Managerial skill for supervisory : Coaching and motivation

1. MANAGERIAL SKILL
PROGRAM
MODUL 5 : PEMBINAAN DAN MOTIVASI

2. Memberikan saran, bantuan, bimbingan dan umpan
balik kepada orang lain untuk mendorong dan
memberikan inspirasi untuk perkembangan kompetensi
yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertumbuhan
karir dalam jangka panjang
Pembinaan
Konseling
Motivasi
• Merupakan salah satu dari sejumlah
metode dan pendekatan,yang dapat
digunakan atasan untuk
mengembangkan anak buahnya
• Memotivasi merupakan tindakan
untuk mendorong anggota tim
untuk melakukan sesuatu

3. • Proses membantu seseorang mencapai potensi mereka dan
membuat mereka mengeluarkan kemampuan terbaiknya,
biasanya dalam konteks pekerjaan, dalam bahasa Indonesia ‘
MEMBINA’
• Counseling adalah proses pemberian dukungan oleh manajer
untuk membantu seorang karyawan mengatasi masalah
pribadi di tempat kerja atau masalah yang muncul akibat
perubahan organisasi yang berdampak pada prestasi kerja.
Dalam bahasa Indonesia dapat diterjemahkan sebagai
‘MEMBIMBING’
PEMBINAAN - KOSELING

4. SEORANG COACH ATAU COUNSELOR YANG BERHASIL
“MENDENGARKAN LEBIH
BANYAK DARIPADA BERBICARA

5. YANG HARUS ANDA BINA
Staf baru
Staf saat ini
Staf Tak Berpengalaman
Staf Berpengalaman

6. Pentingnya Coaching dalam bisnis
• Saat kinerja perusahaan/pekerja turun
• Saat rencana ekspansi
• Saat kompetisi di pasar meningkat
• Tuntutan terhadap capaian kinerja perusahaan meningkat
6

7. Esensi Coaching / Counseling
• Mengenalkan tugas/kondisi kerja
• Melatih dan mengembangkan
• Membantu memecahkan masalah kerja
• Membantu mengatasi masalah kerja
Perilaku yang
diharapkan
Perilaku yang
tidak diharapkan
7

8. KINERJA YANG SANGAT BAIK
• COACHING
Masalah prestasi atau
sikap kerja
• COUNSELING
Masalah prestasi atau
sikap kerja
Masalah Pengetahuan,
Ketrampilan dan Tanggung
Jawab terhadap pekerjaan
Masalah pribadi karyawan
8

9. DISKUSI KELOMPOK
APA INDIKASI ADANYA
MASALAH MASALAH KINERJA

10. COACHING
Proses pengarahan yang
dilakukan oleh seorang atasan
untuk memperkenalkan tugas
dan kondisi kerja kepada
bawahan , melatih dan
mengembangkan kemampuannya,
serta membantu bawahan untuk
mengatasi hambatan-hambatan
dalam mencapai prestasi kerja
yang optimal
COUNSELING
Suatu proses yang dilakukan oleh
seorang atasan untuk
membantu
bawahannya
memecahkan masalah
– masalah pribadi yang
dapat mempengaruhi prestasi
kerjanya
10
KINERJA YANG SANGAT BAIK

11. Anda tidak dapat menumbuhkan bibit, tapi Anda dapat
menyiapkan lingkungan yang sesuai agar mereka dapat tumbuh
sesuai dengan potensi mereka .
DASAR DARI SEGALA MOTIVASI ADALAH HARAPAN

12. Tujuan dari pembinaan yang baik bukan hanya untuk membantu karyawan
mencapai tujuan tertentu saja. Tetapi tujuan lainnya juga adalah
kerberhasilan karyawan, akan berdampak pada tumbuhnya rasa percaya diri,
mengarah kepada peningkatan kinerja yang lebih tingggi dan meningkatnya
produktivitas dalam semua tugas

13. • Perubahan situasi
• Pelepasan emosi dan
pengurangan ketegangan
• Pencerahan (insight)
• Sosialisasi
• Belajar kembali (Re-learning)
Hasil Coaching & Counseling
13

14. Agar proses coaching bisa berjalan baik
• Mulai dengan komitmen – manajemen, manajemen SDM,
manajemen lini  semua orang
• Ciptakan kebutuhan bersama
• Program komunikasi dan sosialisasi
• Tuangkan dalam nilai perusahaan
• Tuangkan dalam KPI (Indikator Kinerja) tiap pimpinan unit
• Beri contoh dan teladan
• Latih terus menerus
14

15. Elemen dari sesi coaching yang baik
Tetapkan
tujuan
Tetapkan
aturan main
Tetap fokus
Bangun dialog
Bicara yang
jelas
Diskusikan
satu isu
spesifik
15

16. Bangun dialog
Bicara yang
jelas
Diskusikan satu
isu spesifik
Elemen dari sesi coaching yang baik
16
• Jangan mendominasi
pembicaraan
• Kalau coachingnya
efektif, maka
kemungkinan coachee
Anda yang bicara lebih
banyak
• Tipsnya adalah :
• Gunakan kalimat dan
istilah sederhana
• Hindari penggunaan
jargon
• Spesifik
• “use the known to
explain the unknown
• Batasi untuk
membahas isu yang
sudah disepakati
• Akan ada
kesempatan lain
untuk mebahas isu
lain, sepanjang isu
yang saat ini tuntas

17. Sebelum melakukan COACHING ………….
Ingat tips berikut :
 Persiapkan dengan baik : Latar belakang, tujuan
 Rencanakan dengan baik, jangan tergesa-gesa
 Pahami aspek coaching yang diinginkan
 Luangkan waktu untuk melakukan coaching
 Mulailah segera – jangan tunda-tunda
 Jagalah konsistensi – biasakan berkala
 Buatlah catatan/tertulis – poin kesepakatan, masukan
Persiapan Coaching……….
17

18. MASALAH PRIBADI YANG MUNGKIN
MEMPENGARUHI PRESTASI KERJA
DEPRESI
KESEDIHAN PERMUSUHAN
NARKOBA

19. Physical set-up
• Meja yang bersih dan ruangan yang nyaman, tidak
banyak benda-benda yang menggangu pemandangan.
• Atur posisi duduk
19

20. UMPAN BALIK
• Memberikan informasi terkait
tanggapan dan hasil, didasarkan pada
pengamatan, dan / atau data.

21. TUJUAN UMPAN BALIK
• Memperkuat kinerja yang baik.
• Meningkatkan kinerja.
• Sebagai dasar persiapan dasar pemecahan masalah
bersama

22. TANTANGAN UMPAN BALIK
1.Berpikir umpan
balik hanyalah
negatif.
3.Menggunakan
umpan balik
positif sesering
mungkin sebagai
umpan balik yang
konstruktif.
2.Menjadi tidak
jelas, tidak
spesifik dan
personal.
4.Memastikan
umpan balik
didasarkan pada
pedoman, aturan
dasar, atau
standar kinerja
yang disepakati.
5.Menjadikannya
memotivasi,
bukan bersifat
pribadi atau
menghukum

23. MEMBERI
MOTIVASI
MEMBERIKAN
RASA KONTRIBUSI,
MENUMBUHKA
N RASA
PERCAYA DIRI

24. Tentukan
tujuan akhir
dari umpan
balik
Buat suasana staf
aktif menerima
dan mendengar
umpan balik
Berikan
umpan balik
positif secara
teratur dan
umpan balik
yang
konstruktif.
PETUNJUK UMPAN BALIK

25. Gambarkan tanggapan Anda
sendiri untuk kondisi yang
relevan, berdasarkan pada
persepsi Anda atau data.
Bersifat spesifik Perhatikan waktu yang
tepat dan nada yg
memotivasi
TEHNIK MEMBERIKAN UMPAN BALIK

26. Feedback Mana Yang Baik ?
• ”Kamu ini selalu membuat
kesalahan. Sudah berkali-
kali dijelaskan tapi tetap
salah. Otakmu ditaruh di
mana he. Masih mau kerja
nggak. Sana ! buat ulang
laporannya”.
• ”Nah, kolom ini Anda
letakkan di sebelah kiri,
seharusnya sebelah kanan,
ingat tidak yang dipelajari
di Training dulu. Tolong
diulang ya”.

27. MENERIMA UMPAN BALIK
1. Dengarkan baik-baik.
2. Jangan bersikap defensif.
3. Perhatikan di mana Anda sepakat atau jika Anda tidak
sepakat
4. Terbuka untuk bersama-sama memecahkan masalah.
5. Meringkas dan periksa kembali untuk memastikan
Anda telah jelas.
6. Mengubah perilaku jika Anda sepakat

28. TYPE UMPAN BALIK
1. DIAM
2. KRITIK
3. SARAN
4. PENGUATAN

29. “Motivasi” Adalah…..
• Proses mendorong dan
memimpin orang untuk
berprestasi OPTIMAL!

30. Motivasi
• Motivasi bukanlah sesuatu hal yang berasal
karena adanya pengaruh dari luar;
• Ini adalah murni sesuatu hal yang berasal dari
dalam diri kita sendiri,
• Suatu keinginan untuk mencapai sesuatu dan
keyakinan kita bahwa kita mampu
melakukannya
• Proses psikologis yang mengarahkan dan
mendorong perilaku

31. MOTIVASI
DASAR DARI SEGALA MOTIVASI
ADALAH HARAPAN

32. HUKUM UTAMA MOTIVASI
ANDA HARUS TERMOTIVASI AGAR DAPAT MEMOTIVASI.
JIKA ANDA INGIN MEMOTIVASI ORANG LAIN, ANDA
HARUS MEMOTIVASI DIRI ANDA TERLEBIH DAHULU.

33. MOTIVASI DIRI
1. TETAPKAN SASARAN
2. HINDARI ALASAN
3. IMAJINASI
4. JANGAN TAKUT GAGAL
5. JAGA PENAMPILAN ANDA
6. CATATAN SUKSES YANG PERNAH DIPEROLEH

34. Commitment
Teknik memotivasi
34
Apa yang
dilakukan
Manajemen
Atasan saya
Rekan kerja saya
Saya
yang dapat
meningkatkan
motivasi saya?
yang dapat
menurunkan
motivasi saya?

35. Pentingnya Motivasi
35
PRESTASI = Kemampuan x Motivasi x Arahan
K = Kecerdasan x Ketrampilan
M = Sikap x Situasi
A = SOP, Target, Budaya, Kepemimpinan

36. Motivasi Kerja : Herzberg
• Ada 2 kelompok kebutuhan pada orang yang bekerja
– Faktor Higienis :
• Faktor higienis sifatnya hanya meniadakan ketidak puasan.
• Tetapi tidak menjamin orang mau bekerja lebih produktif.
(Ekstrinsik Faktor)
– Faktor Motivator
• Faktor Motivator membuat seseorang bekerja lebih produktif
(Intrinsik Faktor)
36
Robbins & Judge, 2009 – Organization behavior

37. Motivasi Kerja : Herzberg
Yang termasuk Faktor Higienis
adalah :
• Kebijakan perusahaan dan
peraturan-peraturan.
• Pengawasan & hubungan
dengan atasan
• Hubungan dengan rekan kerja
• Kondisi-kondisi kerja
• Kompensasi & Benefit
• Hubungan dengan pegawai/
bawahan, dll.
Yang termasuk Faktor Motivator
adalah :
• Kesempatan untuk berprestasi
• Kesempatan untuk diakui.
• Pekerjaan yang dihadapi.
• Adanya kemungkinan untuk
maju.
• Pengembangan pribadi.
37Robbins & Judge, 2009 – Organization behavior

38. Motivasi Kerja : Herzberg – cont’d
• PENGARUH THD PRESTASI KERJA :
• Motivasi Kerja - Herzberg
– Pemenuhan kebutuhan yang termasuk kelompok ‘Higienis’, merupakan pra-syarat untuk
pemenuhan kebutuhan yang termasuk kelompok ‘Motivator’. Walaupun pemenuhan
tersebut bersifat “relatif”
38Robbins & Judge, 2009 – Organization behavior

39. 39
Motivasi adalah Pekerjaan dari Dalam
Anda tidak dapat menumbuhkan bibit, tapi Anda dapat
menyiapkan lingkungan yang sesuai agar mereka dapat
tumbuh sesuai dengan potensi mereka .
Dan begitu juga dengan orang….
Anda tidak dapat memotivasi staf Anda, tetapi
Anda dapat menyediakan lingkungan dimana
mereka dapat tumbuh .

40. 40
Sepuluh Cara Memotivasi Staf
Memungkinkan staf untuk mengembangkan pekerjaan mereka,
meningkatkan kerja mereka secara terus-menerus .
Percaya pada manfaat penetapan target yang membantu staf untuk
mengembangkan rasa keberhasilan .
Kembangkan mekanisme penyampaian umpan balik rutin untuk
memfokuskan pada energi dan mencegah upaya yang menyimpang .
Tunjukkan apresiasi yang tulus dan berikan pujian secara tepat .
Mendorong kerja tim untuk meningkatkan rasa memiliki dan untuk
membangun sinergi kelompok .
1
2
3
4
5

41. 41
Temukan apa yang mendorong setiap staf dan berupayalah untuk
memahami aspirasi masing-masing individu .
Berikan pengakuan dalam bentuk non tunai untuk prestasi yang baik
dan hindari fokus pada penghargaan yang tidak ada kaitannya .
Bantu staf untuk meningkatkan motivasi mereka dengan
memperlihatkan semangat Anda sendiri terhadap pekerjaan Anda .
Libatkan staf dalam menghasilkan pekerjaan yang berarti dengan
memberikan variasi dan kontrol terhadap apa yang mereka lakukan .
Cukup tunjukkan kepercayaan dan keterbukaan Anda terhadap
mereka, dan merekapun akan mempercayai Anda .
Sepuluh Cara Memotivasi Staf
6
7
8
9
10

42. • Gaji
• Promosi
• Perkembangan pribadi
• Rasa keberhasilan
42
MOTIVASI SEPERTI API
Bila kita tidak memberikan cukup
bahan bakar, maka ia akan mati
Motivasi akan bertahan lebih
lama bila berasal dari dalam diri
sendiri
Least Valued Rewards
• Penghargaan
• Respek
• Jaminan/rasa aman
• Disukai
Imbalan Paling Bernilai
Manakah penghargaan yang
paling mendasar ?