Sistema de Información Social<br />Gestión de Información Interna<br />
Perfil Secretario de Comité  – Listado de Actas<br />Perfil Secretario de Comité<br />Listado de Actas<br />
Perfil Secretario de Comité  – Listado de Actas<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br />El Sistema d...
Perfil Secretario de Comité  – Listado de Actas<br />Página Principal<br />Sistema de Información Social<br />Listado de A...
Para ello  debe ingresar el usuario y la contraseña que se le halla asignado.
El sistema se encarga de validar que los datos ingresados sean los correctos, si esto no es así, le mostrará  el mensaje  ...
Inmediatamente se desplegarán varias opciones, entre ellas Listado de Actas, por favor de un clic sobre esta opción</li></...
 Iniciamos con Verificación del Quórum, de clic sobre esta opción.
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 De igual manera puede hacer las anotaciones que considere necesarias en el cuadro de Anotación.
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Si  no está la cantidad de asistentes necesarios  el sistema  mostrar varias opciones:
Aplazar el acta, seleccionando una nueva fecha y hora; si elige esta opción debe dar clic en el botón Guardar Nueva Fecha.
También puede Regresar a la Verificación del Quórum para realizar nuevamente el proceso</li></li></ul><li>Perfil Secretari...
Si  no está la cantidad de asistentes necesarios  el sistema  mostrar varias opciones:
Aplazar el acta, seleccionando una nueva fecha y hora; si elige esta opción debe dar clic en el botón Guardar Nueva Fecha.
También puede Regresar a la Verificación del Quórum para realizar nuevamente el proceso</li></li></ul><li>Perfil Secretari...
 De clic en la opción AQUÍ  para continuar con el desarrollo del Orden del día.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Com...
 Nombre del Acta
 Fecha del Acta
 Los asistentes deben realizar el proceso de votación por medio de la cual se aprobará o rechazará el acta, de igual maner...
También es deben escribir donde quedará físicamente archivada el acta.
Para finalizar el proceso de clic en el botón Guardar </li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité  – Listado de Actas<b...
 Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité  – ...
 Para ello de clic en la opción de lectura y aprobación.  </li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité  – Listado de Act...
 Si existe alguna solicitud previamente ingresada para solicitud esta aparecerá  para ser aprobada.
 Sin embargo se puede ingresar una nueva solicitad durante este proceso.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité  – ...
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Para ingresar una nueva solicitud seleccione el tipo de solicitud, después ingrese las observaciones, si es necesario adju...
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 Después de tener la solicitud o la lista de solicitudes de clic sobre la que se va ha aprobar.  El sistema mostrará un fo...
 En estado existen varias opciones que son:
 Registro en el Sistema
 Aprobada en Comité
 Rechazada en Comité
Enviada a Junta Directiva.
Aplazada para este comité.
Para este ejemplo seleccionaremos Aprobada en comité.
Para finalizar de clic en el botón Guardar de este subformulario y nuevamente clic en el botón Guardar del formulario prin...
 Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité  – ...
Para  Ingresar una actividad de clic en la opción Ingresar Nueva Actividad.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité ...
 Para ingresar una actividad se debe seguir dos paso, el primero es el registro de actividad.
Para ello diligencie cada uno de los campos.
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Sesion De Actas

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Sesion De Actas

  1. 1. Sistema de Información Social<br />Gestión de Información Interna<br />
  2. 2. Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Perfil Secretario de Comité<br />Listado de Actas<br />
  3. 3. Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br />El Sistema de Información Social SISWEB ha sido desarrollado con el propósito de gestionar información interna, administrar documentos y manejar las solicitudes de cada uno de los comités que se manejan en la entidad, y así propender por la mejora y optimización de sus procesos y procedimientos internos, con el fin de prestar un mejor servicio a todos sus asociados. <br />El Modulo de Actas le permite al perfil secretario de Comité la creación de actas y tener acceso al listado de actas.<br />A continuación se explica paso a pasoel proceso para Listar Actas.<br />
  4. 4. Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Página Principal<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Para poder ingresar al sistema de información social es necesario que se logué.
  5. 5. Para ello debe ingresar el usuario y la contraseña que se le halla asignado.
  6. 6. El sistema se encarga de validar que los datos ingresados sean los correctos, si esto no es así, le mostrará el mensaje de usuario no valido</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Menú Principal<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Una vez, ingrese al sistema, debe elegir la opción Actas.
  7. 7. Inmediatamente se desplegarán varias opciones, entre ellas Listado de Actas, por favor de un clic sobre esta opción</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Menú Principal<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Para obtener el listado de las actas debe elegir el año y el mes. </li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Menú Principal<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Cuando el sistema arroje este listado de clic sobre el código del acta.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Verificación del Quórum<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Para este ejemplo vamos a desarrollar cada una de las actividades del orden del día.
  8. 8. Iniciamos con Verificación del Quórum, de clic sobre esta opción.
  9. 9. Podrá notar que es la única que se encuentra en un color diferente esto indica que solo podrá hacer la revisión de las demás actividades una vez halla verificado el quórum</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Verificación del Quórum<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Para la verificación del Quórum debe seleccionar a los asistentes , para ello basta con que cheque el cuadrito que antepone cada nombre.
  10. 10. De igual manera puede hacer las anotaciones que considere necesarias en el cuadro de Anotación.
  11. 11. Después de tener la asistencia de clic en el botón Guardar y Cargar Orden del Día</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Verificación del Quórum<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Después de guardar y cargar el orden del día el sistema verificará que la cantidad de asistentes sean suficientes para realizar el comité.
  12. 12. Si no está la cantidad de asistentes necesarios el sistema mostrar varias opciones:
  13. 13. Aplazar el acta, seleccionando una nueva fecha y hora; si elige esta opción debe dar clic en el botón Guardar Nueva Fecha.
  14. 14. También puede Regresar a la Verificación del Quórum para realizar nuevamente el proceso</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Verificación del Quórum<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Después de guardar y cargar el orden del día el sistema verificará que la cantidad de asistentes sean suficientes para realizar el comité.
  15. 15. Si no está la cantidad de asistentes necesarios el sistema mostrar varias opciones:
  16. 16. Aplazar el acta, seleccionando una nueva fecha y hora; si elige esta opción debe dar clic en el botón Guardar Nueva Fecha.
  17. 17. También puede Regresar a la Verificación del Quórum para realizar nuevamente el proceso</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Acta Anterior<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> La siguiente actividad del orden del día es la lectura y aprobación del acta anterior para ello de clic en esta opción.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura y Aprobación de Acta<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> El sistema valida que exista un acta anterior para ser aprobada, si no es así mostrará el siguiente mensaje.
  18. 18. De clic en la opción AQUÍ para continuar con el desarrollo del Orden del día.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura y Aprobación de Acta Anterior<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Si el sistema valida que existe un acta anterior para ser aprobada, mostrará los siguientes datos:
  19. 19. Nombre del Acta
  20. 20. Fecha del Acta
  21. 21. Los asistentes deben realizar el proceso de votación por medio de la cual se aprobará o rechazará el acta, de igual manera pueden escribir las anotaciones (si es necesario).
  22. 22. También es deben escribir donde quedará físicamente archivada el acta.
  23. 23. Para finalizar el proceso de clic en el botón Guardar </li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Procesando<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Después de guardar los datos del acta anterior y su calificación el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta procesando la información relacionada con el acta anterior
  24. 24. Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura y Aprobación de Solicitudes<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> La siguiente actividad del orden del día es la lectura y aprobación de solicitudes.
  25. 25. Para ello de clic en la opción de lectura y aprobación. </li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura y Aprobación de Solicitudes<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Ingresar Solicitud
  26. 26. Si existe alguna solicitud previamente ingresada para solicitud esta aparecerá para ser aprobada.
  27. 27. Sin embargo se puede ingresar una nueva solicitad durante este proceso.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura y Aprobación de Solicitudes<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Ingresar Solicitud
  28. 28. Para ingresar una nueva solicitud digite la cédula del asociado. El sistema se encarga de validar que esta si exista, si no es así le mostrar un mensaje.
  29. 29. Si el asociado existe entonces el sistema mostrará un botón de Siguiente, de clic sobre él.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura y Aprobación de Solicitudes<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Ingresar Solicitud
  30. 30. Para ingresar una nueva solicitud seleccione el tipo de solicitud, después ingrese las observaciones, si es necesario adjunte el archivo que desea enviar y finalmente de clic en el botón Guardar.
  31. 31. Una vez almacenada la solicitud el sistema le mostrará un mensaje donde le indica el registro correcto de la solicitud. De clic en la opción de Regresar a Solicitudes</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura y Aprobación de Solicitudes<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> El Sistema le permitirá ingresar cuantas solicitudes desee sean aprobadas por el comité.
  32. 32. Después de tener la solicitud o la lista de solicitudes de clic sobre la que se va ha aprobar. El sistema mostrará un formulario con la información básica de la solicitud y un espacio para ser diligenciado para su aprobación. </li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura y Aprobación de Solicitudes<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> El comité debe diligenciar los campos de Monto a aprobar, Observaciones y Estado.
  33. 33. En estado existen varias opciones que son:
  34. 34. Registro en el Sistema
  35. 35. Aprobada en Comité
  36. 36. Rechazada en Comité
  37. 37. Enviada a Junta Directiva.
  38. 38. Aplazada para este comité.
  39. 39. Para este ejemplo seleccionaremos Aprobada en comité.
  40. 40. Para finalizar de clic en el botón Guardar de este subformulario y nuevamente clic en el botón Guardar del formulario principal</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Procesando<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Después de guardar las respuestas de las solicitudes el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta procesando la información.
  41. 41. Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Actividades<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>El siguiente punto en el orden del día es la lectura y aprobación de actividades para ello de clic sobre esta opción </li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura y Aprobación de Actividades<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Si existe una actividad el sistema la mostrará para que sea aprobada por el comité, si no existe ninguna actividad se puede ingresar cuantas sean necesarias durante la realización de la reunión.
  42. 42. Para Ingresar una actividad de clic en la opción Ingresar Nueva Actividad.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura y Aprobación de Actividades<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Ingresar Nueva Actividad
  43. 43. Para ingresar una actividad se debe seguir dos paso, el primero es el registro de actividad.
  44. 44. Para ello diligencie cada uno de los campos.
  45. 45. El sistema le permite crear los tipos de actividad por si las que están en la lista no se ajustan a la actividad que realizará , si desea crear un tipo de actividad de clic en la opción AQUÍ. Cree el tipo de actividad y guárdelo.
  46. 46. Después de tener los campos diligenciados de clic en el botón Guardar.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura y Aprobación de Actividades<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Ingresar Nueva Actividad
  47. 47. El segundo paso para el ingreso de la actividad es el Registro de la Empresa, de igual manera debe diligenciar los campos. Si la empresa que realizará la actividad no existe puede crearla dando clic en la opción AQUÍ. Cree la empresa y guárdela.
  48. 48. Después de que tenga los datos de la empresa de clic en el botón Guardar Empresa, Puede incluir cuantas empresas considere convenientes para el evento.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura y Aprobación de Actividades<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Eliminar Actividad
  49. 49. Si después de ingresar las empresas desea eliminar alguna debe dar clic en el icono representado por una X. El sistema le mostrará un mensaje en el cual solicita la confirmación para eliminar la empresa, así que de clic en el botón Aceptar.
  50. 50. Para finalizar el proceso de ingreso de actividad de clic en la opción Finalizar</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura y Aprobación de Actividades<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Para la aprobación de una actividad debe dar clic sobre ella.
  51. 51. El sistema le mostrará un formulario en el cual el comité deberá seleccionar un estado. Entre las opciones están:
  52. 52. Registro en el Sistema
  53. 53. Aprobada en Comité
  54. 54. Rechazada en Comité
  55. 55. Enviada a Junta Directiva
  56. 56. Aplazada para este Comité
  57. 57. Cuando seleccione el estado de clic en el botón Guardar.
  58. 58. Después de guardar el estado el sistema regresara al listado de actividades, para terminar el proceso de clic en el botón Guardar</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Procesando<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Después de guardar la aprobación de las actividades el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta procesando la información.
  59. 59. Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura de Correspondencia<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Para la revisión de la correspondencia enviada a este comité debe dar clic en la opción Lectura de Correspondencia que se encuentra en el orden del día</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura de Correspondencia<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> El sistema muestra al comité la correspondencia que tiene, de igual manera permite que se pueda ingresar nueva Correspondencia.
  60. 60. Para ingreso de la correspondencia de clic en la opción Ingresar Nueva Correspondencia</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura de Correspondencia<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Ingresar Nueva Correspondencia
  61. 61. Para ingresar una nueva correspondencia es necesario que diligencie todos los campos solicitados
  62. 62. Una vez tenga los datos completos de clic en el botón Guardar</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura de Correspondencia<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Procesando
  63. 63. Después de guardar la correspondencia el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta almacenando la información relacionada con la correspondencia
  64. 64. Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Lectura de Correspondencia<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li> Para hacer la revisión de la correspondencia de clic sobre el asunto.
  65. 65. Después el sistema mostrará otro formulario donde es necesario se de respuesta a la correspondencia y se seleccione un estado. Los estados son:
  66. 66. Ingresado
  67. 67. Leído en Comité
  68. 68. Aprobado en Comité
  69. 69. Enviado a Junta Directiva
  70. 70. Aplazada para el sgte comité.
  71. 71. Para concluir la lectura de correspondencia de clic en el botón Guardar.
  72. 72. Cuando este leída toda la correspondencia de clic en el botón guardar.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Procesando<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Después de realizar la lectura de la correspondencia el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta procesando la información relacionada con esta actividad
  73. 73. Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Proposiciones y Varios<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Como último punto del Orden del Día esta proposiciones y varios, de clic sobre ella para ingresar las proposiciones.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Proposiciones y Varios<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Si al momento de ingresar no hay ninguna proposición el sistema le da la posibilidad de ingresar una.
  74. 74. Para ello debe dar clic en la opción Ingresar Proposición.
  75. 75. El sistema le mostrará un formulario para que ingrese la proposición, estos campos son el nombre del asociado y la propuesta que realizará.
  76. 76. Después debe dar clic en el botón Guardar</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Proposiciones y Varios<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Para aprobar la proposición es necesario que de clic sobre la propuesta.
  77. 77. La proposición se le debe dar una respuesta y asignarle un estado.
  78. 78. Para finalizar debe dar clic en el botón Guardar.
  79. 79. Cuando estén revisadas todas las proposiciones del formulario principal de clic en el botón Guardar </li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Procesando<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Después de revisar las proposiciones y varios el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta procesando la información.
  80. 80. Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Guardar Acta<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Para finalizar con el diligenciamiento del acta una vez se ha revisado cada uno de los puntos del orden del día de clic en el botón Guardar Acta</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Diligenciamiento de Acta<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>El sistema le solicitara elegir si guarda y aprueba el acta actual.
  81. 81. De clic en el botón SI</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Aprobación del Acta<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Una vez se ha guardado el acta se procede a la votación por parte de los asistentes , de igual manera se pueden ingresar las observaciones o anotaciones que considere necesarias. El sistema también solicita escribir la ubicación física donde se guardará el acta.
  82. 82. Después de tener diligenciados los campos de la aprobación del acta de la sesión actual de clic en el botón Guardar</li></li></ul><li>Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas<br />Procesando<br />Sistema de Información Social<br />Listado de Actas<br /><ul><li>Después de guardar al acta con su votación el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta procesando la información.
  83. 83. Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.</li></li></ul><li>Alsus IT Group S.A. – Contacto<br />Alsus IT Group S.A.<br />Contacto<br />Ed. Torre Plaza 62 Of 801<br />+57 (6) 885 96 49<br />www.alsusitgroup.com<br />contacto@alsusitgroup.com<br />www.sisweb.com.co<br />

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