Ponència de Prysma en la jornada del 26 de maig de 2009 organitzada per Argo sobre sistemes de gestió integrada

1. IMPLANTACIÓ DE
SISTEMES DE GESTIÓ
ASPECTES CRÍTICS
Olga López Rampérez
olopez@prysma.es

2. Índex
Índex
Índex
1. Raons per a la implantació de
implantació
sistemes de gestió
gestió
2. Com implantar sistemes de
gestió: fases
gestió:
3. Aspectes crítics a la implantació
crítics implantació
2 de 27

3. 1.RAONS PER A LA
IMPLANTACIÓ DE
SISTEMES
INTEGRATS
Pagina 3 de 27

4. RAONS
SATISFER
QUAN PARLEM ISO 9001:2008 REQUISITS DE
DE SISTEMES DE QUALITAT DELS
CLIENTS
GESTIÓ, PARLEM
DE….. Sistema de
Gestió
Gestió de la
Qualitat
MILLORA DEL GARANTIR LA
COMPORTAMENT Sistema de SEGURETAT DELS
AMBIENTAL Sistema de Salut i
TREBALLADORS I
ALTRES PARTS
MINIMITZAR Gestió
Gestió Seguretat INTERESSADES
L’IMPACTE
AMBIENTAL Ambiental Ocupacional MINIMITZAR EL RISC
ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007
4 de 27

5. RAONS
PER QUÈ HO
HEM DE FER? Exigeix Pressiona
Administració Societat
SGA SPRL
Organització
Recursos
Capital Insums Productes/serveis
Compres Fabricació Vendes Clients
Matèries primeres
Tecnologia Comandes
SQ
Demanen
Competidors
5 de 27

6. RAONS
ESTAT ACTUAL:
ENTORN ¿Com afecta l’entorn als sistemes de gestió ?
QUALITAT MEDI AMBIENT PREVENCIÓ
Molt exigent. Sensibilitzat. Sensibilitzat.
MERCAT La qualitat condiciona A determinats sectors A grans empreses,
la compra condiciona la compra condiciona la
contractació
Passiva o reactiva. Legisladora. Estableix Legisladora.
No intervé en els requisits Inspecciona, controla i
ADMINISTRACIÓ temes de qualitat a mediambientals i sanciona
excepció de danys o controla parcialment
problemes
Informativa. Estudis Sensibilitzadora. Sensibilitzadora.
comparatius, canalitza Denuncia problemes i Denuncia
AGENTS SOCIALS queixes i organitza campanyes incompliments i
reclamacions situacions de risc
6 de 27

7. RAONS
ESTAT ACTUAL:
MARC Quin és el marc que regula els sistemes de gestió?
REGULATORI
QUALITAT MEDI AMBIENT PREVENCIÓ
•Normes voluntàries. •Lleis i reglaments. •Lleis i reglaments.
•Ampli cos normatiu •Normes voluntàries. •Ampli cos legal per
per productes i •Cos legal per instal·lacions,
serveis, orientat a substàncies i persones i processos
prestacions. processos, orientat als orientat a la protecció.
•Ampli límits de l’impacte.
desenvolupament de •Normes de producte,
•Normes i lleis per assimilades a les de
mètodes i eines de mètodes de control i
gestió estandaritzats. qualitat.
avaluació de
•Normes per sistemes l’impacte. •Ampli
de gestió (no només •Normes recents pels desenvolupament de
ISO 9000) sistemes de gestió mètodes i eines.
7 de 27

8. RAONS
BENEFICIS
LEGAL
Evita multes i sancions, demandes judicials…
PRODUCCIÓ/SERVEI
Permet optimitzar i fer més eficients els processos productius/organitzatius de la prestació
del servei i incorporar noves tecnologies.
Permet reduir els costos de no qualitat productius i de servei.
Augmenta la confiança en les relacions client-proveïdor
Facilita la sortida dels productes/serveis a l’exterior a l’assegurar-se les empreses
receptores del compliment dels requisits de qualitat, possibilitant la penetració en nous
mercats o l’ampliació dels existents.
8 de 27

9. RAONS
BENEFICIS
GESTIÓ
Alineament de les diferents polítiques i objectius de l’organització.
Major fidelitat dels clients.
Permet l’adaptació ràpida a possibles demandes del mercat.
Fomenta la participació i la motivació a tots els nivells de l’organització.
Millora la organització del treball…
FINANCERA
Augmenta la confiança de l’administració, accionistes, inversors i companyies
d’assegurances.
Redueix el riscos d’assumir responsabilitats derivades d’anteriors propietaris.
IMATGE
Millora la imatge interna i externa de l’empresa.
Facilita la integració amb el seu entorn social.
9 de 27

10. 2.COM IMPLANTAR
SISTEMES DE
GESTIÓ INTEGRATS:
FASES
Pagina 10 de 27

11. IMPLANTACIÓ
IMPLANTACIÓ
DE SIG
DIGUI FACI
DEMOSTRI-HO MILLORI-HO
El que fa El que diu
11 de 27

12. IMPLANTACIÓ
IMPLANTACIÓ
DE SIG FORMACIÓ
PLANIFICACIÓ
DOCUMENTACIÓ
DIAGNÒSTIC
EXECUCIÓ
REVISIÓ PER
AUDITORIA
LA DIRECCIÓ
INTERNA
12 de 27
12

13. IMPLANTACIÓ
REQUISITS
Política
COMUNS DELS Revisió per la Objectius i planificació
SG Direcció / programes
Auditories Documentació
Internes
Accions correctives i
preventives Control
documentació
Control dels
No conformitats registres
Recursos
Competència formació i
presa de consciencia Funcions,
responsabilitat i autoritat
13 de 27

14. IMPLANTACIÓ
REQUISITS Identificació
requisits legals i altres
SUSCEPTIBLES Anàlisis de dades requisits
D’INTEGRACIÓ
Avaluació del compliment legal
Seguiment
i mesura… processos /
producte
Comunicació amb les parts
interessades
Preparació i resposta davant
emergències
Control operacional
Control dels equips de seguiment i
mesura Processos relacionats amb el
client
Control de la producció i prestació Disseny i desenvolupament
del servei
Compres
14 de 27

15. IMPLANTACIÓ
REQUISITS
ESPECÍFICS Identificació i avaluació
de riscos
Identificació i avaluació d’aspectes
ambientals
Satisfacció del client
Consulta i participació
Investigació
d’incidents
Planificació de la realització del
Validació dels processos de la producció producte
i de la prestació del servei
Ambient de treball
Propietat del client
Identificació i traçabilitat
15 de 27

16. IMPLANTACIÓ
PROCÉS
D’INTEGRACIÓ Situacions de l’empresa davant la integració
INTEGRACIÓ ORGANITZATIVA
- +
-
CAS A CAS B
INTEGRACIÓ
METODOLÒGICA
CAS C CAS D
+
16 de 27

17. IMPLANTACIÓ
PROCÉS
D’INTEGRACIÓ CAS A: Integració nul·la. Característiques
• Diferents responsables amb estructura metodològica i documental
específica.
• Excés de documentació, amb risc de processos amb procediments i
instruccions múltiples i diferents.
• Risc de multiplicació de registres.
• Sistemes de gestió aliens a la operació; a nivell operatiu es perceben com un
fre a les activitats.
• Importants costos d’estructura i possibles conflictes entre les disciplines.
• Permet l’aplicació especialitzada en casos de gran complexitat.
• La integració pot plantejar conflictes de competències pel qual es necessita
un fort lideratge de la direcció.
• La integració metodològica pot ser un bon inici, especialment en els aspectes
de gestió i operatius.
17 de 27

18. IMPLANTACIÓ
PROCÉS
D’INTEGRACIÓ CAS B: Integració organitzativa
• Responsable únic per Q, MA i PRL amb estructura metodològica i
documental mínimament integrada (Auditories, No Conformitats).
• Pot ser més comú a PYMES.
• Sistemes de gestió aliens a la operació; en aquest nivell es percep com
un fre a les activitats.
• Possible falta de coneixements en alguna de les disciplines (Q, MA, PRL)
per part del responsable.
• Menors costos d’estructura i conflictes entre les disciplines.
• Realitzar la integració metodològica precisa d’un esforç a la documentació
i a la formació del personal, especialment l’operatiu.
18 de 27

19. IMPLANTACIÓ
PROCÉS
D’INTEGRACIÓ CAS C: Integració metodològica
• Diferents responsables, però amb estructura metodològica i documental
integrada en els temes de qualitat, medi ambient i prevenció de riscos
laborals.
• Pot ser més comú a grans empreses.
• Sistemes de gestió assumits com un component de la operació.
• Es gestiona un nombre menor de documents i registres.
• Manté alts els costos d’estructura i els conflictes entre les disciplines.
• En general, les empreses amb integració metodològica estan madures
per a la integració organitzativa.
19 de 27

20. IMPLANTACIÓ
PROCÉS
D’INTEGRACIÓ CAS D: Integració total
• Responsable operatiu únic (propietari) i funcions staff corporatives
diferenciades.
• Sistemes de gestió totalment incorporats a les activitats operatives. Els
diferents requisits (Q, MA i PRL) s’entenen como una part més de les
tasques.
• La seva consecució és més senzilla en empreses que han implantat la
gestió per processos.
• Minimitza la necessitat de documents i registres.
• Els possibles conflictes entre les disciplines (staff) no afecten a les
activitats.
• La integració acostuma a afectar només als processos operatius crítics,
però pot estendre’s a tots.
• Propicia politiques coherents i l’establiment d’objectius i fites més
eficaces.
20 de 27

21. 3.ASPECTES CRÍTICS
Pagina 21 de 27

22. ASPECTES CRÍTICS
La implantació de sistemes de gestió també te els seus riscos si no s’assumeix com
a una oportunitat de millorar una situació concreta.
– El desenvolupament d’aquests sistemes proporciona elements de detecció
d’activitats generadores de no qualitat, amb impacte ambiental o amb potencial risc
per a les persones que hi treballen, però si no s’utilitzen i desenvolupen tenint en
compte totes les circumstàncies de l’activitat, poden ser generadores de burocràcia
inútil i complicacions innecessàries per a la pròpia activitat.
– No obtenir el compromís i col·laboració de tots els afectats. S’han de comunicar
objectius i responsabilitats.
– Una mala comunicació pot portar a generar importants barreres en el
desenvolupament de l’anàlisi i implantació de mesures per desconeixement o
temors infundats.
22 de 27

23. ASPECTES CRÍTICS
RISCOS
ORGANITZATIUS
Resistència al canvi per part de l’alta direcció i del personal.
El sistema de gestió és d’una única persona. Poc coneixement dels requisits de
les normes i de l’organització per part del personal que implanta, manté i
gestiona el sistema.
Conflictes entre diverses funcions, en el cas de responsabilitats separades.
OPERATIUS
No adaptació a la realitat de la organització. Sistemes poc operatius i que
comporten treball addicional.
Major complexitat en sectors amb fortes implicacions ambientals, de prevenció
de riscos laborals o amb alts requeriments del sistema de qualitat.
GESTIÓ
Burocràcia: documentació i registres.
Falta metodologia en les activitats.
Dificultat per triar el nivell d’integració adequat al nivell de maduresa de la
organització. 23 de 27

24. ASPECTES CRÍTICS
A TENIR EN COMPTE...
ORGANITZATIUS
Total compromís per part de l’Alta Direcció en el projecte.
Ajuda externa aporta coneixements, visió anticipada de problemes i actuacions de
forma més immediata, llibertat per proposar solucions,...encara que no es pot
delegar al 100%.
Definició clara de responsabilitats.
Comunicació, comunicació, comunicació. Implicació dels treballadors
OPERATIUS
Ser realista en l’elaboració de la documentació. I si....
Elaboració pel personal que participa a les activitats.
Planificació dels canvis.
Objectius exigents però assolibles.
24 de 27

25. ASPECTES CRÍTICS
A TENIR EN COMPTE...
GESTIÓ
Enfocament a la millora dels processos i resultat de l’empresa. SISTEMES NO
ESTÀTICS. EVOLUCIONEN AMB EL TEMPS.
Redisseny si cal, dels processos de l’organització.
Aplicacions informàtiques a la gestió, ajuda en la comunicació i informació.
25 de 27

26. I DESPRÉS...
26 de 27

27. .
PRySMA dispone de seis centros principales de trabajo en Madrid, Barcelona, Zaragoza, País Vasco,
Sevilla y Valencia presencia territorial en Málaga, Toledo, Murcia, Oviedo, Coruña y Valladolid desde donde
atendemos todas las necesidades de nuestros clientes.
OFICINA DE BARCELONA
OFICINA DE MADRID
Antón Fortuny, 14, 4º, esc A
C/ Manuel Luna 12, 2º
Esplugues de Llobregat
28020 Madrid
08950 Barcelona
T (+34) 911857800
T (+34) 902885766
F (+34) 914252410
F (+34) 934405845
OFICINA DE PAÍS VASCO OFICINA DE VALENCIA
Avda/ Santa Ana 7, 2º 48940 Poeta Vicente Gaos 3, BI 46021
Leioa (Vizcaya) Valencia
T (+34) 902885766 T +34 902885766
F (+34) 944630808 F +34 963891688
OFICINA DE SEVILLA OFICINA DE ARAGÓN
Avda de la Palmera, C/ Vicente Berdusán s/n
Glorieta Plus Ultra, 2
Bloque D1, bajos A-13
41013 Sevilla
T +34 902885766 50010 Zaragoza
F +34 954238339 T (+34) 902885766
F (+34) 976460249
27 de 27