1. PLAN DE GESTIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE INVENTARIOS.
EMPRESA: INDUSTRIAS ALES
1. OBJETIVO:
1.1. Este procedimiento busca dar todos los lineamientos para la toma física de inventarios
de acuerdo a los parámetros establecidos, permitiendo la regularización y ajuste de las
diferencias.
1.2. Poder cubrir el 100 % de las bodegas en el transcurso del tiempo trazado para realizar
el inventario Físico de todos los productos que se manejan evitando errores.
1.3. Permitir controlar las cantidades físicas versus las contables, reportando los eventos de
calidad que se detecten.
1.4. Permite controlar y entender las diferencias de inventarios resultantes del conteo,
además servir de herramienta para la corrección de errores.
1.5. Ayudar a conservar las Buenas Prácticas de Manufactura y almacenamiento.
1.6. Servir de herramienta para el análisis de los faltantes o sobrantes que puedan
presentarse.
1.7. Verificar físicamente que se cumpla el manejo de los Inventarios por el Método de
Control FIFO, mediante la revisión de los números de lotes y fechas.
1.8. Comprobar que los Inventarios en Bodegas y Plantas estén debidamente ubicados e
identificados con sus respectivos lotes y status.
2. RESPONSABILIDAD:
2.1. El Departamento de Control de Inventarios, una vez recibida las instrucciones del
cierre contable mensual dada por el Contador General, se programa con la Gerencia
Administrativa y Financiera, la toma Física de Inventarios.

2. 2.2. Bodegueros y Jefes de Centros de Trabajos (TP), coordinan con el personal
encargado de las existencias en sus respectivas áreas, para que procedan a adecuar los
materiales a ser inventariados y asignan al personal necesario para esta labor, el mismo
que está debidamente entrenado.
2.3. Departamento de Contabilidad: Una vez realizado el conteo Físico, Contabilidad
recibe de Control de Inventarios los documentos soportes: MDI. de las transacciones
que por faltantes o sobrantes se hayan efectuado, los mismos que está debidamente
justificados por los responsables y aprobado por Gerencia Administrativa.
3. DEFINICIONES:
3.1. Toma de Inventarios Físicos: es la actividad que consiste en contar, pesar y medir
todas las existencias de las bodegas y centros de producción de la Fábrica.
3.2. MDI: Movimiento de Inventario (MDI COD: FIN001), que se utiliza para realizar
distintas transacciones que afectan a los inventarios. (Anexo # 7).
3.3. BPCS: Son las siglas en Ingles del Sistema Computarizado de Industrias Ales C.A.
Business Planning and Control System, que traducido en español es: Sistema de
Control y Planeación de Negocios.
3.4. TP: Trabajos en Proceso; que corresponde, a los distintos centros de trabajo en planta
en los que está involucrado el flujo de materiales en la producción.
(productos en Proceso)
3.5. Bodegas: Espacios físicos debidamente acondicionados para el almacenamiento de las
materias primas, materiales e insumos utilizados en la producción de Industrias Ales
C.A. incluye repuestos Industriales y automotrices.
3.6. Etiquetas BPCS: Es el registro del recorrido que hace un ítem en las distintas
ubicaciones de una bodega o centro TP y que al cierre de un periodo arroja una
existencia contable y se genera un filtro dentro del sistema BPCS llamado etiqueta
(INV600D2) que contiene, código del artículo, descripción, cantidad, unidad de
medida, ubicación, lote, etc. Este registro permite ingresar el Inventario físico,
encontrado en las distintas ubicaciones de fábrica.

3. 3.7. Ubicación. Es el sitio o lugar asignado que indica la posición física de un producto
dentro de un Almacén o Bodega.
3.8. Centro de Utilidad. Es un código que direcciona a una cuenta contable el costo que
genera una transacción o movimiento de inventario que se realiza en un determinado
centro de trabajo.
3.9. FIFO: De las siglas en inglés First In First Out (Primero en entrar; primero en salir)
Método de Control Físico de Inventarios en el que los productos que primero entran a
Bodega son los primeros que salen.
5. PROCEDIMIENTO:
5.1. Para realizar la toma de inventario es necesario que ya estén definidas las posiciones
de cada producto en BPCS, para poder seguir una secuencia que implica ingresar al
sistema, crear documento, activar, contar e ingresar los resultados para comparar y
regularizar las diferencias.
5.2. Recibidas las instrucciones dadas por el Contador General, se procede a planificar las
distintas actividades inherentes a la toma de inventario físico para las Bodegas y
centros de trabajos TP de Fábrica.
5.3. Control de Inventarios procede a notificar al personal entrenado para el conteo físico
utilizando una comunicación interna en el que se le asigna a cada uno de los
participantes las áreas de responsabilidad donde debe efectuar el Inventario físico.
5.4. Control de Inventarios elabora e imprime el listado que se utiliza para la toma de
inventario físico (llenador - anexo # 1), en el que se detallan los productos o
materiales, descripción y las ubicaciones donde se encuentran los inventarios.
5.5. Las personas encargadas de efectuar el conteo de las existencias deberán verificar y
registrar las cantidades en el 100% de los productos, su respectivo lote y ubicaciones
indicadas en el listado de toma de Inventario físico; además de comprobar, si se está

4. aplicando por parte de los encargados de las bodegas el método de control FIFO y
algunas recomendaciones contenidas en los SOPs de: Recepción, Almacenamiento y
Manejo de Materias Primas, Material de Empaque y de Productos Terminados sobre el
estado actual de los productos emitidos por QA (liberado, cuarentena, rechazado).
5.6. Concluido el conteo se realiza una revisión preliminar entre el Inventariador y el
Bodeguero para comprobar si se cumplió la toma física de todos los productos en todas
las ubicaciones.
5.7. Hecho el cierre contable de Inventario se procede a generar en el sistema BPCS un
reporte de los saldos de inventarios de Bodegas y Centros TP, denominado LISTADO
DE EXISTENCIAS POR BODEGA, el mismo que nos da los saldos contables de
Inventario al momento que lo genere el usuario. El reporte filtra la información por
Código del producto, descripción, Ubicación, Lote, costo unitario, Total Unidades
Inventario Final-actual, y valor total, al final del reporte se totaliza cantidad y valor.
El reporte indicado se obtiene ingresando a las Aplicaciones en BPCS, opción 70,
opción 14 (ILIBODEP + enter y escogemos nos de saldos por bodega y ubicación +
enter. El documento se genera en el Spool desde donde se imprime.
También es una herramienta válida que puede ser utilizada para toma de inventario
físico, e ir estableciendo al momento del conteo exactitud de inventario o
desviaciones. (Anexo # 3)
5.8. Se procede a la emisión en BPCS de un Listado de Registro de Inventario Físico
denominado ETIQUETAS (Anexo # 2), el cual contiene el número o código de
identificación de la Bodega, el número de etiqueta, en el cual se anota la cantidad del
producto inventariado, el número de lote que corresponde a ese producto o material,
código y descripción del producto inventariado. Toda esta información se ingresa en el
modulo de inventario INV600D1.
5.9. Ingresado el Inventario físico mediante etiquetas, se procede a generar en el sistema
los Informes del Inventario Físico vs. Registros Contables. El sistema nos permite
obtener inventarios Físicos vs Contables según lo requiera el usuario. Por su contenido,
los más usados son::

5. • Físico vs Libros/ Almacén INV700B (Anexo # 4)
• Físico vs Libros por Ubicación INV750B(Anexo # 5)
• Físico vs Libros por Lote INV760BAnexo # 6)
Estos reportes nos permiten determinar la exactitud del inventario o si hay desviaciones
(Sobrantes y/o Faltantes). Los reportes: INV700D e INV750D presentan las existencias
con sus respectivos costos.
5.10.Las diferencias de existencias son determinadas por Control de Inventarios una vez
que se haya ingresado al sistema BPCS las etiquetas del Inventario Físico y generado el
INV750D. De inmediato se prepara una comunicación adjuntando el listado
INV750D como soporte, dirigida al responsable de Bodega o del Centro de Trabajo
donde se genera el sobrante o el faltante, para que justifique el porqué de las
diferencias.
5.11.Recibida por escrito las justificaciones de las diferencias de inventarios que envían los
responsables de las Bodegas, Control de Inventarios genera un documento en hoja de
excel, en el cual se solicita a Gerencia Financiera y Administrativa la autorización
definitiva para Ajustar los sobrantes y/o faltantes, de acuerdo al Manual de Auditoria
Interna-Realización Ajustes de Inventarios. Este reporte explica las razones que
justifican, el porqué de las diferencias de inventarios, recomendando además si procede
o no su ajuste
5.12.Con las diferencias del inventario físico, aprobadas por Gerencia Financiera y
Administrativa se procede a generar el respectivo MDI con la transacción A (Ajuste de
Inventario Físico) e inmediatamente se contabiliza en BPCS INV500D1. Para la
contabilización de los ajustes se afectarán las cuentas contables según sea sobrante o
faltante; y se afecta también el respectivo centro de utilidad. El documento MDI que
soporta las transacciones, es entregado con copia al departamento de Contabilidad y a
los responsables de los inventarios ajustados. (Anexo #7)

6. 6. CUIDADOS ESPECIALES:
6.1. La toma física del inventario debe realizarse efectuando el conteo del 100% de los
productos, sus respectivos lotes, status, ubicaciones y en el tiempo previamente
establecido.
6.2. El personal que realiza inventarios físicos, debe entregar el llenador de toma
inventario (Anexo # 1) al Coordinador responsable, debidamente firmado por el
Bodeguero o encargado de las existencias.
6.3. Cuando se esté realizando el conteo físico de los Inventarios, se observará e informará
a la Gerencia Técnica y Gerencia Administrativa el estado de orden y limpieza de las
bodegas y de los artículos almacenados, reportando eventos de calidad que no cumplan
con las BPM ١
6.4. Los Bodegueros y Jefes responsables de las existencias justificarán por escrito las
diferencias de inventarios que se detecten en los conteos físicos, adjuntando para ello
copias de pedidos a bodegas, partes diarios de producción, facturas, guías de remisión,
etc. Que sirvan de referencias en sus justificaciones en el caso de aplicar.
7. REVISIÓN:
Este procedimiento está sujeto a revisión cada dos años o cuando amerite cambios.
8. EVALUACIÓN:
La evaluación se encuentra en el anexo # 8 y se aprueba con una nota mayor o igual al
80%..

7. CIRCULAR
PARA CENTROS DE TRABAJO:
SOLVENTES Ing. Roberto Mejía
REFINERIAS Ing. Hugo Albán
FRACCIONAMIENTO Ing. Guido Moya
JABONERIA Ing. Jorge Endara
CONTROL DE CALIDAD Ing. Cristóbal Arias
DEPARTAMENTO DE ENVASES Sr. Franklin Espinoza
DESALINIZADORA Sr. Gabriel Mogrovejo
BODEGUEROS Sr. Yimer Intriago
BOD. 90 PRODUCTOS TERMINADOS Sr. Carlos Ponce
BODEGA 94 SEMILLAS Y PASTAS Sr. Hugo Figueroa
BODEGA 97 EMPAQ Y ENVASES VACÍOS Sr. Mariano Zambrano
BODEGAS 93- P&G Ing. Júber Quimís
BODEGAS P&G SOCIEPLAST Srta. Jazmín Montalván
SUCURSAL MANTA Sra. Sonia Mendoza
ASUNTO INVENTARIO FISICO DUODECIMO PERIODO/06
FECHA Manta, miércoles 26 de diciembre del 2006
Para el cierre del mes de diciembre/06, los registros en el Sistema BPCS de las órdenes de producción, deben estar
terminados hasta las 13H00 del día viernes 29 de diciembre/06, el cierre de órdenes de fabricación se realizará a partir de
las 15H00 del mismo día.
En Bodega 92 (Aceite y Grasas) se efectuará el conteo físico el 29 de diciembre/06 desde las 07H00
En los Centros de Trabajo TPs, se realizará el Inventario Físico desde el 30 de diciembre/06 al 31 de diciembre/06, según
finalice el cronograma de producción de diciembre/06; las demás Bodegas en Fábrica realizarán el conteo físico el 31 de
diciembre del 2006, desde las 7H30.
El inventario físico en Bodegas de Procter & Gamble en Socieplast, Bodega 90 de Productos Terminados Ales, Bodega 99 y
9M de Sucursal Manta, se realizará el día 30 diciembre/06 desde las 8H00.
El Inventario Físico de los materiales controlados por el CONSEP se efectuará el 30 de diciembre/06 a las 14H30, para
cumplir con los reportes respectivos.
El departamento de Control de Inventarios exigirá la presentación del documento “ Corte de Documentos” previo la
realización del conteo físico.
Cualquier tipo de producción que se realice desde el 31de diciembre/06 al 02 de enero/07 se reportará dentro del periodo
contable de enero/07

8. INDUSTRIAS ALES C.A. MANTA
Departamento de Control de Inventarios
PERSONAL QUE PARTICIPARÁ EN LA TOMA DE INVENTARIO FISICO
CORRESPONDIENTE AL DUODÉCIMO PERÍODO DEL AÑO 2006
A realizarse desde el 22 hasta el 30 de Diciembre del 2006
SECCIÓN PRIORID. PERSONAL FIRMA
Bodega 14 pulmon Guayaquil 1 Carlos Vélez
se efectúa el Inv. Fisico el 27 de Diciembre/06 08H30
Bodega 90 y 9M Elaborados ( Sr Carlos Ponce) 1 Carlos Vélez
se efectúa el Inv. Fisico el 27 de Diciembre/06 08H30
Bodega 99 ( Sucursal Manta) 1 Daniel López
se efectúa el Inv. Fisico el 27 de Diciembre/06 08H00
Procter & Gamble (TS - PG) 1 César Quiroz
se efectúa el Inv. Fisico el 22 de Diciembre/06 08H00
Refinería 1 César Quiroz
se efectúa el Inv. Fisico el 26 de Diciembre/06 07H00
Jabonería, Cocimiento 1 Fulton Cevallos
se efectúa el Inv. Fisico el 22 de Diciembre/06 07H00
Fraccionamiento. Electrólisis 2 Fulton Cevallos
se efectúa el Inv. Fisico el 26 de Diciembre/06 10H00
Aceite , Grasas y Bodega GD 1 Daniel López
se efectúa el Inv. Fisico el 26 de Diciembre/06 07H00
Envases de Elaborados ( Sr. Espinoza ) 1 Carlos Vélez
se efectúa el Inv. Fisico el 26 de Diciembre/06 07H30
Materias Primas ( Sr Yímer Intriago ) 1 Daniel López
se efectúa el Inv. Fisico el 26 de Diciembre/06 07H30
Envases Vacíos Bod 97 y TR ( Sr Zambrano) 2 Fulton Cevallos
se efectúa el Inv. Fisico el 26 de Diciembre/06 07H30
Desalinizadora. Calderos. Solventes 2 César Quiroz
se efectúa el Inv. Fisico el 26 de Diciembre/06 10H00
Bodega 94 Semillas y Pastas 2 Fulton Cevallos
se efectúa el Inv. Fisico el 26 de Diciembre/06 14H00
Bod. 93 Mat. Prima y M.E. P&G (Juber Quimis) 1 Eudoro Bozada
se efectúa el Inv. Fisico el 26 de Diciembre/06 08H30
Comisariato Ales. 1 César Quiroz
se efectúa el Inv. Fisico el 26 de Diciembre/06 08H00
Suministro de Oficina 1 Eudoro Bozada
se efectúa el Inv. Fisico el 28 de Diciembre/06 14H30
Consep 1 César Quiroz
se efectúa el Inv. Fisico el 28 de Diciembre/06 14H30
NOTA: Este listado está preparado tomando encuenta la disponibilidad en plantas y bodegas en los días
indicados para realizar la toma de Inventarios Físicos y cumplir el programa de cierre de Diciembre
del 2006.Se une a este trabajo el equipo de Auditores Externos de DELOITTE AND TOUCH

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