Gestione di regole complesse, possibilità di realizzare un processo strutturato per l’ approvazione degli acquisti e per l’archiviazione di ordini e fatture fornitore, integrazione con l'ERP SAP/R3. Tre caratteristiche che hanno portato Fassa Bortolo a scegliere il software di document e process management ARXivar

1. Una nostra storia di successo
Gestione del processo di acquisto
Connettore con SAP R3

2. L’ Azienda
Fassa Bortolo è una delle più importanti aziende italiane nel
settore della produzione di materiale edile.
Prima azienda in Italia ad aver introdotto intonaci premiscelati
a base di calce e cemento, idonei ad ogni tipo di intervento
edilizio. Negli anni ha arricchito la sua offerta specializzandosi
in pitture, rivestimenti colorati, fino a soluzioni per l’isolamento
termico.
La società può vantare interventi di elevato valore artistico e
architettonico, come il restauro degli affreschi del Palazzo dei
300, sede del Consiglio Comunale di Treviso o delle pitture
murali di Pompei.

3. L’ Azienda
12 Stabilimenti produttivi in Italia, 1 in Portogallo.
1200 collaboratori, tra dipendenti e forza vendita
6 filiali commerciali, presenti in Italia, Svizzera,
Francia e Spagna.
314 milioni di Euro.
314 milioni di euro di fatturato nel 2012

4. L’ Esigenza
L’ Azienda ricercava una soluzione che vantasse 3 caratteristiche fondamentali:
• facile integrazione con l’Erp SAP/R3, appena implementato in azienda,
• possibilità di realizzare un processo strutturato per l’ approvazione degli acquisti
e per l’archiviazione di ordini e fatture fornitore,
• un buon livello di flessibilità che rendesse possibile la gestione di regole complesse
nella determinazione della gerarchia di approvazione.

5. La Soluzione
Grazie al Connettore ARXivar / SAP R3 è stato possibile
far dialogare l’ERP con ARXivar per permettere l’accesso
diretto a tutte le funzioni di gestione documentale
direttamente dalla SAP GUI.
In tal modo i documenti prodotti in SAP (DDT, fatture,
ODT) entrano direttamente nel processo di gestione dei
documenti gestito da ARXivar.

6. Il workflow
Grazie al workflow di Arxivar è stato possibile, non solo definire il processo di
approvazione dell’ordine, ma anche gestire alcune eccezioni, fino a quel momento
risolte con interventi manuali. Tali eccezioni riguardavano:


Difformità del totale della fattura da quello dell’ordine o dalla somma
degli ordini. In tal caso ARXivar avviava un processo di approvazione da
parte della gerarchia che ha in carico gli ordini risultati difformi.
Mancanza dell’ordine. Nel caso in cui ARXivar, dialogando con l’ERP,
avesse riscontrato una fattura senza ordine avrebbe avviato un workflow
per ricercare tale ordine. Il processo di approvazione rimaneva bloccato
fino a quando l’ordine non veniva inserito in SAP.
Grazie all’integrazione con SAP è stato inoltre possibile rendere visibili dal
documento fornitore in SAP le fatture archiviate in Arxivar.

7. Il workflow
Approvazione Fatture ACQ

8. Il workflow
Approvazione Ordini ACQ

9. Il workflow
Gestione Fattura senza Ordine
Sub_Gestione Fattura senza Ordine

10. I Benefici
Grazie alla soluzione Arxivar è stato possibile gestire il processo di approvazione in maniera
totalmente automatizzata, anche in tutte quelle eccezioni per le quali, in precedenza, era
richiesta la gestione manuale.
I documenti gestiti dal processo di approvazione sono aumentati
considerevolmente senza compromettere l’efficienza del processo
stesso.
Grazie ad ARXivar, in un anno, sono stati processati in maniera automatica:
• 16.000 ordini fornitori
• 1.600 fatture

11. I Benefici
“Quando abbiamo implementato
SAP, la soluzione Arxivar ha
rappresentato un supporto
fondamentale che ci ha permesso,
con la sua flessibilità e capacità di
integrazione, di gestire efficacemente
uno dei processi più critici e
trasversali della Fassa.”
Luca Micheletto
Responsabile Sistemi Informativi