Este documento presenta un taller sobre la presentación y comunicación de proyectos. El taller cubre temas como la interactividad, la redacción efectiva de proyectos siguiendo 6 etapas clave, y cómo realizar presentaciones efectivas. El objetivo principal es enseñar a los asistentes a comunicar y presentar proyectos de manera clara utilizando herramientas multimedia e interactivas.

1. 1
ALEJANDRO DOMÍNGUEZ TORRES
JOSÉ ENRIQUE ÁLVAREZ ESTRADA
PEDRO PABLO GONZÁLEZ PÉREZ
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS
Fundación Arturo Rosenblueth – Agosto de 1999

2. 2
PANORÁMICA GENERAL
DEL TALLER
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS

3. 3
Objetivos
Comunicar y presentar proyectos
utilizando los recursos
computacionales disponibles
Tener una panorámica de las
técnicas para la presentación de
proyectos utilizando multimedia
Aprender a utilizar algunas
técnicas multimedia y de
interactividad

4. 4
Contenido
Presentación de los alumnos y el
instructor
El papel de la interactividad
Presentación de proyectos
Presentaciones efectivas
Formación de documentos
Fuentes de información

5. 5
PRESENTACIÓN DE LOS
ALUMNOS Y EL INSTRUCTOR
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS

6. 6
EL PAPEL DE LA
INTERACTIVIDAD
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS

7. 7
La interactividad y las
computadoras
Las cosas que uno
realiza en la computadora
tienen que ser siempre
interactivas
Las computadoras y las
herramientas de software
tienen como propósito
interactuar con palabras,
números e imágenes

8. 8
Interactividad y multimedia
Con las herramientas multimedia e
interactivas hoy en día disponibles,
las personas:
– están cambiando documentos y
presentaciones en experiencias que
se pueden visualizar en pantalla
– están descubriendo que agregar
multimedia e interactividad es sencillo
• pero hacer que esto funcione puede ser
un proceso totalmente nuevo

9. 9
REDACCIÓN DE
PROYECTOS
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS

10. 10
Etapas fundamentales
Existen 6 etapas fundamentales
de redacción de proyectos
– Etapa 1: Establecer el objetivo
– Etapa 2: Investigar y organizar la
información
– Etapa 3: Estructurar el proyecto
– Etapa 4: Escribir con un estilo claro
– Etapa 5: Utilizar correctamente el
idioma
– Etapa 6: Agregar los toques finales

11. 11
Etapa 1: Establecer el
objetivo (1)
¿Por qué se necesita un
objetivo?
– Ayuda a decidir la información que
se incluirá u omitirá
– Ayuda a preparar la redacción del
proyecto de forma apropiada
– Simplifica la redacción del
proyecto

12. 12
¿Cómo establecer el objetivo?
La respuesta a esta pregunta es la
conjunción de las respuestas a las preguntas
siguientes
– ¿Quiénes leerán el proyecto?
– ¿Por qué desean leerlo?
– ¿Qué aspectos desean conocer?
– ¿Qué no desean conocer?
– ¿Qué tanto saben sobre el tema?
Etapa 1: Establecer el
objetivo (2)

13. 13
Hacer especifico el objetivo
– Establecer los requerimientos del
proyecto, con el fin de hacerlo más
específico, e incorporarlos en el
objetivo
Convenir en el objetivo
– Asegurarse que el objetivo está acorde
con lo solicitado
– Una vez escrito el objetivo es necesario
mostrarlo a las personas que lo
evaluarán
Etapa 1: Establecer el
objetivo (3)

14. 14
Decidir la información que se
requiere
– Hacer referencia al objetivo y
desarrollar una lista de temas
generales
– Los temas generales se anotan en
cualquier orden
• aunque se sugiere utilizar mapas mentales
para esta estructuración
– Enumerar los subtemas bajo
encabezados generales
Etapa 2: Investigar y
organizar la información (1)

15. 15
Recolectar el material de
tres tipos de fuentes
principales
– Material interno (folletos,
boletines, informes,
minutas)
– Material público (libros,
revistas, Internet)
– Entrevistas con otras
personas
Etapa 2: Investigar y
organizar la información (2)

16. 16
Correlacionar la información
– Escribir en una hoja separada un
resumen de cada punto que se
desea incluir
• con una nota del lugar donde encontrar
la información pertinente
Clasificar la información en grupos
– Organizar las hojas de papel en
grupos lógicos
• Los grupos no necesariamente están
relacionados con la estructura final del
proyecto
Etapa 2: Investigar y
organizar la información (3)

17. 17
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (1)
La estructura existe para ayudar al
lector a:
– Seguir la información con facilidad
– Tomar la información y comprenderla
– Regresar y descubrir cualquier
información con rapidez si se desea
recapitular
Existen dos tipos de proyectos en lo
que respecta a estructura:
– Proyectos de investigación o desarrollo
– Proyectos informativos

18. 18
Proyectos de investigación o
desarrollo
– Se estudia un tema y después se informa
lo que se descubrió
– Se puede incluir o no recomendaciones
sobre el uso de tales descubrimientos o
desarrollos
– Su estructura es similar a la que se
emplea para describir un experimento
científico: Meta, Método, Resultados,
Conclusiones
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (2)

19. 19
Proyectos informativos
– La estructura que se le da es
organizar los grupos de información
existentes en el orden más lógico
• fechas
• ventas
• ubicación
• orden de importancia
– En algunos casos no habrá una
secuencia obvia y no es posible crear
la lógica en donde no existe
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (4)

20. 20
Análisis, síntesis y objetivo de la
información:
– Análisis consiste en hacer un estudio del
significado de un mensaje
– La síntesis consiste en armar el mensaje
de una forma más clara y concreta
– Todo mensaje posee objetivos
– Lo ideal es que exista un objetivo por
mensaje
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (5)

21. 21
El proceso de análisis:
– ¿Cuál es el objetivo del mensaje?
– ¿El mensaje cumple con el objetivo?
– ¿Cuáles son las ideas en el mensaje?
– ¿Cuál idea va al principio, cuál a la mitad, y cuál al
final?
– ¿Qué partes del texto deben desecharse?
– ¿En qué lugar debo poner las partes restantes del texto
para apoyar el objetivo?
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (6)

22. 22
Mensaje
original
Conocimiento
a priori
Separación
en oraciones
Borrador
Objetivo
del párrafo
Reconstrucción
del mensaje
El esquema general
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (7)

23. 23
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (8)
Síntoma Escrito difícil de entender
Causas
• Oraciones demasiado largas
• Palabras raras o sofisticadas
• Secuencia confundida o ilógica
• Varios objetivos mezclados
Párrafos confusos

24. 24
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (1)
El verbo escribir :
– Es uno de los muchos
procesos para transferir
información de una persona
a otra
– Es un canal o medio para
comunicar pensamientos,
ideas, emociones, etc.

25. 25
Claridad de la escritura:
– Se debe dejar en el lector el
mensaje que se pretende
trasmitirle
– El contenido debe permitirle al
lector emprender acciones
precisas deseadas por el texto
– El texto debe ser descifrable
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (2)

26. 26
Condiciones para escribir con
claridad:
– Conocimiento del tema o asunto
– Habilidad para seleccionar las
palabras adecuadas
– Capacidad para organizar las
palabras
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (3)

27. 27
Reglas básicas para escribir con
claridad:
– Regla 1: Utilizar oraciones y párrafos
cortos
– Regla 2: Utilizar palabras simples
– Regla 3: Seguir un orden lógico
– Regla 4: Tomar en cuenta la audiencia
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (4)

28. 28
Oraciones cortas
– Una oración es la distancia más corta entre dos
mentes
– Una oración es un conjunto de palabras que
expresan una idea
Los componentes de una oración son:
– sujeto
– verbo
– complemento
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (5)

29. 29
Secretos de las oraciones cortas:
– conservar un orden lógico
– expresar claramente quién hace qué
– limitar el número de palabras
Un párrafo es un conjunto de
oraciones
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (6)

30. 30
Secretos para escribir párrafos
cortos:
– Limitar el número de oraciones
– Cada oración debe contener una idea
básica
– Aplicar los secretos de las oraciones
cortas
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (7)

31. 31
Cambiar los hábitos de escritura
implica:
– reconocer que es difícil cambiar: lo
primero es reconocerlo
– No tratar de aplicar las cuatro reglas al
inicio: primero captar las ideas
– Aplicar las cuatro reglas analizando,
corrigiendo, aclarando y simplificando
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (8)

32. 32
Dificultades para escribir:
– Si algo está escrito no significa que sea
legible
– La buena ortografía no hace legible el
texto
– El que parezca muy técnico no ayuda al
factor comunicación
– Sólo el redactor puede hacer que el
mensaje sea efectivo
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (9)

33. 33
El costo de la escritura obscura se
refleja en el tiempo invertido en:
– investigar y reunir información
– redactar
– capturar lo escrito
– hacer llegar el mensaje
– reproducir el mensaje
– leer, entender y decidir lo que el
mensaje quiere que hagamos
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (10)

34. 34
Etapa 5: Utilizar correctamente
el idioma (1)
Los problemas del idioma se
concentran en la utilización
incorrecta:
– del vocabulario
– de la ortografía
– de la puntuación
– de las abreviaturas

35. 35
Vocabulario
– Utilizar la palabra correcta que se
trata de decir
– No existe una regla simple para
asegurar que se utiliza la palabra
correcta
– Tener siempre en mente que el
lenguaje natural es ambiguo
Etapa 5: Utilizar correctamente
el idioma (2)

36. 36
Ortografía
– Si no se tiene la certeza de cómo se escribe una
palabra, es mejor verificarla
– Las verificaciones ortográficas por computadora no son
confiables
– Siempre es preciso buscar a alguna persona cuya
ortografía y gramática sean buenas
Etapa 5: Utilizar correctamente
el idioma (3)

37. 37
Puntuación
– Dos puntos: se utilizan para
señalar la siguiente parte del
texto, o para indicar una lista
completa (no se puede utilizar el
etcétera o el así sucesivamente)
– Punto y coma: Hace una pausa
mayor que una coma pero menor
que un punto, o divide una lista
que ya contiene comas
Etapa 5: Utilizar correctamente
el idioma (4)

38. 38
Puntuación (continuación)
– Guiones: Se utilizan si el diccionario
dice que la palabra lo lleva, o si el
significado pudiera ser poco claro
sin él
– Signos de admiración: Debe
utilizarse únicamente para
exclamaciones
– Mayúsculas: Sólo usarlas al principio
de las oraciones y de los nombres
propios. Difíciles de leer
Etapa 5: Utilizar correctamente
el idioma (5)

39. 39
Abreviaturas
– Es insultante para el lector no
tomarse la molestia de escribir la
palabra completa
– De ser posible, deben utilizarse
iniciales en lugar de títulos largos
• Utilizar el nombre completo o título la
primera vez que se menciona, seguido
a continuación de las iniciales entre
paréntesis
• Después, emplear las iniciales cada
vez
Etapa 5: Utilizar correctamente
el idioma (6)

40. 40
Etapa 6: Agregar los toques
finales (1)
Toque de diseño:
– Escribir el texto a doble espacio y dejar
márgenes bastante generosos
– Usar gran cantidad de encabezados y
sub-encabezados
– Numerar las secciones si se considera
que esto ayudará al lector
– Donde sea posible, utilizar listas en
lugar de texto continuo
– Mantener el diseño limpio y sencillo

41. 41
Toque de apéndices:
– Utilizarlos para cualquier
información suplementaria, a
fin de mantener breve el
cuerpo principal del proyecto
– En particular el listado del
código siempre se ubica en
un apéndice
Etapa 6: Agregar los toques
finales (2)

42. 42
 Toque de gráficas
– Para comparar
componentes, usar una
gráfica de pastel. Para
hacerlo con grupos de
componentes, usar dos
gráficas de barras al 100%
– Para comparar puntos, usar
una gráfica de barras
Etapa 6: Agregar los toques
finales (3)
– Para comparar una serie
con respecto al tiempo, usar
una gráfica de columnas o
líneas
– Para comparar la
distribución de frecuencias,
usar una gráfica de
columnas
– Para las correlaciones, se
deben emplear dos gráficas
contiguas de barras

43. 43
Toques adicionales
Se deben incluir todas las
características normales, como
título, fecha, nombre del
departamento y nombre del autor
Agregar listas de contenido de
figuras, ecuaciones, abreviaturas y
tablas
Agregar siempre un resumen,
excepto en los informes más breves
Etapa 6: Agregar los toques
finales (4)

44. 44
PRESENTACIONES EFECTIVAS
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS

45. 45
Láminas efectivas
Incluir solamente la información
necesaria
El contenido de la lámina debe ser
autoevidente
Evitar láminas con mucha información
Aplicar la regla fundamental: 7 palabras
por línea, 7 líneas por lámina

46. 46
Empleo de gráficas
Presentar información de manera
gráfica siempre que se pueda
El arte visual ilustra mejor un
punto
Preparar gráficas de buen tamaño
y en letras que sobresalgan
No tener más de dos gráficas por
lámina

47. 47
Utilidad de las gráficas,
diagramas y tablas
Muestran las relaciones, las
comparaciones y los cambios
No mostrar demasiado detalle en
las gráficas
Utilizar gráficas distintas para
propósitos diferentes
Los diagramas ayudan a mostrar
realidades

48. 48
Detalles generales
La vista del público siempre se dirige al
centro de la pantalla
Crear un balance visual en la lámina
No amontonar información
Dejar espacio suficiente entre líneas

49. 49
Detalles del fondo
Utilizar un fondo visual para las láminas
Estandarizar posiciones, colores y estilos
Incorporar un logotipo o distintivo en la plantilla

50. 50
Uso de colores
Limitar el uso de colores
Emplear colores que
contrasten
Tener cuidado con las
combinaciones
Un fondo obscuro con un
texto claro o viceversa
siempre son mejores

51. 51
Utilización del tipo de letra
(1)
El tamaño de letra habla de la
importancia del texto
El tamaño de letra debe ser entre
18 y 48 puntos
Tipos de letra ilegibles disminuyen
el impacto del mensaje
Utilizar tipos de letra que sean de
uso común (de fácil acceso)

52. 52
Las letras mayúsculas
son difíciles de leer
Evitar el uso de
abreviaciones
No omitir signos de
puntuación
Tener buena ortografía
Utilización del tipo de letra
(2)

53. 53
Uso de señaladores
Utilizar poco los señaladores láser
Guiar a la audiencia dentro de la lámina
Evitar leer la lámina al auditorio

54. 54
Creación de una
presentación efectiva
Planear la presentación cuidadosamente
Conocer la audiencia
Practicar la presentación
Hablar de forma clara y precisa
Hablar al auditorio
Disfrutar la presentación

55. 55
FUENTES DE INFORMACIÓN
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS

56. 56
¿Dónde obtener más
información?
Internet
Kristof, Ray and Amy Satran. Interctivity by
design with new media. Adobe Press, USA,
1995.
Multimedia, guía completa para el usuario de
los CD-ROM, la World Wide Web, la Realidad
Virtual, los Juegos 3D y las Autopistas de la
Información. Dorling Kindersley Limited,
Londres, 1996

57. 57
Bibliografía general de la
MSI (1)
Revistas
– Soluciones Avanzadas, Editorial Xview, México
Libros
– Curtis, G. Business Information Systems, Analysis,
Design and Practice. 3ª Edición, Addison-Wesley,
UK, 1996
– Laudon, C.K. and J.P. Laudon. Management
Information Systems. Prentice-Hall, USA, 1998.
– McLeod, R. Management Information Systems.
Prentice-Hall, USA, 1998.

58. 58
Bibliografía general de la
MSI (2)
Páginas WEB
– http://www.rspa.com/
– http://www.cetus-links.org/
– http://www.sei.cmu.edu/