Présentation des enjeux, des solutions collaboratives et des bonnes pratiques de mises en oeuvre dans l'entreprise

1. Jeudi 06 mars 2014
De l’intranet au travail collaboratif : Améliorez
votre productivité

2. Le dispositif Performance PME TIC ?
Cette action s’insère dans le dispositif régional
Son objectif est de développer la compétitivité des
entreprises par un meilleur usage des Technologies de
l’Information et de la Communication
www.lenumeriquepourmonentreprise.com

3. Sommaire
 Les outils adaptés à une meilleure
collaboration
 Les évolutions à apporter à l'organisation
 Les bonnes pratiques et astuces

4. …Au premier abord
Travail collaboratif : est une notion qui peut
paraître conceptuelle…

5. Collaboration = Coordination + coopération
+ communication
COLLABORATION COOPERATION : Mutualisation des
ressources pour la co-action
COORDINATION : Synchronisation d’acteurs et
d’actions en interdépendance
COMMUNICATION : interactions entre acteurs
1
2
3

6. … Mais qui peut constituer un levier
efficace…
…de PERFORMANCE

7. Un levier de réduction des coûts certes,
mais pas uniquement…
Nature d’enjeux Enjeux
Economique
 Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de
déplacement
 Suppression d’activités à non valeur ajouté
 Economiser les coûts « papier »
 Favoriser l’innovation
Organisationnel
 Décloisonner l’organisation
 Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit
d’informations
 Favoriser la traçabilité des échanges
 Favoriser le mode projet
Managérial  Favoriser la responsabilisation des acteurs

8. Quand on commence à évoquer les outils
numériques … CELA SE COMPLIQUE
…
Source : Realstorygroup

9. Car il y a pléthore d’outils qui contribuent à
développer la collaboration interne
Gestion électronique
documentaire
Réseaux
social
d’entrepriseLocalisationd’expertise
Publication collaborative
Groupe de
discussion
Visio
conférence
Messagerie
Plateforme
collaborative
Partage
d’application

10. Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de
fonctionnalités (1/2)
Fonctionnalités / famille d’usage Description
Mise en relation
Cette famille d’usages permet d’évaluer la solution sur sa capacité à mettre en
oeuvre un réseau d’experts dans lequel il est facile d’identifier des compétences
et des expertises.
Accès à
l’information
Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter l’accès aux
informations. Ces informations sont par exemple accessibles pour l’utilisateur,
au travers d’un fil d’actualités.
Classement des
connaissances
Pour cette famille d’usage, la solution est évaluée sur sa capacité à pouvoir
mettre en forme des référentiels documentaires, à enrichir les contenus et à
gérer leur cycle.
Gestion du rendu
La gestion du rendu comprend toutes les fonctionnalités permettant à un
administrateur de personnaliser graphiquement son site et de l’adapter en
fonction du mobile.
Intégration au SI
Cette famille représente la capacité de l'outil à s'intégrer à un système
d'information existant.
Source : référentiel lecko

11. Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de
fonctionnalités (2/2)
Fonctionnalités / famille d’usage Description
Communication et
editorialisation
Cette famille d’usages comprend toutes les actions qui vont permettre à un
administrateur d’agencer des pages, de publier des articles, de modérer, et de
mettre en avant des contenus.
Coédition et
gestion de projet
Cette famille regroupe les usages liés à la collaboration autour d’un projet ou de
la réalisation d’un livrable.
Administration de
la plateforme
Comme la mise en relation, la conversation est un élément important pour un
outil voulant avoir une dimension sociale...
Partage et gestion
de contenus
Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter, pour un
utilisateur, le partage de contenus quelque soit son type, le périmètre de
visibilité souhaitée et sa provenance.
Conversation
La conversation comprend tous les usages liés aux échanges interpersonnels.
Ces échanges peuvent s’opérer au travers de différents canaux.
Source : référentiel lecko

12. Passons au crible 5 solutions du marché

13. Google apps : le meilleur rapport qualité prix
 Google propose un ensemble
d’applications collaboratives
(messagerie, agenda, espaces
projets, gestion documentaire,
réseau social) composant une
brique d’infrastructure
proposée aux entreprises de
toutes tailles (y compris de très
grandes entreprises).
 La solution est complète,
économique (moins de
4€/mois/utilisateur) et très
ergonomique, les
fonctionnalités pro ayant
souvent été testées en premier
sur le grand public.
 Une offre adaptée au besoin
des TPE PME
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr

14. Alfresco : un leader open source de la
gestion électronique documentaire
 Alfresco a décidé de ne pas se
lancer à la course au social et
de se concentrer sur son cœur
de métier, à savoir la gestion
de contenus et documents,
domaine sur lequel l’avance
technologique prise leur
permet de proposer une
alternative crédible à des outils
spécialisés comme Sharepoint,
Documentum, etc… en
ajoutant une bonne dose
d’interopérabilité et de respect
des normes.
 Un positionnement clair qui
leur ouvre les portes
d’entreprises de toutes tailles.
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr

15. BlueKiwi : Le réseau social d’entreprise de
référence qui a pour objectif le « 0 mail »
 Bluekiwi est positionné aujourd’hui
sur le créneau du « 0 mail », à
savoir viser la réduction du nombre
de mails envoyés dans les
entreprises clientes, en proposant
un portail social à l’utilisateur final.
Cette stratégie, plutôt généraliste,
place Bluekiwi au centre du SI
Social des organisations clients.
 Bluekiwi est une solution de réseau
social généraliste, permettant
d’outiller une large gamme d’usages
collaboratifs et KM au sein d’une
interface simple à administrer.
 Acteur français historique racheté
par Atos en 2012, l’outil se destine à
des structures de tailles moyennes
ou grandes, et peut outiller la
collaboration à l’interne mais aussi à
l’externe.
 Solution précurseur à l’échelle
mondiale sur de nombreux sujets,
Bluekiwi continue d’innover.
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr

16. Microsoft Sharepoint 2013: Le leader « all
inclusive »
 Sharepoint est la solution
collaborative historique de Microsoft,
leader sur le marché en France.
Centrée sur la mise en ligne
d’espaces projets, les sites,
finement paramétrables et centrés
initialement autour de bibliothèques
de document, la solution dispose
maintenant d’espaces
conversationnels, les communautés,
d’une brique sociale, le Newsfeed,
et d’un outil de gestion de
documents personnels, Skydrive,
renommé OneDrive en 2014.
 Sharepoint 2013 est un outil
aujourd’hui adapté au besoin des
entreprises dont le nombre de
salariés est supérieur à 200.
 Coût de la licence environ 200
euros par an par utilisateur auquel
s’ajoute des prestations
d’intégration complémentaires
(environ 800 euros par jour)
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr

17. IBM Connections : Le challenger
 IBM est un précurseur du social,
mais a longtemps eu un temps
d’avance trop important par rapport
à la maturité des clients français. A
l’aise sur le cloud et en mobilité
(point faible de Microsoft), IBM
possède une belle carte à jouer
dans le SI Social de demain.
 IBM Connections est la solution de
réseau social d’IBM, qui est
progressivement en passe de
devenir la solution collaborative
poussée par l’éditeur (auparavant
IBM poussait QuickR).
 La solution est centrée sur
l’utilisateur et sur des
communautés, qui peuvent être
paramétrées selon l’usage souhaité
(entraide, innovation, documents…).
 L’outil propose également des
fonctionnalités documentaires de
plus en plus étendues.
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr

18. Les outils de travail collaboratif sont au cœur du
système d’information
Cœur fonctionnel
Services
documentaires
Services
d’échanges
Services
d’appui au
cœur de métier
Plateforme
d’accès
Services
support
Pilotage
Collecte de
document
Numérisation
de document
Production de
document
Indexation de
document
Diffusion et
accès aux
document
Services d’échanges, de communication et de travail collaboratif
Annuaire/gestion des accès
Production
Portail internet Intranet
Ressources
humaines
Informatique Immobilier
Logistique /
moyens
généraux
Finance/
comptabilité
Marketing
Décisionnel Intelligence économique
Gestion de projet
0 1 2 3 4Recouvrement fonctionnel

19. Sommaire
 Les outils adaptés à une meilleure
collaboration
 Les évolutions à apporter à l'organisation
 Les bonnes pratiques et astuces

20. Les solutions numériques de travail collaboratif …
ne sont (malheureusement) que des outils

21. Pas facile de passer de la théorie à la pratique du
travail collaboratif
Stratégie
Organisation, processus,
management
Outils
Approche
théorique
Approche
technophile
Quelques verbatims illustratives Les résultats
Pas d’usages
Par oùcommencer ?
Pourquoi ça ne
prend pas ?
Pas de résultats opérationnels
•« Il faut développer les
synergies »
•« Il faut développer la
transversalité »
•« Il faut mutualiser la
connaissance et les
compétences »
•« Il faut diffuser la stratégie de
manière homogène »
•« Sharepoint a la meilleure
couverture fonctionnelle »
•« Il manque une GED à l’état
de l’art »
•« Il faut mettre en place un
RSE à court terme »
Source : EM Lyon -D.servant et T.Vrignaud

22. Quelques questions à se poser
Quel est le
nouveau rôle du
manager ?
Quelles étapes
pour un projet
collaboratif
réussi ?
Quels impacts
sur les
processus
métiers ?
Comment
valoriser la
collaboration /
Comment
inciter?

23. Quels impacts sur les processus métiers ?
 Ils sont conséquents !!!
 La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de
refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions
entre les membres d’une communauté :
 Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la
capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie
d’une notification aux membres du groupe
 La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du
support en amont de la réunion et la diffusion systématique du compte
rendu sur l’espace dédié
 La communication interne doit être multicanale
 Les espaces de capitalisation des productions sont transformés

24. Comment valoriser la collaboration /
Comment inciter?
 Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos
collaborateurs pour valoriser la culture du partage (et de la
gentillesse!)
 Mettre en place un système de mesure de la collaboration
 Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne

25. Quel est le nouveau rôle du manager ?
 Avec les Outil de travail collaboratif, le manager devient un
community manager
 La modification des processus d’interaction redessine le contour de
son périmètre d’intervention et de ses responsabilités
 Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en
validation systématique des productions de ses équipes !!! En
revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et
contributions de ses équipes
 Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de
travail collaboratif

26. Retour d’expérience : Comment inciter le
développement des usages ?
 Le temps manque souvent aux salariés ET à leurs managers : un temps
d’apprentissage pour « n » temps économisé
 Le gain de temps est une économie pour l’employeur mais…
 …c’est aussi un levier de quiétude pour le salarié : automatisation, traçabilité,
alimentation automatique => le salarié utilisateur est bénéficiaire direct du
« service rendu »
 Rôle du manager: mettre en évidence la réponse à la question du salarié :
« Quel est mon intérêt à le faire ? »
 Avoir formalisé et mis en avant les Facteurs Clés de Succès à chaque
niveau: individu, service, managers…

27. Sommaire
 Les outils adaptés à une meilleure
collaboration
 Les évolutions à apporter à l'organisation
 Les bonnes pratiques et astuces

28. Bien réfléchir sur le besoin
 Avant donc que d'écrire, apprenez à penser
Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement,
Et les mots pour le dire arrivent aisément.
De L’Art Poétique - Boileau -1674
 Quelques questions à se poser ?
 Quelle couverture fonctionnelle de la solution ?
 (dé)limitée, ouverte, étendue, inter-opérabilité
 Nombre d’utilisateurs et de profils différents (i.e. groupes d’utilisateurs)
 Quel mode de licensing : Open source / Propriétaire ?
 Quel modèle économique de facturation / architecture : licences, SaaS (Cloud) ?
 Avantages / inconvénients, culture de l’entreprise ?
 Culture d’investissement ou de frais de fonctionnement « pay-per-use »

29. Pléiade d’outils mais quel besoin réel ?
Acquisition des
Documents
entrants
Factures, Commandes,
courrier, ...
Tout document
Papier et/ou
Electronique
Gestion des
Documents
circulants
Travail collaboratif,
Processus
Métier et décisionnel
Workflow
GED
Archivage
Archivage Electronique
Légal
Coffre-fort Individuel
Coffre-fort Entreprise
Documents
sortants
Factures, Commandes,
courrier, ...Quittances,
bulletins de salaires
Papier et/ou
Electronique
Capture, Scan,
RAD/LAD,
OCR/ICR
EDI, XML, PDF,
Flux métier,
Fax, Emails,
SMS
Partager, Echanger et
Valider le traitement des
Documents internes
Organiser, Traiter,
Classer et
Accéder
À l’information
Chiffrement, Signature,
Horodatage, Contrôle
D’Accès, Certificats
Electroniques
Durée Définie
Valeur Légale
Restitution lisible
Edition,
Mise sous pli,
Diffusion, Routage
EDI, XML,
PDF,
Flux métier,
Fax, Emails,
SMS

30. Bien réfléchir sur le besoin
 Comment faire ?
 DEFINIR VOTRE cahier des charges avant de sélectionner un prestataire
 Seul ou en vous faisant accompagner dans sa rédaction à partir de votre besoin.
 Le bon CDC résulte d’une analyse précise des besoins et des processus
 Il reflète l'état des lieux, l'objectif à terme(s), les moyens et échéances que l'on
se donne => point de départ, arrivée, comment, combien, quand ?
 Acheter une solution en phase avec un budget plutôt « qu’un prix uniquement »
 Discuter avec 2/3 fournisseurs pour ajuster et affiner votre besoin
 Point de vigilance / attention à l’égarement où chacun prêche pour sa paroisse
 Projet de confiance : c’est un peu comme chez le médecin, quand on en choisit
un il faut lui confier le diagnostic et le choix du traitement
La définition du besoin est le principal facteur de réduction des coûts
d’accession à LA solution => le bon € est investi au bon endroit

31. Expérience : Volonté d’un bailleur « H76 »
 Simplifier les processus de gestion des flux documentaires
 Eliminer les redondances et risque de perte des documents échangés
 Accélérer la communication avec les partenaires, les locataires et les
employés
 Assurer un stockage sécurisé, économique et durable, au niveau de
l’entreprise
 Se centrer sur son cœur de métier en externalisant un maximum de tâches
techniques
 Réduire globalement les coûts des chaînes de traitement de flux
 Garantir une évolutivité du système documentaire

32. Exemple : Besoin exprimé => solution proposée
Locataires
Fournisseurs
Salariés
Protocole
Sécurisé
Coffre
Habitat 76
Non
Oui
Ulis,
Pléiades NG, …
Factures
Quittances
Bulletins de paie
Filière Editique
Locataire
Salarié
H76

33. Mettre en œuvre la solution comme pour
tout Projet digne de ce nom
 Une fois le projet bien mûri : besoins, solutions et GO validé, il faut:
GERER UN PROJET ADAPTE A VOTRE ENTREPRISE
 Mise en place d’une gouvernance
 Définition des rôles et identification des personnes
 Organisation des équipes (2 personnes c’est déjà une équipe !)
 Sélection des phases et des chronologies
 Identifier les risques de contingence
 Escalade rapide de la communication en projet complexe
 Dans tous les cas : Test / Validation et Recette du projet avant sa
mise en production
Un outil buggé ou pas interfacé = pas d’usages= projet de
mise en œuvre de solution collaborative inutile

34. Piloter le changement - Etre Acteur
Comité
Exécutif
Comité
Pilotage
Comité
Technique

35. Accompagner et poursuivre le
changement : une démarche continue
 Analyser et communiquer
 Analyse de l’exécution
 Test, Validation et Recette
 Analyse des résultats / communication interne / feed back
 Correctifs éventuels / communication interne / feed back
 « Plan, Do, Check, Act »
 Définir, Faire, Contrôler, Rectifier / Ajuster
 Les écarts arrivent plus souvent pour des raisons managériales ou
défaillances de communication que par des défaillances d’outils
Pas de conduite du changement = pas d’usages = projet de
mise en œuvre de solution collaborative inutile

36. Merci !!! Vos questions
Joël Spitalier
Responsable Régional Sud Est
Prologue Agence Sud
13420 Gémenos
jspitalier@prologue.fr
Tél: 04 42 32 76 87
Thomas Vrignaud
CCIMP
Service Innovation & TIC
thomas.vrignaud@ccimp.com
Tél : 04 91 39 58 53

37. Continuons à échanger …
: twitter.com/competitic
: communauté competitic
: lenumeriquepourmonentreprise.com

38. Découvrez les usages des TIC,
les actualités, l’agenda des
évènements et les entreprises
de la filière TIC régionale sur le
« portail des usages »
Consultez le support de cette
présentation :
www.lenumeriquepourmonentreprise.com

39. Jeudi 13 mars 2013
Dossier client, comptes financiers,
projets : Comment protéger ses
informations sensibles
La prochaine action