L'azienda Dal 1952 Brugnoli produce maglia circolare 100% made in Italy per intimo, mare, sport e abbigliamento, con soluzioni su misura innovative e sostenibili per capi dalla vestibilità eccezionale. L'esigenza Migliorare la funzione di Customer Service, centrale nelle attività aziendali, per la quale intervengono operatori di diverse aree. La soluzione (re)ingegnerizzazione della funzione di Customer Service, con l’implementazione un WorkFlow che scandisce e automatizza le attività Benefici - Disponibilità dei dati in real time e arricchimento della capacità di analisi in autonomia del Top Management attraverso dashboard direzionali e navigabili fino al minimo livello di dettaglio. - Monitoraggio costante dell’evoluzione delle metriche chiave del business (consuntivo e potenziale) e automatizzazione dell’output di Budget (anche infrannuale) - Creazione di una cabina di regia delle Operation volta alla pianificazione delle attività per risorsa - Creazione di un archivio digitale condiviso

1. Un nostro caso di successo

2. L’azienda
Dal 1952 Brugnoli produce maglia circolare 100% made in Italy per intimo,
mare, sport e abbigliamento, con soluzioni su misura innovative e sostenibili
per capi dalla vestibilità eccezionale.
Ha un’ampia collezione di articoli in poliammide, anche in versione
riciclata, bio-based e a biodegradabilità accelerata. Una collezione di articoli
in cotone, lane fini, lane tecniche e tessuti protettivi per outdoor con
membrane elastiche impermeabili, antivento e traspiranti. La collezione si
completa con articoli per camicia, pantaloni, luci e trasparenze.
Brugnoli lavora con clienti presenti in oltre 70 paesi e nel corso degli anni ha
progettato numerose tecnologie tessili, alcune delle quali hanno ottenuto
un brevetto.

3. L’esigenza
Migliorare la funzione di Customer Service, centrale nelle attività aziendali, per
la quale intervengono operatori di diverse aree.
Brugnoli produce tessuti industriali in modo quasi artigianale, perché tutti i
prodotti vengono personalizzati in base alle specifiche esigenze del cliente.
Il processo di produzione è soggetto a continue approvazioni prima di arrivare
al prodotto finito, con il contributo di molti reparti e anche del cliente.

4. Obiettivi del progetto
1. Ottimizzazione ed efficientamento dei
processi operativi, in particolare degli
aspetti di collaboration, fra diverse aree
funzionali
2. Riorganizzazione della Funzione Customer
Service, centrale nello svolgimento delle
attività di contatto col cliente
3. Digitalizzazione del Fascicolo del Cliente
per raccogliere su un repository condiviso
tutta la documentazione in modo da aver la
storia completa nel proprio archivio
4. Ideazione di un sistema in grado di offrire
strumenti di monitoraggio e controllo agli
ambiti sales, finance e operation

5. La soluzione

6. La soluzione
Bios Management, con ARXivar, supporta Brugnoli nella (re)ingegnerizzazione
della funzione di Customer Service, con l’implementazione un WorkFlow che
scandisce e automatizza le attività.
Il progetto si è sviluppato secondo l’analisi e mappatura dei processi di
funzionamento AS IS e revisione degli stessi in ottica di miglioramento,
attraverso l’individuazione di parametri dinamici per l’ingegnerizzazione ed il
monitoraggio delle attività.

7. La soluzione
I flussi reingegnerizzati sono:
1. Codifica di un Nuovo Cliente
2. Creazione e Modifica Ordine
3. Gestione Campionature
4. Gestione Tagli In approvazione
5. Gestione Lab Dip & Maxi Lab
6. Pagamento Anticipato
7. Processo Spedizione
8. Gestione del Post Vendita

8. La soluzione
 Sono state previste integrazioni con il gestionale aziendale, molti punti di
collaborazione (Qualità, Contabilità, Produzione, Direzione e Commerciale) e
integrazione con software per gestionale dedicato all’attività commerciale.
 Disegno e Implementazione di una soluzione di Business Performance
Management e Business Intelligence con applicazioni specifiche negli ambiti
commerciali, finance e operativi (analisi e proiezioni di ordinato/fatturato per
stagione, dashboard di monitoring sulle performance commerciali ecc.)
 Implementazione e messa in produzione del processo di budget, fino al livello
cliente-articolo
 Creazione di un cruscotto di regia per il monitoraggio delle attività operative
(integrazione ARX + Qlik)

9. Inserimento nuovo ordine
START
Controllo
Geografico
Controllo
Condizioni
contrattuali
Genera Ordine
Autorizzazione
Direzione
Autorizzazione
Direzione
Controllo Lingua
Autorizzazione
Commerciale
Procedi
Comunicazione
END
Richiedi Autorizzazione
Invia ITA
Fascicola
Modifica
Invia EN
Richiedi Autorizzazzione
Approva
Rifiuto
Assegna Referente
Di seguito una traccia del processo di Inserimento Nuovo Ordine, con un focus sui
punti di controllo e d’integrazione, il quale prevedeva diversi livelli approvativi.
L’ordine cambia Stato durante il percorso logico, in modo che in ogni momento sia
facilmente rintracciabile il suo stato di elaborazione.

10. Task verifica completezza email
Questo è il task di Verifica Completezza e-mail PRE-INVIO AUTOMATICO.
Al termine del processo l’operatore esegue un controllo delle attività eseguite
e conferma il contenuto della mail che viene inviata al cliente.

11. Richiesta modifica ordine
In base alla tipologia di modifica da effettuare, partendo da una maschera del sistema,
arrivano dei task a operatori diversi.
START END
Controllo Lingua
Controllo Tipo
Modifica
Autorizzazione
Commerciale
Rielabora Modifica
Oridine
Correzione
Informazioni
inserite
Collaborazione con
Produzione
Mail ITA
Mail EN
Tecnico
Amministrative
Commerciali Approva/Rifiuta
Approva/Rifiuta
Errore rilevato
Prosegui
Controllo Lingua
& Invio
Conferma
Nega
Annulla
Mail ITA
Mail EN
No Mail

12. Dashboard direzionale di sintesi
Ordinato vs Fatturato con split Italia/Estero
Cliente Brugnoli
Cliente Brugnoli

13. Benefici
 Disponibilità dei dati in real time e arricchimento
della capacità di analisi in autonomia del Top
Management attraverso dashboard direzionali e
navigabili fino al minimo livello di dettaglio.
 Monitoraggio costante dell’evoluzione delle
metriche chiave del business (consuntivo e
potenziale) e automatizzazione dell’output di
Budget (anche infrannuale)
 Creazione di una cabina di regia delle Operation
volta alla pianificazione delle attività per risorsa
 Creazione di un archivio digitale condiviso

14. Benefici
 Diminuzione del numero delle mail interne per il
coordinamento delle attività operative
 Efficientamento nella gestione delle eccezioni
 Riduzione degli inserimenti manuali di
informazioni ridondanti
 Condivisione del know-how aziendale a favore
della turnazione degli operatori rispetto ai
processi in essere
 Miglior gestione del lavoro a distanza (grande
vantaggio nell’approcciare lo smart working)

15. La parola al cliente
«Grazie ad ARXivar, abbiamo ideato e realizzato un sistema che monitora e supporta
le diverse aree sales, finance e operation, efficientando l’intero carico lavorativo.
Grazie a tutto ciò è stato possibile avere una cabina di regia di tutti gli aspetti
operation, avendo sempre visibilità dello stato di avanzamento delle attività in corso
(dalla codifica della clientela fino alla gestione post-vendita).
Per misurare le performance derivanti dai processi operativi, abbiamo implementato
un ambiente di monitoraggio con Qlik, che legge tutte le informazioni dei processi e
grazie al quale è possibile misurare le tempistiche, le attività ed i carichi di lavoro di
tutte le nostre aree aziendali. Le tecnologie si sono integrate in modo ottimale.
La motivazione è duplice: in primis gli strumenti, per loro natura, sono complementari.
Inoltre, il team di BIOS Management è preparato, tecnico, preciso, e ha supportato
perfettamente lo sviluppo dell’integrazione»
Alessandro Avignolo, General Manager