De l’Intranet au portail collaboratif : comment améliorer le partage des informations et accroître la productivité de l’entreprise ? Au sein de l’entreprise, Internet offre de réelles opportunités de développer la notion de travail collaboratif  : du simple partage d’agenda à la mise en commun de documents, à la mise en place de procédures dans la gestion de projets ou à la capitalisation des savoirs … le portail collaboratif permet d’améliorer les échanges et d’accroître la productivité de la structure. Comment identifier les besoins de l’entreprise ? Quelles sont les nouvelles fonctionnalités de l’Intranet à développer ? Comment s’organiser en interne ?

1. De l’Intranet au
portail collaboratif
Comment améliorer le partage des informations
et accroître la productivité de l’entreprise ?
……………………………..
Marseille, 4 février 2010

2. Un objectif …
Développer la compétitivité des entreprises par un
meilleur usage des Technologies de l’information
et de la communication
Cette action s’insère dans un dispositif régional qui vise à
développer l’appropriation des TIC par les entreprises

3. Une action globale ….
Prediagnostics
r
Actions collectives
e
le
gn
s
pr
pa
oj
m
et
co
s
Former Ateliers Thématiques
Ac
Action Sensibilisation
Passeport Numérique
Sensibiliser sur les usages

4. … basée sur une vision des TIC …
Anticiper les
nouvelles attentes de
ses clients

5. … basée sur une vision des TIC …
Anticiper les
Développer la relation Client
nouvelles attentes de
ses clients
Gérer l’activité de
son entreprise
Piloter le stratégie de son entreprise

6. De l’Intranet au portail collaboratif
Intervenants
M. Cases ITIC Solutions
M. David Horassius Echangeur Marseille Provence

7. De l’Intranet au portail collaboratif
PRINCIPE D’UN INTRANET

8. Le principe d’un Intranet
- Plateforme interne
- Accessible via un simple
navigateur web
- Serveur interne ou externe

9. Le principe d’un Intranet
Plateforme
- Destinée à faciliter la
collaboration.
- Documents et contenus (base
de données)…
- Regroupant différentes
applications communes
- Applications fonctionnelles

10. Le principe d’un Intranet
Quels services rend un Intranet ? L’Intranet est
une boite
Mise en réseau d’applications déjà utilisée
Exemple outils de bureautique…
Avantage : facilité d ’accès, mobilité, réunion des documents, classement et recherche de documents,
gestion des versions...
Création de nouveaux moyens de diffusion de l’information
Création d’outils de collaboration (solutions horizontales)
Exemple
Agenda, documents partagés, Co-authoring,
Forum, Wiki, Blog
Vidéo ou Web conférence
Instant Messaging, chat
Téléphonie IP
Gestion de solutions “métier” (Solutions verticales)
Exemple : processus de validation de documents (workflow), de gestion des stocks, ressources
humaines...

11. La sécurité des échanges
Prise de conscience de l’aspect sécuritaire
Comment ne pas perdre ses informations ?
Redondance matérielle et logicielle, politique de sauvegardes
Qui les protège ?
Protection des locaux, politique de maintenance
Qui peut y avoir accès ?
Authentification, cryptage, contrôle d’accès physique
Qui fait barrage aux attaques extérieures ?
Anti virus, anti spam, anti intrusion
Comment livrer les bonnes informations aux bonnes
personnes et restreindre l’accès à certaines informations ?
Authentification, gestion des droits, cryptage

12. La sécurité des échanges
Technologies de l’aspect sécuritaire
Réseaux cryptés,
VPN,
Pare feux,
Sécurisation physique des
serveurs …
Mode SaaS

13. Evolution de l’Intranet
Réseaux informatiques locaux :
(sans fonctionnalités, pas protocole IP, pas
d’accès mobile)
Intranets : utilisation de la technologie
Internet pour organiser le système
d ’information.
Evolution : les applications proposées
sous forme de services et disponibles à
distances via le web.

14. Autour de l’Intranet
Extranet CRM
CMS Intranet ERP
Travail Applications
collaboratif métiers

15. Le principe d’un Intranet
Intranet Extranet
•Site réservé aux collaborateurs •Site ouvert à des entités externes :
d’une même entreprise clients, fournisseurs, …
•Mise en commun : d’informations, •Mise en commun d’informations
d’applications, de services, d’outils, dédiées
…

16. Autour de l’Intranet

17. Autour de l’Intranet
CMS Intranet
• CMS : Content Management System
• Collecte d’informations multi sources, multi thématiques
• Centralisation et sauvegarde de l’Information
• Traitement et conditionnement par cible
• Distribution par cible et par canal

18. Autour de l’Intranet
Travail
Intranet Documents Agenda Membres
…
Team
collaboratif
Discussions Sondages
Tâches Contacts
Quels services collaboratifs ?
Agenda, Messagerie Téléphonie IP
Partage de tâches, Forum, Wiki, Blog Chaîne de validation,
Documents partagés, Vidéo ou Web conférence Tableaux de bord
Co-authoring. Instant Messaging, Chat Groupes utilisateurs

19. Autour de l’Intranet
Travail
Intranet Documents Agenda Membres
…
Team
collaboratif
Discussions Sondages
Tâches Contacts
Synchrone ou asynchrone ?
Vidéo ou Web conférence Mail
Instant Messaging Outil de bureautique
Téléphonie : RTC ou IP Forum, Wiki, Blog
Co-authoring Agenda

20. Autour de l’Intranet
•Portail d’entreprises
•Communication
• Gestion documentaires
• Knowledge Management ERP
• PLM (industrie)
• Workflow de validation
• DAO, CAO
Intranet • Gestion de stocks
CRM
Applications •Gestion de la Relation Client
métiers •Avant & Après Ventes
• Fichiers prospects
• Comptabilité • Suivi de contacts, relances
• Paie & Finance • Support Clients
• Ressources Humaines

21. De l’Intranet au portail collaboratif
Ajouter cette partie zoom sur les fonctions collaboratives :
1) les fonctions collaboratives existantes (agenda, chat…) et leur usage :
Détailler chaque fonction, montrer des exemples d’applications différentes, et indiquer
des cas d ’usage concrets.
2) les fonctions collaboratives innovantes
QUELLES FONCTIONS
COLLABORATIVES ?

22. De l’Intranet au portail collaboratif
QUEL INTRANET POUR QUELS
BESOINS ?

23. Comment évaluer ses besoins ?
Evaluer les besoins réels de l’entreprise
Ce ne sont pas les fonctionnalités qui dictent les usages, mais bien
les usages qui dictent les fonctionnalités.
On ne peut plus désormais concevoir une application collaborative
centrée sur l’organisation de la société, mais sur les individus eux-
mêmes et leurs manières de collaborer entre eux.
Questions
1. Les membres de l’entreprise ont-ils des choses à échanger ?
2. Comment travaillent entre eux les membres de l’entreprise ?

24. Des expériences concrètes
Plateforme de travail collaboratif
Client : Pole Formation TP (Mallemort)
Besoin : Messageries unifiées mobilité et partage d’informations
Solution : Produit IticBuro en mode SAAS
Client : Office HLM Mistral Habitat (Avignon)
Besoin : Messageries unifiées et partage d’informations
Solution : Produit IticBuro serveur interne

25. IticBuro : Page d’accueil

26. IticBuro

27. Des expériences concrètes
Gestion de contenu
Client : Durance Granulats (Peyrolles)
Besoin : Portail de communication interne et externe
Solution : Développement à partir de la plateforme CMS Joomla

28. CMS Joomlà!

29. Des expériences concrètes
Application métier
Client : Entreprise Calcaires Régionaux (Bouc Bel Air)
Besoin : Gestion des devis commerciaux en mobilité
Solution : Développement spécifique PHP base de données
MySQL

30. Application métier : Gestion des offres

31. De l’Intranet au portail collaboratif
COMMENT MENER SON
PROJET ?

32. Le choix d’une application Intranet
• Développement/ standard
• Serveur interne/ SaaS
• Open source/ propriétaire
• Fonctionnalités
• Pérennité du prestataire,
• Interopérabilité - ouverture

33. Le développement du Software as a Service
Application sur des serveurs distants
Pas d ’installation de logiciel, ni de maintenance sur site.
Choix réversibles
Services de sécurité renforcés
Centres de stockage professionnels (Data Center)
Surveillance contre les attaques
Cryptage électronique des échanges.
Maîtrise des coûts /mise en service immédiate.
Sauvegardes, actualisations, mises à jour.

34. Comment mener son projet ?
• Un cahier des charges
• Un étude réaliste de l’organisation visée
• Une décision de direction
• Une adhésion des utilisateurs
• Des animateurs impliqués
• Formation, maintenance, sauvegardes
• Coûts : création, formation, possession,
appropriation