Heeft u in uw organisatie te maken met overvolle groeps- en of info mailboxen? Weet u of de mailberichten (tijdig) worden beantwoord en binnen uw zaaksysteem worden gearchiveerd? Verseon biedt u de functionaliteit om mailboxen automatisch uit te lezen en binnen Verseon ter verwerking aan te bieden.

1. VERSEON MAILIMPORT (MS OUTLOOK)
Verseon Mailimport
Heeft u in uw organisatie te maken met
overvolle groeps- en of info mailboxen?
Weet u of de mailberichten (tijdig) worden
beantwoord en binnen uw zaaksysteem
worden gearchiveerd?
Verseon biedt u de functionaliteit om
mailboxen automatisch uit te lezen en binnen
Verseon ter verwerking aan te bieden.
Hoe werkt het?
Binnen MS-Outlook kunnen diverse folders
worden gecreeerd. Deze folders kunnen
onafhankelijk van elkaar worden uitgelezen
door Verseon. Mailberichten worden inclusief
bijlagen in Verseon geplaatst, waar ze zowel
centraal als decentraal opgepakt kunnen
worden.
Bijlagen die bij de mailberichten zijn
opgenomen, worden gerelateerd aan het
mailbericht opgeslagen. Wordt het
mailbericht daarbij omgezet tot een zaak,
dan blijven de achterliggende bijlagen van de
mail als document bij de zaak beschikbaar.
De bijlagen bij een mailbericht worden
daarmee dus niet met het mailbericht
samengevoegd.
In Verseon zijn de mailberichten en bijlagen
vervolgens onafhankelijk van elkaar, maar
wel gerelateerd aan elkaar te doorzoeken.
Wat levert het op?
Met deze oplossing zorgt u ervoor dat alle
mailberichten uit belangrijke mailboxen in
Verseon terecht komen en direct ter
verwerking worden aangeboden.
De opgenomen berichten kunnen vervolgens
op eenduidige wijze binnen de organisatie
worden uitgezet ter verwerking. Daarmee
weet u dat de betreffende berichten op
vergelijkbare wijze als andere
informatiestromen binnen de organisatie
verwerkt worden en bent u niet meer
afhankelijk van een gebruiker die de
beslissing maakt om een mailbericht wel of
niet te verwerken, nog los van het moment
waarop deze verwerking gebeurt.
De verwerking van de mailberichten en
bijbehorende bijlagen als gerelateerde
documenten bij de mail, dragen bij aan een
goede terugvindbaarheid.
De bijlagen blijven daarbij (ongeacht het
formaat) altijd toegankelijk.
Ten slotte draagt deze methode van
verwerking ook bij aan een juiste archivering.
De bijlagen van de mail worden immers in
hun originele formaat opgeslagen en kunnen
desgewenst omgezet worden in een
duurzaam (PDF/a) formaat.
Voor meer informatie
Circle Software Group B.V.
Postbus 6511
5600 HM Eindhoven
Telefoon: +31(0) 40 297 24 44
E-mail: info@circlesoftware.nl
Website: www.circlesoftware.nl