La empresa frente a la inspección de trabajo

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Colección de miniguías de COEPA número 1.

A la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) le compete, entre otras atribuciones, el control y vigilancia del cumplimiento de la normativa en el orden social, dentro del cual se engloban las condiciones de seguridad y salud en el trabajo. La miniguía presenta la labor de la ITSS al empresario, de tal forma que pueda afrontar una hipotética inspección en el área de PRL con la mayor garantía, a la vez que con una menor incertidumbre.

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La empresa frente a la inspección de trabajo

  1. 1. AT-0165/2014 La empresa frente a la Inspección de Trabajo
  2. 2. Ficha técnica Justificación Contacto Colección de miniguías de PRL de COEPA número 1: La empresa frente a la Inspección de Trabajo Fecha de publicación: 03/15 Fecha de última revisión(versión): 03/15(v1.0) Contenido y diseño: Samuel Andreu Sevilla, Arturo Jiménez Rodríguez y Javier Soria Quiles - Área de RSE de COEPA A la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) le compete, entre otras atribuciones, el control y vigilancia del cumplimiento de la normativa en el orden social, dentro del cual se engloban las condiciones de seguridad y salud en el trabajo. La miniguía presenta la labor de la ITSS al empresario, de tal forma que pueda afrontar una hipotética inspección en el área de PRL con la mayor garantía, a la vez que con una menor incertidumbre. Pregúntanos las dudas que tengas sobre esta publicación: @COEPA_PRL; prl@coepa.es
  3. 3. 1 El Cuerpo de Subinspectores de Empleo y Seguridad Social no es competente para inspeccionar en materia de PRL. 2 Instituto Valenciano de Seguridad y Salud en el Trabajo. [1] La función inspectora en el ámbito de la PRL es desempeñada únicamente1 por los funcionarios del Cuerpo Superior de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y por los técnicos habilitados por las Comunidades Autónomas; en el caso de la Comunitat Valenciana, los técnicos del INVASSAT2. En el ejercicio de su función, la ITSS está facultada para: 1. Entrar libremente, sin previo aviso y en cualquier momento en todo centro o lugar de trabajo y a permanecer en ellos (respetando en todo caso la inviolabilidad del domicilio particular). 2. Comunicar la presencia inspectora al inicio de la visita o con posterioridad. El inspector puede requerir la inmediata presencia de quien esté al frente del centro en el momento de la visita. 3. Hacerse acompañar en las visitas por los trabajadores, sus representantes y por peritos y técnicos de la empresa o habilitados oficialmente. 4. Practicar cualquier diligencia, examen o prueba. En particular: a. Requerir información al empresario o a los trabajadores, así como exigir la identificación, o razón de su presencia, de las personas que se encuentren en el centro de trabajo. b. Exigir la comparecencia de cualesquiera sujetos en su ámbito de actuación (empresario o sus representantes, encargados, trabajadores, perceptores o solicitantes de prestaciones sociales, etc.) c. Examinar en el centro documentación y libros de la empresa relacionados con la gestión preventiva (y obtener una copia). d. Tomar muestras, realizar mediciones, obtener fotografías, vídeos, grabación de imágenes, levantar o croquis y planos, siempre que se notifique al empresario o a su representante. 5. Adoptar medidas cautelares o derivadas de su actuación. Los técnicos habilitados tienen otorgadas facultades similares a la ITSS pero sus actuaciones de comprobación y control se ciñen exclusivamente al campo de la seguridad y salud. Tanto la ITSS como los técnicos habilitados tienen presunción de veracidad. RECUERDA: La Inspección de Trabajo Entrar libremente al centro Comunicar su presencia en cualquier momento Requerir la presencia de empresario o trabajadores Hacerse acompañar por quién considere Practicar cualquier diligencia, examen o prueba Adoptar medidas La ITSS puede:
  4. 4. 3 En caso de duda en cuanto a la aplicación del contenido del cuadro en tu empresa puedes consultar el resto de miniguías de COEPA o ponerte en contacto con nosotros (ve a la página 7). 4 Más información sobre el Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. [2] La gestión de la PRL debe enfocarse como una actuación más a desarrollar en el seno de la empresa, y por lo tanto, debe estar contemplada en su conjunto e integrada en el resto de actuaciones empresariales. En la siguiente lista de comprobación se muestran aspectos clave para gestionar adecuadamente3 la PRL y afrontar con garantías una visita de inspección. Cada aspecto clave indicado en la lista anterior implica la existencia de uno a varios documentos. Todo ello, así como la ejecución de las acciones plasmadas en la Planificación de la acción preventiva, es susceptible de ser solicitado y comprobado por la ITSS. La documentación referida debe estar a disposición de la ITSS. El Libro de Visitas debe encontrarse en el centro o lugar de trabajo. Antes de la inspección Aspecto clave ¿Existe una modalidad adecuada de gestión? (asunción por el empresario, trabajador designado, Servicio de Prevención (SP) Ajeno, SP Mancomunado o SP Propio) ¿Existe Plan de Prevención (y está actualizado)? En caso de asumir la PRL: ¿Se ha auditado el sistema o se ha comunicado, en su caso, la exención? ¿Ok? En su caso, ¿Existen recursos preventivos en la empresa? En caso de existir trabajadores especialmente sensibles: ¿Se tienen en cuenta sus condicionantes en la gestión de PRL? ¿Se sigue un programa adecuado de Vigilancia de la Salud? ¿Se investigan regladamente los accidentes de trabajo? ¿Existe una Evaluación de Riesgos (y está actualizada)? ¿Existe (y se sigue) una Planificación de la acción preventiva? ¿Existen medidas de emergencia adecuadas para la actividad y las instalaciones? ¿Los equipos de trabajo son seguros con arreglo a la normativa? ¿Hay establecido algún sistema de consulta y participación de los trabajadores? ¿Se proporciona formación e información a los trabajadores? En caso de haber empleados de otras empresas que puntual o sistemáticamente desempeñen su labor en algún centro de trabajo de la empresa: ¿Se lleva a cabo la coordinación de actividades empresariales? ¿Se dispone del Libro de Visitas de la IT?4 (Aspecto no PRL)
  5. 5. [3] La ITSS puede iniciar una actuación como consecuencia de una orden superior, a petición razonada de otros órganos, por propia iniciativa, o en virtud de una denuncia. La actuación de los técnicos habilitados se desarrolla en el marco de programas establecidos por la Comisión Territorial de la ITSS. La actuación de la ITSS se desarrolla mediante una visita de inspección a los centros o lugares de trabajo, sin necesidad de aviso previo, pudiendo ser realizada por un único funcionario o conjuntamente por varios. Además del caso anterior, la inspección también puede realizarse mediante requerimiento de comparecencia ante el funcionario actuante aportando la documentación que se indique en cada caso o para efectuar las aclaraciones pertinentes en las oficinas de la ITSS (u otra oficina pública). Por último, la ITSS puede actuar mediante comprobación de datos y antecedentes que obren en las Administraciones Públicas o mediante expediente administrativo, cuando de su contenido deduzcan elementos suficientes de comprobación y de convicción para iniciar y concluir la actividad inspectora. Una vez en el centro o lugar de trabajo, la visita puede extenderse durante el tiempo que la ITSS considere necesario para practicar las diligencias, exámenes o pruebas que estime oportunas (y que se encuentren dentro del ámbito de su actuación). En el caso de que no fuese posible la prosecución y finalización de la visita por no ser aportados los antecedentes o documentos solicitados, la actuación proseguiría en virtud de requerimiento para su aportación. Los funcionarios de la ITSS reflejan sus actuaciones en el Libro de Visitas de la ITSS. Las actuaciones comprobatorias de la ITSS a un mismo sujeto no pueden dilatarse por un tiempo superior a nueve meses; salvo dilaciones imputables al sujeto inspeccionado o a las personas dependientes del mismo. No obstante, dicho plazo puede ser ampliado por otro periodo que no excederá de nueve meses, cuando la actividad de inspección revista especial dificultad, cuando sea descubierta alguna obstrucción u ocultación de actividades o información o cuando se requiera de cooperación administrativa internacional. Una vez iniciadas las actuaciones comprobatorias no pueden ser interrumpidas por tiempo superior a cinco meses, salvo que la interrupción sea causada por el sujeto inspeccionado. En el cómputo de dichos plazos no se considera incluido el tiempo transcurrido durante el plazo concedido al sujeto obligado en el supuesto de formularse requerimiento de subsanación de incumplimientos previos por parte del órgano inspector. Durante la Inspección
  6. 6. [4] Si como resultado de las comprobaciones realizadas se constatasen incumplimientos de la normativa de PRL, la ITSS puede adoptar las siguientes medidas: 1. Advertir y requerir al sujeto responsable. 2. Ordenar la paralización inmediata de trabajos o tareas. 3. Iniciar el procedimiento sancionador mediante la extensión de actas de infracción. 4. Comunicar al Ministerio Fiscal los hechos constatados si se apreciase la comisión de delito. 5. Proponer la formulación de demandas de oficio ante la Jurisdicción de lo Social en los supuestos previstos en la Ley. 6. En caso que la empresa se encuentre establecida en otro Estado de la UE, los hechos pueden ponerse en conocimiento de la autoridad competente del otro país para que inicie el procedimiento sancionador. 7. Instar del órgano competente la declaración del recargo de las prestaciones económicas en caso de accidente de trabajo o enfermedad profesional causados por falta de medidas de seguridad e higiene. 8. Proponer recargos o reducciones en las primas de aseguramiento de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. 9. Cuantas otras medidas se deriven de la legislación en vigor. En el caso de ser detectada alguna infracción en materia de PRL el ITSS o el técnico habilitado requerirá por escrito al empresario la subsanación de las anomalías o deficiencias apreciadas con indicación de un plazo determinado para llevar a efecto las modificaciones que sean precisas en las instalaciones, en el montaje o en los métodos de trabajo que garanticen el cumplimiento de las disposiciones relativas a la salud o a la seguridad de los trabajadores. El requerimiento se hace por escrito, normalmente en el Libro de Visitas y es compatible con el inicio de un procedimiento paralelo sancionador. El incumplimiento del requerimiento puede constituir un agravante de las sanciones administrativas propuestas. La propuesta de sanción se documenta a través del acta de Infracción. Los hechos comprobados por la ITSS que se indiquen en la misma son considerados como presuntamente veraces. Después de la Inspección
  7. 7. 5 En materia de Prevención de Riesgos Laborales, las infracciones prescriben: al año las leves, a los tres años las graves y a los cinco años las muy graves, contados desde la fecha de la infracción. [5] En el acta de infracción debe quedar reflejado lo siguiente: 1. Los datos identificativos del infractor. 2. Los hechos constatados por el ITSS, que motivan el acta 3. La Tipificación de la infracción que sea imputada, con expresión del precepto vulnerado. 4. La calificación de la infracción, en su caso la graduación de la sanción, la propuesta de sanción y su cuantificación. 5. En su caso, la existencia de posibles responsables solidarios y la fundamentación jurídica de dicha responsabilidad. 6. El órgano competente para resolver y el plazo para presentar alegaciones. 7. Indicación del funcionario que levanta el acta y fecha de la misma En el caso de que se agoten los plazos citados en el punto 03, la posibilidad de extender acta de infracción decae. A pesar de ello, siempre que la infracción no haya prescrito5, se pueden iniciar nuevas actuaciones de comprobación. Las actuaciones caducadas tienen la consideración de antecedentes. En el supuesto de que sea un técnico habilitado el que efectúe la visita y que como resultado de la misma deduzca la existencia de una infracción, éste deberá requerir la subsanación del hecho que la origina en similares términos a los expuestos para la ITSS. En el caso de que exista incumplimiento de dicho requerimiento, el funcionario actuante remitirá informe a la ITSS, que valorará los hechos y decidirá si son constitutivos de infracción. En este punto la ITSS debe decidir si levanta acta de infracción, si solicita una ampliación del informe o si archiva el expediente. El informe referido debe reflejar necesariamente: 1. La identificación del funcionario actuante y la reseña de su habilitación. 2. Los datos identificativos del infractor. 3. La fecha de la primera visita y la del requerimiento de subsanación, así como la fecha de la segunda o ulterior visita en que haya comprobado el incumplimiento de aquel requerimiento 4. Los hechos y circunstancias relativos a las deficiencias detectadas en las condiciones materiales o técnicas de seguridad o salud comprobadas en la empresa o centro de trabajo, así como el contenido del requerimiento para la subsanación y los términos en que el funcionario actuante estime incumplido dicho requerimiento. Estos hechos gozarán de la presunción de certeza. 5. Los medios utilizados por dichos funcionarios en su comprobación y, en su caso, las pruebas de que disponga.
  8. 8. 5 En materia de Prevención de Riesgos Laborales, las infracciones prescriben: al año las leves, a los tres años las graves y a los cinco años las muy graves, contados desde la fecha de la infracción. [6] Recuerda (FAQ): Pregunta ¿La ITSS tienen otros ámbitos de actuación además del correspondiente a la PRL (y no tratados en esta miniguía)? SI No Si/No ¿Un técnico habilitado puede comenzar una actuación a iniciativa propia? ¿Es recomendable que, al menos, la documentación referida a medidas de emergencia, los manuales de instrucciones de los equipos y las fichas de seguridad de los productos se encuentren en el mismo centro de trabajo? SI ¿Es compatible una sanción a la vez que se ha emitido un requerimiento? ¿Un técnico habilitado puede levantar un acta de infracción directamente (puede sancionar)? No No¿Un Subinspector de empleo y Seguridad Social es competente para inspeccionar en materia de PRL? ¿Un inspector/a de la ITSS debe identificarse obligatoriamente al inicio de la visita de inspección? SI ¿El ITSS debe comunicar el motivo que ha dado lugar a la inspección? No ¿Puede llevarse a cabo una inspección aunque el empresario no se encuentre en ese momento en el centro de trabajo? SI No ¿Debe comunicarse una inspección previamente al sujeto objeto de la misma? No ¿Un técnico habilitado, al igual que un ITSS, tiene presunción de veracidad sobre sus comprobaciones? No ¿Un ITSS o un técnico habilitado puede entrar libremente a un domicilio particular para realizar una Inspección? No SI ¿Las comprobaciones pueden prolongarse indefinidamente en el tiempo si no concurren circunstancias especiales? ¿Un técnico habilitado puede requerir información o documentación adicional? SI ¿Un inspector de la ITSS debe identificarse si es preguntado por el empresario? SI
  9. 9. La elaboración de los contenidos del presente documento se ha realizado con fines divulgativos y por ello, adaptados a tal fin. En cualquier caso, siempre es recomendable realizar una lectura completa de los textos legales de referencia, que son los que tienen auténtica validez legal. [7] La colección de miniguías de PRL de COEPA tiene como objetivo proporcionar respuestas concretas a temas relevantes en el ámbito de la PRL. Si deseas ampliar el contenido de este número puedes acudir a los recursos citados a continuación: Fuentes: Web de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social Guía para la integración de la Prevención de Riesgos Laborales en el sistema general de gestión de la empresa. INSHT Referencias legales: Ley 42/1997, de 14 de noviembre, Ordenadora de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Real Decreto 138/2000, de 4 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Real Decreto 928/1998, de 14 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento General sobre procedimientos para la imposición de sanciones por infracciones de orden social y para los expedientes liquidatorios de cuotas de la Seguridad Social. Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales. Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Servicio de asesoramiento en PRL de COEPA (con la financiación de la Fundación para la Prevención de los Riesgos Laborales): Infórmate: 965 13 14 00 ¿Quieres saber más?
  10. 10. AT-0165/2014

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