Sztywne zapisy w umowach prowadzą do planowania które nie spełnia swojej roli. Jest to fikcja na którą zgadza się Dostawca i Klient.

1. Dlaczego sztywne zapisy umowne prowadzą do
fikcji w harmonogramach?
Harmonogramy i fikcja
Plan: coś, co potem wygląda zupełnie inaczej
Julian Tuwim

2. Składniki harmonogramu
 Do ułożenia harmonogramu potrzebujemy
minimum trzech składników:
• Estymacja – osąd konkretnej osoby, ile pracy potrzeba,
żeby wykonać dane zadanie
• Analiza zależności – od czego zależy możliwość
rozpoczęcia wykonywania danego zadania
• Lista wykonawców – kto ma umiejętności i dostępność,
żeby prawidłowo wykonać zadanie

3. Estymacje – podstawowy problem
 Estymacje = osąd osoby, która przyjęła określone
założenia
 Estymujemy na początku projektu, kiedy najmniej
wiemy o potrzebach Klientach, a Klient (prawie) nic
nie wie o możliwościach systemu IT
 W umowie i w harmonogramie estymacje są
mylone ze Zobowiązaniem (obietnicą)
 Jeśli estymacje (prognozy, oszacowania) będą
użyte przeciwko estymującym, będzie to miało
zasadniczy wpływ na ich kolejne estymacje –
dodadzą zapas

4. Problemy estymowania
 Estymacja z podaniem pojedynczej liczby godzin – to jak
strzał z procy z zawiązanymi oczami
 Estymacja w postaci zakresu godzin – zamawiający będzie
myślał o najmniejszej, wykonawca wybierze najwyższą
liczbę z zakresu i obaj mają rację
 Szacowanie analogiczne – mało miarodajne, bo są inne
uwarunkowania, inni ludzie, inne środowisko, inne
zagrożenia, inna konfiguracja
 Estymacja to obietnica - Klient zawsze będzie traktował
estymację jako obietnicę i zobowiązanie dotrzymania
 Zapas na bezpieczeństwo – Estymujący jako Wykonawca
zawsze będzie chciał mieć wysoką pewność, że zmieści się
w podanym czasie (kwocie) i zawsze doda zapas

5. Dlaczego przeszacowujemy?
 Skłonność do przeszacowywania wynika z kultury
pałki – „podaj mi liczbę dni ile Ci to zajmie, a ja
będę Cię kontrolował”
 Skłonność do przeszacowywania wynika z kultury
niskiego zaangażowania – „podam Ci bezpieczną
liczbę dni, żeby mi było wygodnie i możesz sobie
kontrolować terminy”
 Przeszacowywanie wynika ze sztywnych zapisów
umownych, które nie uwzględniają „niewiedzy” obu
stron. Wtedy każda dąży do dodania i
jednocześnie ucięcia zapasu czasu

6. Kto dodaje zapas czasu? Każdy!
 Mamy do czynienia z następującym mechanizmem:
konsultant szacuje daną pracę na 4 dni, lecz chcąc uniknąć
presji czasu poda termin 6-cio dniowy
 Konsultant wiodący przekaże do Oferty to oszacowanie jako
10-cio dniowe – tak na wszelki wypadek i dla swojej wygody
 Sprzedawca umieści takie zadanie w wycenie rezerwując na
nie 15 dni – bo Klient będzie tego pilnował w umowie
 Praca oszacowana początkowo na 4 dni rozrosła się do 15
dni, gdyż każdy z uczestników szacowania dodał zapas,
który zabezpieczał ich zobowiązania i interesy
 Skumulowany zapas jest ukryty w planowanym, całkowitym
czasie trwania konkretnego zadania.
 Najprawdopodobniej zapas ten zostanie zmarnowany, bo
naszymi działaniami będzie sterował termin końcowy

7. Gra budżetowa
Sprzedawca deklaruje w Ofercie
X dni, spodziewając się obcięcia
budżetu podczas negocjacji
Klient chce wynegocjować 85% z
Oferty, podejrzewając, że Sprzedawca
wycenił na więcej spodziewając się
obcięcia budżetu
Sprzedawca wie, że Klient będzie
podejrzewał że Sprzedawca wycenił
na więcej spodziewając się obcięcia
budżetu, więc doda trochę więcej do
Oferty na to obcięcie
Sprzedawca wie, że Klient wie że
Sprzedawca wie, że Klient wie itd..
dlatego Sprzedawca deklaruje w
Ofercie itd..

8. Wnioski
 Sztywne zapisy w umowie, dotyczące czasu trwania
przenoszą się na harmonogram i szacowanie
czasów trwania zadań
 Harmonogram ma być mapą dla zespołu i
prognozą dla Klienta, a nie kroniką przyszłych
faktów (Szklana Kula przewidująca przyszłość)
 Prognoza potraktowana jako zobowiązanie, będzie
zawierać dużo zmarnowanego później zapasu
czasu i pieniędzy – tych samych które Klient chciał
zaoszczędzić

9. Bogdan Górka
Więcej o projektach
na ProjectCoach.pl