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PROCESOS DE INICIO
M.SC. ALDO VALDEZ ALVARADO
2017
Preparado como parte de los contenidos de la Asignatura
Preparación y Evaluación de Proyectos.
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS
CARRERA DE INFORMÁTICA
Desarrollar el Acta de Constitución
Identificar a los interesados
Índice
1
2
1. Desarrollar el Acta de
Constitución
Es el documento que formaliza el inicio del proyecto,
establece el nivel de autoridad que tendrá el director a lo
largo del ciclo de vida del proyecto.
En este documento se describen las necesidades, los
objetivos y los entregables de manera general.
Se identifican suposiciones y restricciones.
Se establecen fechas importantes (hitos) del proyecto.
Proceso necesario para:
• Autorizar el proyecto o una fase del proyecto.
• Nombrar formalmente al director del proyecto.
• Proveer al director del proyecto con la autoridad para
asignar recursos a las actividades del proyecto.
• Documentar las necesidades del negocio y del nuevo
producto, servicio u otro resultado que se pretende
obtener para satisfacer esos requisitos.
Entradas
• Enunciado del
trabajo del
proyecto.
• Business Case.
• Acuerdos/Contrato.
• Factores del
entorno de la
empresa.
• Activos de los
procesos de la
organización.
Herramientas y
Técnicas
• Juicios de
Expertos.
• Técnicas de
facilitación.
Salidas
• Acta de
Constitución del
Proyecto.
PROCESO
Enunciado del trabajo del Proyecto (Statement of
work)
Descripción de los productos, servicios o resultados que
debe entregar el proyecto. Hará referencia a:
• Necesidad de negocio.
• Descripción del alcance del producto.
• Plan estratégico.
Elementos de Entrada
Enunciado del trabajo del Proyecto (Statement of
work)
Donde algunos tipos de enunciados son:
• Solicitud de propuesta (RFP)
• Solicitud de cotización (RFQ)
• Solicitud de información (RFI)
• Invitación a licitar (IFB)
Caso de Negocio (Business Case)
Proporciona información desde una perspectiva comercial
para determinar si el proyecto vale o no la inversión
requerida.
Debe ser revisado periódicamente, para estar seguros
de que el proyecto sigue en el camino correcto para
generar los beneficios estratégicos esperados.
El Caso de Negocio (Business Case), se crea como
resultado de:
• Una demanda de mercado;
• Una necesidad organizacional;
• Una solicitud de un cliente;
• Un adelanto tecnológico;
• Un requisito legal;
• Un impacto ecológico;
• Necesidades sociales…
Acuerdos (Agreements)
Definen las intenciones iniciales de un proyecto:
• Contratos
• Memorando de entendimiento (MOU)
• Acuerdos de nivel de servicio (SLA)
• Carta de acuerdos
• Carta de intención
• Otros acuerdos verbales y escritos
Acuerdos -> El Contrato
• Normalmente cuando hay un cliente externo.
• Debe estar aprobado formalmente.
• Debe indicar quién tiene autoridad para modificarlo.
• Solo se hace el trabajo incluido en el contrato,
• Cualquier modificación, debe estar formalmente
aprobada.
Factores ambientales de la empresa
Elementos, tanto internos como externos, que rodean el
éxito de un proyecto o influyen en el.
• Estructura y cultura de la organización,
• Infraestructura,
• Normas industriales o gubernamentales,
• Condiciones del mercado y clima político,
• Disponibilidad de recursos, administración de personal,
• Tolerancia al riesgo de los interesados…
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Procesos y Procedimientos
• Normas, políticas, listas de control…
• Instrucciones de trabajo, criterios de evaluación
• Plantillas
• Requisitos de comunicación, procedimientos de
control..
Base Corporativa de Conocimiento
• Bases de datos (financieras, acciones correctivas,
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• Archivos de proyectos (líneas de base, cronogramas…)
• Información histórica
Juicio de Expertos
• Otros miembros de la organización,
• Consultores,
• Interesados (clientes, patrocinador, …)
• Asociaciones profesionales,
• PMO, …
Técnicas de Facilitación
• Tormenta de ideas,
• Resolución de conflictos,
• Guías,…
Técnicas y herramientas
Elementos del Acta de Constitución del Proyecto
• Propósito o justificación del proyecto.
• Objetivos medibles y criterios de éxito relacionado.
• Requisitos de alto nivel.
• Asunciones y restricciones.
• Descripción del proyecto de alto nivel.
• Identificación de los riesgos de alto nivel.
• Resumen de hitos del proyecto.
• Presupuesto resumido.
Resultado del Proceso
Elementos del Acta de Constitución del Proyecto
• Lista de interesados.
• Requisitos de aprobación del proyecto (en que
consiste el éxito del proyecto, quién lo decide y
quién aprueba el resultado).
• Asignación, responsabilidad y nivel de autoridad del
Director del Proyecto.
• Nombre y autoridad del patrocinador del proyecto.
2. Identificar a los interesados
Es el primer proceso que realiza un administrador de
proyectos una vez que es nombrado.
Utilizando el acta de constitución del proyecto, se aplica
un análisis de los interesados, para identificar la
influencia de cada uno de ellos.
• Interesados: todas aquellas personas u
organizaciones que afectan o pueden ser afectadas por
una decisión, actividad o por el proyecto.
• El fin es documentar toda la información relevante
acerca de sus intereses o nivel de influencia que
pueden ejercer para que el proyecto resulte o no
exitoso.
• Es critico para el éxito del proyecto que esta
identificación se lleve a cabo lo más pronto.
Como identificar a los interesados:
• ¿Qué personas están involucradas en el proyecto?
• ¿Quién de la organización va a sufrir impacto por el
proyecto?
• ¿Qué personas no directamente involucradas en el
proyecto tienen un cierto nivel de interés o influencia?
• ¿Quién va a ser el usuario del producto, servicio o
resultado que va a producir el proyecto?
• ¿Quién puede estar implicado, molesto o incluso
aterrorizado por el proyecto?
• Cliente/usuario
• Patrocinador (sponsor)
• Accionistas de la compañia
• Gestores de cartera
• Gestores de programas
• PMO
• Director del proyecto
• Organización ejecutante
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• Equipo de dirección del
proyecto
• Socios estratégicos
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Principales Interesados en el Proyecto:
¡Se debe identificar y posicionar cada uno en el
proyecto!
Entradas
• Acta de
constitución del
proyecto.
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las adquisiciones.
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interesados.
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Pasos a seguir para el análisis de los Interesados en el
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• Identificar su posicionamiento a favor o en contra.
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interesados.
2. Procesos de Inicio
• Matriz de Poder/Interés. Nivel de autoridad vs.
Preocupación respecto a los resultados.
• Matriz de Poder/Influencia. Nivel de autoridad vs.
Participación activa en el proyecto.
• Matriz de Influencia/Impacto. Participación activa vs.
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agrupados por: poder, urgencia, legitimidad.
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proyecto.
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en contra del proyecto.
¿Qué debe incluir el registro de interesados?
• Identificación de cada interesado.
• Información de la evaluación del interesado.
 Requisitos
 Expectativas
 Nivel de influencia
 Fase del proyecto
• Clasificación de los interesados.
 Interno/Externo
 A favor, neutral, contrario
Aldo Ramiro Valdez Alvarado
Licenciado en Informática
Máster en Dirección Estrategica en
Tecnologías de la Información
Máster en Business Intelligence y Big Data
Docente Titular de Pregrado en la UMSA
Docente de Postgrado en la UMSA
Ex Coordinador del Postgrado en
Informática UMSA
Conferencista Nacional e Internacional
http://aldovaldezalvarado.blogspot.com/
https://www.linkedin.com/in/msc-aldo-
valdez-alvarado-17464820
aldo_valdez@hotmail.com
Muchas Gracias!!!

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2. Procesos de Inicio

  • 1. PROCESOS DE INICIO M.SC. ALDO VALDEZ ALVARADO 2017 Preparado como parte de los contenidos de la Asignatura Preparación y Evaluación de Proyectos. UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS CARRERA DE INFORMÁTICA
  • 2. Desarrollar el Acta de Constitución Identificar a los interesados Índice 1 2
  • 3. 1. Desarrollar el Acta de Constitución
  • 4. Es el documento que formaliza el inicio del proyecto, establece el nivel de autoridad que tendrá el director a lo largo del ciclo de vida del proyecto. En este documento se describen las necesidades, los objetivos y los entregables de manera general. Se identifican suposiciones y restricciones. Se establecen fechas importantes (hitos) del proyecto.
  • 5. Proceso necesario para: • Autorizar el proyecto o una fase del proyecto. • Nombrar formalmente al director del proyecto. • Proveer al director del proyecto con la autoridad para asignar recursos a las actividades del proyecto. • Documentar las necesidades del negocio y del nuevo producto, servicio u otro resultado que se pretende obtener para satisfacer esos requisitos.
  • 6. Entradas • Enunciado del trabajo del proyecto. • Business Case. • Acuerdos/Contrato. • Factores del entorno de la empresa. • Activos de los procesos de la organización. Herramientas y Técnicas • Juicios de Expertos. • Técnicas de facilitación. Salidas • Acta de Constitución del Proyecto. PROCESO
  • 7. Enunciado del trabajo del Proyecto (Statement of work) Descripción de los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto. Hará referencia a: • Necesidad de negocio. • Descripción del alcance del producto. • Plan estratégico. Elementos de Entrada
  • 8. Enunciado del trabajo del Proyecto (Statement of work) Donde algunos tipos de enunciados son: • Solicitud de propuesta (RFP) • Solicitud de cotización (RFQ) • Solicitud de información (RFI) • Invitación a licitar (IFB)
  • 9. Caso de Negocio (Business Case) Proporciona información desde una perspectiva comercial para determinar si el proyecto vale o no la inversión requerida. Debe ser revisado periódicamente, para estar seguros de que el proyecto sigue en el camino correcto para generar los beneficios estratégicos esperados.
  • 10. El Caso de Negocio (Business Case), se crea como resultado de: • Una demanda de mercado; • Una necesidad organizacional; • Una solicitud de un cliente; • Un adelanto tecnológico; • Un requisito legal; • Un impacto ecológico; • Necesidades sociales…
  • 11. Acuerdos (Agreements) Definen las intenciones iniciales de un proyecto: • Contratos • Memorando de entendimiento (MOU) • Acuerdos de nivel de servicio (SLA) • Carta de acuerdos • Carta de intención • Otros acuerdos verbales y escritos
  • 12. Acuerdos -> El Contrato • Normalmente cuando hay un cliente externo. • Debe estar aprobado formalmente. • Debe indicar quién tiene autoridad para modificarlo. • Solo se hace el trabajo incluido en el contrato, • Cualquier modificación, debe estar formalmente aprobada.
  • 13. Factores ambientales de la empresa Elementos, tanto internos como externos, que rodean el éxito de un proyecto o influyen en el. • Estructura y cultura de la organización, • Infraestructura, • Normas industriales o gubernamentales, • Condiciones del mercado y clima político, • Disponibilidad de recursos, administración de personal, • Tolerancia al riesgo de los interesados…
  • 14. Activos de los Procesos de la Organización Procesos y Procedimientos • Normas, políticas, listas de control… • Instrucciones de trabajo, criterios de evaluación • Plantillas • Requisitos de comunicación, procedimientos de control.. Base Corporativa de Conocimiento • Bases de datos (financieras, acciones correctivas, riesgos,…) • Archivos de proyectos (líneas de base, cronogramas…) • Información histórica
  • 15. Juicio de Expertos • Otros miembros de la organización, • Consultores, • Interesados (clientes, patrocinador, …) • Asociaciones profesionales, • PMO, … Técnicas de Facilitación • Tormenta de ideas, • Resolución de conflictos, • Guías,… Técnicas y herramientas
  • 16. Elementos del Acta de Constitución del Proyecto • Propósito o justificación del proyecto. • Objetivos medibles y criterios de éxito relacionado. • Requisitos de alto nivel. • Asunciones y restricciones. • Descripción del proyecto de alto nivel. • Identificación de los riesgos de alto nivel. • Resumen de hitos del proyecto. • Presupuesto resumido. Resultado del Proceso
  • 17. Elementos del Acta de Constitución del Proyecto • Lista de interesados. • Requisitos de aprobación del proyecto (en que consiste el éxito del proyecto, quién lo decide y quién aprueba el resultado). • Asignación, responsabilidad y nivel de autoridad del Director del Proyecto. • Nombre y autoridad del patrocinador del proyecto.
  • 18. 2. Identificar a los interesados
  • 19. Es el primer proceso que realiza un administrador de proyectos una vez que es nombrado. Utilizando el acta de constitución del proyecto, se aplica un análisis de los interesados, para identificar la influencia de cada uno de ellos.
  • 20. • Interesados: todas aquellas personas u organizaciones que afectan o pueden ser afectadas por una decisión, actividad o por el proyecto. • El fin es documentar toda la información relevante acerca de sus intereses o nivel de influencia que pueden ejercer para que el proyecto resulte o no exitoso. • Es critico para el éxito del proyecto que esta identificación se lleve a cabo lo más pronto.
  • 21. Como identificar a los interesados: • ¿Qué personas están involucradas en el proyecto? • ¿Quién de la organización va a sufrir impacto por el proyecto? • ¿Qué personas no directamente involucradas en el proyecto tienen un cierto nivel de interés o influencia? • ¿Quién va a ser el usuario del producto, servicio o resultado que va a producir el proyecto? • ¿Quién puede estar implicado, molesto o incluso aterrorizado por el proyecto?
  • 22. • Cliente/usuario • Patrocinador (sponsor) • Accionistas de la compañia • Gestores de cartera • Gestores de programas • PMO • Director del proyecto • Organización ejecutante • Equipo del proyecto • Equipo de dirección del proyecto • Socios estratégicos • Proveedores • Administración/Gobierno • Agentes sociales • Financiadores • Público en general… Principales Interesados en el Proyecto: ¡Se debe identificar y posicionar cada uno en el proyecto!
  • 23. Entradas • Acta de constitución del proyecto. • Documentos de las adquisiciones. • Factores del entorno de la empresa. • Activos de los procesos de la organización. Herramientas y Técnicas • Análisis de interesados. • Juicios de expertos. • Reuniones. Salidas • Registro de interesados. PROCESO
  • 24. Pasos a seguir para el análisis de los Interesados en el Proyecto: Paso 1 • Identificar todos los potencialmente interesados en el proyecto. Paso 2 • Identificar su posicionamiento a favor o en contra. Paso 3 • Valorar el nivel de importancia. Paso 4 • Establecer la estrategia de gestión de los interesados.
  • 26. • Matriz de Poder/Interés. Nivel de autoridad vs. Preocupación respecto a los resultados. • Matriz de Poder/Influencia. Nivel de autoridad vs. Participación activa en el proyecto. • Matriz de Influencia/Impacto. Participación activa vs. Capacidad de efectuar cambios. • Modelo de prominencia. Clases de interesados agrupados por: poder, urgencia, legitimidad.
  • 27. Objetivo: Estrategia a seguir con los interesados • Aumentar el apoyo de los que están a favor del proyecto. • Tratar de disminuir el impacto de los que se posicionan en contra del proyecto.
  • 28. ¿Qué debe incluir el registro de interesados? • Identificación de cada interesado. • Información de la evaluación del interesado.  Requisitos  Expectativas  Nivel de influencia  Fase del proyecto • Clasificación de los interesados.  Interno/Externo  A favor, neutral, contrario
  • 29. Aldo Ramiro Valdez Alvarado Licenciado en Informática Máster en Dirección Estrategica en Tecnologías de la Información Máster en Business Intelligence y Big Data Docente Titular de Pregrado en la UMSA Docente de Postgrado en la UMSA Ex Coordinador del Postgrado en Informática UMSA Conferencista Nacional e Internacional http://aldovaldezalvarado.blogspot.com/ https://www.linkedin.com/in/msc-aldo- valdez-alvarado-17464820 aldo_valdez@hotmail.com Muchas Gracias!!!