Gestión de Documentos Digitales y su Legislación

1. DOCUMENTOS DIGITALES
Unidad 2. Gestión de Documentos Digitales – Documentos Digitales y su Legislación
Grupo No. 4
Carla Joanna Manchola Vargas
Universidad del Quindío – Uniquindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Programa Ciencia de la Información y la Documentación; Bibliotecología y Archivística –
CIDBA
Quinto Semestre
Palermo – Huila
Agosto 2017
*Ricardo Antonio Botero Ríos. Ingeniero de Sistemas, Especialista en Gestión para el
Desarrollo Empresarial, Magister en Software Libre, Estudiante del Doctorado en
Educación con Tecnologías del Aprendizaje y el Conocimiento.

2. DOCUMENTOS DIGITALES – PRESENTACIÓN
Unidad 2. Gestión de Documentos Digitales –
Documentos Digitales y su Legislación
¿Qué es la Gestión
Documental
Digital?
Construcción y
Gestión de
Documentos Digitales
Principios de la
Gestión de
Documentos Digitales
Software de
Gestión
Documental
Cero Papel –
Gobierno
en Línea
Normatividad
y Legislación
Colombiana

3. DOCUMENTOS DIGITALES
¿Qué es la Gestión Documental Digital?
Proceso
•Creación
•Almacenamiento
•Utilización Documentos Digitales
Incluye
• Selección
• Clasificación
• Conservación
• Búsqueda
• Recuperación
• Reproducción
• Diseminación dispositivos electrónicos
Propósito
• Brindar a individuos e instituciones.
• Facilidad para uso efectivo y eficiente de los documentos.
• Masificación de beneficios obtenidos por el uso de la información contenidas en los documentos.
• Minimización de costos: adquirir, procesar, usar y eliminar documentos.
Beneficios
• Reducción de costes gracias a información estructurada.
• Menor porcentaje de errores en documentos.
• Aumento de la velocidad de creación de contenidos.

4. Construcción y Gestión de Documentos
Digitales
Crea dispositivos con
capacidad de almacenar
información y programas para
crear registros electrónicos
Con almacenamiento y
recuperación eficientemente,
creando y gestionando el
archivo electrónico en una
organización
Registro electrónico: formularios,
correspondencia, órdenes, etc.
Documento físico o electrónico.
* Con contenido: información
implícita
* Estructura: apariencia física o tipo
de documento como: carta, memo,
reporte, etc.
* Y contexto: Uso, propósito y a
quien va dirigido

5. CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
Registros corporativos:
* Mensajes de correo
electrónico:
- Documentos adjuntos.
- Documentos creados por
procesadores de texto.
- Hojas de cálculo, etc.
Sistema de Gestión de Archivos
asociado:
* Uso efectivo
* Reutilización
* Disponibilidad de información
en formato digital
Alertas y Notificaciones
* Recepción o Generación
* Registra
* Agrupa
* Controla
* Organiza
* Circula
* Conservación y Ciclo de Vida

6. PRINCIPIOS DE LA GESTION DE
DOCUMENTOS DIGITALES
PRINCIPIOS
Identificable
Soportado en políticas
Planeado
Asignado a un responsable
Localizado
Organizado de acuerdo de las necesidades
y la estructura de la institución
Manejado por personas con habilidades y conocimientos
adecuados en el campo de la información
Implementado en toda la organización de manera sistemática
y bajo la dirección de un gerente con autoridad y autonomía
Mesurable regularmente

7. SOFTWARE DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
Aplicación
Informática
• Manejo
• Gestión
• Conservación
• Publicación
• Trabajo sobre
documentos
electrónicos
Existen los
siguientes
términos de GD
• Países hispanos:
Gestión
Documental
• Empresas:
Enterprise
Content
Management -
ECM
Requisitos de la
empresa
• Características
• Proveedores
• Facilidad de uso
• Necesidades
Particulares
individuales
• Atendiendo el
tamaño
• La movilidad
• La sencillez
• El sistema
operativo

8. SOFTWARE DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
FUNCIONES:
¿Qué funciones deberá tener su gestor documental?
Gestión
Documental
Integración
con otros
sistemas
empresariales
Flujos de
trabajo
documental
Trazabilidad
documental
Archivo de
documentación
Colaboración
entre
usuarios
Categorización
y
Estructuración

9. SOFTWARE DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
RECOMENDACIONES A
LA HORA DE ESCOGER
UN SOFTWARE DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versiones
Seguridad
Soporte Técnico
y Formación
Integración
con
Terceros
Aviso y
Alarmas
Tecnología
Workflow
Movilidad
Facilidad
de Uso
Flexibilidad y
Escalabilidad
Potente
Buscador

10. SOFTWARE DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
DIFERENTES PROGRAMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
ALFANET PLUS2 ALFASIS VENTANILLA
ÚNICA – CERO PAPEL
CANON Therefore
Software
Athento

11. SOFTWARE DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
DIFERENTES PROGRAMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Documentum SharePoint
(Software Propietario)
Alfresco
(Software de Código
Abierto)
Nuxeo
(Software de Código
Abierto)

12. SOFTWARE DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
DIFERENTES PROGRAMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Liferay
(Software de Código
Abierto)
OnBase OPENTEXT
(Software Propietario)
FILINET
(Software Propietario)

13. CERO PAPEL – GOBIERNO EN LÍNEA

14. NORMATIVIDAD Y LEGISLACIÓN
COLOMBIANA
• CIRCULAR 002 DEL 6 DE
MARZO DE 2012
• CIRCULAR 005 DEL 11 DE
SEPTIEMBRE DE 2012
LEY 1581 DE 2012:
LEY DE
PROTECCIÓN DE
DATOS
PERSONALES
• Conjunto documentos electrónicos correspondientes
procedimiento administrativo, cualquier tipo de información
que contengan.
• Foliado expedientes electrónicos llevará a cabo mediante
índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad,
órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice
garantizará integridad del expediente electrónico y permitirá
recuperación cuando requiera.
EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO
LEY 1437 DE
2011

15. CONCLUSIÓN
En esta presentación, sobre la Unidad 2 Gestión de Documentos Digitales – Documentos
Digitales y su Legislación y teniendo en cuenta la era de la digitalización, lo que ha
llevado a que la información sea salvaguardada en medios digitales, y según
lineamientos del Archivo General de la Nación – AGN y políticas de las mismas
entidades.
Es importante tener en cuenta las ventajas al interior de una organización, la facilidad
en la búsqueda de información y almacenamiento de grandes volúmenes de datos de
calidad, la conservación del acervo documental.
Como futuro profesional de la información, se integran sus conocimientos y con la
capacidad de brindar información oportuna y relevante, con la habilidad de liderar
lineamientos en procesos archivísticos, específicamente del conocimiento y manejo de
los Documentos Digitales en el ámbito organizacional.

16. BIBLIOGRAFÍA
 ANABAD. (27 de agosto de 2017). NOTICIAS ANABAD NACIONAL E INTERNACIONAL. Obtenido de Sobre Cómo Elegir (bien)
un Software de Gestión Documental y no Morir en el Intento: http://www.anabad.org/noticias-anabad/26-
general/2875-los-10-requisitos-imprescindibles-para-elegir-un-software-de-gestion-documental
 Bárcenas, B. G. (22 de junio de 2013). YouTube. Obtenido de Tutorial Slideshare en español:
https://www.youtube.com/watch?v=3lMRsaEEhhY&feature=youtu.be
 Delgado, V. (9 de febrero de 2014). YouTube. Obtenido de PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PGD (Decreto 2609,
2012. Min. Cultura): https://www.youtube.com/watch?v=2VwuX8x7yII
 DocuWare. (7 de diciembre de 2015). YouTube. Obtenido de ¿Qué es la Gestión Documental Digital?:
https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw
 Management, R. (19 de junio de 2015). TAB GET ORGANIZED. Obtenido de RM 101: ¿Qué es exactamente el Software RM
- en Cinco Puntos o Menos: http://recordsmanagement.tab.com/records_management_software/rm-101-what-exactly-
is-rm-software-in-five-bullet-points-or-
less/?ll_p=Tab&ll_e=yimi.acevedo@grupocnet.com&ll_c=6371&ll_mi=53586&ll_j=84392
 Pérez, L. C. (23 de agosto de 2015). YouTube. Obtenido de Programa de Gestión Documental:
https://www.youtube.com/watch?v=tb_DNrj9ocY

17. BIBLIOGRAFÍA
 Quindío, U. d. (s.f.). Documentos Digitales. Unidad 2. Gestión de Documentos Digitales - Documentos Digitales y su
Legislación. Armenia, Quindío , Colombia: Universidad del Quindío.
 Quindío, U. d. (s.f.). Infografía. La Evolución del Almacenamiento Informático. Armenia, Quindío, Colombia.
 Tandem. (4 de mayo de 2017). Noticias Tandem Web. Obtenido de Los 10 Mandamientos de la Gestión Documental para
tu Empresa: http://www.tandemweb.com/tandem/los-10-mandamientos-de-la-gestion-documental-para-tu-empresa/
 TutorialesCC, T. 1. (12 de febrero de 2017). YouTube. Obtenido de TUTORIAL PREZI en ESPAÑOL 2017:
https://www.youtube.com/watch?v=dpa_sUUQxCw&feature=youtu.be
 Webempresa20. (14 de marzo de 2012). YouTube. Obtenido de Screencast en español: tutorial:
https://www.youtube.com/watch?v=9lwLFz8lBdg&feature=youtu.be