE EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARAUCA, ARAUCA
2013
INTRODUCCIÓN
En Colombia la bibliotecología, no ha tenido la importancia que se merece,
pues se confunde con una actividad y no como una profesión.
Desde niños témenos la perspectiva que la biblioteca es un lugar de castigo,
un lugar aburrido, pero en los últimos años Colombia se ha dado cuenta y le
ha dando más importancia a la bibliotecología y ha comprendido su gran
labor.
Todas las disciplinas del conocimiento tienen que ver con la bibliotecología.
También doy a conocer la importancia de la Gestión Documental en las
entidades públicas y privadas, al hablar de gestión documental, se dice que
es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las actividades o pasos
para el desarrollo de la producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.
OBJETIVOS
Conocer la importancia de la Bibliotecología en Colombia
Reconocer la importancia de la Gestión Documental en las
entidades públicas y privadas
Identificar las etapas del proceso de Gestión Documental
Aplicar los conocimientos adquiridos a lo largo del desarrollo de la
asignatura, en un trabajo lleno de creatividad y con el empleo de una
de las dos herramientas de la web 2.0. SLIDESHARE Y/O PREZI.
LA BIBLIOTECOLOGÍA EN COLOMBIA
La Bibliotecología se fundamenta en la formación teórica y
metodológica necesaria para la organización, sistematización y
clasificación de la información bibliográfica, la formación de
colecciones documentales en medios tanto impresos como
electrónicos; la organización de sistemas bibliotecarios y la gestión de
servicios para el uso de información de libros, revistas y otros medios
de publicación.
LA BIBLIOTECOLOGÍA EN COLOMBIA
Son una puerta de entrada al conocimiento, constituye un requisito
básico para el aprendizaje.
Contribuyen al funcionamiento de una sociedad y por ello se rigen bajo
normas de ciencia y el conocimiento, con el fin de brindar información y
conocimientos con calidad.
IMPORTANCIA DE LAS BIBLIOTECAS
GESTIÓN DOCUMENTAL
Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos
Obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, de elaborar procesos de gestión de documentos.
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación”
¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL?
Al hablar de gestión documental, se dice que es el conjunto de instrucciones
en las que se detallan las actividades o pasos para el desarrollo de la
producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos.
El objetivo es crear un repositorio de datos donde se almacenen los
formatos que se utilizan en el desarrollo de las actividades diarias de las
entidades y poder con esto agilizar los procesos mediante la optimización de
instrumentos y documentos que se utilizan.
http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y
ETAPAS DEL PROCESO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
ETAPAS DE LA
GESTIÓN
DOCUMENTAL
PRODUCCIÓN RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN TRÁMITE ORGANIZACIÓN CONSULTA CONSERVACIÓN
La Ley 594 de 2000, artículo 22, define que los procesos
archivísticos y la gestión de documentos hacen parte del
concepto de archivo total, como proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Producción Documental: Es la generación de documentos para el
cumplimiento de las funciones, comprende los aspectos de origen, creación,
diseño de formatos y documentos
2. Distribución de Documentos: Son las actividades tendientes a garantizar
que los documentos lleguen a su destinatario, se relaciona con el flujo de los
documentos en la ejecución del Proyecto.
3. Recepción de Documentos: Obedece al conjunto de operaciones de
verificación y control que se realizan en la admisión de los documentos que
son remitidos para la posterior radicación y registro, con el fin de dar inicio a
los trámites correspondientes.
4. Trámite de Documentos: Es el recorrido del documento desde su
producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
5. Organización de los Documentos: Es el conjunto de acciones
dirigidas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos, como parte integral de los procesos archivísticos.
6. Consulta de Documentos: Hace referencia al acceso a un documento
o grupo de documentos con el fin de conocer la información que
contienen, acción que garantiza el derecho que tiene un usuario de
acceder a la información contenida en los documentos de archivo, y
para que en el momento que lo requiera y si es pertinente pueda
obtener copia de estos.
7. Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas, ejecutadas para garantizar la integridad física y funcional
de los documentos de archivo.
Requiere del almacenamiento sistemático de documentos de archivo,
en espacios y unidades de conservación apropiadas.
¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?
CLASIFICACIÓN
Clasificar la documentación consiste en agruparla por conceptos o categorías
dentro de una estructura jerárquica y lógica. se agrupa en conceptos que reflejan
las funciones o actividades de la INSTITUCIÓN, dentro de una estructura que es
el CUADRO DE CLASIFICACIÓN.
¿ Qué es el Cuadro de Clasificación?
Es un esquema donde se encuentra estructurado las series documentales
de cada unidad orgánica que conforman las secciones de un fondo
documental..
Cada grupo posee identidad propia y, si bien se relaciona jerárquicamente
con los demás, no da lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de
los documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de
pertenencia a otro
Ventajas del cuadro de clasificación:
Facilita la distribución de los documentos en las series y sub-series
Facilita la distribución de las series documentales en las secciones
Permite la adecuada instalación de las unidades de archivamiento
en los diferentes niveles de archivo.
Sirve como base para el desarrollo de las diferentes etapas del
proceso archivístico
La clasificación de los documentos se regirá por:
Principio de Procedencia
Principio de Orden Original
Las unidades de archivamiento (cajas, legajos) provenientes de cada
oficina se ordenarán numéricamente de manera correlativa.
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¿EN QUÉ CONSISTE LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DE
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de retención en base a los cuales se formulará el Programa de control de
Documentos.
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Programa de Control de documentos (PCD)
Es un instrumento que contiene los plazos de retención para la
transferencia y/o eliminación de todas las series documentales de cada
entidad
http://vimeo.com/118375
52
ENSAYO
.OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION
DOCUMENTAL.
CONCLUSIONES
Con la realización de este trabajo, pude conocer la importancia que tienen
la Bibliotecología en todas las áreas del conocimiento.
También valorar la importancia de organizar y cuidar los archivos, el cual
son las memorias de todo los hechos ocurridos, tanto administrativos,
sociales, jurídicos, y económicos de un pueblo.
Me sirvió de mucha ayuda el desarrollar este trabajo, puse a funcionar la
creatividad y aplicar nuevas tecnologías.
BIBLIOGRAFIA
http://edant.clarin.com/diario/2000/05/05/o-158295.htm
http://www.bibliotecanacional.gov.co/?idcategoria=39286
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20
Documental.pdf
http://www.archivogeneral.gov.co/

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  • 1. COMO PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. ¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL? BLANCA HILDA TORRES GRUPO 4 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO TRABAJO FINAL DE EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARAUCA, ARAUCA 2013
  • 2. COMO PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. ¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL BLANCA HILDA TORRES GRUPO 4 MARIA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ Licenciada en Educación UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO TRABAJO FINAL DE EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARAUCA, ARAUCA 2013
  • 3. INTRODUCCIÓN En Colombia la bibliotecología, no ha tenido la importancia que se merece, pues se confunde con una actividad y no como una profesión. Desde niños témenos la perspectiva que la biblioteca es un lugar de castigo, un lugar aburrido, pero en los últimos años Colombia se ha dado cuenta y le ha dando más importancia a la bibliotecología y ha comprendido su gran labor. Todas las disciplinas del conocimiento tienen que ver con la bibliotecología. También doy a conocer la importancia de la Gestión Documental en las entidades públicas y privadas, al hablar de gestión documental, se dice que es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las actividades o pasos para el desarrollo de la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.
  • 4. OBJETIVOS Conocer la importancia de la Bibliotecología en Colombia Reconocer la importancia de la Gestión Documental en las entidades públicas y privadas Identificar las etapas del proceso de Gestión Documental Aplicar los conocimientos adquiridos a lo largo del desarrollo de la asignatura, en un trabajo lleno de creatividad y con el empleo de una de las dos herramientas de la web 2.0. SLIDESHARE Y/O PREZI.
  • 5. LA BIBLIOTECOLOGÍA EN COLOMBIA La Bibliotecología se fundamenta en la formación teórica y metodológica necesaria para la organización, sistematización y clasificación de la información bibliográfica, la formación de colecciones documentales en medios tanto impresos como electrónicos; la organización de sistemas bibliotecarios y la gestión de servicios para el uso de información de libros, revistas y otros medios de publicación. LA BIBLIOTECOLOGÍA EN COLOMBIA
  • 6. Son una puerta de entrada al conocimiento, constituye un requisito básico para el aprendizaje. Contribuyen al funcionamiento de una sociedad y por ello se rigen bajo normas de ciencia y el conocimiento, con el fin de brindar información y conocimientos con calidad. IMPORTANCIA DE LAS BIBLIOTECAS
  • 7. GESTIÓN DOCUMENTAL Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos Obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar procesos de gestión de documentos. “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”
  • 8. ¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE LA GESTIÓN DOCUMENTAL? Al hablar de gestión documental, se dice que es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las actividades o pasos para el desarrollo de la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. El objetivo es crear un repositorio de datos donde se almacenen los formatos que se utilizan en el desarrollo de las actividades diarias de las entidades y poder con esto agilizar los procesos mediante la optimización de instrumentos y documentos que se utilizan. http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y
  • 9. ETAPAS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ETAPAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PRODUCCIÓN RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN TRÁMITE ORGANIZACIÓN CONSULTA CONSERVACIÓN La Ley 594 de 2000, artículo 22, define que los procesos archivísticos y la gestión de documentos hacen parte del concepto de archivo total, como proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
  • 10. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1. Producción Documental: Es la generación de documentos para el cumplimiento de las funciones, comprende los aspectos de origen, creación, diseño de formatos y documentos 2. Distribución de Documentos: Son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, se relaciona con el flujo de los documentos en la ejecución del Proyecto. 3. Recepción de Documentos: Obedece al conjunto de operaciones de verificación y control que se realizan en la admisión de los documentos que son remitidos para la posterior radicación y registro, con el fin de dar inicio a los trámites correspondientes. 4. Trámite de Documentos: Es el recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
  • 11. 5. Organización de los Documentos: Es el conjunto de acciones dirigidas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como parte integral de los procesos archivísticos. 6. Consulta de Documentos: Hace referencia al acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen, acción que garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la información contenida en los documentos de archivo, y para que en el momento que lo requiera y si es pertinente pueda obtener copia de estos. 7. Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, ejecutadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Requiere del almacenamiento sistemático de documentos de archivo, en espacios y unidades de conservación apropiadas.
  • 12. ¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? CLASIFICACIÓN Clasificar la documentación consiste en agruparla por conceptos o categorías dentro de una estructura jerárquica y lógica. se agrupa en conceptos que reflejan las funciones o actividades de la INSTITUCIÓN, dentro de una estructura que es el CUADRO DE CLASIFICACIÓN.
  • 13. ¿ Qué es el Cuadro de Clasificación? Es un esquema donde se encuentra estructurado las series documentales de cada unidad orgánica que conforman las secciones de un fondo documental.. Cada grupo posee identidad propia y, si bien se relaciona jerárquicamente con los demás, no da lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro Ventajas del cuadro de clasificación: Facilita la distribución de los documentos en las series y sub-series Facilita la distribución de las series documentales en las secciones Permite la adecuada instalación de las unidades de archivamiento en los diferentes niveles de archivo. Sirve como base para el desarrollo de las diferentes etapas del proceso archivístico
  • 14. La clasificación de los documentos se regirá por: Principio de Procedencia Principio de Orden Original Las unidades de archivamiento (cajas, legajos) provenientes de cada oficina se ordenarán numéricamente de manera correlativa.
  • 15. Clasificación SERIES Comprobantes de pago Expedientes Legales Resoluciones Jefatura les Ordenamito Cronológico y Numérico Correlativo Año 2008 Del 001 al 200 Serie : Comprobantes de Pago Código : CONTA 012 Numeración: 001 - 200 Fecha:01-01-02 al 30-12-02 Signatura
  • 16. SELECCIÓN DE DOCUMENTOS ¿EN QUÉ CONSISTE LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO? Es el proceso Archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar a todas las series documentales de cada entidad para determinar sus periodos de retención en base a los cuales se formulará el Programa de control de Documentos. PRODUCTOS : Programa de Control de documentos (PCD) Es un instrumento que contiene los plazos de retención para la transferencia y/o eliminación de todas las series documentales de cada entidad http://vimeo.com/118375 52
  • 17. ENSAYO .OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.
  • 18. CONCLUSIONES Con la realización de este trabajo, pude conocer la importancia que tienen la Bibliotecología en todas las áreas del conocimiento. También valorar la importancia de organizar y cuidar los archivos, el cual son las memorias de todo los hechos ocurridos, tanto administrativos, sociales, jurídicos, y económicos de un pueblo. Me sirvió de mucha ayuda el desarrollar este trabajo, puse a funcionar la creatividad y aplicar nuevas tecnologías.