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ADMINISTRACION DE ARCHIVOS .pdf

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  1. 1. JORNADA DE ACTUALIZACIÓN “GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE COVID-19 PROGRAMA PERMANANETE DE PERFECCIONAMIENTOPROFESIONAL
  2. 2. Ponencia: Administración de Archivos y Gestión Documental PONENTE: Shirley Carmen Zanabria Palomino
  3. 3. BASE LEGAL ARCHIVISTICA: -Constitución Política del Perú, artículo 21° -Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación, y su reglamento Decreto Supremo N° 011-2006-ED. -Decreto Ley Nº 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación y su reglamento Decreto Supremo N°022-75-ED (16.05.1972) -Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento Decreto Supremo N° 008-92-JUS (11.06.1991) -www.agn.gob.pe (normatividad archivística)
  4. 4. Obligación de contar con el ARCHIVO CENTRAL y SIA – D.S. N° 011-2006-ED Reglamento de la Ley 28296 El artículo 70° del citado D.S. establece textualmente lo siguiente: “Los documentos de archivo deben ser administrados por una unidad orgánica de archivos, dependiente técnica y normativamente del AGN. El tratamiento técnico de los documentos de archivo, es sistémico; conformando dentro de una entidad el SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS.”
  5. 5. ALMACEN DE PAPELES *PAPELES APILADOS, DIARIOS, BOLETINES, FOTOCOPIAS. *POCAS O CASI NADIE DE PERSONAS SABE LO QUE HAY *LOS DOCUMENTOS LLEGAN COMO PUEDEN *CADA PERSONA CONSERVA O ELIMINA LO QUE LE PARECE OPORTUNO *ES DIFICIL ENCONTRAR Y CONSULTAR UN DOCUMENTO
  6. 6. ARCHIVO Institución, órgano administrativo u local que acopia, conserva, administra, organiza, describe y sirve la documentación que genera la actividad humana. También se define como fondo documental organizado en condiciones de ser consultado.
  7. 7. EN QUE CONSISTE LA ADMINISTRACION Y GESTION DE ARCHIVOS ?
  8. 8. Planeamiento Organización Dirección Control ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Es un conjunto de principios métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivo. Es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital. Redacción de Normativa (SIA- Creación del sistema de Archivo institucional. Elaboración del organigrama funcional Definición de Funciones (coordinadores de equipos de trabajo) Plan anual del archivo Plan anual de requerimientos Plan estratégico del Archivo. Redacción de Normas Etc… Capacitación, determinación de cuotas de avance, reuniones con coordinadores de los equipos de trabajo. Contrastar metas vs actividad desarrollada Controlar satisfacción de nuestros usuarios Control del rendimiento diario /supervisión y visitas de coordinación. 1 2 3 4
  9. 9. .¿En qué consiste la Administración de Archivos? implica la elaboración de la normativa necesaria que regule y garantice el cumplimiento de las metas planteadas, siendo todo este esfuerzo destinado a la satisfacción de los usuarios. PRODUCTOS / ENTREGABLES : Diagnóstico Situacional Cuadro de Clasificación de Documentos Plan Operativo de Archivo Plan anual de adquisiciones Resolución de Implementación del SAI Manual de procedimientos de Archivo Programa de Control de Documento (PCD) Plan de prevención de siniestros Plan estratégico de difusión
  10. 10. Implica la elaboración de la normativa necesaria que regule y garantice el cumplimiento de las metas planteadas, siendo todo este esfuerzo destinado a la satisfacción de los usuarios. UN ANTES Y UN DESPUÉS .....
  11. 11. Entonces se puede decir: •Planificar la implementación del Sistema de Archivo Institucional. •La adquisición de un local. •La contratación de personal archivero, equipamiento, etc. •Todo como resultado de la necesidad de la institución.
  12. 12. PROCESOS DE ARCHIVISTICOS ORGANIZACION DESCRIPCION VALORACION/ SELECCION CONSERVACION S E R V I C I O
  13. 13. PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVISTICOS TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ELIMINACION DE DOCUMENTOS
  14. 14. ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS EN EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (ENTIDADES) ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS DE GESTION ARCHIVISTICA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTION ARCHIVISTICA ASESORAMIENTO SUPERVISION A D M I N I S T R A C I O N D E A R C H I V O S
  15. 15. Directiva Nº009-2019-AGN/DDPA Norma para la Administración de Archivos en la Entidad Publica Aprobada mediante Resolución Jefatural Nº179-2019 (20.09.2019)
  16. 16. Directiva Nº009-2019-AGN/DDPA ARCHIVOS DE LA ENTIDAD: A nivel central: Los archivos que conforman el sistema de archivos de la entidad son: ✓EL Archivo de GESTION ✓El Archivo CENTRAL. A nivel desconcentrado: ✓El Archivo DESCONCENTRADO
  17. 17. ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO DE GESTION NIVELES DE ARCHIVO
  18. 18. ARCHIVO DE GESTION Es el archivo de oficina, que se forma con los documentos producidos en cada unidad de organización (órgano, unidad orgánica, área o dependencia), y en el que se custodian los documentos archivísticos, conformando series documentales, de acuerdo a los periodos de retención establecidos en el PCDA vigente. Es responsable de la identificación, descripción, conservación, acceso (prestamos y consultas), separación del material no archivístico y remisión de los documentos archivísticos (transferencia) al siguiente archivo de acuerdo a su ciclo vital (archivo central). Se encuentra a cargo de un titular responsable. Toda unidad de organización o funcional debe contar con su archivo de gestión. Directiva Nº009-2019-AGN/DDPA
  19. 19. y Qué es un Archivo Central??
  20. 20. ARCHIVO CENTRAL Es el archivo encargado de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar, controlar los procesos, procedimientos, y las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de los documentos proveniente de los archivos de gestión; y ejecutar la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo General de la Nación o el Archivo Regional. Directiva Nº009-2019-AGN/DDPA
  21. 21. CONTROLA PLANIFICA ORGANIZA DIRIGE NORMA COORDINA EJECUTA ARCHIVO CENTRAL
  22. 22. Archivos Centrales
  23. 23. ARCHIVO DESCONCENTRADO Es el archivo encargado de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar, contralar los procesos, procedimientos y las actividades archivísticas de la entidad a nivel regional, así como de la conservación y uso de los documentos proveniente de los archivos de gestión de la entidad en la región; y coordinará sus actividades con el Archivo Central de la entidad. En las dependencias regionales, agencias, direcciones regionales, unidades de organización o funcionales desconcentradas, se pueden constituir archivos desconcentrados al: a. No formar parte de un solo núcleo administrativo o sede. b. Tener independencia administrativa de la sede central. Cada Archivo Desconcentrado puede contar con un Comité Evaluador de Documentos (CED) debiendo la entidad pública velar porque tenga representatividad y funcionamiento. Directiva Nº009-2019-AGN/DDPA
  24. 24. ¿CUAL ES EL ROL DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Ò ARCHIVO CENTRAL DE NUESTRA INSTITUCIÓN? • Orientar la labor a conseguir una Administración de Archivos • Implementar el Sistema Institucional de Archivos • Ubicación del archivo en el organigrama • Normar y asesorar a las demás oficinas de nuestra entidad en temas sobre archivos. • Acopio y Centralización del acervo documental institucional • Servicio Archivístico
  25. 25. LA IMPORTANCIA DE ARCHIVOS ORGANIZADOS 1.- FACILITA LA GESTION INSTITUCIONAL. (administrativa y operativa) 2.- DISMINUCIÓN DE COSTOS Y TIEMPO (procedimientos, racionalización de producción documental) 3.- AMBIENTE Y CLIMA LABORAL ADECUADO 4.- TRASCIENDE LA IMAGEN POSITIVA DE LA ORGANIZCIÓN
  26. 26. PERO, COMO SE APLICA LA GESTION DE ARCHIVOS?
  27. 27. Los Instrumentos de Gestión Archivística son documentos archivísticos que se elaboran a partir de la aplicación de los procesos archivísticos y procedimientos, que se deben enmarcar en la línea de implementación del Sistema Institucional de Archivos. Qué son los instrumentos de Gestión Archivística?
  28. 28. EXPOSICION DE INTRUMENTOS Y DOCUMENTOS DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICA - DIRECTIVAS ◦ Diagnóstico Situacional del Archivo (al iniciar las labores) ◦ Cuadro de Clasificación de Documentos ◦ Planes de Trabajo de Actividades. ◦ Manuales de Procedimientos Archivísticos. ◦ Guías de Infraestructura y Equipamiento ◦ Índice General de Fondos y Colecciones. ◦ Programa de Control de Documentos. ◦ Plan Anual de Trabajo Archivístico Instrumentos de Gestión Archivística
  29. 29. Diagnóstico Situacional Diseño Cuestionario Capacitación del Personal y del usuario Difusión del Cronograma De visitas Toma de Datos 1 2 3 4 Tabulación y Presentación de Resultados 5 Temas(Depende del Nivel de Archivo) • De la Normatividad • Del Fondo documental • De los Procesos Técnicos Archivísticos • Del Personal y capacitación • Del Local, equipos y útiles • Servicio y difusión. Diseñar herramienta de capacitación que brinde los conceptos básicos a tratarse resaltando los beneficios de la actividad.
  30. 30. ACOPIO ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS SERVICIO ARCHIVÍSTICO PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS Normatividad Archivística Peruana CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Administración de Archivos Pasivo Activo Clasificación Ordenamiento Signatura Evaluación Eliminación Cuadro de Clasificación Cronograma Transferencia PCD Inventarios Guías Catálogos Base de Datos Présta mo Consult a Preservación Restauración Realizar Diagnóstico Elab y Aplicar Normas Fijar Objetivos y Controles Establecer Servicios Fijar Visión Misión Presupuesto/ Insumos Fijar Metodología de Trab. Perfil del Personal Internet Serv. En línea
  31. 31. Gestión Documental ¿Qué es lo que se va hacer? ◦ ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Con quién?
  32. 32. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
  33. 33. Registro: Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
  34. 34. TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
  35. 35. Gestión : proceso de trámite documentario Respuesta a una solicitud o requerimiento
  36. 36. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27806 (02.08.2002) Ley de transparencia y acceso a la información publica Ley 27927 (02.01.2003) Ley que modifica la ley 27806 Ley de transparencia y acceso a la información pública. Decreto Supremo No 043-2003-PCM (24.04.2003) TUO de la Ley de transparencia y acceso a la información publica Decreto Supremo Nº072-2003-PCM (6.08.2003) Reglamento de la Ley de Transparencia y acceso a la información publica Decreto Supremo Nº070-2013-PCM (14.06.2013) Modificatoria del Reglamento de la Ley de transparencia y acceso a la información publica Decreto Legislativo Nº1353 Crea la Autoridad Nacional de Transparencia y acceso a la información publica Decreto Supremo Nº019-2017-JUS Aprueban el reglamento del D.L. 1353 Decreto Legislativo que crea la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la información pública, fortalece el régimen de protección de datos personales y regulación de la gestión de intereses. Ley 29733 Ley de Protección de Datos Personales
  37. 37. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 Ley que modifica la Ley 27806 Articulo 15 Excepciones al ejercicio del derecho: Información Secreta Articulo 15-A Excepciones al ejercicio del derecho: Información Reservada Articulo 15-B Excepciones al ejercicio del derecho: Información Confidencial
  38. 38. Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI Modelo de Gestión Documental Decreto Legislativo N° 1310
  39. 39. 1. Un ambiente de archivo habilitado para custodiar su documentación con capacidad para custodiar los últimos dos años. 2. Un encargado de la documentación quien se mantiene en coordinación con el Archivo Central. 3. Una lista de las series documentales que produce 4. Registros de transferencias formado con el ejemplar del memorando e inventario de transferencia de documentos. ¿QUÉ DEBE CONTENER EL ARCHIVO DE CADA OFICINA?
  40. 40. GESTION DOCUMENTAL Email Faxes Escáneres eForms Directorio de Red MFs CLASIFICAR EXTRAER VALIDAR ENTREGAR CAPTURAR PROCESO Valor legal con -> firma digital
  41. 41. Gobiernos Regionales Clientes Proveedores PIDE Decreto Supremo N° 083-2011-PCM, crea la Plataforma de Interoperabilidad del Estado (PIDE)
  42. 42. ➢ Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI ❖Modelo de Gestión Documental (MGD) Artículo 8 Decreto Legislativo N° 1310
  43. 43. Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGD Modelo de Gestión Documental Decreto Legislativo N° 1310 Numeral 8.3.3. Archivo, se indica lo siguiente: “Se entiende como función archivística la gestión de los documentos en soporte papel y electrónico desde su elaboración hasta su disposición final. En tal sentido, la entidad debe: a) Cumplir e implementar los procesos archivísticos, tales como: organización, descripción, selección, conservación de documentos y servicios archivísticos. b) Establecer los lineamientos para la valoración de los documentos, conforme a las normas del Sistema Nacional de Archivos, determinando el valor permanente o temporal del documento, según corresponda. c) Implementar medidas para la conservación de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, tanto para aquellos nacidos electrónicamente o aquellos que son resultado de un proceso de digitalización. La implementación de estas medidas debe permitir: • La migración de soportes y formatos por obsolescencia tecnológica. • Facilitar la accesibilidad y recuperación de los documentos.”
  44. 44. GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE COVID-19 .Durante la Cuarentena: - Los archivos centrales de las entidades en su mayoría cerraron. ▪ El trabajo remoto, teletrabajo o home office se impuso desde el primer día de la cuarentena ▪ El gobierno implementó directivas y protocolos para agilizar la gestión documental administrativa virtual, a través de la obligación y uso de los correos electrónicos institucionales, como medio de comunicación. ▪La velocidad del internet en todo el país se volvió lenta, y en algunas regiones o departamentos fue escaso. ▪ Procesos y Procedimiento archivísticos se paralizaron ▪ Actividades archivisticas en el sistema institucional de archivos se paralizaron
  45. 45. GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE COVID-19 DECISIONES: ¿Adaptarnos o no? al nuevo estilo, forma de trabajo
  46. 46. GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE COVID-19 A partir de la cuarentena hemos sido testigos de la existencia de dos grupos de Archivistas: Los que NOasumieron el reto y los que Síasumieron el reto NO asumieron el reto: No encontraron soluciones, se cerraron en sus ideas, motivos y excusas. No podemos avanzar si mantenemos viejos Paradigmas.
  47. 47. “GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE COVID-19 SÍ asumieron el reto: La tecnología debe ser y es, nuestro apoyo y ayuda. Debemos involucrarnos más con la tecnología (términos, conceptos, programas, implementación de los ISOS) El Trabajo remoto, Teletrabajo, Home office es nuestro presente, y se va a quedar, lo que involucra cambios en el lugar y horario de trabajo, en la elaboración el documentos archivísticos. La Pandemia obliga a todos a replantearnos nuestras metas (Planes), modificar y adaptarnos a la transformación digital. ¿Las Reuniones en zoom, videollamadas y conversaciones de whatssap son documentos de archivo? ¿serie? ¿valoración?. Debemos conocer nuestras debilidades y deficiencias para conocer nuestras oportunidades y fortalezas
  48. 48. GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE COVID-19 • Desaprender para adaptarse a las nuevas tendencias • Debemos iniciar ya!, la transformación digital y con ello el uso de la nuevas tecnologías a fin de innovar en la gestión documental. • Apoyar en la reducción de las brechas tecnológicas • Replantear conceptos?
  49. 49. GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE COVID-19 • Agilizar la digitalización de los documentos históricos para que el servicio virtual sea una realidad. • La gestión documental y ahora electrónica, digital, o virtual es y será transversal en toda la administración pública. • Debemos implementar la gestión administrativa electrónica en nuestras entidades, de existir normatividad para documentos electrónicos empezar a cumplirla.
  50. 50. “Archivos en Tiempo de Pandemia” • Debemos desarrollar lineamientos, directivas y protocolos para la atención en los archivos administrativos e históricos. • Cuál es el Perfil del Archivero ahora?
  51. 51. Trabajo archivístico en la “nueva normalidad” durante el Estado de Emergencia Sanitaria a nivel nacional
  52. 52. Decreto de Urgencia Nro. 127-2020 Prorroga la modalidad del trabajo remoto hasta el 31 de julio de 2021
  53. 53. Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 000006-2021-SERVIR/PE “Guía operativa para la gestión de recursos humanos durante la emergencia sanitaria por el COVID-19” versión 3 3.1 Registro de la distribución del personal según modalidad de trabajo: Recojo de documentos y/o materiales para personal que realiza trabajo remoto: En caso el personal que brindará trabajo remoto requiera recoger documentos y/o material de las instalaciones de la entidad, la fecha y horarios para ello deberán ser determinados por los jefes directos y ser comunicados a la ORH para evitar la aglomeración de personas y aplicar las medidas de seguridad determinadas en el Plan para la vigilancia, prevención y control de COVID-19 en el trabajo. Cabe precisar que, de ser posible y en caso corresponda, los materiales podrían incluir equipos informáticos, los cuales serán entregados en calidad de préstamo. El procedimiento para dicha entrega deberá ser realizado por el área a cargo del patrimonio institucional. Asimismo, si la necesidad de documentos y/o materiales se presenta en personal que es parte del grupo de riesgo, la entidad deberá implementar medidas que conlleven a evitar que este abandone su domicilio o lugar de aislamiento social. Por ejemplo, se puede facilitar la entrega de documentos o materiales en el domicilio del/la servidor/a.
  54. 54. MUCHAS GRACIAS Arch. Shirley Carmen Zanabria Palomino shirleyczp@hotmail.com 0051 1 997400624

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