neosight & Axys Consultants vous présentent au travers de l’expérience de Smurfit Kappa comment le Process Mining permet de piloter et d’accélérer la transformation du processus Order-to-Cash. Analyse du comportement de paiement des clients Déterminer comment réduire les retards de paiement Identifier et prioriser les factures en retard de paiement Mesurer et optimiser la conformité du processus

1. Introduction Retour d’expérience Démonstration
WEBINAR
Le processus O2C et les
enjeux perçus par nos
clients
Pourquoi le projet,
Démarche et mise en
œuvre, résultats obtenus
de la solution Celonis Process
Mining déployée par
neosight chez Smurfit Kappa
10’ 25’
10’
Posez vos questions sur le chat à tout moment, nous y répondrons en fin de présentation
Réponse aux questions
5’
Retour d'expérience Smurfit Kappa
Le Process Mining au service du processus O2C
1

2. Directeur practice Finance
Processus O2C
Yanis KHOBZI
Business Process
Improvement Manager Europe
Brian DODSON
Intervenants
Directeur practice
Process Mining
Sébastien DUPREZ
2

3. 3
Conseil en management et transformation digitale
CHANGE
ACHATS
FINANCE
DIGITAL MARKETING &
COMMERCE
DATA
30 M€
NOS FILIALES
NOS ASSETS
235
Consultants
Chiffre d’affaires
Paris
New York Montréal
1987 (34 ans)
Date de création
EN QUELQUES MOTS
Déploiements récents

4. Présentation du groupe Smurfit Kappa

5. Le processus Order-to-Cash
Commerciaux
Équipes ADV
Comptabilité client
Équipes ADV
Service Facturation
Équipes de production
Crédit management
Spécialiste recouvrement
CRM
ERP / SI métiers de production
ERP
« Facturateur »
ERP
Communication bancaire
Solution de recouvrement
Plateforme dédiée
Gestion du
Recouvrement
Facturation des
prestations & produits
Encaissement et
lettrage
5
| Sécurisation et accélération des règlements | Amélioration de la relation client | Optimisation du BFR |
Enjeux
Relation commerciale &
Commande client

6. Les principaux constats
Gestion du
Recouvrement
Facturation des
prestations & produits
Encaissement et
lettrage
6
Relation commerciale &
Commande client

7. 7
Un processus complexe, dont la maîtrise bout en bout est mise à l’épreuve par la multiplicité des parties
prenantes, la divergence des enjeux et l’hétérogénéité des solutions déployées
Les principaux constats
Gestion du
Recouvrement
Facturation des
prestations & produits
Encaissement et
lettrage
Relation commerciale &
Commande client
Gouvernance & partage des
rôles et responsabilités
Optimisation et digitalisation
des processus & organisation
Productivité &
automatisation
Prédictivité &
connaissance du client

8. 8
Les leviers à disposition
L’amélioration de la performance du processus Order To Cash peut s’appuyer sur plusieurs
leviers : technologique, opérationnel…
BPM
DATA / BI
RPA
Lean management
Améliorer &
Optimiser
Standardiser
& Normaliser
Identifier &
Modéliser
Diagnostiquer &
Mesurer
Organisation
Process Mining

9. Contexte et initiatives autour de l’amélioration des
processus chez Smurfit Kappa
➢ ERP « Corporate » pour
l’Europe uniquement
➢ Nombreux systèmes
amont pour O2C
➢ Nouvelle solution GICO
en déploiement
➢ +130 sociétés légales (EU)
➢ +330 sites en Europe
➢ +2 millions de factures par an
✓ 1.77 millions factures externes
✓ 288,000 factures intra-groupe
➢ Décentralisation forte
➢ 17 CSP comptabilité
✓ Quasi un par pays
✓ 50 ETP impliqués
➢ Entité transverse pour l’activité
Papier : ContainerBoard
Services
Une organisation
complexe
Une idée de la
volumétrie
Un SI
hétérogène
9

10. Une organisation à part : le ContainerBoard Services
➢ Une entité pensée pour être le client unique des
papeteries SK et ainsi le seul fournisseur de papier
produit par Smurfit Kappa.
➢ La production de papier est vendue directement à
CBS, qui vend à son tour aux clients internes ou tiers
➢ Les papeteries non encore « affiliées » à CBS
vendent en direct
➢ Chiffres clés :
✓ 6 papeteries affiliées, 16 en cible
✓ +110 clients internes dans 17 pays
✓ 160 clients externes à SK
✓ Ventes 2020 : env. 835 M€
✓ 23 ETP
✓ Facturation intra-groupe pour +75% (71,000 factures env.)
10
Organisations Vente Régionales
Papeteries SK
Clients “Corrugated” internes et tiers
Ordre de production
Usines de la Division
“Papier Recyclé & Kraft”
ContainerBoard
Services
Supply-Chain
Office
Make/Buy ?

11. Pourquoi Smurfit Kappa a lancé un projet de Process Mining ?
Analyse
Benchmark
Harmonisation
Modernisation
Superviser
Suivi d’indicateurs clés
Une aide opérationnelle au quotidien avec
l’Action Engine qui contribue à fluidifier O2C
… l’amélioration des processus O2C/AR
Celonis permet de digitaliser certains
tableaux de bord et ouvre des perspectives
pour d’autres optimisations : RPA…
… de la fonction Finance
De nombreuses disparités pour O2C et AR
Comparaison au niveau usine / pays
Comprendre et comparer les processus
Bonnes pratiques par pays, puis harmonisation
au niveau Groupe ?
Accompagner les utilisateurs métier à une
meilleure utilisation du SI
Identifier les meilleures pratiques
PROJET
CELONIS
11

12. Comment le projet a été mené ?
POC
(2019)
Pilote
(2020)
Déploiement
(2021..)
Onboarding des autres pays
européens. Extension de la
couverture E2E et processus
Mise en œuvre et appropriation sur
les processus O2C/AR et P2P/AP
pour 5 pays pilotes en Europe
Comprendre les apports du
Process Mining et la solution
Celonis Intelligent Business Cloud
Accompagnement par neosight en
tant que partenaire conseil
Création et « upscaling » d’un CoE
Process Mining interne.
Accompagnement par neosight
Avec les équipes commerciales et
d’avant-vente de Celonis
12
La conduite du changement et l’accompagnement des utilisateurs sont clés

13. Quels sont les résultats obtenus ?
➢ Confirmation du niveau d’efficacité pour CBS,
processus déjà standardisé et automatisé
➢ Réduction des modifications manuelles au
niveau des factures : 35%
➢ Temps de cycle (Invoice-to-Cash) optimisé
grâce à la proactivité sur les relances clients :
➢ Optimisation nombre d’ETP : après analyse de
la charge d’un CSP durant la phase pilote, non
remplacement d’un départ en retraite
➢ Convivialité pour l’utilisateur unanimement
reconnue
➢ Remplacement progressif de tableaux de bord
XLS/PPT au niveau CFO
Satisfaction utilisateur Efficacité opérationnelle
➢ Le standard Celonis n’est pas conçu pour
le flux SKG : auto-facturation > facture CBS
> virement groupé (intra)
➢ Amélioration (custom) prévue en 2021
Limitations pour O2C/AP intra-groupe
13

14. 14
IT-based work
Every workflow is supported by
IT systems like SAP, Oracle or
Salesforce.
Activity Time ID
Digital Footprints
Celonis detects & reconstructs
digital workflow traces.
Full Transparency
Actual process flows are
visualized
in real time.

15. DEMO
15

16. Questions & Réponses
16

17. Annexe
17

18. Le Process Mining vous aide à vous libérer
des frictions opérationnelles
18
Order
Management
Procurement
Accounts
Payable
Audit
Accounts
Receivable
Cash Management
Blocages
credit /
livraison
Changements
prix / quantité
Rapprochements (3 way-match)
manuels, gestion des écarts
Impact négatif sur BFR
Productivité en
baisse
Risques et non-
conformités
“Silotage” et
incoherence des
données de base
Etapes
manuelles
& re-work

19. Processus optimisés et fluides
Order-
to-Cash
Order Management
Accounts
Receivable Accounts
Payable
Cash Management
ACCELERATEUR
DE
PERFORMANCE
D’ENTREPRISE
Visualisation des
processus « as-is »
Diagnostic assisté avec IA
et améliorations
Création de valeur
Audit
ACCELERATEUR
DE
PERFORMANCE
D’ENTREPRISE

20. La démarche de création de valeur avec le Process Mining (Celonis)
Connect
Tout système source
Mobiliser les données d’exécution
Mode “delta”, voire temps-réel
Interpréter les traces digitales
Visualiser les processus de bout-en-bout
Comprendre et analyser les frictions
s
Notifications et suggestions intelligentes
Interventions proactives dans le processus
Automatisation de tâches et chaines de
réactions complexes
Suivi d’indicateurs clés de
performance
Benchmark en continu
Mise en conformité en continu
4 étapes clés
Data engineer
Analyst Business Users
Executives & Managers

21. Connect
Tout système source
Mobiliser les données d’exécution
Mode “delta”, voire temps-réel
Interpréter les traces digitales
Visualiser les processus de bout-en-bout
Comprendre et analyser les frictions
Notifications et suggestions intelligentes
Interventions proactives dans le processus
Automatisation de tâches et chaines de
réactions complexes
Suivi d’indicateurs clés de
performance
Benchmark en continu
Mise en conformité en continu
Discover Enhance
Monitor
Data Engineer
Analyst Business Users
Executives and Managers
Quelques heures à quelques jours par système source

22. Connect
To source systems
Transform data to event logs
Enable real-time connections
Interpréter les traces digitales
Visualiser les processus de bout-en-bout
Comprendre et analyser les frictions
Notifications et suggestions intelligentes
Interventions proactives dans le processus
Automatisation de tâches et chaines de
réactions complexes
Suivi d’indicateurs clés de
performance
Benchmark en continu
Mise en conformité en continu
Enhance
Monitor
Data engineer
Business Users
Executives and Managers
Analyst
Quelques semaines, sollicitation du métier réduite

23. Connect
Tout système source
Mobiliser les données d’exécution
Mode “delta”, voire temps-réel
Interpréter les traces digitales
Visualiser les processus de bout-en-bout
Comprendre et analyser les frictions
Notifications et suggestions intelligentes
Interventions proactives dans le processus
Automatisation de tâches et chaines de
réactions complexes
Suivi d’indicateurs clés de
performance
Benchmark en continu
Mise en conformité en continu
Discover
Monitor
Data engineer
Analyst
Executives and Managers
Business Users
Quelques semaines, en interaction avec les métiers

24. Connect
Tout système source
Mobiliser les données d’exécution
Mode “delta”, voire temps-réel
Interpréter les traces digitales
Visualiser les processus de bout-en-bout
Comprendre et analyser les frictions
Notifications et suggestions intelligentes
Interventions proactives dans le processus
Automatisation de tâches et chaines de
réactions complexes
Suivi d’indicateurs clés de
performance
Benchmark en continu
Mise en conformité en continu
Discover Enhance
Data engineer
Analyst Business Users
Executives and Managers
Quelques heures par semaine

25. Élaboration du
plan
d’améliorations
Assistance au
choix de solutions
métiers
Mise en place
d’une démarche
« Lean office »
Evaluation de la
performance du
cycle client
Reconfiguration de l’organisation et de la gouvernance du cycle client
Accompagnement des équipes au changement de gestion du poste client
Évaluation de la
couverture de vos
risques d’impayés
L’accompagnement Axys consultants
25