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Gestor Documental integrado en
una Plataforma de Preservación
Digital (archivo electrónico)

Francisco Dodero Broullón

Responsable de Productos Archivos/ECM
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1. BARATZ
2. INTRODUCCIÓN
3. PLAN EJECUCIÓN
4. PROYECTO BARATZ:
1.

Gestor Documental

2.

Archivo Electrónico y Plataforma de Preservación Digital

3.

Gestor de Archivos

4.

Metabuscador y difusor

6. CONCLUSIONES.

2

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índice

INTRODUCCIÓN

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INTRODUCCIÓN

En la incorporación masiva de las TIC en la gestión electrónica
de la documentación, se ha diferenciado la gestión de la
documentación en su fase viva de su gestión en la fase pasiva.
Pero en la actualidad, la gestión documental es entendida como
un proceso global, corporativo e integral del proceso documental
de una organización, pública o privada, desde el momento de la
entrada en el sistema hasta su conservación o destrucción.
Es por ello, más acertado, hablar de Gestión Integrada de la
Documentación Electrónica, para controlar la producción, la
circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier
tipo de información de forma electrónica.

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índice
Situación Actual

índice

Conjunto diverso de aplicaciones para la organización y gestión de
la documentación dependiendo de su fase en el ciclo vital.
Gestor
Gestor
Documental
Documental

+

Corresponden
Corresponden
cia / /Registro
cia Registro

+

Gestor
Gestor
Archivos
Archivos

+

Webs
consultas

Estas aplicaciones:
no están orientadas a la e-administración
no interoperan entre ellas
distintos fabricantes = distinta filosofía

Consecuencias:
ruptura del ciclo vital de la documentación
multiplicación de esfuerzos y gastos
multiplicación impresión, almacenamiento, correos electrónicos
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…..
Oferta Baratz

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Para satisfacer las necesidades manifestadas Baratz está trabajando en
un producto innovador, integral y transversal, que permita gestionar
eficazmente tanto la documentación de la gestión administrativa como la
documentación de archivo, desde la entrada en el Registro hasta su
destrucción o conservación histórica.
La oferta de Baratz se compone de cuatro partes:
Gestor documental transversal para gestión de documentos
electrónicos .
Gestor del Archivo físico tradicional.
Sistema de Archivo electrónico integrado en una Plataforma de
preservación digital. Cubrir las necesidades que están surgiendo con el nuevo
soporte de la documentación y garantizando la seguridad, conservación y el acceso.

Metabuscador, recolector y difusor de activos.
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Características

Este sistema se distingue por las siguientes características:

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PLATAFORMA
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Media Search
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GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN
ELECTRÓNICA
ELECTRÓNICA

REGISTRO
REGISTRO

TRAMITADOR
TRAMITADOR

Colaboración

Búsqueda

Seguridad

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G. Almacenamiento

Servicios comunes
Servicios comunes
PLATAFORMA
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FIRMA
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GESTOR DOCUMENTAL
ERP
ERP

Servicios

ARCHIVO
ARCHIVO
ELECTRÓNICO
ELECTRÓNICO

REPOSITORIO DOCUMENTAL
REPOSITORIO DOCUMENTAL

Gestor de
Gestor de
Archivos
Archivos
ALBALANET
ALBALANET
VISIÓN GLOBAL
Gestor Documental como Único Repositorio de toda la documentación
que se genere, con las siguientes funcionalidades:
Capacidad de gestionar expedientes con carácter administrativos.
Inclusión progresiva de los procedimientos el Gestor de
Contenidos. Incorporación gradual
Control del ciclo de vida con información facilitada por cada una de
las aplicaciones. Cada una de estas aplicaciones irá alimentando de
información el expediente según la acción realizada.
Integración con herramientas archivísticas (autoridades, CC,
normas de conservación) para conocer desde la entrada del
documento al Gestor cuál es su ciclo de vida, clasificación, etc.
Archivo Electrónico integrado en la solución que recibirá los
expedientes y documentos de archivos según norma de conservación:
Gestor Integral de Archivos físicos.
Interfaz de consulta única para localizar tanto documentación de gestión
como de archivo
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PLAN DE EJECUCIÓN

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Gestor Documental
Gestor Documental

Gestión de Expedientes
Gestión de Expedientes

Archivo
Archivo

Evolución hacia la Gestión integral de Archivos
Evolución hacia la Gestión integral de Archivos

Metabuscador

Integrado con Gestor Documental/Archivo

Archivo Electrónico
Archivo Electrónico

DESARROLLO ARCHIVO ELECTRÓNICO
DESARROLLO ARCHIVO ELECTRÓNICO

SOLUCIÓN UNICA PARA LA GESTIÓN DE TODO EL
SOLUCIÓN UNICA PARA LA GESTIÓN DE TODO EL
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El plan para esta evolución se enmarca en cuatro grandes hitos:
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Electrónico para gestión de archivos mixtos.
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electrónicos.
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ELECTRÓNICA: Integración de los productos para una gestión
completa de documentos durante todo su ciclo de vida.
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GESTOR DOCUMENTAL

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PLATAFORMA
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GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN
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aplicaciones de negocio/gestión:
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Repositorio centralizado para la gestión de varias BBDD documentales
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BKM es un software con las siguientes beneficios
documentales:
Gestión del almacenamiento de grandes cantidades de
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Repositorio centralizado para la gestión de varias BBDD
documentales
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ARCHIVO ELECTRÓNICO Y
PLATAFORMA PRESERVACIÓN
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REPOSITORIO DOCUMENTAL
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- El gestor de archivo se integra con el gestor documental o con las aplicaciones
de negocio para la recepción de los documentos electrónicos, los transforma en
documentos de archivo y los gestiona de forma posterior.
- Establecer el ciclo de vida, políticas y normas de archivo definitivo de los
documentos y expedientes, que permite cerrar el ciclo completo del documento.
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Ingesta. Aportará funcionalidades básicas que permitan recibir transferencias
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las búsquedas contra ellos y la visualización de los registros recuperados en la
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Módulo de Acceso. Gestionará la interfaz de consultas controlando que el Archivo
proporcione la información en el formato de difusión adecuado y de que se cumplen
las limitaciones de acceso en función de los permisos del solicitante.
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Plataforma de Preservación
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Objetivos:
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Resellado de documentos, para dar validez a la firma y así verificar la integridad del
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Una firma no válida provocaría la invalidez del documento
Normalización de formatos que conllevará la migración de formatos para posibilitar la
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VALIDEZ, AUTENTICIDAD e INTEGRIDAD
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REPOSITORIO DOCUMENTAL
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METABUSCADOR
Recolector de datos compatible con cualquier sistema de gestión a
través del protocolo OAI
Novedosas funcionalidades relacionadas con la recolección en
diferentes bases de datos.
Incluye listados propios de descriptores/autoridades.
Búsquedas rápidas y efectivas:
- Facetadas, a través de caja única..
- Búsquedas avanzada, personalización de formularios…

Potente visor de imágenes Flash: modo lista, modo mosaico,…
Características Web 2.0:
- Favoritos
- Votaciones
- Comentarios
- Nube de etiquetas
CONCLUSIONES
CONCLUSIONES

Producto innovador, integral y transversal, que permita gestionar
eficazmente tanto la documentación de la gestión administrativa
como la documentación de archivo
Proyecto gradual y escalable.
Única solución para necesidad múltiple.
Disminución de los tiempos de búsqueda de información interna
Colaboración entre los empleados de una organización en un único
sistema.
Preservar documentos sin ocupar ingentes cantidades de espacio.
Cumplimiento de las normas de seguridad.
Reducción de los costes de la organización.
CONCLUSIONES

índice

Entendemos este proyecto como la Implantación de un
Sistema de Gestión Documental y Gestión de
Archivo, integrado con una Plataforma de Preservación
Digital que garantice el control de todo el ciclo de vida
documental, el acceso controlado, y la disponibilidad,
legibilidad

y

conservación

a

largo

plazo

de

documentos y las firmas que los contengan.

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Francisco Dodero Broullón
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Gestor Documental electrónico integrado en una Plataforma de Preservación digital

  • 1. Gestor Documental integrado en una Plataforma de Preservación Digital (archivo electrónico) Francisco Dodero Broullón Responsable de Productos Archivos/ECM BARATZ MÉXICO
  • 2. índice 1. BARATZ 2. INTRODUCCIÓN 3. PLAN EJECUCIÓN 4. PROYECTO BARATZ: 1. Gestor Documental 2. Archivo Electrónico y Plataforma de Preservación Digital 3. Gestor de Archivos 4. Metabuscador y difusor 6. CONCLUSIONES. 2 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A.
  • 3. índice INTRODUCCIÓN © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A.
  • 4. INTRODUCCIÓN En la incorporación masiva de las TIC en la gestión electrónica de la documentación, se ha diferenciado la gestión de la documentación en su fase viva de su gestión en la fase pasiva. Pero en la actualidad, la gestión documental es entendida como un proceso global, corporativo e integral del proceso documental de una organización, pública o privada, desde el momento de la entrada en el sistema hasta su conservación o destrucción. Es por ello, más acertado, hablar de Gestión Integrada de la Documentación Electrónica, para controlar la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información de forma electrónica. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice
  • 5. Situación Actual índice Conjunto diverso de aplicaciones para la organización y gestión de la documentación dependiendo de su fase en el ciclo vital. Gestor Gestor Documental Documental + Corresponden Corresponden cia / /Registro cia Registro + Gestor Gestor Archivos Archivos + Webs consultas Estas aplicaciones: no están orientadas a la e-administración no interoperan entre ellas distintos fabricantes = distinta filosofía Consecuencias: ruptura del ciclo vital de la documentación multiplicación de esfuerzos y gastos multiplicación impresión, almacenamiento, correos electrónicos © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. …..
  • 6. Oferta Baratz índice Para satisfacer las necesidades manifestadas Baratz está trabajando en un producto innovador, integral y transversal, que permita gestionar eficazmente tanto la documentación de la gestión administrativa como la documentación de archivo, desde la entrada en el Registro hasta su destrucción o conservación histórica. La oferta de Baratz se compone de cuatro partes: Gestor documental transversal para gestión de documentos electrónicos . Gestor del Archivo físico tradicional. Sistema de Archivo electrónico integrado en una Plataforma de preservación digital. Cubrir las necesidades que están surgiendo con el nuevo soporte de la documentación y garantizando la seguridad, conservación y el acceso. Metabuscador, recolector y difusor de activos. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A.
  • 7. Características Este sistema se distingue por las siguientes características: © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice
  • 8. PLATAFORMA PLATAFORMA Media Search Media Search GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA REGISTRO REGISTRO TRAMITADOR TRAMITADOR Colaboración Búsqueda Seguridad Administración G. Almacenamiento Servicios comunes Servicios comunes PLATAFORMA PLATAFORMA FIRMA FIRMA GESTOR DOCUMENTAL ERP ERP Servicios ARCHIVO ARCHIVO ELECTRÓNICO ELECTRÓNICO REPOSITORIO DOCUMENTAL REPOSITORIO DOCUMENTAL Gestor de Gestor de Archivos Archivos ALBALANET ALBALANET
  • 9. VISIÓN GLOBAL Gestor Documental como Único Repositorio de toda la documentación que se genere, con las siguientes funcionalidades: Capacidad de gestionar expedientes con carácter administrativos. Inclusión progresiva de los procedimientos el Gestor de Contenidos. Incorporación gradual Control del ciclo de vida con información facilitada por cada una de las aplicaciones. Cada una de estas aplicaciones irá alimentando de información el expediente según la acción realizada. Integración con herramientas archivísticas (autoridades, CC, normas de conservación) para conocer desde la entrada del documento al Gestor cuál es su ciclo de vida, clasificación, etc. Archivo Electrónico integrado en la solución que recibirá los expedientes y documentos de archivos según norma de conservación: Gestor Integral de Archivos físicos. Interfaz de consulta única para localizar tanto documentación de gestión como de archivo © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice
  • 10. índice PLAN DE EJECUCIÓN © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A.
  • 11. Gestor Documental Gestor Documental Gestión de Expedientes Gestión de Expedientes Archivo Archivo Evolución hacia la Gestión integral de Archivos Evolución hacia la Gestión integral de Archivos Metabuscador Integrado con Gestor Documental/Archivo Archivo Electrónico Archivo Electrónico DESARROLLO ARCHIVO ELECTRÓNICO DESARROLLO ARCHIVO ELECTRÓNICO SOLUCIÓN UNICA PARA LA GESTIÓN DE TODO EL SOLUCIÓN UNICA PARA LA GESTIÓN DE TODO EL CICLO DE VIDA DE LA DOCUMENTACIÓN CICLO DE VIDA DE LA DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA SGDAE SGDAE I+D+I HITOS BKM + 1.0 Albala Net v 6.3 MediaSearch AÑO 2014 – AÑO 2015 1ª Entrega Archivo Electrónico INTEGRACIÓN GESTOR DOCUMENTAL CON ARCHIVO ELCTRONICO
  • 12. PLAN DE EJECUCIÓN EVOLUCIÓN + DESARROLLO (I+D+I) El plan para esta evolución se enmarca en cuatro grandes hitos: BKM: Evolución hacia el control de los procesos y su gestión de expedientes. ALBALANET-ARCHIVOS: Evolución hacia la integración con Archivo Electrónico para gestión de archivos mixtos. ARCHIVO ELECTRÓNICO: Desarrollo nuevo para satisfacer las necesidades de gestión a largo plazo de los documentos de archivo electrónicos. SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA: Integración de los productos para una gestión completa de documentos durante todo su ciclo de vida. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. índice
  • 13. índice GESTOR DOCUMENTAL © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A.
  • 14. PLATAFORMA PLATAFORMA REGISTRO REGISTRO TRAMITADOR TRAMITADOR GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA PLATAFORMA PLATAFORMA FIRMA FIRMA GESTOR DOCUMENTAL ERP ERP Servicios OTRAS OTRAS REPOSITORIO DOCUMENTAL REPOSITORIO DOCUMENTAL
  • 15. GESTIÓN DE EXPEDIENTES Gestión de documentos y expedientes derivados de las aplicaciones de negocio/gestión: Sistema de captura: Digitalización, integración, conversión formatos Plan de Clasificación: Proceso automático o manual. WorkFlow: Control y automatización de los flujos de trabajo Gestión documental. Descripción de documentos Edición, Modificar, Actualización Firma electrónica avanzada y sellado de tiempo Control de versiones. Repositorio centralizado para la gestión de varias BBDD documentales Interfaz de búsqueda y recuperación ágil y eficaz. Entorno colaborativo. Duplicados virtuales. Control del acceso y gestión según grupos y usuarios Traza y auditoría
  • 16. BENEFICIOS BKM es un software con las siguientes beneficios documentales: Gestión del almacenamiento de grandes cantidades de documentación electrónica Repositorio centralizado para la gestión de varias BBDD documentales Organización y clasificación del contenido Búsqueda rápida y Recuperación eficaz de los documentos Gestión de usuarios y Control de la seguridad Gestión del flujo de los procesos documentales
  • 18. ARCHIVO ELECTRÓNICO Y PLATAFORMA PRESERVACIÓN PLATAFORMA PLATAFORMA REGISTRO REGISTRO GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA TRAMITADOR TRAMITADOR PLATAFORMA PLATAFORMA FIRMA FIRMA ERP ERP ARCHIVO ARCHIVO ELECTRÓNICO ELECTRÓNICO OTRAS OTRAS REPOSITORIO DOCUMENTAL REPOSITORIO DOCUMENTAL
  • 19. ARCHIVO ELECTRÓNICO - El gestor de archivo se integra con el gestor documental o con las aplicaciones de negocio para la recepción de los documentos electrónicos, los transforma en documentos de archivo y los gestiona de forma posterior. - Establecer el ciclo de vida, políticas y normas de archivo definitivo de los documentos y expedientes, que permite cerrar el ciclo completo del documento. - Se apoya en un repositorio de objetos digitales de largo plazo, un componente orientado a la preservación a largo plazo de los objetos digitales (incluyendo documentos y expedientes electrónicos), de acuerdo con las políticas y normas de archivo establecidas por el gestor de archivo,…
  • 20. ARCHIVO ELECTRÓNICO MÓDULOS Ingesta. Aportará funcionalidades básicas que permitan recibir transferencias automatizadas de documentos y expedientes de las unidades productoras. Repositorio de Objetos Digitales. Lugar donde se encontrarán almacenados todos los objetos. Módulo de Gestión de la Conservación. Ejecutará las políticas de preservación y disposición asociadas a cada serie documental. Motor de índices y buscador. Permitirá la indexación de los metadatos así como las búsquedas contra ellos y la visualización de los registros recuperados en la consulta. Módulo de Acceso. Gestionará la interfaz de consultas controlando que el Archivo proporcione la información en el formato de difusión adecuado y de que se cumplen las limitaciones de acceso en función de los permisos del solicitante. Módulo de Administración. Gestiona el alta y mantenimiento de los objetos Módulo de seguridad y auditoría: Donde quedarán reflejadas las trazas de las acciones realizadas en los datos.
  • 21. Plataforma de Preservación Objetivos Objetivos: Ofrecer una plataforma de preservación digital que permita mantener la documentación en el largo plazo: - Obsolescencia de los soportes físicos - Obsolescencia de los formatos Asegurar la integridad del documento Autenticidad del documento Legibilidad y accesibilidad del documento No repudio de la firma electrónica, a través de los sellados de tiempo.
  • 22. Plataforma Preservación ¿Cómo? PRESERVACIÓN DIGITAL ACTIVA Resellado de documentos, para dar validez a la firma y así verificar la integridad del documento. Comprobación regular de firmas, para controlar la integridad y validez de los documentos. Una firma no válida provocaría la invalidez del documento Normalización de formatos que conllevará la migración de formatos para posibilitar la legibilidad y accesibilidad a los documentos, independientemente del formato original. Repositorio seguro, al cual solamente accedan aquellas personas que tengan permiso y en el cual quedarán trazas de todos los accesos, modificaciones, impresiones…. VALIDEZ, AUTENTICIDAD e INTEGRIDAD
  • 24. GESTOR DE ARCHIVOS PLATAFORMA PLATAFORMA REGISTRO REGISTRO GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA TRAMITADOR TRAMITADOR PLATAFORMA PLATAFORMA FIRMA FIRMA Gestor de Gestor de Archivos Archivos ALBALANET ALBALANET ERP ERP REPOSITORIO DOCUMENTAL REPOSITORIO DOCUMENTAL
  • 25. GESTOR DE ARCHIVOS CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Descripción manual de metadatos de documentos y expedientes (ISAD-G) Gestión de Autoridades (ISAAR) Gestión documental (ordenaciones, actualizaciones, transferencias, recepciones, eliminaciones,…) Gestión de expedientes híbridos. Gestión de depósitos. Módulo de circulación. Valoración, selección y baja documental Gestión de objetos multimedia: documentos electrónicos. Reportes: CADIDO, Índice expedientes clasificados, Guía Simple, Portada de expedientes, carátulas, etc. Protección de Datos: Control de acceso a los datos y auditorías pertinentes
  • 26. METABUSCADOR Y DIFUSOR DE ACTIVOS DE GESTIÓN Y DE ARCHIVO
  • 27. PLATAFORMA PLATAFORMA Media Search Media Search REGISTRO REGISTRO TRAMITADOR TRAMITADOR GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA PLATAFORMA PLATAFORMA FIRMA FIRMA ERP ERP REPOSITORIO DOCUMENTAL REPOSITORIO DOCUMENTAL
  • 28. METABUSCADOR Recolector de datos compatible con cualquier sistema de gestión a través del protocolo OAI Novedosas funcionalidades relacionadas con la recolección en diferentes bases de datos. Incluye listados propios de descriptores/autoridades. Búsquedas rápidas y efectivas: - Facetadas, a través de caja única.. - Búsquedas avanzada, personalización de formularios… Potente visor de imágenes Flash: modo lista, modo mosaico,… Características Web 2.0: - Favoritos - Votaciones - Comentarios - Nube de etiquetas
  • 30. CONCLUSIONES Producto innovador, integral y transversal, que permita gestionar eficazmente tanto la documentación de la gestión administrativa como la documentación de archivo Proyecto gradual y escalable. Única solución para necesidad múltiple. Disminución de los tiempos de búsqueda de información interna Colaboración entre los empleados de una organización en un único sistema. Preservar documentos sin ocupar ingentes cantidades de espacio. Cumplimiento de las normas de seguridad. Reducción de los costes de la organización.
  • 31. CONCLUSIONES índice Entendemos este proyecto como la Implantación de un Sistema de Gestión Documental y Gestión de Archivo, integrado con una Plataforma de Preservación Digital que garantice el control de todo el ciclo de vida documental, el acceso controlado, y la disponibilidad, legibilidad y conservación a largo plazo de documentos y las firmas que los contengan. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. los
  • 32. índice www.baratz.es Francisco Dodero Broullón francisco.dodero@baratz.es © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A.

Notas del editor

  1. {"7":"Este Sistema (SGIDE), caracterizado por su diseño modular y su capacidad de integrarse, mediante Web Services, se distingue por las siguientes características: conectividad, confianza, multiplataforma, escalabilidad, interoperabilidad, independencia del medio, arquitectura abierta.\n"}