Más contenido relacionado


Revisioned Wound Dressing Factory Project.pptx

  1. PROJECT MANAGEMENT Pectin Based Wound Dressing Production  Tolga Emirhan Şengül  Alperen Gülseven  Ahad Taş  Alperen Turan
  2. 2 Project name (what makes the project different from others?) Construction of a Factory for Producing Pectin Based Wound Dressings for “BioSync” in Antalya, Turkey Project categorization (what is the project type/kind?) 2 Year Factory Construction Project for a 10 year lifespan factory. Requires high capital investment. Background for implementation (why is the project implementation needed in the organization?) 1. The demand of wound dressings to aid in wound healing in trauma victims and psoriasis patients. 2. Utilization of excess orange rind byproduct from orange juice manufacturing facilities which are currently wasted as feed for animals. 3. Allowing for a competitive production line through the usage of Pectin instead of silver in competitor products which will allow non-hazardous production. Project objective (what will be the result of all project activities? what is achieved or created during the project?) Constructing a factory which will produce wound dressings by orange peel(as a natural source) and thus generate profits and better solutions for patients and for the local economy. Project results (what profit will the project generate in the organization?) A 2 year long revenue stream for the company. Environmentally conscious representation of the company to the general public. Making a name for our company in the public. Project product(s) (what will the Customer be provided with upon the project completion?) 1. A factory which will produce 1,1 billion wound dressings per year that are made to have higher aid in healing effects to patients compared to band-aids, bandages and other traditional medical aids. Define the project concept
  3. 3 *List key project roles by filling out the boxes. Define the project roles Project client Production Director for BioSync Company Project supervisor (if any) The role is performed by the Project Manager Project manager Quality Assurance Director Project investor (if any) DIMES
  4. 4 -a new enterprise that seems risky for investors, TIME The construction of the factory should take minimum 2 and maximum 3 years and be ready for operation (between March, 2025 – March 2026) Capital cost of 20+ machines and the construction costs Estimated labor effort - 283200 man-hours Construction of the factory and assisting systems until ready for operation Define constraints
  5. 5 List your project’s stakeholders by filling out the matrix. Define stakeholders’ requirements: part 1 • Foreign Customer • Regulating body • State Govarnence • Dimes Company Management • Provider of production machines- equipments • Cooperated constructors • Wound dressing adjacent businesses • Other Fruit Juice Producers WEAK INFLUENC E STRONG INFLUENCE High interest Low interest
  6. 6 *For those stakeholders in the upper right define their key requirements for the project. Stakeholder* Requirements for the project result 1. Dimes Company Management 1. Request reports on construction progress. 1.1 Question the conformity of the construction to the regulations. 1.2 Question the compliance of the factory with the production quality control conditions. 2. Provider of production machines- equipments 2.1 Provide transportation and installation of machines in accordance with the project schedule. 2.2 All the products must supply needs of factory. 2.3 The implementation of production chain must comply international standards. 3. Cooperated Constructors 3.1 The cooperation should be carried out in accordance with the project schedule. 3.2 Had the capacity that capable of tolerating the delay in the schedule. Define stakeholders’ requirements: part 2
  7. 7 Define works* 1. Define Project 1.1 Hold specification meetings 1.1.1 Project drawing 1.1.2 Scheme of the factory construction and the planning of the auxiliary systems 1.2 Develop PM deliverables; 1.2.1 Elements check-list 1.2.2 Project plan & Generic cost plan 1.2.3 Submit end stage report 2. Legal and Regulatory 2.1 Licensing 2.2 Goverment Permits 2.2.1 Application 2.2.2 Acceptance Criteria and Issuance of License 3. Labor agreement 3.1 Agreement with a company 3.2 Collective Bargaining with the company 3.3 Agreement Finalization 4. Construction 4.1 The dig site has been properly leveled and foundation has been laid 4.2 Construction of the main raw material processing unit has been completed. 4.3 Construction and fittings of all the production units have been finalized. 4.4 Preliminary testing of the factory auxiliary systems and production line has finished successfully. 4.5 The final quality assurance checks, drawing conclusion, closure of the contract Development and implementation steps of a factory construction project *Add work breakdown structure to at least the 2nd level of detail.
  8. 8 List key (important for upper-level control) project milestones Plan project time limits № Milestone description Date 1 Scheme of the factory construction has been prepared and the planning of the auxiliary systems have been proposed. 22.03.2023 2 The dig site has been properly leveled and foundation has been laid 20.08.2023 3 Construction of the main raw material processing unit has been completed. 04.01.2024 4 Construction and fittings of all the production units have been finalized. 21.08.2024 5 Preliminary testing of the factory auxiliary systems and production line has finished successfully. 12.12.2024 6 The final quality assurance checks are done and all the requirements have been completed as per contract. 22.03.2025
  9. 9 WBS elements Project roles Tolga Gulseven Ahad Turan 1. Define Project 1.1 Hold specification meetings R A I C 1.2 Develop PM deliverables; A R C 2. Legal and Regulatory 2.1 Licensing I A R 2.2 Goverment Permits I I A R 3. Labor Agreement 3.1 Agreement with a company I R I A 3.2 Collective Bargaining S A 3.3 Agreement Finalization I A 4. Construction 4.1 The dig site has been properly leveled and foundation has been laid R A I S 4.2 Construction of the main raw material processing unit has been completed. S A 4.3 Construction and fittings of all the production units have been finalized. I A R S 4.4 Preliminary testing of the factory auxiliary systems and production line has finished successfully. I A S S 4.5 The final quality assurance checks, drawing conclusion, closure of the I A A A *Develop a responsibility distribution matrix for your project. Define project team
  10. 10 # Description Impact Probability Internal risks 1 Diversification of needs analysis requirements 4 3 2 Inability to establish a productive environment for employees, and the possibility of lack of concentration 2 3 3 Investors losing of their interest in the project and withdrawal from the investment 5 2 4 Confusions and dilemmas about the future of the project among opinion partners 4 3 5 Changing of project team members due to illness, resignation, private or institutional reason and so on. 3 1 External risks 6 Glitches in singular manuality implementation 3 3 7 Failing to receive approval by from the Ministry of Health and relevant authorities 3 1 8 Other companies launching a smear campaign about us 3 3 9 Decreased or lost interest of media providers in market 4 2 10 The loss of interest of the customer in the first place and a noticeable decrease in the interest in the market in the later stages, resulting in a decrease in sales. 5 2 Define project risks: part 1
  11. 11 Description Magnitude* Strategy Prevention plan Responsible In the first and later stages, the customer's interest cannot be attracted and the interest in the product decreases and sales cannot be made. 11 Mitigation 1. Conducting face-to-face preliminary meetings and explaining the necessity of changes to suppliers in detail. 2. Submitting a preliminary draft of guidelines for review, receiving and answering any questions in mind. 3. Clear statement of personal responsibilities with due dates. Tolga Emirhan Şengül Alperen Gülseven Investors lose interest and abandon investment 10 Mitigation 1. The importance of applying additional control points. 2. Guidance that encourages the team with knowledge and spirit. 3. Personal liability with due dates. Ahad Taş Dilemmas between opinion partners about the future of the project 9 Mitigation 1. Send a manual draft for review, receive questions on its application. 2. Make sure suppliers do not have negative comments before the official internal enactment Alperen Turan Define project risks: part 2

Notas del editor

  1. Название проекта – должно отличать данный проект от других и давать верхнеуровневое понимание о сути проекта. Хороший пример: «Внедрение типового процесса разработки изделия ХХХ на предприятии YYY», «Разработка и реализация программы по целевой подготовке кадров для стажировки и работы в международных организациях по ядерной энергии» Плохой пример: « Улучшение работы», «Создание нового механизма» Классификация проекта: Проект по улучшениям / проект изменений / проект оптимизации бизнес-процессов Требует / не требует Консолидированного Инвестиционного Ресурса (КИР) Доходный / затратный Предпосылки реализации – описание проблемы или возможности, которую мы хотим решить, выполняя этот проект. Предпосылками также могут быть приказы, изменения законодательства, заключенные договора и т.п. Предпосылки должны быть описаны нормальными, полными предложениями, так, чтобы это было понятно ничего не знающим о проекте людям. Цель проекта – краткое описание того, чего вы будете достигать в рамках проекта. Это то, что вы будете в рамках проекта создавать. Фактически, цель проекта – в создании неких продуктов проекта. Попробуйте описать их емко, в 1-2 предложения. Цель проекта должна быть простой, но конкретной, измеримой, достижимой и связанной с предпосылками проекта. В самом конце проекта для принятия решения о его закрытии, смотрят в первую очередь на описание Цели проекта и сравнивают с реальностью, чтобы понять – успешен проект или нет. Хорошие примеры: «Обеспечение разработчиков специализированной аппаратуры в пределах кооперации предприятий номенклатурой изделий электронной компонентной базы, разрешенных к применению.» «Разработка норм продолжительности проектирования объектов, в том числе объектов использования атомной энергии.» «Создание инструментария, необходимого для подтверждения соответствия РАО Ленинградской АЭС критериям приемлемости по радиационному фактору для передачи на захоронение» «Создание образцового участка ПСР на предприятии ХХХ» «Внедрение системы электронного документооборота на базе EMC Documentum в организации YYY» Плохие примеры: «Улучшение качества работы отдела» «100 миллионов рублей» Результаты проекта – краткое описание того, какие выгоды получит организация после того, как проект будет выполнен. Должно вытекать из Предпосылок проекта. Крайне желательно, чтобы результаты проекта были количественно оценены. Хорошие примеры: Снижение себестоимости изделий ХХХ на 20% (для проекта по оптимизации работ в цеху) Повышение выручки предприятия на 2% (для проекта по реорганизации службы продаж) Сокращение срока согласования договоров в 2 раза (для проекта изменения бизнес-процесса в договорном отделе) Положительное решение органа по сертификации о выдаче сертификатов соответствия требованиям международных стандартов ISO 14001:2015 и OHSAS 18001:2007 (для проекта по изменению системы менеджмента качества) Снижение среднего времени допуска бригады по наряду-допуску на 20% (для проекта оптимизации процесса допуска бригад к работам) 100 млн. рублей в год от продажи нового оборудования на открытом рынке (для проекта по созданию нового оборудования) Плохие примеры: Сформирован приказ по ГК Росатом Процесс согласования договоров протекает по-новому Продукты проекта – изделия, документация, процессы или любые другие результаты работ в проекте, которые будут переданы Заказчику. Создание и передача Заказчику всех необходимых продуктов проекта, фактически, и есть Цель любого проекта. Продукты проекта – это то, что в будущем, после закрытия проекта, обеспечит для организации получение Результатов проекта. Хорошие примеры: Разработаны и внедрены унифицированные формы расчета количественного влияния рисков на исполнение бюджетных показателей Проведено обучение сотрудников подразделения ХХХ новому процессу согласования договоров Аттестованная методика контроля радиоактивных отходов Ленинградской АЭС на основе методологии радионуклидного вектора Модуль программы 1С Форма настроен в соответствии с ТЗ Приказ по ГК Росатом об утверждении программы целевой подготовки кадров на предприятии ХХХ. Не нужно путать Продукты и Результаты проекта. Продукты – это то, что мы получаем в ходе выполнения работ проекта. Результаты – то, что мы получаем после того, как проект уже закрыт, когда проявляется польза от созданных Продуктов.
  2. Содержание проекта: описание того, что входит в «рамки проекта». Краткий верхнеуровневый перечень работ, ограничивающих проект. Перечисление того, что мы будем в проекте делать. Отдельно можно показать, что мы в проекте делать не будем (но этого могут от нас ожидать). Хороший пример (для проекта по передаче лучших практик делопроизводства из ГК Росатом на отдельное предприятие): В рамках проекта: Создание методических рекомендаций и пакета шаблонов по процессам делопроизводства и передача их на предприятие ХХХ Обучение сотрудников предприятия ХХХ лучшим практикам ГК Выборочная аттестация сотрудников предприятия ХХХ Вне рамок проекта: Изменение бизнес-процессов предприятия ХХХ на основе данных рекомендаций Стоимость – планируемый суммарные затраты на проект в рублях. В случае, если проект выполняется без реальных затрат – укажите ориентировочные общие планируемые трудозатраты всех участников проекта в человекочасах. Сроки – укажите общую длительность проекта или (если известно) плановый срок его окончания.
  3. Необходимо описать требования и пожелания конкретных людей к продуктам или результатам проекта, а также к тому, как проект должен проходить и управляться. Требования должны быть описаны полными предложениями, понятными стороннему читателю. Хорошие примеры: Изменение бизнес-процесса не должно требовать внедрения дополнительных информационных систем. Работы по пусконаладке нового оборудования должны проводиться в нерабочее время. Новый бизнес-процесс должен быть описан в формате .doc и выложен на общедоступный сетевой ресурс. Проект должен завершиться до 31.12.2019 г. Для доступа на АЭС должны быть обустроены 4 КПП, выкрашенных в красный цвет. Обучение новым технологиям должно быть проведено для всех сотрудников производственного блока В пособии с нормами продолжительности проектирования объекта строительства должно быть отражено: методика определения норм; требования к рабочему месту; программное обеспечение; описание и порядок выполнения работы
  4. Здесь должна быть нарисована Структура декомпозиции работ (СДР). ЭТОТ СЛАЙД ЯВЛЯЕТСЯ ОСНОВОЙ ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОТ НА ДАЛЬНЕЙШИХ СЛАЙДАХ Это «дерево», где на верхнем уровне расположено название проекта, на следующем уровне – крупные логические блоки работ, на более нижних – разбиение крупных блоков на более мелкие. В сумме все блоки должны описывать все работы проекта, необходимые для достижения его цели. ПРОЕКТ | _____________________________ |_______________________________ | | | Крупный блок работ Крупный блок работ Крупный блок работ или фаза проекта 1 или фаза проекта 2 или фаза проекта N | | | |---Блок работ 1.1 |---Блок работ 2.1 |---Блок работ N.1 |---Блок работ 1.2 |---Блок работ 2.2 |---Блок работ N.2 |---Блок работ 1.N |---Блок работ 2.N |---Блок работ N.N Блоки работ должны иметь только одного предшественника. «Дерево», а не «сеть». Не пишем длительности, ответственных, бюджет и т.п. Задача этой схемы – перечислить все работы проекта (хотя бы вехнеуровнево) и ничего не забыть!. Декомпозировать проект на крупные блоки работ можно разными подходами, как правило, используются следующие: По жизненному циклу проекта. Например: «Планирование», «Реализация», «Тестирование», «Закрытие» По продуктам проеСлайд.7ундамент», «Коробка», «Крыша», «Черновая отделка», «Чистовая отделка». Выбор, как декомпозировать – за вами. Главное, чтобы было удобно использовать и не забыть все необходимые блоки работ.
  5. Вехой в проекте является момент завершения крупного блока работ по проекту. Возьмите такие вехи из вашей СДР (слайд 7) и укажите плановые даты их достижения.
  6. Матрица распределения ответственности дает представление членам рабочей команды о том, какова их роль в тех или иных работах проекта. По вертикали, в колонке «Элементы СДР» укажите блоки нижнего уровня вашей СДР (слайд 7) В колонках «Роли в проекте» укажите либо конкретные фамилии исполнителей, либо роли (там где исполнитель еще не известен). Роль должна быть описана достаточно, чтобы можно было понять требования к квалификации этого исполнителя. Не пишите просто «Исполнитель» или «Сотрудник». Хороший пример: «Бизнес-аналитик», «Программист», «Начальник цеха», «Руководитель финансового отдела» На пересечении работ и ролей по каждой работе проставьте соответствующие буквы (по международной классификации) или цифры (по классификации Росатома), обозначающие действия исполнителей в задачах. Каждый член команды может исполнять одну или несколько ролей в задаче – в одну клеточку можно ставить несколько букв/цифр. R ( Responsible, или цифра 1) – исполнитель задачи. Тот, кто добивается результата по поставленной задаче. По каждой задаче должен быть, их может быть несколько на задачу. A (Accountable, или цифра 5) – подтверждающий и отвечающий за то, что задача выполнена корректно и принесла требуемый результат. По каждой задаче должен быть и может быть только один! Может быть совмещен с R, когда человек выполняет работу и сам подтверждает, что ее результат корректен, поскольку является экспертом. С (Consult, или цифра 3) – привлекаемый для консультаций. Зачастую, промежуточно согласовывающий результат работы в какой-то области. Например, при написании ТЗ на разработку для проверки корректности написания главы про информационную безопасность может привлекаться руководитель отдела по ИБ. I (Informed, или цифра 4) – информируемый о выполнении задачи. Тот, кому передается результат работы для дальнейших действий или информация о завершении работы. Должен быть по каждой задаче. S (Support, или цифра 2) – оказывает помощь в выполнении задачи.
  7. Хорошее описание риска выглядит так: «Описание события, которое может случится» приведет к «влияние на параметры проекта». Например: Изменение требований к продукту и последующие доработки на этапе сдачи заказчику приведут к увеличению сроков проекта Изменение цены на изделие ХХХ вследствие роста курса доллара может привести к превышению выделенного бюджета проекта. Увольнение Заказчика может привести к отмене проекта. Основой для анализа рисков может служить как описание проекта в общем, так и перечень работ, указанных на слайде 7. Посмотрите внимательно на каждую работу в СДР и по каждой найдите риск – что может пойти не так при выполнении именно этой задачи и к чему это приведет? Влияние и вероятность оценивайте по 5-балльной шкале, где 1 – малая вероятность или влияние на проект, 5 – самая большая вероятность или влияние на проект.
  8. Описание риска берите со слайда 10. Величина риска – произведение вероятности риска на его влияние. Стратегия – типовая стратегия влияния на риски. Сначала продумайте, как вы будете реагировать на риск, какие действия будете совершать. Запишите эти действия в «План по предотвращению риска». После этого определите, к какой типовой стратегии принадлежат эти действия. Стратегии: Снижение – уменьшение вероятности наступления риска или его влияния на проект. Пример: риск недостаточной квалификации аналитика, пишущего ТЗ приведет к увеличению сроков проекта из-за переделок на этапе реализации. План реагирования: предварительное обучение сотрудника основам бизнес-анализа. Уклонение – устранение возможности наступления риска. Пример риска: отсутствие опыта при использовании новой технологии производства работ может привести к срыву сроков монтажа оборудования. План реагирования: используем старую, проверенную технологию производства работ. Передача – перекладывание эффекта от наступления последствий риска на третью сторону. Самый распространенный пример – страховка. Пример риска: повреждение оборудования при транспортировке может привести к увеличению бюджета проекта из-за необходимости повторного заказа оборудования. План реагирования: страховка груза в транспортной компании. *Важно понимать, что одно и то же рисковое событие может иметь разные последствия (порой – одновременно). Сравните: Повреждение оборудования при транспортировке может привести к увеличению бюджета из-за необходимости повторного заказа оборудования Повреждение оборудования при транспортировке может привести к увеличению сроков работ по монтажу из-за необходимости повторного заказа и доставки оборудования Для первого риска мы можем применить стратегию Передачи – страховку. Но для второго риска нам нужно придумать что-то еще. Что нужно сделать, чтобы не сорвать сроки? Принятие – мы не планируем что-то делать ДО того, как риск наступил и будем надеяться, что он не наступит. Есть два вида принятия: активное и пассивное. Активное – когда мы спланировали, что мы будем делать ПОСЛЕ того, как риск все-таки случится. Пассивное – когда мы ничего не планируем и надеемся, что что-нибудь придумаем. В случае, если вы выбираете стратегию Принятие для вашего риска, оно должно быть только Активным. Напишите в колонке «План…» – что вы будете делать, если риск произойдет.