COM&TEC - CCMS MARATHON 2017 - Carlo Gardini

1. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
1

2. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
2
Il gruppo MG2 impiega 200 persone; la sede principale (che
copre 15.000 metri quadrati, impiega 175 persone) ha sede a
Pian di Macina di Pianoro, in provincia di Bologna (Italia).
Il gruppo MG2 è presente sul mercato internazionale con una
filiale in USA e una vasta rete di agenti in tutto il mondo.
Oltre il 90% del fatturato della Società viene esportato.
L’Azienda

3. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
3
MG2 Group

4. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
4
World Wide Diffusion
fornite a piccole, medie
e grandi aziende in tutto
il mondo
Oltre 2200 machine

5. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
5
Process and Packaging
Divisions
MG2 progetta e costruisce macchine
automatiche per l’industria farmaceutica
(Div.Process):
 Riempitrici di capsule
 Sistemi di controllo peso
 Macchine accessorie

6. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
6
Process and Packaging
Divisions
progetta e costruisce macchine automatiche
per il packaging (Div. Packaging):
 Cartonatrici
 Astucciatrici
 Pallettizzatori

7. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
7
Alcune referenze

8. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
8
Le macchine MG2 possono ricevere diverse unità di dosaggio in
funzione delle necessità del cliente

9. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
9
Possono essere equipaggiate con o senza sistemi di controllo peso
della produzione

10. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
10
Tutte le macchine possono essere abbinate a dispositivi esterni di
produzione MG2 o forniti da terze parti

11. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
11
Le macchine sono «configurabili» abbinando in modo opportuno
unità standard e, se richiesto, unità optional
Le macchine possono essere personalizzate su specifica del
cliente
Hanno velocità produttive diverse in alcuni casi incrementabile
aggiungendo/sottraendo elementi meccanici e configurando
opportunamente i controlli di produzione
A richiesta sono dotate di sistemi di controllo peso statistico o al
100% (disponibili in più versioni)
L’interfaccia operatore può essere un iPC o un pannello HMI
oppure, nelle macchine «entry level», una semplice pulsantiera con
display alfanumerico

12. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
12
L’industria farmaceutica è un settore fortemente normato in cui la
documentazione tecnica deve rispondere a precise necessità del
cliente.
Come conseguenza di queste necessità la documentazione tecnica
è particolarmente voluminosa e il grado di dettaglio elevato.
I nostri manuali istruzioni:

13. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
13
La nostra documentazione di convalida:

14. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
14
Le macchine sono fornite di Manuali istruzioni e, quasi sempre, di
procedure di validazione

15. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
Produciamo circa 50 macchine/anno
Per ogni macchina viene fornito:
 Manuale istruzioni (UserDocumentation) = 4 volumi
 UserDocumentation = 1200 pagine
UserDOcumentation = 200 volumi
 Totale pagine = 57500
Procedure di validazione
 Manuali/anno = 250
 Totale pagine = 39000

16. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
A questi numeri occorre aggiungere l’upgrade dei manuali per le
revisioni delle macchine già consegnate e i gruppi di dosaggio
forniti successivamente alla prima installazione della macchina.
Questi interventi raddoppiamo il numero di manuali prodotti su
base annua
Il grado di complessità realizzativa degli upgrade è generalmente
maggiore del produrre manualistica per una macchina nuova

17. © MG2 S.r.l. 2017
La parte più facile:
se un’Azienda produce macchine le informazioni per costruirle sono
presenti in azienda
La parte più difficile:
farle emergere
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

18. © MG2 S.r.l. 2017
Per cominciare occorre un’accurata analisi del processo di
realizzazione della documentazione
L’ufficio documentazione (cliente) deve sapere quali sono i
dati (informazioni) che sono necessari per la redazione dei
documenti , quanto servono, dove deve utilizzarli, se il dato è
attendibile e quando lo diventa, chi deve darlo (fornitore) e
se si tratta di un dato critico per il risultato finale
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

19. © MG2 S.r.l. 2017
La documentazione tecnica deve essere parte integrante del
work flow aziendale
La documentazione tecnica è espressione del prodotto e fa
parte del prodotto
In quanto tale “vive” delle informazioni degli enti tecnici
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

20. © MG2 S.r.l. 2017
Occorre analizzare la situazione attuale per determinare cosa
l’azienda mette a disposizione per realizzare la manualistica
Per esempio l’utilizzo di schede di prodotto in cui sono codificate e
classificate le funzioni macchina
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

21. © MG2 S.r.l. 2017
Nel dettaglio:
codifica di funzioni standard
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

22. © MG2 S.r.l. 2017
Codifica di funzioni optional
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

23. © MG2 S.r.l. 2017
Una miniera d’oro:
aprire i cassetti degli enti tecnici
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

24. © MG2 S.r.l. 2017
Una miniera d’oro: aprire i cassetti degli enti tecnici
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

25. © MG2 S.r.l. 2017
Una miniera d’oro: aprire i cassetti degli enti tecnici
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

26. © MG2 S.r.l. 2017
Utilizzare i dati di produzione delle macchine in cui cablare le informazioni
necessarie per la documentazione
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

27. © MG2 S.r.l. 2017
Identificare i componenti di sicurezza per l’operatore dai dati produttivi
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

28. © MG2 S.r.l. 2017
Identificare i componenti commerciali che hanno manuali a corredo
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

29. © MG2 S.r.l. 2017
Strutturazione dei manuali con note di configurazione
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

30. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

31. © MG2 S.r.l. 2017
E’ un processo lento, poco affidabile, vincolato alla perizia dell’operatore
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

32. © MG2 S.r.l. 2017
Misurate il processo
Il tempo dedicato alla configurazione, alla gestione dei
testi sorgenti e delle lingue di destinazione deve
essere marginale rispetto al tempo dedicato alla
redazione tecnica
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

33. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

34. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

35. © MG2 S.r.l. 2017
Solo il tempo dedicato alla redazione tecnica
genera valore aggiunto
Configurazione, gestione dei testi sorgenti e
delle lingue di destinazione sono speco che
deve essere ridotto al minimo o a zero
Su quest’ultimi valori occorre lavorare
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

36. © MG2 S.r.l. 2017
Misurate il processo
Quante immagini sono salvate nei server aziendali?
Perché le immagini che servono non si trovano mai?
Quanto grandi devono essere i server aziendali per salvare tutte
queste immagini ?
Quante immagini doppie sono salvate nei vari archivi aziendali ?
Chi decide quale è l’immagine ufficiale da utilizzare?
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

37. © MG2 S.r.l. 2017
Quanti manuali vengono generati per copia di manuali simili?
Quanto tempo è speso per copiare brani di testo da altre
pubblicazioni o ricercare traduzioni in manuali precedenti
Quanti testi (procedure, ecc.) sono duplicati nei reparti aziendali che
in buona fede li hanno redatti ignorando la disponibilità in altri
reparti?
Quanto errori vengono generati perché le informazioni derivano di
sorgenti diverse?
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

38. © MG2 S.r.l. 2017
Un CMS non serve solo al reparto di
documentazione tecnica
Serve all’azienda per mettere ordine nella
gestione dei dati aziendali
Crea una sorgente unica dei dati e permette di
ottenere un processo virtuoso per la gestione
del dato tecnico
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

39. © MG2 S.r.l. 2017
Definite i requisiti da soddisfare ed eseguite una software
selection per identificare il prodotto idoneo alle vs necessità
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

40. © MG2 S.r.l. 2017
Definite i requisiti da soddisfare, per esempio:









“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

41. © MG2 S.r.l. 2017
Per ogni requisito specificate il dettaglio:
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

42. © MG2 S.r.l. 2017
Per ogni requisito specificate il dettaglio:
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

43. © MG2 S.r.l. 2017
E alla fine della valutazione scegliete il vs CCMS
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

44. © MG2 S.r.l. 2017
Cominciate senza timore di imparare dagli errori ma non lasciate nulla
al caso
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

45. © MG2 S.r.l. 2017
E’ fondamentale l’analisi del prodotto e l’analisi della attuale struttura
della documentazione tecnica
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

46. © MG2 S.r.l. 2017
Analisi e mappatura del prodotto
Il grado di dettaglio deve essere allineato alla documentazione tecnica
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

47. © MG2 S.r.l. 2017
«Smontate» il manuale in blocchi logici:
 le procedure
 le tabelle
 le note di sicurezza, le avvertenze
 le avvertenze
 suddividete le immagini per tipologia
 Identificate i pittogrammi
 ecc
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

48. © MG2 S.r.l. 2017
Realizzate una struttura
gerarchica dei blocchi del
manuale (es.: le funzioni)
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

49. © MG2 S.r.l. 2017
Analisi struttura del manuale
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

50. © MG2 S.r.l. 2017
Analisi struttura del manuale
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

51. © MG2 S.r.l. 2017
Assicuratevi uno sponsor forte
L’introduzione del CMS in azienda è un processo
lungo e complesso che attraversa molte funzioni
aziendali
Senza uno sponsor forte il rischio di fallimento è
elevato
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

52. © MG2 S.r.l. 2017
Ed ora … cominciate a trasferire i dati (testi, immagini,
tabelle, ecc.) dalla vecchia struttura alla nuova
Prenderete atto di quante cose doppie avete
Vi accorgerete della mole impressionante di dati che
gestite a mano o in modo semiautomatico
Già da questo intravvedete il recupero che il nuovo
sistema può darvi
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

53. © MG2 S.r.l. 2017
Organizzate incontri periodici con il vs staff non
direttamente coinvolto nel progetto e con gli altri enti
tecnici per mantenerli aggiornati sull’avanzamento del
progetto e coinvolgerli
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.

54. © MG2 S.r.l. 2017
“Progettoperl’implementazionediun
CCMSinAzienda”.
54
Email:
cgardini@mg2.it
Web Site:
http://www.mg2.it