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Estructura organizacional

Presentación Estructura Organizacional, Jerarquías y Organigramas. Teoría de la Organización.

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ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
JERARQUÍAS Y ORGANIGRAMAS
MARÍN PINTO, CARLOS RAFAEL
C.I.: 20 648 964
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen,
agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a
las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y
gerentes y entre empleados y empleados. Los departamentos de una
organización se pueden estructurar, formalmente, en tres formas
básicas: por función, por producto/mercado o en forma de matriz.
ORGANIZACION FUNCIONAL
La organización por funciones
reúne, en un departamento, a
todos los que se dedican a una
actividad o a varias
relacionadas, que se llaman
funciones. Por ejemplo, una
organización dividida por
funciones puede tener
departamentos para
producción, mercadotecnia y
ventas. El gerente de ventas de
dicha organización sería el
responsable de la venta de
todos los productos
manufacturados por la
empresa.
Es probable que la organización funcional
sea la forma más lógica y básica de
departamentalización, como en la siguiente
figura:
Características de la Organización Funcional.
• Autoridad funcional o dividida. Es una autoridad que se sustenta en el conocimiento. Ningún superior tiene autoridad
total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa.
• Línea directa de comunicación. Directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones
entre los diferentes niveles.
• Descentralización de las decisiones. Las decisiones se delegan a los órganos o cargos especializados.
• Énfasis en la especialización. Especialización de todos los órganos a cargo.
Campo de Aplicación de la Organización Funcional.
• Cuando la organización, por ser pequeña, tiene un equipo de especialistas bien compenetrado, que informa a un
dirigente eficaz y está orientado hacia objetivos comunes muy bien establecidos y definidos.
• Cuando en determinadas circunstancias, y sólo entonces, la organización delega durante un período determinado
autoridad funcional a algún órgano especializado.
Ventajas de la Organización Funcional.
• Máxima especialización.
• Mejor suspensión técnica.
• Comunicación directa más rápida.
• Cada órgano realiza únicamente su actividad específica.
Desventajas de la Organización Funcional.
• Pérdida de la autoridad en el mando.
• Subordinación múltiple.
• Presenta una tendencia a la competencia entre los especialistas, ya que los diversos órganos o cargos se especializan
en determinas actividades; ellos tienden a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque.
• Exhibe una tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización.
• Tiende a la confusión en los objetivos, ya que la organización funcional exige la subordinación múltiple; no siempre el
subordinado sabe exactamente a quién informar sobre un problema.
ORGANIZACIÓN POR PRODUCTOS/MEDIOS
La organización por producto/medios, con frecuencia llamada organización por división,
reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y
comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos o a todos los que
tratan con cierto tipo de cliente.
Cuando la división por departamentos de una empresa se torna demasiado compleja para
coordinar la estructura funcional, la alta dirección, por regla general, crea divisiones
semiautónomas. En cada división, los gerentes y los empleados diseñan, producen y
comercializan sus propios productos.
La organización por producto/medios puede seguir uno de tres patrones: división por
producto, la división geográfica, que se utiliza por empresas de servicios, financieras y otras
no fabriles, y la división por cliente, donde la organización se divide de acuerdo con los
diferentes usos que los clientes realizan de los productos.
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Estructura organizacional

  • 1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL JERARQUÍAS Y ORGANIGRAMAS MARÍN PINTO, CARLOS RAFAEL C.I.: 20 648 964
  • 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. Los departamentos de una organización se pueden estructurar, formalmente, en tres formas básicas: por función, por producto/mercado o en forma de matriz.
  • 3. ORGANIZACION FUNCIONAL La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se llaman funciones. Por ejemplo, una organización dividida por funciones puede tener departamentos para producción, mercadotecnia y ventas. El gerente de ventas de dicha organización sería el responsable de la venta de todos los productos manufacturados por la empresa. Es probable que la organización funcional sea la forma más lógica y básica de departamentalización, como en la siguiente figura:
  • 4. Características de la Organización Funcional. • Autoridad funcional o dividida. Es una autoridad que se sustenta en el conocimiento. Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa. • Línea directa de comunicación. Directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles. • Descentralización de las decisiones. Las decisiones se delegan a los órganos o cargos especializados. • Énfasis en la especialización. Especialización de todos los órganos a cargo. Campo de Aplicación de la Organización Funcional. • Cuando la organización, por ser pequeña, tiene un equipo de especialistas bien compenetrado, que informa a un dirigente eficaz y está orientado hacia objetivos comunes muy bien establecidos y definidos. • Cuando en determinadas circunstancias, y sólo entonces, la organización delega durante un período determinado autoridad funcional a algún órgano especializado.
  • 5. Ventajas de la Organización Funcional. • Máxima especialización. • Mejor suspensión técnica. • Comunicación directa más rápida. • Cada órgano realiza únicamente su actividad específica. Desventajas de la Organización Funcional. • Pérdida de la autoridad en el mando. • Subordinación múltiple. • Presenta una tendencia a la competencia entre los especialistas, ya que los diversos órganos o cargos se especializan en determinas actividades; ellos tienden a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque. • Exhibe una tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización. • Tiende a la confusión en los objetivos, ya que la organización funcional exige la subordinación múltiple; no siempre el subordinado sabe exactamente a quién informar sobre un problema.
  • 6. ORGANIZACIÓN POR PRODUCTOS/MEDIOS La organización por producto/medios, con frecuencia llamada organización por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos o a todos los que tratan con cierto tipo de cliente. Cuando la división por departamentos de una empresa se torna demasiado compleja para coordinar la estructura funcional, la alta dirección, por regla general, crea divisiones semiautónomas. En cada división, los gerentes y los empleados diseñan, producen y comercializan sus propios productos. La organización por producto/medios puede seguir uno de tres patrones: división por producto, la división geográfica, que se utiliza por empresas de servicios, financieras y otras no fabriles, y la división por cliente, donde la organización se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes realizan de los productos.
  • 7. POR PRODUCTO En esta división los empleados de la organización se dividen en grupos y cada grupo se encarga de la producción de un producto especifico, además cada grupo tiene un especialista para cada función y un gerente que es el responsable de supervisar el proceso que se lleva a cabo para la obtención del producto o servicio y además envía un reporte al presidente general de la compañía acerca de la evolución de este proceso, este presidente general es el responsable de supervisar que cada gerente realice de forma adecuada su trabajo y fija las metas de la empresa. Ventajas Desventajas • Centra la atención en el producto que se obtiene facilitando la coordinación entre las diversas especialidades, para de este modo cumplir con los plazos limite de entrega de productos, así como las especificaciones. • Permite que los problemas de coordinación e integración sean detectados lo más pronto posible y se les dé una solución rápida. • Lograr aislar los problemas concernientes a un producto respecto a los demás y evita que interfieran los problemas de una función con todos los productos. • Permite el empleo de equipo especializado para el manejo de materiales, así como de sistemas especializados de comunicaciones. • Reduce la oportunidad de utilizar equipo o personal especializado. • Se entorpece la comunicación entre especialistas, ya que ahora presentan sus servicios en diferentes unidades. • Resulta difícil que una compañía se pueda acoplar a los cambios bruscos en volumen o que pueda adaptarse a los cambios en los productos o servicios, así como a nuevos productos o servicios.
  • 8. POR TERRITORIO (División Geográfica) Esta se da ya que algunas compañías encuentran que sus operaciones se adaptan de una mejor manera a grandes cadenas organizacionales basadas en zonas geográficas determinadas donde su empresa tiene cobertura, como las grandes cadenas de hoteles, compañías telefónicas, entre otras, que están divididos y organizados sobre la base de su ubicación. También se presentan en compañías cuyas principales actividades son las ventas. En esta se da un eje central de control, sin embargo la organización en cada área forma sus propios departamentos para satisfacer los requerimientos de la misma. Esta estructura presenta las siguientes ventajas: • La organización puede adaptarse a necesidades específicas de su región. • Suministra mayor control debido a que existen varias jerarquías regionales que asumen el trabajo desempeñado previamente por una sola jerarquía centralizada. • La gente en las organizaciones separadas toma decisiones rápidamente de acuerdo a sus necesidades. • Presenta además una desventaja y es que dificulta la integración entre las diferentes divisiones geográficas.
  • 9. POR CLIENTES El tipo particular de clientes que una organización busca alcanzar, puede también ser utilizada para agrupar empleados. La base de esta departamentalización está en el supuesto de que los clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes que pueden ser resueltos teniendo especialistas departamentales para cada uno. Aquí el cliente es el eje central, la organización se adapta y se subdivide agrupando el personal para cumplir las funciones necesarias para satisfacer las necesidades de cada tipo de cliente. Esta estructura puede traer las siguientes ventajas a la organización: • Saca provecho respecto del tiempo y eficacia del vendedor (o promotor) que se limita al manejo de un grupo de clientes con características similares. • Logra mayor especialización en el vendedor (o promotor) respecto del conocimiento y de la manera de operar de sus clientes. • Disminuye relativamente los costos proporcionados por comunicaciones, en virtud de que las mismas pueden fijarse en relación a cada tipo de cliente. También pude generar las siguientes desventajas: • Dificultad de coordinación con los departamentos organizados sobre otras bases, con una constante presión de los gerentes solicitando excepciones y tratamiento especial. • En ciertas ocasiones pueden reducirse o incrementarse ciertos tipos de clientes, ya sea por recesiones económicas donde los comercios minoristas tienden a disminuir y por el contrario se incrementan los muy pequeños negocios, esto requiere más vendedores pero disminuye el grado de eficiencia de los mismos.
  • 10. Organigrama por Producto/Medios de una empresa manufacturera: División por productos. Por regla general, la división geográfica es usada por empresas de servicios financieras y otras no fabriles, así como por compañías mineras y productoras de petróleo, como en la sig. figura:
  • 11. La organización geográfica resulta lógica cuando la planta se debe ubicar lo más cerca posible de las fuentes de materias primas, mercados principales o personal especializado.
  • 12. ORGANIZACIÓN MATRICIAL La estructura matricial se denomina en ocasiones sistema de mandos múltiples. Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura simultáneamente. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical. El segundo es una disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o un grupo, que es experto en el campo de especialización asignado al equipo. A diferencia de los demás tipos de estructuras organizacionales, ésta no es aplicable en cualquier tipo de empresa, ya que está pensada para desarrollarse en aquellas que trabajan en proyectos. Con frecuencia, la estructura matricial es un medio eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un problema complejo. Otra ventaja de la estructura matricial es que concede a la organización una gran flexibilidad para ahorrar costo. Como a cada proyecto sólo se le asigna la cantidad exacta de personas necesarias, se evita la duplicación innecesaria. Una desventaja es que no todo el mundo de adapta bien al sistema matricial. Los miembros del equipo, para ser efectivos, deben presentar habilidades interpersonales, ser flexibles y estar dispuestos a cooperar.
  • 13. ESTRUCTURA FORMAL O INFORMAL DE LA ORGANIZACIÓN Los organigramas son útiles porque exhiben la estructura formal de la organización y quién es responsable de ciertas tareas. Sin embargo, en la realidad, el organigrama no puede captar, ni con mucho, las relaciones interpersonales que constituyen la estructura informal de la organización. Herbert Simon ha descrito el caso de "las relaciones interpersonales de la organización que afectan sus decisiones internas, pero no aparecen en el plan formal no son congruentes con él. Por ejemplo, en una etapa de gran actividad, un empleado puede acudir a otro en busca de ayuda, en lugar de pasar por un gerente. Asimismo, de empleado de ventas puede establecer una relación laboral con un empleado de producción, el cual le puede proporcionar información sobre la existencia de productos, mucho antes que un sistema formal de información. Además, quienquiera que haya trabajado en un organización conoce la importancia que tienen las secretarias y los asistentes ejecutivos, que jamás aparecen en un organigrama. Uno de los primeros estudios que reconoció la importancia de las estructuras informales fue Chester Barnard. quien señaló que las relaciones informales ayudan a los miembros de la organización a satisfacer sus necesidades sociales y a hacer las cosas.
  • 14. BASADA EN EQUIPOS El uso de equipos como base del diseño para coordinar y ejecutar las actividades de trabajo. Es una determinada manera de organizar el trabajo para lograr ciertos objetivos de desempeño, y que se materializa en un conjunto de personas comprometidas con esos objetivos, con un claro enfoque de trabajo, siendo mutua y solidariamente responsables por el cumplimiento de dichos objetivos, en aras de brindar una respuesta adecuada y oportuna a las necesidades de los clientes. Los equipos superan el desempeño individual o el de los grupos organizacionales mayores, en particular, cuando el desempeño exige múltiples habilidades, criterios y experiencias. La mayoría de las personas reconocen la capacidad de los equipos; la mayoría tiene el sentido común para hacerlos funcionar. No obstante, gran parte de ellos pasan por alto las oportunidades que brindan.
  • 15. BASADA EN REDES Es una organización aprendiente integrada por unidades organizativas flexibles que se coordinan a través de la discusión o de la adaptación mutua. Asimilan sobretodo la tecnología de Internet, Informática y Telecomunicación (que englobamos en el término Info-tecnología), lo que permite generar potentes efectos de red y por tanto, no sólo una Intranet o Red Interna, sino también una red de redes, robusta y estable, en la que se involucran muchas empresas vertical y horizontalmente, interna y externamente. Buscan la eficiencia por la reducción de los costos, el control por la adquisición de mucha información (evitando así situaciones de inseguridad), la potenciación de la creatividad e innovación, y la estabilidad. Lo que confiere gran flexibilidad y capacidad de cambio para adaptarse al entorno. Tiene un total aplanamiento jerárquico, puesto que deriva su autoridad más del conocimiento que de la posición. La colaboración ocupa un lugar principal, y las relaciones externas tienen tanta importancia como las relaciones internas. Se orientan básicamente hacia la ejecución de proyectos. Implica alto grado de compromiso y confianza del personal, y una comunicación inter e intra-empresarial con flujos de información permanente y masiva. No cabe dudas, que es imprescindible trabajar las disciplinas señaladas en Organizaciones en Aprendizaje, disciplinas que trabajan persona a persona, y preparan a las personas, tanto en las nuevas aptitudes, como en las actitudes y valores.
  • 16. JERARQUÍAS La jerarquía cuando se individualiza podría definirse como el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa, así el individuo que desempeña como gerente goza indudablemente de un respetable status dentro de la misma, pero la diferencia de este individuo en su cargo también condicionará su mayor o menor jerarquía dentro de una empresa. La jerarquía cuando se usa como instrumento para ejecutar la autoridad posee una mayor formalidad y es conocida como jerarquía estructural de la organización. Este tipo de jerarquía no solamente depende de las funciones que debido a ella existen sino también del grado de responsabilidad y autoridad asignadas a la posición, por ejemplo, independientemente de la eficiencia que pueda tener un presidente en su desempeño, este cargo posee intrínsecamente determinadas y complejas funciones, responsabilidades y un alto grado de autoridad. Según el criterio de dos autores, se pueden definir cuatro tipos de jerarquías en las organizaciones: • La jerarquía dada por el cargo. • La jerarquía del rango. • La jerarquía dada por la capacidad. • La jerarquía dada por la remuneración.
  • 17. La jerarquía dada por el cargo: Este tipo de jerarquía es la que constituye los diferentes niveles estructurales de la organización, se expone por medio de organigramas y se describe en los manuales de organización. Se encarga de la clasificación de las distintas posiciones de la estructura de la organización, tomando como base las actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posición determinada. Esta modalidad jerárquica favorece la clasificación de personas en grupos, series y clases, según sea la naturaleza, características, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la condición de que guarden entre ellas ciertas similitudes. La jerarquía del rango: Este tipo de jerarquía no se establece sobre el fundamento de las actividades ni se liga a labores determinadas. Se basa en las condiciones personales no en las obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar. Es utilizada en las organizaciones militares para establecer los distintos grados por los que se van a regir.
  • 18. La jerarquía dada por la capacidad: Este tipo de jerarquía es limitativa y acorde con cada individuo. Las personas están previamente clasificadas de acuerdo con sus capacidades, independientemente de su condición de clase en la sociedad, es decir, el individuo asciende en la organización de acuerdo a su capacidad. La jerarquía dada por la remuneración: Este tipo de jerarquía está determinada por la complejidad del trabajo (a mayor complejidad mayor salario), la antigüedad en la empresa o porque se es empleado de confianza y, en gran sumo, por el rendimiento del individuo. La jerarquía de un empleado en una empresa se basa en el grado de especialización que posea pero su alta ubicación dentro de la organización también depende de la naturaleza del negocio, por ejemplo, en muchas empresas venezolanas el gerente de planta es un ejecutivo muy importante, Su status llega a ser mayor que un gerente de finanzas. En cualquier compañía fundamentalmente operativa, por ejemplo, la explotación petrolera en nuestro país un campo donde generalmente existen dinámicos y poderosos sindicatos, el responsable por la función de personal es un ejecutivo de alta valía e influencia llegando a tener el cargo de vicepresidente.
  • 19. FINGracias por su tiempo.