Comment rendre les réunions plus efficaces, plus utiles et plus agréables ?
1. Préparer et structurer son atelier : parce que ça ne s'improvise pas !
2. Méthodes d'animation : suivant vos besoins et vos objectifs, trouvez les exercices les plus adaptés.
3. Conseils pratiques : certaines astuces qui sont toujours utiles.
Réussir son atelier créatif : de l'organisation à l'animation
1. RÉUSSIR SON ATELIER CRÉATIF
De l’organisation à l’animation
Hélène Cochet
Directrice de projets
hcochet@concept-image.fr
Élisabeth Alexandre
Directrice conseil
ealexandre@concept-image.fr
6. Pour optimiser et augmenter leur productivité, les entreprises n’hésitent plus pour affecter des petites équipes sur des projets
précis. Pour plancher sur le lancement d’un nouveau produit, améliorer les process internes, etc.
Les salariés sont invités à mettre à contribution leurs compétences, et à travailler, en plus de leurs missions, sur des projets
transverses.
Pour piloter ces projets, des chefs de projet sont nommés : il vont devoir animer une réflexion collective. Or ce n’est peut être
pas leur cœur de métier.
Notes
9. Pour être un bon chef de projet, il faut :
▪ Définir les objectifs
▪ S’entourer d’une équipe projet, qu’il faut mobiliser habilement, et qu’il faut embarquer
▪ Définir et piloter un planning, avec des étapes : jalons intermédiaires et un livrable (une décision) final(e)
▪ Communiquer la décision, accompagner le changement
Vous n’allez pas mener votre projet dans votre coin, ou en envoyant uniquement des mails à votre équipe. A un moment, il va
être intéressant de se voir, et donc d’organiser… un atelier de travail.
Notes
11. Avant de vous donner des pistes pour les préparer, on va définir ce qu’est un atelier de travail.
On appelle « atelier » une rencontre / réunion où différents participants mènent collectivement un travail pratique sur un sujet.
Notes
13. Chacun apporte son expertise, son expérience, son point de vue, qu’il partage avec l’ensemble du groupe.
Le groupe peut être composé de 3 à 100 membres, selon l’objectif de votre atelier.
L’organisation sera adaptée au nombre de participants.
Notes
18. • Former en faisant pratiquer
• Se projeter dans le futur
• Solutionner un problème
• Trouver des idées
• Informer / rassurer
Conduite du changement
• Prioriser
• Formaliser des messages
• Créer de la complicité
• Purger une situation tendue
• Analyser et approfondir
• Prendre une décision collective
25. La dynamique collective favorise le développement de la coopération intra-groupe, et l’obtention d’un consensus au sein des
équipes, qui ne partagent pas les mêmes intérêts.
Notes
26. Entendu, vu,
mis en pratique,
motivant
Entendu, vu,
mis en pratique
Entendu et vu
Entendu
Apprentissage / Mémorisation
27. L’apprentissage et la mémorisation sont plus puissants lorsque l’on pratique et qu’on confronte des expériences.
Chacun apprend de l'autre.
Les mises en situation donnent lieu à une meilleure mémorisation.
L'individu retient mieux en étant acteur et non simple spectateur.
Notes
29. Quand on est acteur d’une réunion, on est obligé de se mouiller. Et donc on est impliqué dans le projet, on n’est plus juste
extérieur à celui-ci.
Or on peut tous être confrontés à des personnes en frein.
Notes
31. Le travail en commun permet de générer des idées : pour trouver une solution innovante, mais également pour explorer
toutes les facettes d’un sujet ou d’un problème.
En groupe, on apprend toujours quelque chose.
Notes
34. Vous mobilisez 5 collègues sur ½ journée. Ils sont facturés 1 000€ / journée, ça vous coûte déjà 2 500€ de facturation.
Plus le matériel, la salle, et les croissants.
Notes
36. Vous ouvrez les agendas Outlook… bon courage pour trouver un créneau commun
Vous lancez un Doodle : vous n’avez pas une seule colonne verte complète
Il va falloir convaincre les gens de se dégager du temps : il faut qu’ils comprennent quel est leur intérêt de participer
Notes
38. Vous l’avez peut être déjà vécu : une personne qui ne s’exprime pas dans un atelier.
Ou peut être même vous : on fait un tour de table, et vous cogitez, vous stressez. Jusqu’à ce que votre tour arrive. Et ce n’est
qu’une fois que vous vous êtes exprimé que vous déstressez et écoutez enfin les autres.
Certains ont du mal à exprimer et développer leurs idées devant les autres.
Cela peut être pour des raisons très variées :
▪Une mauvaise expérience passée sur un projet collectif
▪Un problème autre dans son quotidien qui le pollue et le met en frein
▪Un problème avec un autre participant
▪Une difficulté à prendre la parole en public ou devant certaines personnes (devant son N+1)
▪Un besoin de préparer ce qui va être dit / Une difficulté face au spontané
Notes
42. L’ice breaker, ou inclusion, permet de faire entrer vos participants dans l’énergie du groupe.
Chacun arrive avec un état d’esprit individuel et l’ice breaker permet d’avoir un premier échange de mise à niveau, sans enjeu.
Cette étape sera pensée différemment si les participants se connaissent ou non.
Ce matin, vous ne vous connaissiez pas tous en arrivant, nous avons donc choisi une question large avec l’outil du
photolangage.
Parfois les participants se connaissent entre eux mais l’animateur ne les connaît pas, dans ce cas l’animateur choisira un ice
breaker lui permettant de connaître les participants, de sentir leur caractère.
Quand tout le monde se connaît, l’ice breaker permet à chacun d’indiquer son humeur du moment.
Nous vous proposerons quelques techniques d’ice breaker tout à l’heure.
Notes
44. L’animateur doit avoir fixé un objectif en amont et l’atteindre.
Pour cela le meilleur moyen est de le communiquer au groupe.
Pour un client dernièrement, nous avions besoin de récupérer de la matière pour travailler sur la personnalité et les valeurs
d’une marque. Nous avons organisé un atelier avec des salariés pour récupérer de la matière mais ils n’avaient pas été
associés au projet en amont.
Nous leur avons donc présenté les étapes du projet déjà franchies, à quel moment ils intervenaient et comment serait utilisé
la matière produite.
De cette manière, les participants ont pu comprendre ce qui était attendu.
C’est également lors de cette introduction que l’animateur indiquera les timings, les temps de pause.
Notes
46. Certaines personnes ont besoin de temps pour formuler leur pensée.
Dans un atelier, on doit récolter les idées de chacun.
La réflexion individuelle permet à chacun de préparer ce qu’il a à dire sans être influencé par les autres et d’être reconnu au
même niveau que les autres.
C’est souvent grâce à la prise de notes, sur des feuilles ou des post-it qu’on mène cette étape.
Notes
48. Selon le nombre de participants, il peut être intéressant de travailler ensuite en petits groupes.
Par exemple, pour faire apparaître différents points de vue.
Chez le même client dernièrement, pour travailler sur la personnalité de la marque, nous avons demandé à chaque petit
groupe de mimer l’attitude de la marque dans une réception.
Un groupe mimait la marque telle qu’elle est perçue par ses salariés, un autre par ses clients et l’autre par ses fournisseurs.
Notes
50. Qu’il y ait eu travail en groupes ou pas, il est crucial de partager ses idées avec tout le groupe.
S’il y a des petits groupes, chacun présentera une restitution de ses travaux aux groupes et l’animateur prendra des notes sur
paperboard.
S’il y a eu uniquement un travail individuel, chacun est amené à présenter ses idées et à les afficher sur un support commun.
S’il y a beaucoup de matière, l’animateur peut demander au groupe lui même de catégoriser les idées qui en ressortent.
Par exemple chez un client, nous animions un atelier sur les cibles consommateur, le groupe était appelé à trier les idées et
ne retenir que celles avec lesquelles tout le monde était d’accord.
Notes
52. Une fois toute la matière récoltée, l’animateur formulera une synthèse orale de ce qui a été produit lors de l’atelier.
Cela permet au groupe de s’accorder sur une vision commune et de constater le travail accompli.
C’est à ce moment que l’animateur indiquera les prochaines étapes du projet.
Notes
54. A l’inverse de l’ice breaker, le temps de déclusion permet à chacun de s’exprimer sur son ressenti avant de retourner travailler.
Le temps de déclusion peut être un simple tour de table ou un petit jeu comme l’ice breaker.
Lors de ce moment, l’animateur demandera un feedback sur l’atelier et si besoin pourra s’assurer que les participants sont en
accord avec la décision prise.
Ce temps doit être prévu en amont et ne pas être bâclé.
Souvent le format atelier peut créer une synergie nouvelle et le temps de déclusion est souvent plus détendu que le reste de
l’atelier.
Fréquemment, lorsque nous organisons des ateliers chez nos clients, les participants se rendent compte du manque de
communication entre eux et la méconnaissance qu’ils ont des problématiques de leurs collègue.
Notes
58. Vous pouvez utiliser la méthode classique : chaque participant présente son humeur actuelle à travers sa météo (soleil,
nuage, le calme après la tempête)
On peut également organiser une météo dans l’espace : dans un coin de la pièce, tous les participants soleil se retrouvent
ensemble, idem dans un autre coin de la pièce pour les participants nuage. Cela permet de se lever, de bouger, de se mettre
en mouvement. Et de débriefer d’abord en sous-groupe avec des participants qui sont dans le même état d’esprit, avant de
rejoindre l’ensemble du groupe et de procéder à un tour de table
Notes
60. Vous mettez à disposition des participants des images, vous posez une question au participants (par exemple : « qu’attendez
vous de ce projet ? ») et ils utilisent l’image de leur choix pour présenter leur réponse au groupe. Cette méthode s’appelle le
photolangage.
Le seule matériel nécessaire : des images.
Vous pouvez acheter sur Internet des cartes toutes faites, cartonnées et plastifiées.
Vous pouvez aussi vous amuser à en chercher sur Google (des publicités, des photos d’œuvres d’art, etc.), ou imprimer vos
photos de vacances (faites une bonne sélection avant)
Notes
62. Vous remettez à chaque participant un blason sur une feuille
de papier. Dans ce blason se trouvent 3 questions, à choisir en
fonction de l’objectif de votre atelier et des participants.
Chaque participant va compléter son blason, et le présenter au
groupe.
Notes
Les 3 choses les
plus importantes
dans ma vie
Les 3 choses que
je souhaite
réaliser dans ma
vie
professionnelle
Les expériences
que je souhaite
partager
66. L’objectif : représenter vos cibles tout au long de votre projet. Vous allez vous baser sur des données réelles (par exemple des
données sur vos consommateurs), puis mobiliser des collaborateurs lors d’un atelier pour avoir de la matière afin de dresser
un portrait pour chacune de vos cibles. Cela vous permettra d’incarner de façon plus personnelles vos différentes cibles, et
de les prioriser. Dans un projet web par exemple, vous pourrez vous référer à ces personas tout au long de votre démarche de
conception.
Notes
68. Cette méthode permet d’imaginer le pire scénario pour une situation (exemple : le pire parcours utilisateur pour acheter un
billet de spectacle en ligne). Cette première étape permet d’évacuer le négatif, et de faire remonter des situations réellement
vécues.
Une fois le pire scénario établi par le groupe, on prend le problème à l’inverse et on traduit, pour chaque étape, le négatif en
positif. On a ainsi le scénario idéal.
Vous pouvez enfin identifier comment vous vous positionnez actuellement par rapport à cette cible idéale, et ce que vous
souhaitez mettre en œuvre pour vous en rapprocher
Notes
71. Cette méthode force vos participants à faire des choix. Nous avons organisé cet atelier pour un client : l’objectif était de
demander à des utilisateurs réels d’une application mobile de quelles fonctionnalités ils auraient besoin dans une nouvelle
version de l’application. Afin d’éviter l’effet « liste au père noël », nous avons présenté aux participants une quarantaine de
fonctionnalités, chacune ayant un prix fixé en fonction de sa complexité à mettre en œuvre. Les participants se sont vu
remettre une somme d’argent identique, et ont dû acheter les fonctionnalités de leur choix. A chaque transaction, on
demande au participant de nous expliquer la raison de son achat. Cela permet de prioriser, et de ne mettre en place que ce
qui va être réellement utile.
Notes
73. Résumé
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En 24 mots
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En 12 mots
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En 4 mots
74. Afin d’établir une synthèse en groupe, vous pouvez procéder par itérations. Cela peut être intéressant dans le cadre de la
rédaction d’un slogan, de la formalisation de votre mission d’entreprise. Vous demandez au groupe de travailler sur une
phrase en 24 mot. Puis de retravailler cette phrase en 12 mots. Et enfin en 4 mots.
Notes
77. Parce que déjà, quand il est préparé, on fait face à de l’inconnu :
▪ Dynamique du groupe : personnalités, diversité des profils, contexte dans l’entreprise, contextes persos
▪ Retards / Départs pendant l’atelier (on essaie d’éviter, mais ça arrive)
▪ Hors sujets
▪ Dépassement du temps
Notes
82. Votre atelier doit toujours être préparé, adapté à ses participants et contenir un peu d’originalité.
Préparez votre objectif, votre ordre du jour, tout le contenu et matériel nécessaire.
Notes
84. On n’obtient pas la même chose en une heure ou en 4 heures.
Les participants doivent connaître les timings en amont.
Ce qui suggère que vous les avez définis et écrits.
Lors d’un atelier, si vous savez que les participants sont très sollicités par téléphone, n’hésitez pas à leur demander d’entrée
s’ils sont ok pour passer leurs appels à la pause.
L’animateur doit toujours avoir l’heure et le programme avec lui.
Notes
86. Les participants doivent savoir ce qui sera fait de leurs contributions à l’issue de l’atelier. Dans le cadre d’un projet, nous
avons fait réfléchir des collaborateurs sur les valeurs de leur entreprise. Des idées fortes sont ressorties de l’atelier. Or ces
idées ont ensuite été retravaillées avec un groupe de travail plus restreint. Afin de ne pas frustrer les participants à l’issue de
l’atelier, il est crucial de leur expliquer en amont que la matière qui sera produite en collectif sera ensuite ré-exploitée, mais ne
sera pas reprise telle quelle.
Notes
89. Il faut donner envie.
Et s’intéresser davantage à la dynamique qu’au contenu : rythme global, contributions, interactions
Votre rôle est de vous assurer que les timides parlent et que les bavards les écoutent !
Si vous animez un atelier créatif dans votre entreprise, vous serez peut être tenté de réagir par rapport au contenu qui sera
produit par les participants, car vous avez peut être un avis sur la question. Mais ce n’est pas votre rôle : vous devez rester
animateur.
Notes
91. Quel que soit votre objectif, vous pouvez vous retrouver face à des participants qui veulent s’exprimer sur un autre sujet que
celui que vous avez choisi.
Il est important de revenir toujours au thème principal.
Vous pouvez utiliser la technique du "bac à sable« : en amont de l’atelier, vous avez affiché dans la pièce un paperboard
vierge intitulé « bac à sable ». Vous viendrez y noter les idées que les participants pourront émettre mais qui seront hors
sujet. Ainsi, vous prenez en compte les remarques, vous ne cassez pas la dynamique de contribution, vous recadrez
rapidement, et vous gardez en tête des idées qui sont peut être hors sujet mais qui peuvent vous être précieuses.
Notes
93. Il est crucial d’arriver en avance, pour que la salle soit prête et que le matériel fonctionne
Prévoyez des post-it (beaucoup)
Préparez des chevalets avec les prénoms des participants
Venez avec suffisamment de matériel
Munissez vous d’une montre, d’un chronomètre ou d’une montre. Ou d’un Smartphone qui fera les 3 à la fois.
Pensez à la logistique et à la prise de notes
Notes
95. S’il y a plus de 6 participants, faîtes vous accompagner.
Définissez bien en amont le rôle de chacun.
Si vous avez besoin d’enchaîner plusieurs exercices, vous pouvez alterner l’animation entre vous et votre assistant pour
gagner du temps.
Ou alors votre assistant ne fera que la prise de notes, le rangement, et surveillera le timing.
Si vous êtes seul, vous pouvez prendre en photo les contributions, ou encore filmer les restitutions de chaque groupe. Vous
ne perdrez pas de temps à noter, et vous repartez avec toute la matière.
Notes
97. N’hésitez pas à sortir du cadre scolaire et à vous adapter.
Si un exercice prend bien, laissez-le durer.
Plus votre atelier est préparé, plus vous saurez jouer avec en direct.
Si une étape traîne en longueur, marquez une pause.
Si l’émotion est trop forte, l’ambiance lourde, proposez un exercice léger juste après.
Dans un atelier avec des commerciaux, les participants devaient travailler sur les cibles de leur site web en utilisant la
démarche personas. Le consensus mettait du temps à se trouver et l’ambiance devenait tendue. Nous avons donc détendu
l’atmosphère en proposant d’imaginer les prénoms et visages de ces familles de cibles.
Notes