1. APLIKASI BERBASIS WEB E- BUDGETING
PEMERINTAH SURABAYA
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
TAHUN 2003
2. 1. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
Terbukanya informasi bagi masyarakat di era modern menjadi sangat
penting peranannya bagi setiap orang. Bahkan beberapa orang menganggap
hal itu sebagai kebutuhan dalam mencapai pengembangan sosial yang lebih
baik. Menurut UNDP dikutip sebgaimana Naihasy (2006:50) salah satu
karakteristik dari egovernence dalam mewujudkan reformasi berokrasi di
Indoesia adalah transparancy yakni keterbukaan yang dibangun atas dasar
kebebasan informasi.
Pemberlakuan Undang-Undang nomor 14 tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik merupakan momentum penting dalam
mendorong keterbukaan di Indonesia. Undang-Undang tersebut membuat
sebuah landasan hukum terhadap hak setiap orang agar dapat mengakses
informasi publik dimana setiap badan publik berkewajiban untuk menyediakan
dan melayani permohonan informasi publik secara cepat dan
transparan.Selain pelayanan informasi di lingkungan badan publik
ketersediaan informasi juga dapat mewujudkan penyelenggaraan negara
yang baik (good governence) yaitu transparan, efektif, dan efisien serta
akuntable.Keberhasilan Good Governence dapat dilihat dari beberapa aspek
penting di antaranya dari sisi transparansi penganggaran, yang dapat di
akses dari aplikasi E-Budgeting.
Kota Surabaya merupakan pelopor dari sistem E-budgeting yang kini
menjadi rujukan daerah-daerah lainya di Indonesia untuk transparasi
pengelolahan keuangan daerah. Pelaksanaan E-Budgeting dilatar belakangi
beberapa kendala klasik dalam sistem pegelolaha keuangan, bebarapa
diantaranya : jadwal penyusunan anggaran yang terlalu lama, kemudian
harga satuan item belanja yang tidak standar ditambah rekap anggaran per
rekening belanja tidak real time dan adanya kesulitan dalam pengendalian
proses usulan dan evaluasi anggaran oleh Tim Anggaran Pemerintah Daerah
(TPAD).
3. E-Budgeting adalah sistem peyusunan angaran yang didalamnya
termasuk aplikasi program komputer berbasis web untuk memfasilitasi proses
penyusunan anggaran belanja daerah. Dalam sistem ini terdapat beberapa
item untuk mendukung keberhasilan dari e-budgeting diantaranya adalah :
E-project, E-Delevery, dan E-Controlling. Sistem ini dibuat secara online agar
dapat diakses oleh dinas dimanapun lokasinya, dapat diakses pada saat
pembahasan dengan dewan dan dapat diakses oleh masyarakat jika ingin
mengetahui kinerja pemerintah dan juga sirkulasi keuangan daerah.
Dengan dibuatnya sistem e-budgeting ini, pemerintah kota Surabaya
berharap dapat mempermudah SKPD atau Unit Kerja serta tim Anngaran
Pemerintah Daerah (TAPD) dalam proses penyusunan anggaran serta
meningkatkan kualitas APBD dari sisi kesesuaian dengan RPJMD,keakuratan
nilai rekening dan akuntabilitas alokasi belanja.Maka kajian ini akan
membahas efektifitas dari penerapan E-Budgeting di Surabaya dalam rangka
mencapai E-Governence dengan mengkaji penelitian dan opini dari sisi
penulis.
1.2. Maksud dan Sasaran
Maksud dari kegiatan Pembuatan Software Aplikasi E - Budgeting
Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya adalah untuk mengembangkan
proses penyusunan anggaran yang mampu mendukung:
1. Pengolahan data-data yang telah diperoleh selama proses
penyusunan anggaran
2. Meningkatkan kualitas APBD dari sisi kesesuaian dengan RPJMD,
keakuratan nilai rekening dan akuntabilitas alokasi belanja
Sasaran yang ingin dicapai dari kegiatan Pembuatan Software Aplikasi
E - Budgeting Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya adalah sebagai
berikut.
4. 1. Memungkinkan penyampaian informasi dan data rencana anggaran
menjadi lebih cepat.
2. Kemudahan dalam menyusun, merevisi APBD dan PAK Daerah
Surabaya.
3. Meningkatkan kualitas APBD dari sisi kesesuaian dengan ketentuan -
ketentuan yang berlaku
1.3. Hasil Akhir yang Diharapkan
Adapun hasil yang diharapkan dari proyek E-Budgeting ini adalah
sebagai berikut.
1. Melakukan pendataan terkait APBD Daerah Surabaya
2. Memberikan kodifikasi terhadap penyusunan, revisi, dan
perubahan terkait APBD Daerah Surabaya
1.4. Waktu Pelaksanaan Pekerjaan
Secara keseluruhan, kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan
dan menyelesaikan kegiatan Pembuatan Software Aplikasi E - Budgeting
Berbasis Web Pemerintah Kota Surabaya adalah selama 1 tahun 4 bulan
(kurang lebih 480 hari).
2. Ruang Lingkup Pekerjaan
2.1. Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan
Pekerjaan Pengembangan E-Budgeting diawali dengan:
1. Survey Pendahuluan dalam rangka:
a. Mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan
b.Mendapatkan gambaran mengenai kebutuhan E-Budgeting
2. Penyusunan rencana pelaksanaan pekerjaan yang di dalamnya paling
tidak mencakup:
a. Deliverables yang harus dihasilkan
b. Kegiatan yang akan dilaksanakan
c. Personil yang akan ditugaskan di setiap kegiatan
5. d. Perangkat-perangkat yang dipergunakan dalam menunjang pelaksanaan
setiap kegaitan
2.2. Analisis dan Evaluasi Terhadap Struktur, Proses Bisnis dan
Instrumen Pemerintah Kota Surabaya
Tim Pengembang harus melakukan analisis dan evaluasi terhadap:
1. Struktur, Proses Bisnis dan Instrumen perancangan dan pengolahan
keuangan daerah yang digunakan untuk menentukan konsep basis data.
2. Permasalahan yang saat ini dihadapi sehubungan dengan pendataan,
pengolahan data, dan penyajian data/ informasi keuangan.
3. Kebutuhan-kebutuhan (requirements), baik kebutuhan pengguna (user
requirements) maupun kebutuhan sistem (system requirements).
2.3. Perancangan Sistem
Berdasarkan hasil analisis, Tim Pengembang kemudian menyusun
rencana sistem yang akan diimplementasikan. Rancangan sistem harus
berbasis pada sistem perangkat keras dan sistem perangkat lunak
pendukung yang tersedia. Adapun rancangan yang dimaksud paling tidak
mencakup aspek-aspek berikut :
1. Deskripsi Sistem
• Aplikasi E-Budgeting ini berbasis website dan mampu berjalan dengan baik
di web browser berbasis desktop maupun mobile.
• Menggunakan bahasa pemrograman HTML5, CSS, Javascript dan PHP.
• Menggunakan database MySQL.
2. Pertimbangan-Pertimbangan Desain
a. Asumsi : deskripsi asumsi, latar belakang, atau ketergantungan perangkat
lunak, penggunanya, lingkungan operasionalnya, yang diasumsikan benar
dan berpengaruh terhadap desain secara langsung.
b. Constraints : deskripsi constraints yang harus diterapkan terhadap sistem.
Constraints ini adalah aspek-aspek yang diminta oleh customer yang secara
langsung berpengaruh terhadap desain.
6. c. Lingkungan Sistem : deskripsi perangkat keras dan perangkat lunak
dimana sistem harus beroperasi dan dengan perangkat keran dan perangkat
lunak apa saja yang harus berinteraksi dengan sistem.
d. Metodologi Desain : ringkasan pendekatan yang digunakan untuk
merancang sistem.
3. Arsitektur Sistem Arsitektur sistem yang digunakan merupakan arsitektur
MVC, dan arsitektur jaringan akan menggunakan client-server.
4. High Level Design High Level Design memodelkan kelompok-kelompok
elemen sistem dari berbagai view yang berbeda. Tim Pengembang dapat
menggunakan satu atau lebih view berikut :
a. Conceptual atau Logical View : memperlihatkan elemen-elemen fungsional
logika dari sistem.
b. Process View : merupakan runtime view dari sistem.
Komponen-komponennya berupa threads atau proses-proses atau
aplikasi-aplikasi terdistribusi.
c. Physical View : untuk distributed systems. Komponennya berupa physical
processors yang menjalankan bagian-bagian sistem.
d. Module View : untuk project management dan code organizations.
Komponen umumnya berupa files atau directories.
e. Security View : umumnya terfokus pada komponen yang bekerja sama
untuk menyediakan fitur-fitur pengamanan sistem.
5. Low Level Design Bagian ini menyajikan deskripsi desain level bawah yang
secara langsung mengandung konstruksi modul-modul sistem.
6. User Interface Design User Interface Design menyajikan deskripsi desain
yang secara langsung mengandung konstruksi user interface screens,
termasuk rincian perilaku umum yang dimiliki semua screen, common look
and feel seperti perilaku menu, popup menu, toolbars, status bars, drag and
drop mouse juga harus dijelaskan.
2.4. Implementasi Sistem
Implementasi Sistem dilakukan berdasarkan rancangan sistem yang telah
dihasilkan pada tahap sebelumnya.
7. 2.5. Uji Coba Operasional
Uji coba dilakukan untuk menjamin beroperasinya sistem informasi yang baru
sebagaimana yang diharapkan maka uji coba operasional mutlak harus
dilaksanakan. Uji coba operasional harus dilakukan dalam satu periode waktu
yang mencerminkan siklus hidup sistem sehari-harinya.
2.6. Pelatihan Bagi Para Calon Pengguna Sistem
Untuk menjamin kelangsungan operasi sistem yang baru maka selama
pekerjaan berlangsung harus terjadi alih teknologi atau transfer ilmu dari
pihak Tim Pengembang kepada pihak calon pengguna sistem. Namun
demikian, tetap diperlukan periode waktu yang bersifat khusus guna
merealisasikan alih teknologi secara efektif. Karena itu, menjelang akhir
pekerjaan, Tim Pengembang harus memberikan pelatihan kepada para calon
pengguna sistem. Pelatihan harus mencakup: instalasi dan kustomisasi
(pengadministrasian), pengoperasian, dan pemeliharaan sistem. Peserta
yang akan dilatih terdiri atas: operator, administrator, dan pengguna akhir
(end-users).
3. Serahan Pekerjaan
Serahan pekerjaan yang diharapkan dari proyek aplikasi E-Budgeting Pemerintah
Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Laporan Kemajuan Pekerjaan, yang terdiri atas:
a. Laporan Pendahuluan yang berisikan perencanaan penyelesaian
pekerjaan, jadwal kerja, metodologi yang digunakan, tools yang
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan, analisa awal terhadap ruang
lingkup pekerjaan. Laporan ini diserahkan paling lambat dua (2) minggu
semenjak penandatanganan Surat Perintah Mulai Pekerjaan (SPMK)sebanyak 10
(Sepuluh) Salinan.
b. Laporan Antara yang berisikan kemajuan pekerjaan kegiatan
8. Pengolahan Data dan Pembuatan Aplikasi E- Budgeting Pemerintah Surabaya.
Laporan ini diserahkan paling lambat minggu terakhir dibulan ketiga sebanyak 10
(Sepuluh)
Salinan
c. Laporan akhir yang berisikan hasil akhir dari pekerjaan kegiatan
Pengolahan Data dan Pembuatan Aplikasi E- Budgeting Pemerintah Surabaya
sebanyak 10 (Sepuluh) salinan.
2. Aplikasi E- Budgeting Pemerintah Surabaya yang telah terinstalasi pada
infrastruktur yang ada beserta CD Master
Aplikasi sebanyak 15 buah CD-ROM.
3. Dokumentasi Sistem yang terdiri atas:
a. Manual untuk Administrator yang diserahkan bersamaan dengan laporan
akhir
b. Manual untuk Pengguna yang diserahkan bersamaan dengan laporan
akhir
4. Tenaga Ahli
4.1. Kebutuhan Tenaga Ahli
Berdasarkan lingkup pekerjaan yang ada, maka dibutuhkan
tenaga-tenaga ahli dengan
spesifikasi sebagai berikut:
1. Ahli Ekonomi (Keuangan) (Ketua Tim), memiliki pengalaman kerja minimal 8
tahun di
bidangnya dan berpendidikan minimal S2.
4. Ahli Pengembangan Sistem informasi, memiliki pengalaman kerja minimal 6 tahun
di
bidangnya dan berpendidikan minimal S1.
5. Ahli Perencanaan Sistem informasi, memiliki pengalaman kerja minimal 6 tahun di
bidangnya dan berpendidikan minimal S1.
6. Ahli Software Analysis (2 Orang), memiliki pengalaman kerja minimal 6 tahun di
bidangnya dan berpendidikan minimal S1.
7. Ahli Database Analysis (2 Orang), memiliki pengalaman kerja minimal 6 tahun di
9. bidangnya dan berpendidikan minimal S1.
8. Ahli Perancangan Sistem Aplikasi (2 Orang), memiliki pengalaman kerja minimal 6
tahun di bidangnya dan berpendidikan minimal S1.
9. Ahli Jaringan Komputer (2 Orang), memiliki pengalaman kerja minimal 6 tahun di
bidangnya dan berpendidikan minimal S1.
10. Ahli Pemrograman Komputer (4 Orang), memiliki pengalaman kerja minimal 6
tahun
di bidangnya dan berpendidikan minimal S1.
11. Ahli Database Programmer (4 Orang), memiliki pengalaman kerja minimal 6
tahun di
bidangnya dan berpendidikan minimal S1.
12. Ahli Analisis dan Pengolah Data (2 Orang), memiliki pengalaman kerja minimal 6
tahun di bidangnya dan berpendidikan minimal S1.
13. Ahli Software Tester, memiliki pengalaman kerja minimal 6 tahun di bidangnya
dan
berpendidikan minimal S1.
Setiap tenaga ahli yang ada berjumlah minimal 1 (satu) orang kecuali untuk Team
Leader dengan didampingi oleh staf pendukung atau asisten untuk masing-masing
tenaga ahli yang disesuaikan dengan kebutuhan.
4.2. Tugas Pokok Tenaga Ahli
Berikut ini adalah uraian ringkas mengenai tugas pokok dari setiap tenaga ahli yang
dibutuhkan:
1. Ketua Tim:
a. Menyusun rencana pelaksanaan pekerjaaan yang di dalamnya mencakup:
sasaran hasil kerja, kegiatan dilaksanakan, pelaksana kegiatan, perangkat
pendukung digunakan, dan waktu pelaksanaan.
b. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap sistem informasi berjalan
c. Memilih dan menentukan solusi yang tepat guna memecahkan permasalahan
pendataan, pengolahan data, dan penyajian data/ informasi, serta
merumuskannya dalam bentuk kebutuhan, baik kebutuhan di sisi pengguna
(user requirements) maupun kebutuhan di sisi sistem (system requirements).
10. d. Menentukan ruang lingkup dan batasan serta menyusun konsep dasar sistem
yang akan dikembangkan
e. Memimpin pelaksanaan pekerjaan dari awal hingga akhir dalam arti:
menugaskan, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengendalikan, serta
mengawasi pelaksanaan tugas setiap anggota tim.
2. System Designer:
a. Merancang sistem yang akan dikembangkan,
b. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan uji coba operasional, penyusunan
dokumentasi sistem, dan pelatihan bagi para calon pengguna.
3. Data Base Designer:
a. Merancang sistem basis data dari sistem yang akan dikembangkan.
b. Melaksanakan kegiatan uji coba operasional, penyusunan referensi teknis, dan
pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai sistem basis data.
4. Application System Designer:
a. Mengukur kemampuan, kebiasaan, perilaku, dan animo para calon pengguna
sistem,
b. Merancang sistem aplikasi: tampilan antar-muka, perilaku, dan arsitektur
aplikasi.
c. Melaksanakan kegiatan uji coba operasional, penyusunan referensi teknis, dan
pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai sistem aplikasi.
5. Chief Programmer:
a. Membangun program-program aplikasi utama, berdasarkan rancangan yang
telah ditetapkan oleh para designer.
b. Menugaskan, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengendalikan, serta
mengawasi pelaksanaan tugas setiap programmer.
c. Melaksanakan kegiatan uji coba operasional, penyusunan panduan, dan
pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai instalasi dan pemeliharaan
sistem aplikasi.
6. Programmer:
a. Membangun program-program aplikasi, berdasarkan rancangan yang telah
ditetapkan oleh para designer.
b. Melaksanakan kegiatan uji coba operasional, penyusunan panduan, dan
11. pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai pengoperasian program-program
aplikasi.
7. Data Base Administrator:
a. Membangun sistem basis data, berdasarkan rancangan yang telah ditetapkan
oleh data base system designer
b. Melaksanakan kegiatan kegiatan uji coba operasional, penyusunan panduan,
dan pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai instalasi dan pemeliharaan
basis data.
5. Pembiayaan Kegiatan
Kegiatan ini diperkirakan membutuhkan biaya sebesar Rp.
194.000.000,- (Revisi Lagi)
