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Gestión documental ECM 40

  • 1. ID / ECM Informática documental / Enterprise Content Management
  • 2. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice 1. Baratz 1.Por qué Baratz 2.Líneas de Negocio 3.ID-ECM 4.Gestión Documental 2. Beneficios 3. Referencias
  • 3. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice Baratz 25 años gestionando el conocimiento
  • 4. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice Las soluciones se basan en el Gestor Documental BKM. Al finalizar los proyectos se dispone de un Sistema Integral para la gestión de toda la documentación electrónica. Baratz ofrece una solución llave en mano que contempla una transmisión del conocimiento, durante la implantación y a la finalización del proyecto que asegura una adecuada gestión de cambio. Las soluciones se ponen en marcha como de sistemas de gestión integrados con el resto de sistemas existentes en las organizaciones. Baratz dispone de un equipo estable de desarrollo, y un equipo de expertos en gestión documental y archivo que aseguran el soporte durante la implementación y desarrollo del proyecto. Así mismo ofrece un soporte correctivo y evolutivo, garantizando su estabilidad y crecimiento acorde con las necesidades del cliente. Como proveedor experto se garantiza que la solución propuesta cumple con las principales normativas y estándares tecnológicos en el marco nacional e internacional PORQUÉ BARATZ
  • 5. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice BARATZ. Líneas de Negocio Soluciones específicas para ArchivosSoluciones para ID-ECM Soluciones Servicios Gestión Documental Servicios integrales de gestión y tratamiento de documentación, digitalización, gestión bibliotecaria y archivística, formación y mantenimiento. Soluciones específicas para Bibliotecas Ministerio de Cultura Museo Bellas Artes de Bilbao Congreso Diputados ICO Consejo de Estado FOCUS – ABENGOA Comisión Nac Energía Ministerio Justicia Patrimonio Nacional Boletín Oficial de Aragón Ministerios: Interior, Trabajo, MAP, … Archivo Histórico del BBVA, Catedral de Orihuela Institución Colombina, Real Maestranza de Ronda Juntas de CyL y de CLM, Generalitat, Xunta de Galicia Museo del Prado, Archivo Histórico de Barcelona,.. Archivo General de la Nación de la República Dominicana Administraciones Públicas México 80 % Bibliotecas Públicas Españolas Presentes en Bibliotecas Universitarias en Francia Sistemas bibliotecarios de México y Colombia Bibliotecas Públicas, Parlamentarias y Ministeriales Instituto Cervantes Universidad Pompeu i Fabra Archivo Municipal de Almería EJIE
  • 6. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice Soluciones ID-ECM Informática Documental / Enterprise Content Management
  • 7. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice La Oferta de Baratz en ID/ECM se centra en: Soluciones de captura : Baratz ofrece soluciones propias o integración con productos de terceros en la digitalización facilitando el paso a las empresas hacia la oficina sin papeles. Soluciones de Gestión del conocimiento y DM: Soluciones que permiten una gestión de múltiples BBDD para minimizar los tiempos de disponibilidad de la información. Gestión de activos patrimoniales, audiovisuales y expedientes administrativos. Soluciones de Gestión de Record. Baratz ayuda a las organizaciones a gestionar su documentación valiosa. Ya sea por obligación legal, por necesidad de negocio o por el valor histórico de la compañía, Baratz ayuda a gestionar, custodiar y conservar toda la documentación de la empresa. Servicios de consultoría. Desde el rediseño de procesos a la definición de requisitos para la implementación de sistemas de gestión de expedientes. Servicios de Soporte, Asistencia Técnica y Mantenimeinto FOCO DE ID / ECM
  • 8. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice • Gestión de expedientes • Gestión documental - Gestión de Procesos. • Reglas de clasificación propias • Control edición y modificación • Control de versiones • Restricción de acceso • Trazabilidad y auditoria CARACTERÍSTICAS CAPTURA GESTIÓN DIFUSIÓN ARCHIVO • Entrada mutlifuente • Registro controlado • Transformación de formatos y contenido • Identificación automática o manual • Digitalización, masiva, certificada • Clasificación automática. • Integración con sistemas correo, ofimáticos, ... • Acceso controlado según permisos • Búsqueda a texto completo, rápida, simple o avanzada. • Personalización de pantallas de consulta y resultados. • Adaptación a la imagen corporativa. • Recuperación de información: Navegación arborescente, Facetas, Nubes, • Herramientas de colaboración • Repositorio Central Electrónico • Ingesta integrada con otras aplicaciones • Seguridad almacenamiento • Recuperación ante desastres • Conservación a largo plazo • Gestión Ciclo de Vida. • Firma, Sellado y Resellado • Cumplimiento de Estándares Nacionales internacionales
  • 9. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice GESTIÓN DOCUMENTAL BKM es un Sistema de Gestión cuyo objetivo es sustituir la gestión de expedientes y documentos en papel haciendo uso de las nuevas tecnologías. Uno de los conceptos clave en cualquier tramitación es el documento, que es un testimonio de un hecho o acto realizado por una persona o por una organización. Por tanto es necesario contar con un servicio que sea capaz de gestionar y custodiar los documentos electrónicos generados en la actividad. Esta es la misión del repositorio de documentos electrónicos.
  • 10. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice GESTIÓN DE CONTENIDOS Gestión de documentos y expedientes : Sistema de captura: Digitalización, integración, conversión formatos Plan de Clasificación: Proceso automático o manual. Repositorio central. Repositorio único documental corporativo Gestión Documental: Descripción de documentos Crear, Modificar, Actualizar contenido. DragAndDrop. Firma electrónica avanzada y sellado de tiempo Control de versiones. Check-in Check-out Procesos de trabajo: Control del proceso de trabajo y gestión documental. Reasignación tareas. Control del proceso. Paneles de Mando Interfaz de búsqueda con herramientas para una recuperación ágil y eficaz del contenido Entorno colaborativo. Control del acceso y gestión según grupos y usuarios Traza y auditoría Control del ciclo de vida de los expedientes y documentos: Desde su fase de negocio/gestión hasta su conservación o destrucción
  • 11. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice Mejora del servicio. Reducción del tiempo en el servicio al cliente. Sistema centralizado para la gestión de todos los documentos y contenidos Reducción de tiempos del ROI Integración de documentos electrónico en los procesos de negocio Desaparición del papel en la mayor parte del proceso. Agilización de la gestión facilitando el acceso, la rapidez en la búsqueda y una sencilla recuperación de la documentación Categorización, Etiquetado y Normalización en la descripción. Cumplimiento de la normativa en transparencia, acceso y preservación de la información BENEFICIOS
  • 13. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice Estructura Empresarial www.baratz.es