Modul 2 memberikan ringkasan singkat tentang aturan umum pengelolaan arsip dan inventaris kantor berdasarkan landasan hukum dan teknik perbaikan file seperti klasifikasi, kode, peta lokasi, hak akses, dan masa retensi.

1. Slide 1
MANAGING OFFICE &
FILING SYSTEM
Jakarta,
21
Okt
2021
Natar
Adri,
SE,
MM

2. Slide 2
Fasilitator
NATAR ADRI,SE,MM
Natar Adri berpengalaman di bidang Corporate Planning, Finance, Accounting, serta Office & Warehouse Management
sejak karir pertamanya selama 7 tahun di Djajanti Group dengan posisi terakhir sebagai Accounting Manager, keterlibatan
Adri juga sebagai Financial Restrukturing saat Djajanti Group masuk ke dalam BPPN, kemudian melanjutkan karirnya di
perbankan selama 2 tahun di HSBC sebagai Business Banking Officer Corporate Specialist. Adri juga terlibat sebagai
Financial Specialist dalam pembuatan Master Plan dan Bisnis Plan untuk BPKS (Badan Pengusahaan Kawasan
Sabang), serta menguasai model implementasi 5S System dan Production Management. Karier Adri sebagai seorang
profesional terakhir sebagai Finance Manager & Support System di sebuah perusahaan manufaktur (maintenance valve).
Adri memperoleh pasca sarjananya di bidang Manajemen dari Universitas Gadjah Mada. Beliau pernah turut serta
mengembangkan sumber daya manusia dan membangun Departement Marketing Support & Training di Prudential
BancBali. Natar Adri juga ikut membuat Master Plan & Business Plan, serta melakukan project promosi pariwisata untuk
kawasan Sabang. Sebagai seorang konsultan, ia telah terlibat dalam berbagai proyek pengembangan keahlian SDM,
antara lain pada topik-topik Accounting & Business Banking, Handling Customer & Complaints, Office & Filing
Management, serta Financial Management & Retirement Planning. Adri juga menulis buku dengan judul ”Solusi Cerdas
Mengatasi Hutang dan Kredit” , “Investasi Mudah dan Murah” dan “80 Bisnis Sampingan Modal < 5Juta”
2

3. Slide 3
3
Modul 1 : Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing
Berdasarkan 5S (5R)
Managing Office &
Filing System

4. Slide 4

5. Slide 5
Bagaimana Sistem 5S Bekerja ?
POLA
PIKIR
SIKAP
KERJA
PERI
LAKU
TEMPAT
KERJA
POLA
PIKIR
TEMPAT
KERJA
PERI
LAKU
SIKAP
KERJA
TEMPAT KERJA MERUPAKAN CERMIN POLA PIKIR PEMAKAINYA
PROSES KEBALIKAN, MEMBENAHI POLA PIKIR DENGAN
PEMBIASAAN 5 S

6. Slide 6
Apa yang anda rasakan? Gimana rasanya?
Pernahkan Melihat Keadaan Ini ???

7. Slide 7
Jepang Eropa / US Indonesia Penerapan
5S 5S 5R 5P Di Lingkungan Perusahaan
Seiri Sort Ringkas Pemilihan Hanya menyimpan barang yg
dibutuhkan
Seiton Set in Order Rapi Penataan Semua barang memiliki tempatnya
masing-masing
Seiso Shine Resik Pembersihan Menjaga kebersihan perusahaan
Membersihkan = Memeriksa
Seiketsu Standardise Rawat Pemantapan Membuat 3 R terdahulu sbg
kegiatan sehari-hari
Shitsuke Sustain Rajin Pembiasaan Menerapkan budaya 5 R di
perusahaan

8. Slide 8

9. Slide 9
RINGKAS (Seiri)
Singkirkan barang yang tidak perlu
(Beri Label Merah)
KRITERIA PEMILAHAN:
• Temukan barang yang tidak diperlukan di lingkungan anda.
• Ketahui kapan setiap barang akan digunakan, jadikan kriteria
• Ketahui Dimana seharusnya meletakan barang tersebut
Alasan resistensi:
“Membuang barang itu pemborosan…”
“Merepotkan, saya tak ada waktu untuk melakukan ini semua”
“Mungkin Kita masih menggunakan barang itu nanti…“
KUNCI: TENTUKAN STANDAR YANG JELAS TENTANG
“BARANG YANG DIPERLUKAN DAN YANG TIDAK”

10. Slide 10
Klasifikasi : 1. Barang Customer / Barang berhubungan dengan pekerjaan
2. Mesin / alat gudang/ alat berat lainnya
3. Barang office / stationery
4. Lain-lain :
Nama Item : Kardus Bekas
Jumlah : 5 buah
1. Tidak diperlukan lagi/ Tidak punya nilai Dibuang
2. Diperlukan kadang-kadang / sedikit bernilai Simpan di tempatnya
3. Tidak diketahui kapan diperlukan
4. Alasan lain :
Nama Penanggung Jawab Barang : Alan Delon
Tanggal
( Ferdi Hasan ) 3 Oktober 2006
LABEL MERAH
Nama & Paraf Pemberi label merah
ALASAN BARANG TIDAK DIPERLUKAN TINDAKAN YANG DIAMBIL
Diskusikan dengan Pemilik barang

11. Slide 11

12. Slide 12
PRINSIP
 Label Merah hanya dilakukan oleh Orang Kedua (jangan dilakukan
langsung oleh Pemilik Barang).
 Beri Label Merah pada setiap barang yang tidak diperlukan, berikan
alasan, tanggal dan paraf.
 Untuk bagian gudang, periksa semua alat, mesin dan barang yang ada.
 Untuk bagian administrasi periksa dokumen, alat tulis dan mesin.
 Jangan ragu menempelkan pada barang yang dinilai “Meragukan”.
 Lakukan diskusi pada pemilik barang dengan pertimbangan dasar
standar yang telah dilakukan.

13. Slide 13
Ilustrasi Standar Lokasi Meja Kerja
1. Meja untuk New Employee
Monitor di Sebelah kiri
CPU di bawah meja kiri
Kursi dlm keadaan
masuk meja
2. Meja saat jam masuk & Pulang
kerja Kalender Kerja
Schedule Kerja
Lembaran kerja hari ini
Meja saat kerja
Kenyamanan dalam bekerja

14. Slide 14
RAPI (Seiton)
Membenahi Tempat Penyimpanan
PRINSIP
1. Buang semua barang yang tidak diperlukan (ragu = buang).
2. Bersihkan semua tempat yang paling kotor dan bekas tempat barang
yang tidak diperlukan lagi.
3. Buat denah tempat penyimpanan (lakukan penandaan, label & garis
di lantai).
4. Gunakan garis putus-putus untuk jalan masuk & keluar.
5. Jangan ragu untuk memberikan tanda visual di tiap tempat
penyimpanan (beri label).
6. Posisikan barang ditempat menurut frekuensi pemakaiannya.
7. Pastikan semua orang mengerti artinya.

15. Slide 15
Meja Kerja
IV
III
II
I
V
Area Lembaran
kerja hari ini
Area tulis menulis
Area CPU
Laci 1 Stationary
Laci 2 File Mingguan
Laci 4 File (bantex)
Area Gelas Air Minum
Laci 5 Lap tob
Laci 3 File Bulanan
Lay out Meja Kerja
Posisikan barang ditempat menurut frekuensi
pemakaiannya

16. Slide 16
Filling dengan Sistem Ergonomis
Daftar Isi Rak 1
Sesuai no Urut
Daftar Isi Rak 2
Sesuai no Urut
Daftar Isi Rak 3
Sesuai no Urut
Lemari Rak File
Label File
Judul Dokumen
Periode pembuatan
Daftar Isi
Institusi Pembuat
1 Nomor urut

17. Slide 17

18. Slide 18
1. Dimana ?...Posisi tetap
2. Apa ? …….Barang tetap
3. Berapa ? ….Jumlah tetap
PENATAAN BARANG HARUSLAH:
GUNAKAN STRATEGI
PENANDAAN VISUAL!!

19. Slide 19
Jumat minggu pertama
Gunakan lak-ban bila tidak di cat

20. Slide 20
RESIK (Seiso)
Mengatur PROSEDUR kebersihan HARIAN
PRINSIP
1. Adakan Hari kebersihan bersama minimal tiap satu tahun sekali
atau lebih. Umumnya sebulan sekali, hari JUMAT
pertama/terakhir.
2. Sempatkan waktu dalam bekerja untuk membersihkan, jangan
menunggu sampai kotor.
3. Sebutkan penanggung jawab area dan berikan pedomannya
(pasang ditempat yang dapat dilihat).
4. Sediakan alat-alat yang menunjang.

21. Slide 21
Area Kantor A
Indro
Area Kantor B
Dono
Area Kantor C
Kasino
Area Auditorium
Utama
Togar
CHECK LIST UNTUK RESIK DI AREA KANTOR
1. J
endela 2. Meja kerja 3. Asbak 4. lantai 5. Komputer
    

22. Slide 22

23. Slide 23
PRINSIP
1. INGAT 3 prinsip “TIDAK”
- TIDAK ada barang yang tidak diperlukan
- TIDAK berserakan
- TIDAK Kotor
2. Adakan Team Gabungan Terpisah (campuran beberapa dept.) yang
bertugas mengawasi kebersihan (patroli). Jajaran pimpinan sebaiknya
tidak tergabung di dalamnya (pastikan dan buat daftar checknya).
3. Team menyampaikan dalam meeting tentang hasil pengawasannya
(patroli), Team dapat memberikan/menempelkan tanda khusus dilokasi
untuk memotivasi perbaikan.
4. Adakan REWARD SYSTEM untuk area yang telah melakukan
perbaikan atau berusaha lebih baik, mulai penghargaan hingga hadiah.
RAWAT (Seiketsu)
Mempertahankan tempat kerja yang Resik

24. Slide 24
RAJIN (Shitsuke)
Maksimalisasi Aspek Visual di Tempat kerja
PRINSIP
1. Bahasa otak adalah gambar. Berikan Gambar / Ilustrasi dan Penandaan
yang dapat mendukung 5 R.
2. Tampilkan Foto atau dokumentasi dari pelasanaan 5 R di area kerja,
dengan memasangnya pada tempat yang mudah terlihat.
3. Gunakan Slogan sebagai motivator untuk tiap karyawan menerapkan 5 R.
4. Tentukan posisi/pencapaian sebelum dan sesudah perbaikan secara
berkesinambungan (Continuous Improvement), bentuknya dapat berupa
scoring (misal: 1 = jelek sekali, 5 = bagus sekali).

25. Slide 25

26. Slide 26
26
Modul 2 : Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan
Inventaris Kantor.
Managing Office &
Filing System

27. Slide 27
27
VIDEO: The Future of …
Banking

28. Slide 28

29. Slide 29

30. Slide 30
LANDASAN HUKUM
1. Undang Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
2. Undang-Undang Nomer 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.
3. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Pokok Kearsipan.
4. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE).
5. Undang undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP).
6. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009.
7. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip.
8. Peraturan Pemerintah Nomer 87/1999 Tentang Tatacara Penyerahan dan Pemusnahan
Dokumen Perusahaan
9. Peraturan Pemerintah Nomer 88/1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke
dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan Legalisasi
10. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip
Statis.
11. Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara RI Nomor Per 8/MBU/2014 Tentang Pedoman
Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Badan Usaha Milik
Negara.
12. Surat Edaran Nomor : SE/06/M.PAN/3/2005 Tentang Program Perlindungan dan
Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana
13. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : 13/Kep/M.PAN/1/2003 Tanggal
23 Januari 2003 Tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronik Lingkup Internet di
Lingkungan Instansi Pemerintah.

31. Slide 31
Managing Office
Filing System
duplikasi
distribusi
indexing
penyimpanan
pemeliharaan
Managing Office
(Manual)
Filing System
(Digital)
`
Pemusnahan
`
`
`
Standard Operating Procedure
(SOP)

32. Slide 32 32
Gambaran Umum
Manajemen Arsip
Dinamis
Statis
Aktif
In-Aktif
Retensi
Retensi
Retensi
Gudang
Pemusnahan
Klasifikasi:
A : Administratif
L : Legal
F : Finansial
R : Riset
E : Edukasi
D : Dokumentasi
Penilaian:
1. Vital
2. Penting
3. Berguna
4. Tidak Berguna
• Map Of Location
• Daftar Rekap File
• Akses
1. UU no. 8 / 1997: Dokumen Perusahaan.
2. UU no. 11 / 2008: Informasi & Transaksi Elektronik.
3. PP no. 87 / 1999: Tata Cara Penyerahan & Pemusnahan
Dokumen Perusahaan.
4. PP no. 88 / 1999: Tata Cara Pengalihan Dokumen
Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya &
Legalisasi.
1. Klasifikasi.
2. Kode Arsip.
3. Tunjuk-Silang.
4. Penilaian.
5. Masa Retensi.
Teknik Perbaikan
File

33. Slide 33
Teknik Perbaikan Arsip
No. Teknik Contoh Keterangan
1. Indeks. Nomor Urut; Penomoran Surat; Kode Aplikasi.
2. ALFRED. Nilai & Peringkat Arsip sesuai ALFRED.
3. Klasifikasi. Daftar Klasifikasi; Daftar Topik; Daftar Sub-Topik.
4. Kode. Daftar Kode Divisi; Daftar Kode Proyek; Daftar Kode Vendor;
5. Peta Lokasi. Peta laci & rak; Daftar Lokasi Penyimpanan; Daftar Rekap File.
6. Hak Akses. Daftar PiC Kearsipan.
7. Tunjuk Silang. Daftar Lampiran.
8. Masa Retensi. Daftar Masa Penyimpanan Arsip.
9. Penyusutan. Berita Acara Pemusnahan Arsip.
10. Pengendalian. Berita Acara Peminjaman & Pengembalian Arsip.
11. Penandaan Visual Striping & Tanda Ergonomi pada arsip.
Dalam pelatihan 1 hari, peserta umumnya telah mendapat pembekalan mengenai
11 teknik perbaikan arsip tersebut di atas. Dengan demikian, baik manajemen
maupun konsultan mengharapkan agar teknik tersebut diterapkan dalam aktivitas
sehari-hari.

34. Slide 34
Teknik Perbaikan 1 – (mengelompokkan file)
Teknik Perbaikan 2
Teknik Perbaikan 3
Teknik Perbaikan 4
Teknik Perbaikan 5

35. Slide 35
Jenis Div-Dept Judul Deskripsi Issue Date Main Subject Sub Subject Lokasi
Nota HO-HRD Tagihan konsultan Project konsultasi CBHRM 20-agt-2005 tagihan project File 1 Rak 1 lt 1
Nota HO-HRD Tagihan konsultan outsourcing PT XXX 20-agt-2005 tagihan Rutin Rak 1 lt 1
Buku
Notulen
Laporan
BUKU INDUK KEARSIPAN
Teknik Perbaikan 1a: INDEKS

36. Slide 36
Teknik Perbaikan 1b: ALFRED
Kriteria Penilaian Arsip Dapat Selayaknya mempertimbangkan Faktor
ALFRED ( 00. – 100 ):
1. Administrative Value (Nilai Administrasi).
2. Legal Value (Nilai Hukum).
3. Financial Value (Nilai Keuangan).
4. Research Value (Nilai Penelitian).
5. Educational Value (Nilai Pendidikan).
6. Documentary Value (Nilai Dokumentasi).

37. Slide 37
Nama/Nomor Dokumen A L F R E D Rata – rata
(%)
Ijazah & Tanda Terima Ijazah 99
Rekap Payroll 95
Rekap Gaji 94
Remunerasi 90
Data Person Karyawan 80
Data Penilaian Karyawan 75
Data SK & KK 70
Status Pajak 45
Data Cuti 40
Data Lembur 35
Data Jamsostek 30
Data Historical Medical 30
Verifikasi Dokumen Berdasarkan Alfred
CONTOH

38. Slide 38
Teknik Perbaikan 1c: KLASIFIKASI
Klasifikasi adalah pengelompokan arsip berdasarkan subjek
yang disusun secara sistematis dan logis dari pelaksanaan
fungsi dan kegiatan perusahaan.
Klasifikasi dibuat dengan melihat
perbedaan dan persamaan
masalah dalam arsip. Masalah
yang sama pada arsip berada
salam satu lokasi.

39. Slide 39
How to File … ?
1. By Alphabet
A B C D E
CONTOH

40. Slide 40
2. By Function / Department
CONTOH
Rak konvensional
Butuh ruang akses lbh banyak
Compacto
Penghematan ½ ruangan untuk
kapasitas yang sama
Compacto
Kapasitas meningkat 2 kali lipat
pada ruang yang sama
How to File … ?

41. Slide 41
3. By Time
Y
E
A
R
L
Y
Q
U
A
R
T
E
R
L
Y
M
O
N
T
H
L
Y
W
E
E
K
L
Y
D
A
I
L
Y
CONTOH
How to File … ?
1. Akses cepat.
2. Bebas resiko kehilangan
file.
3. Kerahasiaan.
4. Custom Map.

42. Slide 42
Teknik Perbaikan 1
Teknik Perbaikan 2 (Kode Arsip)
Teknik Perbaikan 3
Teknik Perbaikan 4
Teknik Perbaikan 5

43. Slide 43
Kode: sarana untuk memberkaskan
arsip & menentukan lokasi
penyimpanan arsip.
Fungsi kode untuk membedakan antara
urusan / subjek yang satu dengan
yang lain dalam berbagai jenjang
klasifikasi arsip.
Teknik Perbaikan 2: KODE ARSIP
Simpan dalam suatu sistem yang:
1. mudah dilihat,
2. mudah diambil &
3. mudah dikembalikan.

44. Slide 44
Jenis :
A. Kode angka urut
1- Pendidikan dan pelatihan
2 – Rekrutment
3 – Job description
B. Kode angka Blok
1100 – Selling Skill
1101 – Basic Selling Skill
1102 – Advance Selling Skill
1200 – Communications
1201 – Interpersonal Communications Skill
1202 - Customer Service Communication Skill
C. Kode Abjad tunggal ; A = Keuangan, B=Perlengkapan
D. Kode Abjad ganda; AA = HRD, BB = Finance dll
2.a.Kode Arsip
CONTOH

45. Slide 45
45 dari 22
NO KLASIFIKASI KODE
ARSIP
KETERANGAN
1 Vital
(Brankas)
1 (1.1)
(1.2)
(1.3)
(1.4)
- Ijazah & Tanda Terima Ijazah
- Rekap Payroll
- Rekap Gaji
- Remunerasi
2 Penting
(Lemari Besi Terkunci)
2 (2.1)
(2.2)
(2.3)
- Data Person Karyawan
- Data Penilaian Karyawan
- Data SK & KK
3 Berguna
(File Odner/ Biasa)
3 (3.1)
(3.2)
(3.3)
(3.4)
(3.5)
-Status Pajak
-Data Cuti
-Data Lembur
-Data Jamsostek
-Data Historical Medical
2.b.Daftar Klasifikasi & Kode Arsip
CONTOH

46. Slide 46
NO KLASIFIKASI KODE ARSIP KETERANGAN
(DAFTAR PIC)
1 Data Karyawan :
- Ijazah & TT Ijazah
Data Payroll :
- Rekap Payroll
- Rekap Gaji
- Remunerasi
(1.1)
(1.2)
(1.3)
(1.4)
Ambar
Ariyan
2 Data Karyawan :
-Data personnel
- Data Penilaian Karyawan
- Data SK & KK
(2.1)
(2.2)
(2.3)
Fikri
Fikri
Dian A
3 Data Karyawan
- Status Karyawan
- Data Histori Pajak
- Data Cuti
- Data Lembur
- Jamsostek
(3.1)
(3.2)
(3.3)
(3.4)
(3.5)
Mahpudin
Mahpudin
Seno
Seno
Wulan
2.c.Daftar Hak Akses
CONTOH

47. Slide 47
RS Siloam Glenagles
Daftar & Peta Lokasi
Tanpa Peta Lokasi, akan jauh lebih sulit menemukan arsip
dalam gudang penyimpanannya

48. Slide 48
CONTOH 2.d.Daftar & Peta Lokasi
LEVEL DOKUMEN KETERANGAN
A 1. IJAZAH
2. SK
3. KONTRAK
- Lokasi : Lemari Besi
- Kode : A.1, A.2, A.3
- Klasifikasi :
–Ijazah
–SK
–Kontrak
B 1. REMUNERASI
2. ABSEN
3. LEMBUR
- Lokasi : Lemari Arsip
- Kode : B1, B2, B3
- Klasifikasi :
– Remunerasi
– Absen
– Lembur
Space saving up to 30%
Space divider

49. Slide 49
Teknik Perbaikan 1
Teknik Perbaikan 2
Teknik Perbaikan 3 (Tunjuk Silang)
Teknik Perbaikan 4
Teknik Perbaikan 5

50. Slide 50
Teknik Perbaikan 3: TUNJUK SILANG
Tunjuk silang (Cross Reference): Formulir yang digunakan sebagai petunjuk untuk
mengetahui lokasi penyimpanan arsip yang saling berkaitan dengan lokasi penyimpanan
yang berlainan.
Tidak semua penyimpanan arsip selalu menggunakan tunjuk silang.
Timbulnya tunjuk silang karena :
• Jika terdapat surat yang mempunyai lebih dari satu subjek
• Adanya pergantian nama
• Adanya lampiran pada surat penyimpanannya tidak mungkin
dijadikan satu dengan suratnya
NO KODE ARSIP TUNJUK SILANG
1 1.2 Lihat Kode Arsip (3.3), (2.2)
2 1.3 Lihat Kode Arsip (2.3), (3.3), (3.4), (3.1)
3 1.4 Lihat Kode Arsip (2.1), (3.1)
4 2.1 Lihat Kode Arsip (1.1), (2.2),(3.1), (2.3)
5 2.2 Lihat Kode Arsip (1.3), (1.4), (2.1), (2.3)

51. Slide 51
Teknik Perbaikan 1
Teknik Perbaikan 2
Teknik Perbaikan 3
Teknik Perbaikan 4 (Retensi Arsip)
Teknik Perbaikan 5

52. Slide 52
Teknik Perbaikan 4: RETENSI ARSIP
Dari ALFRED maka Retensi Arsip ditentukan menjadi 4:
1. Arsip Vital ( Presentasi 90 – 100):
Arsip yang penting bagi kehidupan bisnis perusahaan dan tidak dapat diganti
kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau
dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Contoh Arsip Pendirian
Perusahaan.
2. Arsip Penting ( Presentasi 50 – 89) :
Arsip yang melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan
lama.Aktif ini disimpan file Aktif selama 2 tahun dan file inaktif selama 25 tahun.
Contoh Arsip bukti bukti keuangan.
3. Arsip Berguna ( Presentasi 40 – 49):
Arsip yang berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah.
Disimpan file aktif selama 2 tahun dan file inaktif selama 10 tahun. Contoh
Surat pesanan.
4. Arsip tidak berguna ( Presentasi 0 – 39):
Arsip yang dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama disimpan di
file aktif selama 3 bulan. Contoh Undangan Rapat.

53. Slide 53
Menentukan Masa Retensi
• Sekian tahun / bulan setelah
penyelesaiannya.
• Sekian tahun setelah diperiksa.
• Sekian tahun setelah penjualan, penyerahan
atau habis masa berlakunya.
• Sekian tahun setelah dituangkan dalam
laporan (proyek?).
• Sekian tahun setelah diangkat / ditetapkan.
• Peraturan bukti pajak (10 tahun?).
CONTOH
Ditentukan atas
dasar peraturan,
kebijakan
perusahaan &
pertimbangan lain.

54. Slide 54
Jadwal Retensi Arsip
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN
AKTIF IN AKTIF
1 2 3 4 5
1 Formasi Pegawai 1 thn setelah thn 2 tahun musnah
anggaran
2 Penerimaan Pegawai :
-Pengumuman 2 thn setelah thn 2 tahun musnah
-Seleksi administrasi anggaran
-Pemanggilan peserta
-Ujian tertulis
-Wawancara
3 Berkas perorangan : 1 thn setelah berhenti / 1 thn setelah hak musnah
-Lamaran pensiun dan kewajiban
-SK Pengangkatan habis
-SK peninjauan masa kerja
CONTOH
Pemusnahan arsip DISARANKAN ada SK dari atasan
TIDAK DIBAHAS

55. Slide 55
Teknik Perbaikan 1
Teknik Perbaikan 2
Teknik Perbaikan 3
Teknik Perbaikan 4
Teknik Perbaikan 5 (Penyusutan Arsip)

56. Slide 56
Teknik Perbaikan 5: PENYUSUTAN ARSIP
UNIT PENGOLAH
ARSIP
AKTIF
PUSAT ARSIP
ARSIP
IN AKTIF
STATIS
MUSNAH
Pemindahan Penyerahan
Pemusnahan
1. Menentukan nilai kegunaan arsip.
2. Menentukan jadwal retensi
(berapa tahun?).
3. Menentukan nasib arsip.
a. Dipindahkan ke arsip inaktif.
b. Diserahkan ke arsip statis.
c. Dimusnahkan.
4. Melakukan pemindahan arsip.
Langkah-langkah Penyusutan
Pemusnahan arsip DISARANKAN ada SK dari atasan

57. Slide 57
Berita Acara Pemusnahan Arsip
CONTOH
Pemusnahan arsip DISARANKAN ada SK dari atasan

58. Slide 58
Format Kartu Bukti Pinjam Arsip
Arsip / Surat yang dipinjam
Subjek No Surat
Indeks Dari
Kode Kepada
Nama Peminjam Unit / Departement
Tanggal Pinjam
Paraf Peminjam
Paraf Petugas
Tanggal Kembali
Paraf Peminjam
Paraf Petugas
Keterangan
CONTOH

59. Slide 59
Lembar Disposisi
• Kode Dokumen:
• Disposisi ke Unit:
• Derajat surat: (D/P/B)*
• Diterima tanggal/jam:
• Diserahkan kepada:
• Diserahkan tanggal/jam:
• Catatan:
D = Darurat/Urgent
P = Penting/Rahasia
B = Biasa/Rutin
Lembar disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan
kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah.
SUSUNAN LEMBAR DISPOSISI biasanya TERDIRI ATAS:
CONTOH

60. Slide 60
RFID ( Radio Frequency
Identification)
1. Bisa mendeteksi produk expired, rusak, palsu.
2. Bisa mendeteksi lalu-lintas barang.
3. Bila direncanakan dengan baik akan membantu
pengumpulan data pribadi (kebiasaan membeli).
Menggunakan microchips di produk,
direkam melalui frekwensi tertentu (13.56 Mhz).

61. Slide 61
Zint Barcode Studio
Portable
(barcode generator)
https://portableapps.com/apps/utilities/zint_barcode_studio_portable

62. Slide 62