3. 1 - Qual o papel do produtor, do idealizador, do produtor
executivo, gestor em eventos, personal em eventos, ceri-
monialista, do coordenador do evento, do coordenador
de montagem entre outros?
O gestor ou produtor executivo são os cabeças da comis-
são central organizadora que também poderá receber outra
denominação.
Distribuem funções e coordenam os trabalhos, em especial mo-
nitoram as ações que acontecem no pré-evento. O produtor é
segundo homem do staff. O idealizador nem sempre executa,
regularmente terceiriza a produção.
O cerimonialista faz o mesmo papel do gestor ou produtor
executivo, entretanto assim é chamado nos eventos sociais.
O personal é uma nova denominação aos profissionais que
executam projetos ou idealizam para empresas ou famílias. O
coordenador pode ser um profissional que assumirá a execu-
ção e controlará as ações na semana, no período ou no dia ou
até mesmo em toda a preparação da produção. O cargo de
coordenador de montagem regularmente é ocupado por um
profissional que em sua expertise acumula conhecimentos so-
bre vários itens pertinentes a montagem.
A ausência de uma terminologia padrão fará com que você
perceba a ausência de citação de alguns profissionais, porém
nossos regionalismos e a falta de regulamentação nos impede
de melhor especificar, entretanto, buscamos na base etimoló-
gica a fundamentação da ideia.
2 - Que ações devo fazer para que o credenciamento do
meu evento seja um sucesso e aconteça de forma práti-
ca e moderna?
● Orientar e treinar a equipe que distribuirá as creden-
ciais. Criar caderno de orientações;
● Elaborar a lista de prováveis credenciados;
● Confeccionar os modelos que serão utilizados por to-
dos os envolvidos. Recomenda-se a utilização de cores dife-
rentes para cada função. Caso tenha condições utilize código
de barras ou sequências numéricas perfuradas para a leitura
na entrada e saída.
● Defina vários pontos para a execução do credenciamen-
to;
● Imprima previamente as credenciais;
● Solicite a imagem dos participantes na operação dos
eventos ou utilize webcam que favoreça a impressão das cre-
denciais da equipe de trabalho
● Crie o regulamento do credenciamento e o disponibili-
ze no hotsite do evento;
● Marque a data específica e avise através de circular o
dia que a imprensa deverá retirar junto à organização as cre-
denciais de sua equipe de trabalho.
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4. 3 - Em venda de ingressos o que adotar para evitar a fal-
sificação?
Você deverá utilizar na produção de ingressos:
● Papel moeda ou papéis especiais;
● Selos holográficos;
● Sequências numéricas perfuradas;
● Marcas d’água;
● Código de barras ou cartões em plástico rígido com tarja
magnética e demais dispositivos de leitura ótica etc.
4 - Que maquiagem e esmaltes deve utilizar a recepcio-
nista em atuação, bem como deve ser arrumado o cabelo
para eventos de várias tipologias?
A maquiagem deve ser sóbria assim como deve ser a re-
cepcionista (leve pó compacto e batom cor de boca). Seus ca-
belos devem ser presos no estilo coque ou até mesmo “rabo
de burro”. As unhas devem ser pintadas na cor rosa claro ou
base.
5 - Quais são os critérios para a escolha e contratação de
uma empresa de segurança para atuar nos eventos e qual
a média necessária para atender a demanda do evento?
As empresas de segurança devem ser autorizadas pela
Policia Federal e deve ser escalado um profissional para cada
cem participantes. Cabe afirmar que para shows deverão ser
escalados seguranças sem coletes em locais estratégicos (pal-
co, camarins, caixas de energia, proximidades dos caixas e sa-
nitários).
6 - Quais são os principais tipos de coquetéis?
● Party – salgados e bebidas;
● Souper – salgados e bebidas acrescidos de um prato
quente;
● Volante – bebidas;
● Buffet – todas as iguarias ficam colocadas à mesa.
7 - Qual a função dos brunchs?
Os brunchs, que vieram contribuir com as reuniões de
longa duração ou mesmo substituir os almoços de negócios,
cumprem também com o papel de pausa ou forma de en-
contro e são tratados por outros autores como eventos.
8-Quantos garçons devem trabalhar em coquetéis com
assentos à mesa?
Escale um garçom para cada cinco mesas, ou para aten-
der o máximo de vinte pessoas.
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5. 9 - Qual a quantidade ideal de salgados, doces, vi-
nho, cerveja e uísque deverão ser servidos para um
coquetel que não contará com o serviço de jantar?
Quantifique quinze salgadinhos (depende do tamanho),
dez docinhos, 400ml de vinho, 600ml de cerveja e três doses
de uísque (valores médios) por pessoa.
Obs:. Cabe lembrar que tais referenciais devem contar com
uma margem extra de segurança de no mínimo de 20%, assim
como o quantitativo de bebidas variará de acordo com o clima e
faixa etária dos convidado.
10 - Qual a quantidade de queijos devem ser servidos nos
eventos?
Sirva entre 250g e 300 g de queijo por convidado, sendo
que a primeira opção para as mulheres e segunda para os ho-
mens.
11 - Porque devemos servir sorbês em queijos e vinhos?
O sorvete de tangerina propiciará aos participantes a sen-
sação de assepsia nas papilas gustativas.
12 - Para que todos tenham a mesma possibilidade de
conforto o que deve fazer o gestor em eventos na fase de
preparação dos eventos?
Quantificar o universo de materiais, mobiliários etc.
Torna-se necessário deixar quantidade de reserva para as
necessárias substituições. Em relação à distribuição de mate-
riais e mobiliários é preciso criar instrumentos que possibili-
tem o controle e a devolução.
13 - Em relação ao fornecimento de opções alternativas
para lanches o que deve articular a Comissão de alimen-
tação?
● Fazer a previsão do quantitativo de público e informar
aos responsáveis pelos bares e restaurantes envolvidos. Pre-
ferencialmente, criar tabela de preços na intenção de evitar a
cobrança de preços abusivos;
● Estabelecer o padrão de higiene e as normas disciplina-
res.
14 - A praxe de mercado em eventos de capacitação ou
coorporativos determina que sejam servidos pelo me-
nos água e café em lanches intervalos de pausa. O que
pode dinamizar ou programar o gestor caso tenha orça-
mento restrito?
Definir a quantidade de coffee-break necessário e bus-
car parcerias de degustação com empresas fabricantes de ali-
mentos.
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6. 15 - Qual o tempo mínimo ideal para pausa?
Defina o tempo mínimo de intervalo de vinte minutos a
cada turno do evento.
16 - Servir água mineral em copos ou garrafas de 500ml
para grande universo de pessoas além de onerar os custos
de produção requer uma logística mais complexa. O que
deve planejar o gestor ou a comissão de infraestrutura?
Instalar bebedouros em locais estratégicos e ponto com
água potável em eventos de massa e ao ar livre.
17 - Em determinados períodos do ano conviveremos com
o risco de sol muito forte ou chuva, o que fazer para mi-
nimizar tais problemas?
Fazer a previsão da utilização de toldos, marquises, lonas
de circo e pirâmides distribuídos em locais estratégicos de cir-
culação, entrada e saída e estacionamentos.Crie croqui dispon-
do tais acessórios.
18 - Prever e dotar de condições os ambientes são pré
requisitos mínimos que devem ser planejados pelos ges-
tores. Cite pelo menos três itens fundamentais em todos
os eventos?
● Eliminar utilização de pisos acarpetados em locais de
grande tráfego;
● Limpar o piso sempre que necessário, jamais o piso
deverá estar escorregadio. Limpar todas as áreas antes da re-
alização e com constante regularidade;
● Revisar e isolar os fios de eletricidade. De preferência
deverão ficar fora do alcance das pessoas.
19 - Conservação de sanitários sempre foi tido pelos
participantes em eventos como um ponto falho do pla-
nejamento em eventos o que não devermos esquecer
em hipótese alguma ao elaborar o planejamento?
A previsão de uma bateria de banheiros para cada tre-
zentos participantes. Deverão ser planejados de forma dife-
renciada a inclusão de sanitários adaptados;
Escalar um profissional para supervisionar a limpeza dos ba-
nheiros. Os banheiros deverão estar limpos, conter papel hi-
giênico (Rolos industriais), toalhas descartáveis e sabonete lí-
quido. Deverá contar com a luminosidade necessária.
20 - Em que deve ser fundamentado o estudo de viabi-
lidade de um evento?
● Componha a equipe de profissionais que atuarão no
pré-evento;
● Aplique a técnica brainstorming focando na temática e
identifique e defina o perfil do evento e do público;
● Faça simulações e cruzamento de dados e análise:
6
7. ● A viabilidade financeira do evento;
● Os custos estimados com locações, contratações e de-
mais serviços e necessidades. Aplique pelo menos 20% a mais
nos valores obtidos, como margem de erro;
● O nível de risco mercadológico;
● O prazo hábil para a execução;
● O universo de público que demanda para que o even-
to não seja considerado um fracasso financeiro ou de retorno
para os patrocinadores e apoiadores;
● Avalie se as áreas físicas atenderão à demanda de públi-
co e aos interesses (áreas e infraestrutura) e necessidades da
produção (quantitativo de público necessário para a obtenção
de retorno financeiro);
● Os custos de transporte aéreo, hospedagem e alimenta-
ção para a equipe de trabalho, atrações e convidados. Cruze os
dados e avalie a viabilidade de ser realizado na cidade escolhi-
da;
● Prováveis patrocinadores ou apoiadores;
● O grau de relevância cultural e se o projeto será registra-
do nas leis de incentivo.
21 - Quais são os primeiros passos para a execução de
eventos de qualquer tipologia?
Faça a leitura e interpretação do briefing e agilize as trami-
tações ou consulte a memória da edição anterior;
Avalie as condições de trabalho e observe se será possí-
vel distribuir o trabalho em comissões ou compor uma equi-
pe multiprofissional;
Distribua competências e funções;
Componha a memória do evento atual.A memória deverá ser
composta a partir da aplicação do brainstorming como estra-
tégia de investigação e registrar as ações do pós evento.
Obs:. Caso você nunca tenha executado um evento, sugiro que
você prepare algumas perguntas para dinamizar o brainstor-
ming. A técnica também poderá ser aplicada como referência
básica no estudo de viabilidade.
22 - Como identificar os pontos problemáticos ou que
colocam em risco a integridade física do participante do
evento?
Ao fazer a vistoria de escolha do Centro de eventos anote
os pontos problemáticos no que se refere a áreas físicas (fios
desencapados, buracos no piso, guarda corpo solto, degraus
de escada maiores entre muitos.
23 - Caso não consiga fazer todas as mudanças ou agili-
zar as providências em tempo hábil que solução adotar?
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8. Isolar os locais vulneráveis a acidentes. Coloque placas de
identificação ou escale profissionais para auxiliar o público em
deslocamento de pessoas.
24 - Em relação a energia elétrica o que fazer?
● Avaliar a capacidade de carga dos disjuntores e fazer as
trocas necessárias;
● Revisar as tomadas e conferir a voltagem de equipamen-
tos elétricos;
● Evitar a permanência de fios desencapados e cabos de
energia passando pelo chão.A legislação de alguns estados
prevê que os fios e cabos de energia deverão passar por via
aérea;
● Isolar as caixas de energia. Em especial as mesmas deve-
rão ficar distante do contato com o público;
● Teste o telhado de palcos e observe se há goteiras pois a
água é condutora de energia. Toda e qualquer goteira deverá
ser consertada independente do local onde se encontra. É in-
conveniente e desagradável.Direcione as calhas de escoamen-
to de água para locais seguros e longe de fios e cabos elétricos;
● Revise os brinquedos de parques de diversão regular-
mente, bem como, deverão ter a sua fonte de alimentação de
energia ou de inflar brinquedos isoladas.
25 - Cite aspectos importantes na prevenção de aciden-
tes e que muitas vezes passam despercebidos pela equi-
pe de produção?
● Avaliar o estado das louças dos banheiros. É convenien-
te observar se as louças não estão quebradas ou soltas;
● Utilizar apenas pisos antiderrapantes em sanitários de
teatros, centros de eventos e outros;
● Evitar que os responsáveis pela limpeza apliquem ex-
cesso de cera no piso;
● Conferir e substituir cadeiras de auditórios com pran-
chetas que possuem barra antipane e que estejam quebra-
das;
● Substituir mesas com pés em falso ou desniveladas.
26 - Em relação a extintores de incêndio o que fazer?
● Utilizar sempre os extintores ABC que atenderão a vá-
rias demandas;
● Manter em local visível e bem sinalizado extintores para
equipamentos elétricos;
● Destinar para cada botijão de gás de cozinha um extin-
tor de incêndio.Ao montar praças de alimentação respeite a
distância mínima estabelecida pela legislação;
● Destinar extintores para as peças de decoração que re-
cebam materiais inflamáveis, velas ou fogo.
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9. 27 - É fundamental contratar brigada de incêndio para
todos os tipos de eventos?
A produção deverá contratar brigada de incêndio para o
controle e acompanhamento do desenvolvimento do evento,
onde a demanda de público e equipamentos exigir.O Corpo de
Bombeiros Militar poderá auxiliar na identificação da necessi-
dade.
28 - Que papel ocupa o coordenador de plenária em even-
tos técnico científicos?
Dar condições ao palestrante ou conferencista de fazer sua
explanação, bem como controla o tempo e faz a triagem das
perguntas. O auxiliar de plenária distribui os formulários de per-
guntas e os recolhe. Faz a leitura e passa para o coordenador.
Deve utilizar efeitos sonoros, de iluminação ou visuais na inten-
ção de informar o tempo hábil que ainda resta ao palestrante.
29 - Que papel ocupa o auxiliar de plenária em eventos
técnico científicos?
Suprir as necessidades do palestrante, debatedor e outros,
todavia, cumprir com o rito do controle de tempo, distribuição
e recolhimento de formulários de perguntas, contato com o
helpdesk e equipe técnica de operação de instrumentos.
30 - Qual a função do despachante em eventos no que se
refere a tramitação burocrática?
Protocolar toda a documentação junto aos órgãos públi-
cos e acompanhar a tramitação bem como vistoria de apro-
vação.Contratar seguros e pagar taxas de liberação de reali-
zação de eventos,
31 - Que papel ocupa o moderador em debates?
Evitar o conflito entre os debatedores, assim como com-
binar as regras antes do evento. Em alguns casos apresenta
a síntese dos temas debatidos.Faz a leitura do currículo dos
debatedores ou a encaminha para o Mestre de cerimônias.
32 - Que trajes utiliza a recepcionista em eventos, que
acessórios pode usar e evitar?
Tailleur ou terninho e blusa branca de pequeno decote,
como acessórios deve evitar utilizar brinco longos e argolas.
Utiliza ainda bottom ou broche de identificação.Cabível a uti-
lização de tubinho com scarpin e echarpe.Os trajes devem ser
azuis ou preto.Caso a produção do evento ou o contratante
decida uma cor especial deverá arcar com os custos.
33 - O que deve fazer o gestor de um evento na fase
preliminar de produção?
Visitar os centros de eventos e fazer o levantamento de todas
as necessidades baseado no que foi solicitado pelo seu clien-
te ou definido no brainstorming.
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10. 34 - Como é solicitado o alvará temporário?
A produção elabora um oficio e solicita o alvará temporário
do evento junto a prefeitura ou órgão público compatível. De-
verá Informar no oficio o universo de público, a data ou perío-
do, o local e o tipo de equipamentos que utilizará.
35 - Após a apresentação do oficio deverá tomar quais
providências?
● Procurar identificar junto as entidades responsáveis quais
são as solicitações e providências que deverão ser cumpridas
em nível de exigências;
● Dotar as áreas com os equipamentos e recursos exigidos
pelos órgãos reguladores da saúde pública, segurança pública
(bombeiros e defesa civil);
● Instale os extintores de incêndio e tarjas de identificação;
● Instalar extintores de incêndio próximos a fogões e for-
nos elétricos;
● Instale extintores nos palcos de shows e em outros locais
necessários.
36 - Em relação a portas de entrada e saídas de emergên-
cia?
● Observar o estado de conservação das barras e trancas
de portas de saída de emergência(anti-pânico). As barras de-
verão facilitar a saída do público ao primeiro toque de mãos
nas barras.
Caso estejam emperrando a saída deverão ser ajustadas ou
substituídas;
● Sinalizar as saídas de emergência;
● Orientar aos responsáveis pela segurança que evitem
deixar as saídas de emergência obstruídas;
● Instalar indicadores de saída de emergência que não
dependam de energia elétrica. Existem sinalizadores que fun-
cionam a base de bateria recarregável até pelo período de
vinte e quatro horas.
37 - Quanto a sanitários que providências agilizar?
Avaliar as condições dos banheiros e fazer as trocas e adap-
tações no intuito de possibilitar conforto aos usuários. Ob-
serve: se os vasos sanitários estão bem afixados, se não exis-
tem vazamentos, se as descargas funcionam e se o piso é
antiderrapante e instalar banheiros de tratamento químico
caso o universo não atenda as exigências. Recomendo a ins-
talação de banheiros específicos para portadores de neces-
sidades especiais, mais vividos e crianças. Os banheiros para
estes públicos deverão ser adaptados e em especial possuir
rampas, portas mais largas, barras de apoio e instalados no
mesmo nível do piso. Empresas de locação possuem traillers
adaptados (oferecem maior conforto ao público).
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11. 38 - É preciso instalar containers para a colocação de lixo?
Sim é necessário a instalação de containers para armaze-
namento de lixo em área especifica e lixeiras em pontos estra-
tégicos.
39 - É obrigatório instalar geradores em qualquer tipo de
eventos?
Nem sempre, porém contribui com a diminuição de riscos,
assim como favorece a manutenção da imagem e o custo é
justificável.
40 - Ao final do evento é preciso fazer uma nova vistoria?
Sim, após desmontagem e escoamento dos materiais, faça
uma nova vistoria no centro de eventos antes de entrega-lo
aos responsáveis e verifique se tudo se encontra em ordem e
em condições de devolução.
41-Quais são os primeiros passos a serem agilizados pela
comissão de segurança de um evento?
Conhecer a área onde o evento será realizado.Mapear os
pontos estratégicos fundamentais e listar as necessidades (pro-
fissionais armados (patrimoniais) e desarmados. Preparar a mi-
nuta de orçamento e enviar para as empresas que poderão
atender as necessidades.
42 - Qual o prazo mínimo para tramitar documentos jun-
to a secretaria de segurança?
Trasmite os documentos com a antecedência mínima de
40 dias e realize reuniões de planejamento das ações com os
órgãos pertinentes;
43 - O que fazer após o orçamento?
● Selecionar a empresa de segurança, em especial a de
menor preço e que tenha regularidade de mercado. Antes de
firmar contrato procure saber se a empresa possui cadastro
junto a secretaria de segurança e está autorizada a funcionar;
● Planeje as ações de segurança em conjunto com a em-
presa contratada;
● Marque reunião com os envolvidos traçando as estra-
tégias e prioridades.
● Solicita a empresa de menor preço a relação dos pro-
fissionais que atuarão no evento.
44 - Qual a importância de participar de reuniões junto
a secretaria de segurança e contar também com profis-
sionais da empresa contratada?
A possibilidade de planejar e definir em conjunto as tá-
ticas ideais. Quantificar o universo de policiais necessários,
todavia articular o trabalho de orientação do tráfego de veí-
culos, definir as ações preventivas e de controle e segurança
para os participantes.
11
12. 45 - Quando um evento recebe autoridade do primeiro
escalão qual é a praxe?
Caso seu evento receba autoridades do primeiro escalão
deverá haver vistoria preventiva pela área de segurança da au-
toridade e planejar em conjunto as ações de segurança.
46 - Antes de lançar o evento no mercado devo tomar que
decisões?
Credibilidade é fundamental para a sobrevivência de qual-
quer produtor no emergente mercado de eventos,portanto,a-
valie com segurança se é viável executar o evento, antes de
sair assumindo compromissos com fornecedores e recursos
humanos.A condição de franco atirador deverá ser ceifada do
mercado comercial.Estudo de viabilidade eis a estratégia per-
tinente.Sei que a avidez e o desejo de empreender e realizar
é altamente fascinante.Avaliar as variáveis universo e perfil de
público, os prováveis apoiadores, se o local favorece a ida do
público com menor custo para o mesmo e comporta o quan-
titativo ideal de pessoas, a escolha da data, o quantitativo de
eventos com as mesmas características a serem realizados no
período são algumas das principais avaliações que são neces-
sárias para que tenhamos a certeza se o evento é exequível
e apresentará os resultados esperados.Infelizmente em nível
mercadológico o estudo de viabilidade ainda é muito pouco
utilizado.
47 - Que pré-requisitos devo avaliar antes de realizar
um evento, assim como comprar ou locar materiais?
Cruzar os dados: Valores, gastos, equipamentos utiliza-
dos, locação de áreas e público beneficiado são apenas al-
guns dos referenciais básicos para decisão na hora de locar
materiais, contratar atrações ou adquirir bens materiais per-
manentes. Quanto ao item valores gastos é preciso registrar
os dados referentes a conservação e a manutenção de ma-
teriais e equipamentos, o número de horas de utilização, os
honorários dos profissionais, o custo com o pagamento de
cachês e honorários das atrações etc.
48 - Como devo proceder em relação a preparação de
solicitação de orçamentos para fornecedores?
● Articule os orçamentos de forma bem detalhada e en-
vie por fax ou e-mail para os fornecedores. Procure identificar
todas as necessidades das comissões, assim como referen-
ciais e parâmetros de qualidade;
● Elabore o memorial descritivo de forma que os forne-
cedores possam apresentar orçamento real e que atenda sua
demanda.
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13. 49 - Quantos orçamentos devem ser feitos?
● Faça o mínimo de três orçamentos;
● Decida o fornecedor de menor preço após apresentação
dos orçamentos e firme contratos.Solicite descontos.
50-Como é feito o pagamento de cachês de artistas?
Pague os cachês de artistas (50% no ato da assinatura do
contrato e o restante conforme estipulado no contrato)
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14. Bruno Brito Santos
Soteropolitano - BA, 37 anos, radicado em Campinas - SP, produtor
de eventos, professor dos Cursos & Treinamentos: Cerimonial & Pro-
tocolo em Eventos, Básico em Organização de Eventos, Eventos Pro-
mocionais, Marketing em Eventos, Noções Básicas de Captação de
Recursos para Eventos, Plano de Negócios Canvas para PME e está
lançando o Curso Marketing para Cerimonialistas de Eventos Sociais.
Bacharel em Turismo, Pós-graduado em Relações Públicas e Especialista em Marketing Or-
ganizacional pela Unicamp - SP.
Planejou, Organizou e Executou mais de 50 eventos do zero, deste a concepção da ideia,
analise financeira, captação de recursos, comercialização de ingressos e execução.
É fundador do Blog e Agência de Eventos Fórmula dos Eventos
Co-fundador do Portal Tudo Sobre Eventos
Contatos:
Email: formuladoseventos@gmail.com
WhatsApp : 19 99170-0865
http://www.formuladoseventos.com/
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15. Reginaldo Rispoli
Mineiro, 55 anos, radicado no Distrito Federal, produtor de eventos, profes-
sor universitário das disciplinas: planejamento e organização de eventos;
Trabalha em projetos como consultor para empresas e prefeituras (assinou
mais de 300 projetos);
Palestrou em mais de quinhentas cidades brasileiras.
Autor dos livros, aqui citados:
• Desmistificando o Lazer (1995) - Esgotado;
• Produção e Organização de Atividades de Lazer (2000) -Esgotado;
• Lazer na Escola, Forte Aliado no Combate a Violência (2001);
• A Força Econômica do Turismo e o Pujante Mercado de Eventos (2003);
• Eventos Passo a Passo uma abordagem prática (2005);
• Manual Brasília Capital de Eventos (2008);
• Requinte ao alcance de todos (2011);
• Eventos Como Fazer (Edição 2011-revisada e ampliada 105.000 livros vendidos);
• 1000 perguntas sobre eventos(2014).
Contatos:
Email: reginaldorispoli@ig.com.br
WhatsApp :61 8143-8082
http://www.formuladoseventos.com/
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