L'integrazione tra SAP R/3 e Arxivar permette l'accesso diretto a tutte le funzioni di gestione documentale direttamente dalla SAP GUI

1. Connettore
SAP R/3 & ARXivar

2. L’integrazione tra SAP R/3 ed ARXivar
permette l’accesso diretto a tutte le
funzioni di gestione documentale
direttamente dalla SAP GUI

3. Archivelink
permette l’integrazione dei business object con le immagini dei
documenti registrati
I business object sono:
 direttamente consultabili
dalla schermata di
visualizzazione del
documento in SAP
 integrati nel processo
economico
 sottoponibili ad
autorizzazione

4. In base allo scenario da implementare,
esistono varie metodologie di
comunicazione tra SAP e i sistemi esterni.

5. Server communication
SAP Archivelink-HTTP content
Il server HTTP chiama
da SAP il sistema di
archiviazione esterno;
BAPI (RFC) effettua la
chiamata dal sistema esterno
a SAP per notificare l’esistenza
del documento in archivio e
del corrispondente barcode.

6. Client communication:
SAP Archivelink-HTTP content
 OLE chiama dalla SAPGUI
il sistema di archiviazione
chiamata dell’internet
browser con URL del
documento all’HTTP del
server cliente
 Chiamata del
visualizzatore interno SAP

7. Archivelink
Archiviazione documenti in uscita
I documenti generati in SAP che possono essere archiviati sono:
 Liste di stampa;
 SAPscript e SAPform; FLUSSO SD
 file di archivio;
La logica di archiviazione prevede:
- Archiviazione diretta di immagini
di documenti direttamente stampati
dalle applicazioni SAP;
- Integrazione dell’immagine del
documento per tutti i business
object

8. Archivelink
Archiviazione documenti in entrata
Le possibilità di archiviazione dei documenti in entrata sono
essenzialmente tre:
1) Archiviazione utilizzando uno workflow di SAP: l’acquisizione
dell’immagine del documento scatena il processo
2) Archiviazione con barcode e utilizzando uno workflow di
SAP: l’acquisizione dell’immagine del documento scatena il
processo
3) Archiviazione con barcode

9. Archiviazione con barcode
Per l’utilizzo di Arxivar si è scelta l’opzione che prevede la
gestione tramite barcode.
BARCODE ESTERNO: il barcode viene determinato da un sistema
esterno che stampa le etichette autonomamente rispetto a SAP.
Al momento della registrazione in SAP del documento da archiviare
un pop up chiede all’utente il bar code da assegnare;
BARCODE INTERNO: il barcode viene determinato da SAP al momento
della registrazione; automaticamente il salvataggio del documento
scatena anche la stampa dell’etichetta.

10. Logiche di integrazione

11. Intercettazione dei documenti da profilare
I dati che saranno trasmessi al sistema documentale esterno, ad esempio
Arxivar, sono contenuti in un IDOC che viene creato da SAP al momento
della registrazione di uno dei documenti per i quali si è decisa
l’archiviazione sostitutiva.
Al salvataggio del documento, oltre
all’eventuale legame con il
DOCUMENTALE
barcode, il sistema crea ESTERNO
immediatamente, oppure a seguito
di un job periodico, un IDOC che documento
viene trasmesso dall’interfaccia al IDOC
sistema esterno.
profilo
I dati contenuti nell’idoc sono
liberamente definibili. SAP

12. L’interfaccia tra SAP e il documentale
esterno ARXIVAR.
Per l’archiviazione dei documenti passivi si è optato per una gestione tramite barcode:
Determinato da un sistema esterno per i DDT d’acquisto;
 Determinato da SAP per le fatture
All’atto della registrazione dei documenti da archiviare SAP crea automaticamente
un’IDOC che viene trasmessa ad Arxivar.
I dati trasmessi sono utilizzati per la creazione del profilo che viene associato
all’immagine scannerizzata del documento.
L’associazione avvenuta avvia un Workflow che trasmette all’interfaccia un IDOC di
risposta che chiude il barcode per i documenti passivi, e che lega in una tabella SAP i
documenti registrati con la relativa immagine presente in Arxivar, permettendo inoltre il
richiamo a video da SAP.

13. Da SAP ad ARXivar e ritorno
3.a 4.a 5
Documento Creazione
SAP SAP registrato IDOC di INTERFACCIA
con barcode profilazione
1 2 associato
Registrazione 6
Documento documento in SAP Invio IDOC di
Esterno con associazione profilazione
barcode
ARCHIVELINK
11
Consultabilità 4.b
Barcode aperto Chiusura barcode
documento archiviato 10 7.b
PDF in SAP Creazione
profilo
9 Del
Idoc con dati di documento
3.b associazione
Documento
fisico con scan PDF 7.a 8
Importazione associazione
etichetta
barcode pdf