Der virtuelle Datenraum, in Zusammenhang mit der Abbildung digitaler Liegenschafts- und Gebaeudeakten, ermoeglicht via Internet die verteilte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, damit die Beteiligten so transparent und kontrolliert zusammenarbeiten koennen, als würden sie physisch "am gleichen Tisch" sitzen. Die Arbeit ist über das Internet und zeit- und ortsunabhängig möglich.

1. excellence in real estate
Transparenz und Revisionssicherheit
durch digitale Liegenschaftsakten
– xRE Webinar am 16.4.2013 –
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2. Defizite bei Reporting und Dokumentation kosten Vermögen, Kopf und Kragen!
Verkauf
 bis zu 30 % verkaufsrelevanter Dokumente fehlen
→ zumeist im Technikbereich, in Baugenehmigung und sogar bei Mietverträgen
→ Wertverlust: Reduktion Kaufpreis um bis zu 10 % (käuferseitige Risikoabsicherung)
 Verzögerung bei Deals, schlimmstenfalls Showstopper
 sich in Dokumentationsdefiziten ausdrückende fehlende Professionalität bei Verkäufern
und Betreibern schädigt Image der Akteure, im vorgenannten Schadensfall noch mehr
Betrieb
 Dokumentationslücke ist auch Kalkulations- und Leistungslücke: Entstehung interner und externer Kosten,
um Lücken zu schließen (z.B. Sachverständigenprüfungen technischer Anlagen)
 unter Umständen Betriebserlaubnis verfallen – Anlagen und Objekte müssen stillgelegt werden
 Betreiberverantwortung: im Zweifel persönliche Haftung von Management und Einkäufern
 Versicherungsschutz kann erlöschen
Compliance
Compliance und Revisionsanforderungen nicht durchhaltbar
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3. Herausforderung 1: Reporting und Dokumentation Immobilienlebenszyklusthema
Gebäudelebenszyklus
Bau- / Umbauprojekt Betrieb Verkauf / Due Diligence
phasenspezifische bzw. laufend benötigte Dokumente (exemplarisch)
Planstände TGM- / IGM-Dokumentation Wertgutachten
Bau-, PM-, FM-Ausschreibungen: RFI, Specs, Verträge
Verträge Technik, Service, Mietflächen
Revisionsunterlagen, Grundrisse, Belegungsübersichten
amtliche Bescheide, Lagepläne, Grundbuchstände
…
 unterschiedlicher Dokumentationsbedarf und wechselnde Beteiligte in verschiedenen Phasen
 stetig wachsende, große Menge an Dokumenten, vor allem im Betrieb
 Widrigkeiten: Dezentralität, Lücken, Vertraulichkeit, veraltete Stände, „Suchen und Finden“, Änderungshistorie…
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4. Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang
Eigen-
tümer
Problem offline
Facility Asset
Manager Manager
 viele individuelle Einzelbeziehungen
 aufwendige Kommunikation
 wenig Rechnerunterstützung
 Zugriffsrechte Beteiligter auf Dokumente
Planer „E-Mail- CREM nur organisatorisch, nicht über IT regelbar
Ping-Pong“
 abweichende Informationen, Redundanz,
alte Stände, Dateien dezentral und lokal
Projekt-
Baufirma
steuerer
...
 Schnittstellenverluste, Informationsdefizite, hoher Organisationsaufwand, Fehleranfälligkeit
 Budget, Termine, Arbeitsqualitäten gefährdet
 Zentrales, unternehmensübergreifendes System für Dokumentenmanagement und -verteilung notwendig!
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5. Was ist die digitale Liegenschaftsakte?
3 Kernkomponenten
1 2 3
IT Ablagestruktur Dateinomenklatur Kommunikation
20130414_Protokoll_JF_AIS_T28.pdf
 technische Voraussetzungen: Webzugang (Browser) und SaaS (keine Softwareinstallation, keine weitere Hardware)
 Vorteile: Reduktion Aufwand, Schließen von Lücken, Minimierung Schnittstellenverluste, Sicherstellung Vertraulichkeit,
aktuelle Stände, Vermeidung Redundanz, Fehlerreduktion
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6. 1 IT : digitaler Daten- / Projektraum – zentral, durchgängig, geregelt, webbasiert
Externe:
Eigen- Zugriff via Internet
tümer
Facility Asset
Manager Manager Lösung online
 Arbeit zeit- und ortsunabhängig
 Applikation und Daten in der Cloud
 keine Softwareinstallation (SaaS)
Online-
TGA CREM  Zugriffsrechte Beteiligte auf Dokumente
Technologie
über IT regelbar
 Rechnerunterstützung:
Suche, Systemreports, Historien...
 Dokumente zentral, redundanzfrei
Projekt-
Bauherr steuerer
... Interne:
Zugriff via Intranet
 verteilte und kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg,
als würden die Beteiligten physisch „am gleichen Tisch“ sitzen
 Reduktion Schnittstellen, Kommunikations- und Organisationsaufwand, Erhöhung Sicherheit
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7. 2 Ablagestruktur und Dateinomenklatur
Ordnerstrukturen
Bauprojekt Betrieb Verkauf  Due Diligence
Technisches Gebäudemanagement
z.B.:
 Rollen
 Phasen
Datenraum Hilfsanleitung
Dateinomenklatur
Beispiel:
 zentral festgelegt
 Schlüssel so simpel wie möglich
 selbstsprechend
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8. 3 Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten
Rollen
 Gruppen mit spezifischen Berechtigungen (z.B. Makler, Architekten, Datenraumadministratoren)
 Zuordnung Benutzer zu Gruppen
 über Berechtigung Steuerung, welche Gruppe welche Daten sehen oder verändern darf
Rechte
Benutzergruppen
Rechte
Architekt Bauherr Berater Makler Planer Support …
lesen X X X X X
schreiben X X X X
löschen X
Administration X
…
 alle Beteiligten arbeiten von Anfang an und durchgehend im System nach Spielregeln (z.B. Kommunikationshandbuch)
 Sanktionierung von Verstößen
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9. verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle horizontal01
Anbieter
Website www.brainloop.de http://www.drooms.com/de www.imprimadebussy.com
 Dokumententresor
Produkt  Boardroom Drooms VDR iRooms
 M&A
 Finanzbereich (Investmentbanken,
Spezialisierung höchste Sicherheitsstandards Due Diligence Transaktion Kreditinstitute etc.)
 M&A-Transaktionen
 Userzahl
 Laufzeit  Seitenzahl
Preismodell  Laufzeit
 Seitenzahl  Laufzeit
 Speicherplatz
 Abschirmung IT-Betreiber
 granulares Rechtesystem bis auf  international aufgestellt  international aufgestellt
Anmerkung
Dokumentenebene  Deal-erfahren  Teil der Mercurius Groep
 auch als Serverlizenz erhältlich
 andere Konzepte als SaaS nicht mehr zeitgemäß
 Intranetlösungen, MS-SharePoint, SAP nicht geeignet
 Preisrange von ca. EUR 30 bis 80 pro User und Monat bzw. EUR 0,5 bis 1,5 pro Seite
 Einrichtung, Userbetreuung, begleitende Services (Scan, Indexierung, Repro) und Speicherplatz zusätzlich vergütet
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10. verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle vertikal
Anbieter
Website www.ais-management.de www.conetics.de www.conject.com
Produkt Secure Dataroom conetics DatenRaum conjectDR
LiveCicle-übergreifendes  Immobilientransaktionen
M&A-Projekte in der
Spezialisierung Dokumentenmanagement (Planung,
Bau, Betrieb, Verkauf) für Immobilien
Immobilienbranche  Due Diligence
 Userzahl  Userzahl
 Laufzeit
Preisbasis  Laufzeit  Laufzeit
 Speicherplatz
 Speicherplatz  Speicherplatz
 branchenspezifische Strukturen
(Best Practice) Full-Service (Scannen,
Anmerkung Verkaufsprozessmodellierung
PDF-Erzeugung, Upload)
 hohe Sicherheit
 Immobilienfachexpertise (wer, was, wozu, wie) entscheidend
 webgestützte Software erprobt und seit Jahren im Einsatz – prinzipiell aber austauschbar
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11. Sünden und Best Practice
Fehler bei Auftraggeber Empfehlungen
 gefährlich: „Das Thema IT haben wir dem FM-  Systemhoheit und Vorgabe Kommunikations-
Auftragnehmer überlassen. Das entlastet uns.“ und Dokumentationssysteme beim Auftraggeber
 gutgläubig: „Wenn wir FM-Daten und  Nutzung zeitgemäßer, effektiver, wirtschaftlicher
Dokumentation brauchen, fordern wir sie von Systeme → Internetlösungen und SaaS
unserem Dienstleister, der stellt sie dann bereit.“  Auftragnehmer verpflichten, alle Vorgaben des
Auftraggebers zu Systemen, Kommunikation und
 falsch: „IT für FM ist teuer und komplex, deswegen Dokumentation zu beachten → betrifft auch Art,
wollen wir als Auftraggeber damit nichts zu tun Form, Struktur und Inhalt von Dokumentation
haben.“
 alle Beteiligten über eCollaboration einbinden –
 unterschätzt: Haftungsrisiken aus unternehmensintern und extern, vertikal vom Asset
Betreiberverantwortung bei Dokumentationslücken Management und CREM bis hin zum operativen
sowie Abhängigkeit vom Facility Service Provider sowie funktional von der
FM-Dienstleister, wenn dieser Daten (nur) in seinen Planung über Bau und Objektmanagement bis hin
Systemen hat (wenn überhaupt) zu Verkauf mit Due Diligence und Bieterverfahren
 Spielregel aufstellen → AN-Dokumentation und
 übersehen: Dienstleister lediglich Reporting außerhalb der Vorgaben des
„Lebensabschnittspartner“. Auftraggeber verliert Auftraggebers gelten als nicht erfolgt
ohne Daten- und Systemhoheit bei Trennung
Wissen
 digitale Liegenschaftsakte erleichtert ordentliche Dokumentation – vollständig, aktuell, strukturiert, im Zugriff
 Einsatz reduziert Risiko, ist Arbeitserleichterung, kostengünstig, schnell realisierbar und kinderleicht
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12. Wann, wer, wie?
geeigneter
` Startzeitpunkt
 sofort: nach vorne – was hindert Sie?
 spätestens bei
▫ Anstehendem Planungs- , Bau-, FM- oder Verkaufsprojekt
▫ Fremdvergabe / Dienstleisterwechsel
wer
Sie als Auftraggeber, Eigentümer und Betreiber von Immobilien
wie
AIS Management hilft...
 bei Aufbau und Implementierung digitaler Liegenschaftsakten
 bei der vertraglichen Verankerung von Reporting- und Dokumentationspflichten in Bau und Betrieb
 bei Definition der Soll-Dokumente und -Reports an der Schnittstelle von Planung und Bau zu Betrieb sowie im FM und PM
 durch Strukturierung von Dokumentationsprozessen
 mit Audits zu den Brennpunkten Betreiberverantwortung und Dokumentation
 mit E-Solutions
 Sprechen Sie uns an!
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13. excellence in real estate
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