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Conceptos relativos a la Administración de proyectos

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Conceptos relativos a la Administración de proyectos

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CAPITULO 1
Conceptos relativos a la
Administración de Proyectos
Proyecto
Un proyecto es un esfuerzo por lograr
un objetivo específico mediante una serie
especial de actividades interrelacionadas
y la utilización eficiente de los recursos.
Atributos de un proyecto
• El proyecto tiene un objetivo bien definido: el resultado o
producto que se espera de él.
• Por ejemplo, el objetivo de un proyecto podría ser
implantar un sistema de gestión que cumpla ciertas
especificaciones de desempeño previamente establecidas,
previendo que cumpla con la calidad deseada y con plena
satisfacción del cliente.
Atributos de un proyecto
• Un proyecto se lleva a cabo en una serie de actividades
interdependientes, esto es, actividades no repetitivas que
han de cumplirse en determinada secuencia a fin de
alcanzar el objetivo del proyecto.
• En un proyecto se utilizan varios recursos para realizar las
actividades, entre ellos personas, empresas, equipos,
materiales e instalaciones.
Atributos de un proyecto
• Un proyecto tiene un marco temporal específico,
conocido también como vida útil finita. Tiene un
tiempo y una fecha en que debe concluirse.
• Un proyecto puede ser un esfuerzo único o de una
sola vez. Algunos, como el diseño y la
implantación de un software para una misión
espacial, son únicos. Otros, como el desarrollo de
un nuevo sistema contable, o de facturación lo son
por las adaptaciones que exigen.
Atributos de un proyecto
• Un proyecto tiene un cliente. El cliente es aquel que aporta
o aprueba los fondos necesarios para su realización. Puede
ser una persona, una empresa o un grupo de dos o más
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Conceptos relativos a la Administración de proyectos

  • 1. CAPITULO 1 Conceptos relativos a la Administración de Proyectos
  • 2. Proyecto Un proyecto es un esfuerzo por lograr un objetivo específico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de los recursos.
  • 3. Atributos de un proyecto • El proyecto tiene un objetivo bien definido: el resultado o producto que se espera de él. • Por ejemplo, el objetivo de un proyecto podría ser implantar un sistema de gestión que cumpla ciertas especificaciones de desempeño previamente establecidas, previendo que cumpla con la calidad deseada y con plena satisfacción del cliente.
  • 4. Atributos de un proyecto • Un proyecto se lleva a cabo en una serie de actividades interdependientes, esto es, actividades no repetitivas que han de cumplirse en determinada secuencia a fin de alcanzar el objetivo del proyecto. • En un proyecto se utilizan varios recursos para realizar las actividades, entre ellos personas, empresas, equipos, materiales e instalaciones.
  • 5. Atributos de un proyecto • Un proyecto tiene un marco temporal específico, conocido también como vida útil finita. Tiene un tiempo y una fecha en que debe concluirse. • Un proyecto puede ser un esfuerzo único o de una sola vez. Algunos, como el diseño y la implantación de un software para una misión espacial, son únicos. Otros, como el desarrollo de un nuevo sistema contable, o de facturación lo son por las adaptaciones que exigen.
  • 6. Atributos de un proyecto • Un proyecto tiene un cliente. El cliente es aquel que aporta o aprueba los fondos necesarios para su realización. Puede ser una persona, una empresa o un grupo de dos o más personas o empresas. • Por último, un proyecto supone un porcentaje de incertidumbre. Antes de iniciar uno, se prepara un plan a partir de ciertas suposiciones y estimaciones.
  • 7. Ejemplos de proyectos Desarrollo e implementación de un sistema de información Diseño de una red de área local Implementación de un paquete de software Reingeniería de sistemas Migración e integración de sistemas I+D de nuevos productos Diseño e implementación de un plan de contingencias Sistemas basados en Internet
  • 8. Factores La consecución exitosa del objetivo del proyecto está limitada por cuatro factores: alcance, costo, programa y satisfacción del cliente Alcance Costo Programa Satisfacción del cliente
  • 9. Factores• El alcance de un proyecto o alcance del trabajo es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas, es decir el producto cumpla con los requerimientos o criterios de aceptación acordados al comenzar el proyecto. • El costo se basa en un presupuesto que abarca una estimación de los costos relacionados con los recursos que servirán para llevar a cabo el proyecto
  • 10. Factores • El programa de un proyecto es el cronograma que especifica cuándo empezarán y terminarán las actividades. El objetivo de un proyecto establece el tiempo en que su alcance debe terminarse en una fecha convenida por el cliente y la persona o empresa que se encargarán de realizarlo. • El objetivo de un proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto, en determinada fecha y con entera satisfacción del cliente.
  • 11. Ciclo de vida del proyectoIdentificar una necesidad Desarrollar una propuesta de solución Realizar el proyecto Terminar el proyecto
  • 12. Ciclo de vida del proyecto • Los proyectos "nacen" cuando existe una necesidad por parte del cliente, es decir, las personas o empresas dispuestas a aportar los recursos para que esta sea atendida. • La primera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en identificar una necesidad, un problema o una oportunidad, pudiendo el cliente solicitar propuestas a un equipo de proyecto o a empresas contratistas para que atiendan la necesidad o resuelvan el problema
  • 13. Ciclo de vida del proyecto • La segunda fase del ciclo de vida del proyecto consiste en encontrar una solución a la necesidad o al problema. • La tercera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en implementar la solución propuesta. • La fase final en el ciclo de vida de un proyecto consiste en confirmar que se haya realizado todo lo solicitado y que el cliente lo haya aceptado
  • 14. GESTION DE PROYECTOS • El Analista de Sistemas asume con frecuencia el papel de director de un proyecto, el cual debe planificar, proveer de personal y controlar muchas de las tareas propias de los proyectos, para garantizar que el proyecto cumple con los objetivos y se desarrolla dentro de un presupuesto aceptable.
  • 15. GESTION DE PROYECTOS • Concepto: es el proceso por el cual se planifica, dirige y controla el desarrollo de un sistema aceptable con un coste mínimo y dentro de un período de tiempo específico.
  • 16. GESTION DE PROYECTOS Dirección del Proyecto • Una mala Gestión de Proyectos puede llevar al fracaso aún a sistemas que han sido desarrollados con los mejores métodos de análisis y diseño o hacerlos ineficaces. Las deficiencias mas comunes derivadas de esta son: – Necesidades no satisfechas o no identificadas – Cambio incontrolado en el ámbito del proyecto – Exceso de Coste – Retrasos en la entrega
  • 17. GESTION DE PROYECTOS Dirección de Proyectos Para realizar una buena gestión de proyectos debemos pues considerar los siguientes aspectos: – Seguimiento del ciclo de vida de desarrollo de los sistemas. – Definición apropiada de las expectativas de los usuarios y directivos.(síndrome de las necesidades que crecen) – Realizar un estudio de estimación de costos de acuerdo al alcance del proyecto. – Respetar el calendario establecido.
  • 18. GESTION DE PROYECTOS Funciones Basicas Un director de proyectos debe aplicar un conjunto de técnicas y conocimientos para realizar una buena gestión. Las funciones básicas de toda gestión son: - Planificación de tareas del proyecto - Selección del equipo del proyecto - Organización del proyecto - Definición de calendarios del proyecto - Dirección y control del proyecto.
  • 19. GESTION DE PROYECTOS Funciones Básicas Planificación de las Tareas del Proyecto - Evaluar las necesidades de recursos y formular un plan para llegar al sistema objeto. - Tiempo requerido - Personal necesario para cada tarea - Costos de cada tarea - Dependencia de las tareas entre sí.
  • 20. GESTION DE PROYECTOS Funciones Básicas Selección del Equipo del Proyecto Se deben tomar en cuenta algunos de estos aspectos: - Experiencia y conocimientos técnicos - Conocimientos de la empresa - Disponibilidad y predisposición
  • 22. GESTION DE PROYECTOS Funciones Básicas Organización del Proyecto Una vez definido el plan y el equipo del proyecto, se debe organizar tomando en cuenta algunos aspectos: - Asignación de tareas - Asignación de responsabilidades - Asignación de Jerarquía
  • 23. ORGANIZACION DEL PROYECTO 1 Susana Identificar consu- midores objetivo 2 Susana Terminar el cuestionario 3 Carlos Preparar envío por correo 4 Raul Desarrollar pro- gramas para comprobar datos 5 Carlos Enviar por correo el cuestionario 6 Roberto Registrar respuestas 7 Roberto Preparar Informes
  • 24. GESTION DE PROYECTOS Funciones Básicas Definición del calendario del Proyecto Es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos: Conocimiento preciso de los requisitos de tiempo de cada tarea. Las asignaciones al personal Dependencia de las tareas.
  • 25. Durac. Estim. Fecha mas temprana Fecha mas tardía Holgura Actividad Respon. de inicio de termin de inicio de termin 1 Identificar a los consumidores objetivo Susana 3 0 3 -8 -5 -8 2 Desarrollar el borrador del cuestionario Susana 10 3 13 -5 5 -8 3 Hacer pruebas piloto del cuestionario Carlos 20 13 33 5 25 -8 4 Revisar los comentarios y terminar el cuestionario Raul 5 33 38 25 30 -8 5 Preparar las etiquetas para el envío por correo Carlos 2 38 40 38 40 0 6 Imprimir el cuestionario Raul 10 38 48 30 40 -8 7 Desarrollar programas para análisis de datos Raul 12 38 50 88 100 50 8 Desarrollar programas para comprobar datos Raul 2 38 40 98 100 60 9 Envíar por correo el cuestionario y obtener respuestas Carlos 65 48 113 40 105 -8 10 Comprobar los programas Raul 5 50 55 100 105 50 11 Registrar información de las respuestas Roberto 7 113 120 105 112 -8 12 Analizar los resultados Roberto 8 120 128 112 120 -8 13 Preparar informes Roberto 10 128 138 120 130 -8 DEFINICION DEL CALENDARIO DEL PROYECTO
  • 26. GESTION DE PROYECTOS Funciones Básicas Dirección y Control del Proyecto Una vez iniciado el proyecto, el director se convierte en su máximo responsable, por tanto debe cerciorarse de: Evaluar el avance del proyecto. Coordinar el trabajo del equipo; motivando, asesorando, delegando funciones. Informar frecuentemente del avance del proyecto a los directores. Controlar las tareas, los plazos, los costes y las expectativas.
  • 27. GESTION DE PROYECTOS Herramientas y Técnicas Existen muchas herramientas y técnicas para la evaluación del proyecto, citaremos a continuación dos de las más populares a saber: GRAFICOS PERT: es una técnica de modelos gráficos interrelacionados; desarrollado para evidenciar las interdependencia de las tareas. DIAGRAMA DE GANTT: sencilla herramientas de gráficos de tiempos, eficaces para la planificación y la evaluación del avance de los proyectos.
  • 28. GRAFICOS PERT • Un gráfico PERT describe acontecimientos y tareas. Los nodos representan acontecimientos. Las flechas representan tareas. Cada nodo de acontecimiento incluye un número de identificación, el tiempo máximo y mínimo de finalización. Cada flecha de tarea incluye una letra de identificación y una estimación del tiempo de duración esperado. Una flecha con trazo discontinuo es una tarea vacía que muestra la dependencia entre tareas aunque no requiera tiempo para su cumplimentación. 1 0 0 2 4 3 3 7 7 4 17 6 5 13 19 6 19 19 A 4 B 3 C 2 D 6 E 5 F 2 G Nro.Identificación acontecimiento TmF TMF DE Letra Identificación de Tarea Flecha de Tarea Tarea Vacía
  • 29. DIAGRAMA DE GANTT • Es un sencillo gráfico de barras , donde cada barra simboliza una tarea del proyecto. El eje horizontal representa al tiempo y debería incluir fechas. Verticalmente y en la columna de la izquierda, se ofrece una relación de tareas. • Ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas. • No reflejan en forma muy visible la dependencia entre tareas.
  • 30. DIAGRAMA DE GANTT • Para dibujar un diagrama de Gantt, es necesario realizar previamente los siguientes pasos: – Preparar la tabla de Planificación, identificando las tareas y la duración esperada (DE) de cada tarea; como así también las dependencias entre las distintas tareas. – Escribir la lista de tareas en la columna de la izquierda Tarea • Estudio • Analisis • Diseño • Implement » 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
  • 31. DIAGRAMA DE GANTT • Marcar con una barra el inicio y fin de cada tarea de acuerdo a su DE. Tarea • Estudio • Analisis • Diseño • Implement » 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
  • 32. DIAGRAMA DE GANTT • Las tareas que se van sombreando a medida que se van completando y así se trazara una flecha perpendicular al eje horizontal para evaluar el proyecto a una fecha dada. • Al mirar las barras con respecto al tiempo podremos ver la situación real del proyecto. Tarea • Estudio • Analisis • Diseño • Implement » 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
  • 33. SOFTWARE DE GESTION • Son tipos de herramientas CASE, que simplifican enormemente la preparación de gráficos PERT y GANTT, permitiendo la transformación automática entre ambos gráficos. • Permiten la asignación de recursos humanos y económicos para cada tarea . • Informar sobre la evolución del proyecto. • Posibilidad de realizar ensayos y pruebas sobre la modificación de los calendarios, en el caso de ocurrir algún tipo de retraso. • Interfaces entre paquetes. • Proyect (Microsoft); Manager Workbench (Apple); Exelerator (Intersolv)
  • 34. GESTION DE EXPECTATIVA • La mayoría de los directores de proyectos con experiencia afirman que gestionar las expectativas de los proyectos es mas difícil que gestionar el coste, los plazos, los equipos o la calidad. • La dirección de las empresas tiene a menudo una serie de expectativas; sin embargo la realidad sugiere que no suele ser posible optimizar todos los parámetros y que es preciso enfrentarse a lo que es factible y lo que es aceptable dentro de la gestión. • Para conseguir un éxito verdadero en los proyectos, es extremadamente importante que el director del proyecto y el propietario del sistema, lleguen a un acuerdo sobre los supuestos y las expectativas de los proyectos.
  • 35. GESTION DE EXPECTATIVA MATRIZ DE GESTION DE EXPECTATIVAS Es una herramienta basada en un conjunto de reglas cuya misión es ayudar a los directores de proyectos a valorar los posibles cambios en los parámetros de un proyecto. Entre estos parámetros se incluyen el coste, el calendario, el campo de aplicación y la calidad; donde las filas son las medidas de éxito y las columnas las prioridades.
  • 36. GESTION DE EXPECTATIVA MATRIZ DE GESTION DE EXPECTATIVAS Ayuda(obliga) a la dirección a conocer las tres sencillas reglas: Deben ponerse tres signos X repartidos en las nueve celdas disponibles. Ninguna fila debe contener mas de una X Ninguna columna debe tener mas de una X.
  • 37. GESTION DE EXPECTATIVA MATRIZ DE GESTION DE EXPECTATIVAS Durante el transcurso del proyecto las prioridades no son estables. Las acciones a tomar serían: - Reasignación de recursos(costes y/o calendario) - Aumentarse el presupuesto, permitiendo desviaciones en los plazos - Reducir las necesidades de los usuarios (calidad) - Migración de prioridades.
  • 38. Beneficios de la administración de proyectos El beneficio definitivo de poner en práctica técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho, tanto si usted es el cliente de su propio proyecto, como si lo es una empresa (contratista), a quien un cliente le paga para realizar un proyecto. El completar el alcance total del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto proporciona una gran sensación de satisfacción.
  • 39. Beneficios de la administración de proyectos Cuando los proyectos son exitosos, todos ganan!!!