Se ha denunciado esta presentación.
Utilizamos tu perfil de LinkedIn y tus datos de actividad para personalizar los anuncios y mostrarte publicidad más relevante. Puedes cambiar tus preferencias de publicidad en cualquier momento.

Tratamiento documento electrónico

693 visualizaciones

Publicado el

Tratamiento documento electrónico

Publicado en: Educación
  • Sé el primero en comentar

  • Sé el primero en recomendar esto

Tratamiento documento electrónico

  1. 1. Presentado por Clara Inés Muñoz Sánchez Yenny Alexandra Carrillo Viviana Alarcón Edith Gicela Alarcón Augusto López Beltrán
  2. 2. Introducción El tratamiento de los documentos electrónicos hoy se ha convertido en un tema de suprema importancia, debemos tomar consciencia de nuestro compromiso con la sociedad y con el entorno, en la aplicación de las nuevas normas que surjan para minimizar los impactos sociales y del medio ambiente que nos atañen a todos. El concepto de expediente electrónico lleva a suponer que existirán unos cambios significativos en el quehacer de la gestión documental, teniendo en cuenta que se debe visionar el diseño de una PGD que integre el concepto para que se pueda adoptar con un componente técnico. Debido a ello deberá existir una estrecha relación entre el archivista y el profesional de la información electrónica. .
  3. 3. Objetivos Organizarlosdocumentoselectrónicosparapermitiralaentidadtenerunafuentedeconsultaalahoradetomardedecisiones. Garantizarporlarecepciónydistribuciónoportunadeldocumento. Velarporlaorganización,elalmacenamientoylacorrectaconservacióndelosdocumentos. Garantizarparaconsultaladisponibilidaddeldocumento. Garantizarladisposiciónfinaldelosdocumentos. Implementarmetodologíasenlarecepciónydistribucióndelainformación. Accesibilidaddeacuerdoalaspolíticasdelaentidad. Promulgarporelbuenusodelosdocumentos. Evitarsureproduccióntotaloparcial. Garantizarsuautenticidad.
  4. 4. Responsables Laresponsabilidadeneltratamientodelosdocumentoselectrónicosrecaesobretodosnosotros,lasorganizacioneseinclusolacomunidadmisma,desdecualquieradesusámbitos. Órganopúblico:Disponelanormativadeorganizaciónespecíficay,denoexistirprevisiónnormativa,laresponsabilidadrecaeenelencargadodesutramitación. Losentesdebengarantizarelcrearyalmacenarevidencia;y/orecibiryalmacenardatosparagarantizarsuintegridad,yparamantenerlaaccesibilidaddelosdatosydelaevidenciadelosmismos.
  5. 5. Responsables Responsabilidaddeauditoría:Legalmenteserefierealapresuncióndeauditoríayresponsabilidad,queesaqueldondetododocumento,mensajeelectrónicooarchivodigitalasociadoaunafirmadigitalcertificadasepresumirá,salvopruebaencontrario,delaauditoríayresponsabilidaddeltitulardelcorrespondientecertificadodigital,vigenteenelmomentodesuemisión. ResponsabilidaddemantenerarchivosdeCorreoselectrónicos: Elremitente:tienelaresponsabilidaddeconservarygestionarelcorreoelectrónico:correointerno. Eldestinatario:tienelaresponsabilidaddeconservarygestionarelcorreoelectrónico:debeguardarsearchivodelcorreoexternorecibido, especialmentecuandoelarchivoformapartedeldocumentooficialdeoperaciones;paraellosesugiere: Enelcorreoelectrónico,conservemoseltextooriginalytodaslasrespuestasrecibidas. .Enintercambiodecorreos,utilicemosnuestrocriterioparadeterminarquearchivar. .
  6. 6. Expediente electrónico Compuesto por los siguientes elementos:: Leyes, jurisprudencia y normativa que regula el entorno organizativo en general y que afecta a cada sector en particular relacionadas con; Documentos de archivo, los archivos, el acceso, la privacidad, las pruebas, el comercio electrónico, la protección de datos y la información. Normas de obligatorio cumplimiento Códigos de buenas prácticas. Códigos de ética y de conducta Algunas normativas como: Ley 527 de 1999 (art.6, art. 10) Ley 1437 de 2011 Decreto 2609 de 2012 (Artículos 5, 18, 22, 23, 33 y 34). Directiva presidencial 04 y 05 Entorno o Marco Normativo
  7. 7. Expediente electrónico Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Componentes Definición
  8. 8. Expediente Electrónico Ciclo de Vida Elciclovitaldelexpedienteelectrónicoestáformadoporlasdistintasfasesporlasqueatraviesaunexpedientedesdesucreaciónhastasudisposiciónfinal.. Planeación Gestión y trámite Disposición final SGDE SGDE
  9. 9. Expediente Electrónico Ciclo de Vida Planeación Gestión y trámite Disposición final Enestafasesedefineelexpedientedeacuerdoaldesarrollodelasfuncionespropiasdecadaentidadounidadadministrativapública;dichaplaneaciónserealizaenasocioconeláreadecalidadylaoficinaqueproduceelexpediente. Abarcaelinicio,lavinculaciónauntrámite,ladistribución,ladescripción, ladisponibilidad, recuperaciónyaccesodelexpedientehastaquecumplelafuncióninicialporlaquefue creado. Ladisposiciónfinaldebeestarasociadaalostiemposdondeseanecesariotenerelexpedienteamanoydeacuerdoconsusvaloresadministrativos,legales,ehistóricos,entreotros, plasmadosenherramientascomolasTRDylasTVD.
  10. 10. Expediente Mixto o Híbrido Esunconjuntodedocumentosdearchivo,electrónicosytradicionalesqueserelacionanentresí,yqueconformanunasolaunidaddocumental.Estetipodeexpedienteesconservadodeunladoensoporteelectrónicoydelotroensoportefísicootradicional. Suaplicaciónconsisteenproducir, almacenarymantenerdocumentosensoportesanálogosysoporteselectrónicosentreelloselmicrofilm, paragarantizarasílaconservacióndelosdocumentosymantenerportantolaintegridaddeestos.
  11. 11. Proceso de gestión documental UnSistemadeGestióndeDocumentosElectrónicosdeArchivo(ElectronicRecordsManagementSystemERMS)esbásicamenteunaaplicaciónparalagestióndedocumentoselectrónicos,aunquetambiénsepuedeutilizarparalagestióndedocumentosfísicos.
  12. 12. Proceso de gestión documental Unsistemadegestióndedocumentoselectrónicoses,pues,unsistemacomputarizado,unconjuntodeprogramas, utilizadopararastrearyalmacenardocumentoselectrónicosy/oimágenesdigitalesdedocumentosoriginalmentesoportadosenpapel. .Eltérminopuedeserrelacionadoconconceptoscomosistemasdeadministracióndecontenido(CMS)yescomúnmentevistocomounsistemadeadministracióndecontenidocorporativoyrelacionadoconeltérminoDigitalAssetManagement.
  13. 13. Proceso de gestión documental
  14. 14. Herramientas para la gestión documental BasesdeDatos Laaplicacióndelainformáticaentodoslosnivelesdelasorganizacionescomprendeunfenómenoquetienesusimplicacionesenlagestióndocumental:laproliferacióndebasesdedatossobredistintosaspectos,queenalgunoscasosestánsustituyendoalosdocumentoscomosoportedeinformaciónvaliosaparalaorganización. Hardware EscáneresydispositivosdeDigitalización:Losdocumentosoriginales,unavezpreparados,sontransformadosendocumentosdigitales,loscualesseránguardadosoalmacenados. Servidores:Contienenlainformaciónpreviamentedigitalizada.Losusuariosfinalesseconectaranaunservidorparapoderaccederadichainformación,parasumodificaciónorevisión.
  15. 15. Software Gestoresdocumentales: Programasdeapoyoalprocesodegestióndeladocumentaciónquesemanejaenlaempresa.Existensolucionesinformáticaspara:lagestióndocumental, administracióndearchivosdigitalesyparaadministracióndebibliotecasdediversaíndole. Redes Pormediodelasredeslosusuariospodránaccederalainformaciónqueseencuentraenlosservidores.Lasredespuedenserlocales,aunquetambiénsepuedeaccederalainformaciónporInternet. Herramientas para la gestión documental
  16. 16. Organización del espacio de trabajo 1Mesadetrabajo 1Sillaergonómica,basegiratoria,alturadeasientoyrespaldoajustables,respaldoenmalla,asientotapizadoentelanegra. 1Armarioempotradoenmampara(5mlinealesdebalda),puertacorrederaencristalblancoparaserusadacomopizarra
  17. 17. Organización del espacio de trabajo •Concentraralpersonalenamplioslocalesdetrabajo,conosindivisionesinteriores,conunabuenailuminación,ventilación, comunicaciónyadaptabilidadalcambio. •Utilizarescritoriosdeestilouniformeydedimensionesacordesconlasnecesidadespropiasdeltrabajo. •Ubicarlosescritoriosdemaneraquepermitanquelaluznaturalpasesobreelhombroizquierdodecadapersona. •Losarchiverosuotrosgabinetesqueseencuentreneneláreadetrabajodebentenerunaalturauniforme. •Padmouse para evitar las enfermedades en las muñecas.
  18. 18. Organización de los documentos electrónicos LosarchivoselectrónicosdebenestarorganizadosdeacuerdoalaTabladeRetenciónDocumentalconsusrespectivasSeries,subseriesytiposdocumentales. Términosdereferencia ArchivoElectrónico:Conjuntodedocumentoselectrónicos,producidosytratadosarchivísticamente,siguiendolaestructuraorgánico-funcionaldelproductor, acumuladosenunprocesonaturalporunapersonaoinstituciónpúblicaoprivada,eneltranscursodesugestión.
  19. 19. Organización de los documentos electrónicos CarpetaoExpedienteelectrónico:Eselexpedientequeseutilizaparaorganizarlosarchivosporcategorías,Seriesysubseries. DocumentoElectrónicodeArchivo:Registrodeinformacióngenerada,recibida,almacenadaycomunicadapormedioselectrónicos,quepermaneceenestosmediosdurantesuciclovitalydebesertratadaconformealosprincipiosyprocesosarchivísticos. Mensajededatos:Informacióngenerada,enviada, recibida,almacenadaocomunicadapormedioselectrónicos,ópticososimilares.
  20. 20. Conclusiones Hoyendíaempresas,centrosdedocumentaciónytodotipodeinstitucionesestánconviviendopermanentementecondocumentoselectrónicosyaqueesterecursosehaconvirtióenunanecesidadprimordial,puesponealalcancedetodoslainformacióndeunaformarápida,fácilysegura,porelloesimportanteentenderyconocereltratamientoestos. Elcorrectotratamientodelosdocumentoselectrónicospermiteunavariedaddeventajascomoelrápidoaccesoalainformación,mejoraeltiempodebúsquedayconsultadedocumentos,salvaguardalainformaciónentodotipodeformatoelectrónico,eliminaelextravíodedocumentos, controlaelaccesoalainformaciónpornivelesdeseguridad, protegelainformación,agilizaelservicioalcliente,ordenaydistribuyedemaneralógicalosexpedientes,incrementalaproductividadyfinalmentesepuedeaccederalosdocumentosdesdecualquierlugar.
  21. 21. Cibergrafía /Bibliografía CruzMundet,JoséRamón.Lagestióndelosdocumentoselectrónicoscomofunciónarchivística. http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf CardonaCeballos,Sandra.Expedienteelectrónico http://prezi.com/aza8oitchymk/expediente-electronico/ ARCHIVOGENERALDELANACIÓN.ACUERDO2DE2014 http://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/Normograma/docs/acuerdo_archivo_0002_2014.htm ARCHIVOGENERALDELANACIÓN-CARTILLA GonzálezFlórez,JhonAlexander.CartillaGestiónelectrónicadeDocumentos http://www.cobdc.org/jornades/7JCD/27.pdf http://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/acuerdo_archivo_0002_2014.htm. http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental#.C2.BFSistemas_electr.C3.B3nicos_de_gesti.C3.B3n_documental.2C_o_sistemas_de_gesti.C3.B3n_de_documentos_electr.C3.B3nicos.3F www.monografias.com›AdministraciónyFinanzas http://www.croem.es/prevergo/formativo/5.pdf http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6-sistemas- de-gestion-de-documentos-v1.pdf

×