Módulo 10

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO
CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO
DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10

Princípios Básicos de Organização e Gestão de Eventos

Introdução

Promover um Evento tem por objectivo muito mais do que realizar acontecimentos sociais
festivos. Ao agendar uma reunião entre o seu cliente – seja ele o seu chefe ou um contratante,
o profissional estará organizando um Evento.
Estas empresas, visam assim promover e organizar todo o tipo de eventos, quer sejam eles
por motivos profissionais, quer sejam sociais e festivos, incluindo a componente turística.
Os eventos podem ser classificados em institucionais e promocionais (comerciais).

O que são eventos especiais?

O termo “eventos especiais” foi criado para descrever rituais, apresentações ou
celebrações específicas que tenham sido deliberadamente planeados e criados para marcar
ocasiões especiais ou para atingir metas ou objectivos específicos de cunho social, cultural
ou corporativo. De entre os eventos especiais incluem-se os feriados e festividades nacionais,
importantes ocasiões cívicas, performances culturais exclusivas, competições desportivas
importantes, funções corporativas, promoções comerciais e lançamento de produtos. Às
vezes parece que os eventos especiais estão por toda parte; eles tornaram-se uma indústria
em expansão. Actualmente o campo de eventos especiais é tão vasto que é impossível
formular uma definição que inclua todas as variações de eventos. No seu trabalho
revolucionário sobre a tipologia dos eventos, Getz (1997: 4) sugere que os eventos especiais
são mais bem definidos pelo seu contexto.
Ele apresenta duas definições: uma do ponto de vista do organizador do evento e outra do
ponto de vista do consumidor ou visitante.
1. Um evento especial é todo o evento excepcional, não muito frequente, que aconteça
fora dos programas ou actividades normais do grupo patrocinador ou organizador.

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2. Para o consumidor ou visitante, o evento especial é uma oportunidade para uma
actividade social, cultural ou de lazer fora do âmbito normal de escolhas ou além da
vivência quotidiana.
Segundo o mesmo autor, de entre os atributos que propiciam uma atmosfera especial estão
o espírito festivo, a singularidade, a qualidade, a autenticidade, a tradição, a
hospitalidade, a temática e o simbolismo.

Tipos de eventos

Os eventos especiais são classificados de acordo com seu porte e escala. As categorias
comuns são mega eventos, eventos de marca e eventos de grande porte, embora as
definições não sejam exactas e as diferenças sejam imprecisas. Os eventos também são
classificados conforme o seu propósito ou o sector específico ao qual pertencem, como por
exemplo, eventos públicos, desportivos, turísticos ou corporativos.

Mega eventos
Mega eventos são aqueles cuja magnitude afecta economias inteiras e repercute nos media
globais. Entre eles podemos citar os Jogos Olímpicos e as Feiras Mundiais, embora seja
difícil a muitos outros eventos se encaixar nessa categoria. Getz (1997: 6) os define da
seguinte maneira:
O seu volume deveria exceder um milhão de visitantes, o seu orçamento deveria ser de,
pelo menos, US$500 milhões e a sua reputação deveria ser a de um evento “imperdível”.
Mega eventos, pela sua grandiosidade ou significado, são aqueles que produzem
níveis extraordinariamente altos de turismo, cobertura dos media, prestígio e um
impacto económico para a comunidade local ou de destino.

Hall (1992: 5), outro pesquisador no campo de eventos e turismo, apresenta a seguinte
definição:

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- Mega eventos tais como as Feiras Mundiais e Exposições, Campeonato Mundial ou os
Jogos Olímpicos, são eventos especificamente direccionados para o mercado de turismo
internacional e podem ser adequadamente descritos como “mega” em virtude da sua
grandiosidade em termos de público, Mercado-alvo, nível de envolvimento financeiro do
sector público, efeitos políticos, extensão de cobertura televisiva, construção de instalações e
impacto no sistema económico e social da comunidade anfitriã.

Evento:

• Organizado.
• Tem um ou mais propósitos.
• Tem uma duração limitada.

Mega Eventos:

• Critérios: Volume: 1 milhão de visitas.
• Investimento: investimento muito grande, na ordem de milhões de euros.
• Notoriedade: “Must see”.

Eventos de marca
O termo “eventos de marca” refere-se àqueles eventos que se tornaram tão identificados
com o espírito ou mentalidade de uma localidade, cidade ou região que se tornam sinónimos
do nome do local, e obtêm amplo reconhecimento e percepção.

Ritchie (1984: 2), pesquisador de turismo, define-os como:
Eventos grandes de carácter extraordinário ou periódico e duração limitada,
desenvolvidos primordialmente para ampliar o apelo e a lucratividade de um destino
turístico a curto e/ou longo prazos. Para o seu sucesso, esses eventos contam com a
singularidade, o status ou o senso de oportunidade em gerar interesse e atrair atenção.

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Exemplos clássicos de eventos de marca são o Carnaval do Rio de Janeiro, reconhecido
mundialmente como expressão da vitalidade e exuberância dessa cidade, o Kentucky Derby
nos Estados Unidos, o Chelsea Flower Show na Inglaterra, a Oktoberfest em Munique,
Alemanha, e o Edinburgh Festival na Escócia. Tais eventos, identificados com a própria
alma desses lugares e seus cidadãos, atraem grandes somas de dinheiro, provocam uma
forte sensação de orgulho local e reconhecimento internacional. Getz (1997: 5-6)
descreve-os em termos de sua capacidade de fornecer vantagem competitiva para as
comunidades anfitriãs:

O termo “evento famoso” é usado para descrever um evento periódico que possui um
significado tal, em termos de tradição, apelo, imagem ou publicidade, que proporciona
ao local, à comunidade ou ao destino anfitrião uma vantagem competitiva. Com o
tempo, o evento e o destino se tornam inseparáveis. Cada vez mais as comunidades e
destinos necessitam de um ou mais eventos de marca para proporcionar altos níveis de
exposição nos media e evocação positiva que ajudam a criar vantagens competitivas.

Classificação de Eventos

•Sociais
•Utilidade Pública Promocionais

•Lançamentos
•Etários
•Comerciais
•Fidelização
•Homenagem
•Oficiais
•Internacionais

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•Desportivos
•Educativos
•Ecológicos
•Religiosos
•Comemorativos

Tipos de Eventos

•Programa de Visitas – receber grupos de pessoas seguindo uma programação
criteriosamente preparada, com objectivo de divulgar a instituição para seu
público de interesse, é a chamada "política de portas abertas", que propicia uma
aproximação entre o público e a organização.
•Concursos – competições que estimulam o interesse do público participante e o
familiariza com a organização e suas políticas. Podem ser utilizados com
funcionários e familiares, distribuidores, accionistas, revendedores e o público
externo.
•Exposição - visa apenas divulgar. Em grandes exposições o expositor participará
adquirindo espaço físico denominado stand junto com outros expositores.
•Feira – é ampla e visa vender. O profissional de Relações Públicas da
organização poderá participar assessorando o pessoal de venda, marketing e
publicidade.
•Salão – é amplo e visa apenas divulgar, embora apresente características de feira.
•Mostra – é pequena, circulante e visa divulgar, pode ser vista em vários locais
com a mesma forma e conteúdo.
•Encontros – eventos com porte e duração variáveis, nos quais as pessoas se
reúnem com a finalidade de discutir temas de interesse comum.

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•Conferência – é a exposição de um assunto de amplo conhecimento do
conferencista, que geralmente é a pessoa reconhecidamente competente. Pode ser
utilizada na abertura de um evento maior.
•Palestra – é a exposição de um assunto para uma plateia relativamente pequena.
O assunto é geralmente de natureza educativa e os ouvintes já possuem algum
conhecimento sobre o que será exposto e é aberta para colocar questões. Pode-se
organizar um ciclo de palestras.
•Simpósio – São vários expositores com a presença de um coordenador, o tema
geralmente é científico. O objectivo não é debater mas realizar um intercâmbio de
informações.
•Painel – há debate entre os expositores, sob a coordenação de um moderador, a
plateia não formula perguntas.
•Mesa-redonda – os expositores ficam sob a coordenação de um moderador com
tempo limitado para exposição e posterior debate, pode-se encaminhar perguntas
à mesa.
•Convenção – há exposição de assuntos por várias pessoas, com a presença de um
coordenador, é promovida por entidade empresarial ou política.
•Congresso – é realizado em vários dias com inclusão de outros encontros dentro
deste. Constitui-se em um evento de grande porte que engloba actividades sociais
para os participantes.
•Seminário – a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um
coordenador, é de conhecimento da plateia que participa em forma de grupos.
Geralmente divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão. As
decisões podem ser adoptadas pela área.
•Fórum – Caracteriza-se pela discussão e debate, a plateia participa com
perguntas. No final o coordenador da mesa recolhe as opiniões e apresenta uma
conclusão representando a opinião da maioria.
•Debate – é a discussão entre duas pessoas que defendem pontos de vista
diferentes sobre um tema. A plateia só participa com aplausos e protestos
moderados.

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•Brainstorming – tempestade de ideias na qual as pessoas se propõem a
apresentar ideias acerca de um problema. É muito utilizado pela área publicitária.
•Conclave – caracteriza-se pelo carácter religioso e para o qual são trazidos temas
de ordem ética e moral. Os expositores são , na sua maioria, religiosos e a
organização é semelhante à dos congressos.
•Semana – é a nomenclatura atribuída a um tipo de encontro semelhante ao
congresso, no qual as pessoas se reúnem para discutir assuntos de interesse
comum, a dinâmica é a mesma de um congresso.
•Entrevista Colectiva – o expositor faz uma rápida explanação e é questionado
pelos representantes da imprensa (jornalistas). Dependendo do entrevistado, as
perguntas são previamente submetidas à sua apreciação.
•Jornada – são encontros de grupos profissionais, de âmbito regional, para
discutir periodicamente assuntos de interesse do grupo. É promovido por
entidades de classe com duração de vários dias.
•Workshop – há uma parte expositiva seguida de demonstrações do objecto
(produto) que gerou o evento, poderá fazer um evento de maior amplitude.
•Oficina – é semelhante ao workshop, sendo que é mais utilizada na área
educacional e segundo a área comercial/empresarial. Pode fazer parte de eventos
maiores.
•Colóquio – é a exposição de um tema em reunião fechada, que tem por objectivo
esclarecer e tomar decisões, sob uma coordenação.
•Encontros de convivência – consiste em reunir pessoas para um momento de
descontracção, integração ou até mesmo negócios, no qual um serviço de buffet
atende de acordo com o tipo de encontro.

Outros tipos de eventos

• Jantar
• Banquete

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• Churrasco
• Happy hour
• Cocktails
• Coffee break
• Café da Manhã
• Inauguração de Espaço Físico
• Evento Desportivo
• Excursões
• Lançamento de um livro
• Lançamento de um Produto
• Leilões
• Desfiles
• Dias Específicos, etc.

Tamanhos de Eventos

•pequenos
•médios em relação à quantidade de pessoas
•grandes

•pequenos
•médios em relação ao tempo de duração
•grandes

•pequenos

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•médios em relação à variedade de públicos
•grandes

•pequenos
• médios em relação ao custo
•grandes

Escolha da Empresa Organizadora de Eventos

 Cliente/Promotor selecciona a Empresa Organizadora de Eventos através de
licitação ou concorrência.
 As empresas candidatas elaboram a sua proposta através de um projecto.
 A empresa seleccionada assinará um contrato de prestação de serviços com
o cliente/promotor onde estabelecerá cláusulas de direitos, deveres,
obrigações, compromissos, prazos, ganhos, pagamentos etc.

Planeamento do evento

Por onde passa o processo de planeamento de um evento? A resposta a essa
pergunta depende do facto de o evento estar a ser feito pela primeira vez ou de ser
preexistente.
No caso de um novo evento, o gerente ou o organizar terá, juntamente com os seus
principais parceiros, realizar um estudo de viabilidade. Esse estudo irá permitir saber se
o evento tem garantias de poder atender a certos critérios decisivos, tais como o

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lucratividade do evento. Depois então passa para a fase de desenvolvimento dos planos
para a sua criação e aplicação. No caso de um evento preexistente e aberto ao processo
de oferta, (por exemplo, uma conferência ou um evento desportivo), inicialmente deve-
se decidir (após pesquisa preliminar) se ele deverá ou não ser realizado através da
preparação de um documento de oferta. Caso a resposta seja afirmativa, deve-se
conduzir um estudo mais detalhado de viabilidade a fim de identificar questões como
preços e benefícios do local sede, antes de se preparar uma oferta normal. Caso a oferta
seja preparada, começa então um planeamento mais detalhado do evento.

Processo de planeamento de um evento

1. Conceito ou intenção do departamento do
evento de fazer a oferta

2. Estudo de viabilidade
- Relação custo-benefício do evento
- Recursos requeridos pelo evento

3. Decisão de prosseguir ou parar

4. Planeamento e implementação
- Análise situacional
- Fixação do objectivo
- Avaliação e escolha da estratégia
- Desenvolvimento de planos operacionais
em áreas como financiamento, organização,
marketing e R.H. (Recursos Humanos)

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5. O Evento
- Refinamentos
- Resolução de problemas

6. Finalização

7. Avaliação e feedback
1. Conceito ou propósito da oferta

Os eventos novos, implicam a tomada de decisões tais como o tipo ou formato do evento
(como por ex: festival, parada, etc.), a duração, localização, época apropriada e elementos
decisivos de programação, que servirão para tornar o evento singular ou especial. Após de se
desenvolver o conceito do evento, pode-se submete-lo a uma análise mais detalhada. Nas
situações em que ocorre a oferta, primeiro de tudo, é necessário identificar os eventos para os
quais se pode fazer uma oferta. Feito isso, pode-se avaliar como se poderá adequar essa
oferta aos recursos do corpo de organizadores do evento e ao destino sede. Uma vez
considerados adequados para avaliações posteriores, os eventos serão submetidos a exames
mais minuciosos através de um estudo de viabilidade.

2. Estudo de viabilidade

O planeador do evento precisa de se assegurar da capacidade da organização que ele
representa, e talvez do local anfitrião, em conduzir o evento, juntamente com os seus custos e
benefícios, antes da decisão de prosseguir. Inúmeras considerações podem ser levadas em
conta ao se efectuar um estudo de viabilidade. De entre elas temos (conforme o evento) os
requisitos prováveis de orçamento; necessidades de técnica gerencial; recursos do local;

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impactos na comunidade local e na área de destino; disponibilidade de voluntários,
patrocinadores e serviços de suporte (por exemplo, empresas de aluguer de equipamentos);
público/participação projectada; requisitos de infra-estrutura; disponibilidade de suporte
financeiro do sector público/privado; nível de apoio político para o evento; e o registro de
desempenho do evento em questões tais como o lucro. Deve-se notar que o grau de
complexidade desses estudos irá variar. Um evento do porte das Olimpíadas, por exemplo,
possivelmente irá requerer um processo mais demorado e meticuloso do que, por exemplo,
um campeonato de um desporto ou um congresso.

Preparação da oferta: aprovação

Essa etapa é necessária nos casos em que se decide fazer uma oferta para um evento
existente com base nos resultados de um estudo de viabilidade. O processo de oferta envolve
inúmeros passos, a saber:
•Identificar os recursos que podem ser direccionados ao suporte do evento (por
exemplo, locais, dotações governamentais)
•Desenvolver um caminho crítico para a preparação e apresentação do documento
de oferta para os “proprietários” do evento
•Desenvolver uma compreensão quanto à organização que está administrando o
evento e à natureza exacta do evento em si
•Identificar os elementos decisivos de ofertas anteriores bem-sucedidas
•Preparar o documento da oferta.

Somente após a oferta ter vencido dá-se continuidade ao processo de planeamento do
evento.

3. Decisão de prosseguir ou parar

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No caso de eventos novos, os resultados do estudo de viabilidade terão o papel de
determinar directamente quando e se o evento terá prosseguimento.

4. Planeamento e implementação

O processo estratégico de planeamento de eventos, tem como objectivo produzir o evento
no tempo previsto e de forma que ele atenda a objectivos predeterminados através da criação
de uma estratégia apropriada e de planos operacionais de apoio. Esse aspecto do processo de
planeamento também cria a necessidade de sistemas de monitorização e avaliação para
garantir o andamento na direcção dos objectivos do evento. Além disso, é nesta fase que se
deve determinar uma estrutura organizacional adequada que permita a realização do evento.
Um elemento contextual importante associado a esse estágio é orçamento do evento.

5. O Evento

Uma vez iniciado o evento, os sistemas de monitorização e avaliação desenvolvidos no
estágio anterior devem oferecer subsídios que possam ser usados para
aperfeiçoar/alterar aspectos do evento conforme se faça necessário.

6. Finalização do evento

Como parte do processo de planeamento, é necessário desenvolver um plano para a
finalização do evento. Esse plano implica o desenvolvimento de uma linha de tempo e a
delegação de responsabilidades para tarefas tais como o desmontar e a remoção de estruturas
do local e a retirada do equipamento que fez parte do evento.

7. Avaliação e feedback

Conforme observado anteriormente, os mais variados planos operacionais deverão incluir
processos de avaliação, cujos resultados serão então condensados num relatório final. Além

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disso, esse documento deverá indicar até que ponto o evento teve êxito em atingir objectivos
mais amplos. Problemas e conflitos que tenham sido levantados deverão ser identificados e,
caso o evento tenha que ser repetido, eles poderão gerar subsídios preciosos para o futuro.
Essas informações deverão ser incorporadas no processo de planeamento para o próximo
evento.

O planeamento deve atender as expectativas do:

 cliente-promotor – conseguir melhor produção técnica com custos económico-
financeiros menores.
 público participante – procura actualização, novos conhecimentos,
confraternização e amizades, bem-estar e conforto, gastos razoáveis.
 núcleo receptor sediante – espera que os eventos tenham uma acção positiva
sobre seu mercado.
 patrocinador – investe uma verba do seu marketing, visando à aproximação da
sua imagem com a do público potencial da empresa ou instituição.

Finalidade do projecto de um evento

O projecto de um evento é um instrumento com quatro funções:

 Comunicação
 Planeamento
 Gestão
 Captação de Recursos

O Projecto de um evento
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 O que se pretende fazer? (objecto)
 Por quê? (justificativa)
 Para quê? (objectivos)
 Para quem? (população-alvo)
 Como? (estratégias/metodologia)
 Com que recursos/meios? (materiais e financeiros)
 Com que pessoas? (responsáveis pela facilitação do processo)
 Quando, onde e quanto vai custar? (para fazer o que está planeado)

A realização de um evento é composta pelas seguintes fases:

 Diagnóstico
 Planeamento (ou concepção)
 Implementação
 Execução
 Monitorização
 Avaliação.

Marketing Estratégico

Noção:
Marketing estratégico de eventos é o processo pelo qual a organização de um evento a
justa os objectivos de negócios e de marketing, e os ambientes nos quais eles ocorrem, para
uma actividade de mercado.

1º Passo: A missão e os objectivos

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O diagrama abaixo, indica as forças que influenciam a missão da organização de um
evento, que é o ponto de partida para qualquer planeamento estratégico.

Exigência dos Valores pessoais dos
parceiros implementadores
decisivos

Objectivo a longo A missão e os
prazo objectivos do evento Visão
Intenção
estratégica

Fig.1 – Missão da organização de um evento

Parceiro Exigências
Funcionários do festival Participarem de um evento cultural de sucesso e
reconhecido, que seja bom para as suas carreiras.
Patrocinadores Serem associados de uma forma positiva a um
evento que atraia a atenção do seu Mercado-alvo.
Governo Ser associado a um festival de artes que traga
diversão, seja artisticamente moderno e aclamado
pela crítica.
Câmara Municipal Que as instalações públicas da cidade sejam usadas
de forma a valoriza-las sem acarretar danos
materiais, ao mesmo tempo em que encorajem o
turismo e os gastos na cidade.
Polícia e Bombeiros/INEM (ambulâncias) Receberem a aprovação e serem incluídos no
planeamento de eventos importantes que atraiam
grande número de pessoas.
Fornecedores de alimentos e bebidas da Que os consumidores venham em grande número.

cidade
Consumidores Serem entretidos e estimulados pelos melhores
artistas do país e do mundo.

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Fig.2 – Parceiros da organização de um evento

A partir desta análise pode-se definir qual a missão e saber qual o rumo e os propósitos de
uma organização isto é, fica-se a saber qual o papel de uma organização e os grupos aos
quais ela serve. Serve ainda de fundamento para o marketing estratégico do festival, que quer
atingir os seus objectivos de MKT.

PASSO 2: ANÁLISE SWOT. (Pontos fortes, Pontes fracos, Oportunidades e
Ameaças)

No marketing estratégico deve-se fazer uma análise cuidadosa das actividades da
concorrência, dos ambientes político, económico, sócio-cultural e tecnológico nos quais o
evento ocorre, e dos recursos internos da organização. A figura abaixo mostra os
componentes dessa análise, seguida de um comentário sobre cada um deles. O ambiente
artístico internacional foi incluído porque as mudanças ocorridas no mundo dos
empreendimentos artísticos requerem dos gerentes de eventos e festivais um
acompanhamento e uma análise cuidadosa. Deve-se frisar que essas análises são feitas por
uma boa razão — estabelecer as oportunidades e ameaças para o festival ou evento e a forma
como é gerida e organizada. A partir daí, as estratégias são formuladas para tirar proveito das
oportunidades e neutralizar as ameaças identificadas na análise.

Sócio-cultural
Sócio-cultural

Tecnológico
Tecnológico Político
Político

Auditoria ou
Auditoria ou
estudo do
estudo do
ambiente
ambiente

Concorrência
Concorrência Artístico
Artístico
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Económico
Económico


Fig.3 – Auditoria ou estudo do ambiente

Análise da concorrência

Para fazer uma análise da concorrência, é preciso analisar as forças que influenciam a
actividade da concorrência, entre as quais:

 Fornecedores: Os fornecedores de festivais e eventos especiais são os locais,
artistas e recursos necessários para produzir shows, tais como a iluminação e a
montagem. Aqui tem que se ter em consideração o preço, isto é, assegurar a
continuidade do fornecimento de todo o tipo de materiais e equipamentos
necessários para assegurar o evento a preços razoáveis.

 Compradores
A missão do festival é proporcionar o melhor, e o melhor pode custar caro,
resultando em preços mais elevados dos ingressos, os consumidores em massa
concluem que uma determinada oferta não é um bom negócio e resolvem não
prestigiar com a sua presença, para desespero dos organizadores e patrocinadores.
A habilidade do responsável pelo marketing é saber, talvez por intuição, mas de
preferência com base na experiência e na pesquisa de mercado, em que nível de
preço surge essa sensibilidade.

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 Novos concorrentes
Representam uma ameaça de perda da fatia de mercado para um outro festival
com actividades similares. A existência de poucas barreiras de entrada para novos
concorrentes pode ser uma ameaça à viabilidade de qualquer festival. Por isso, é
importante manter os principais patrocinadores satisfeitos com os resultados do
evento. E uma maneira de manter patrocínios é estabelecer objectivos e metas e
assegurar que eles sejam alcançados.

 Substitutos
Baseia-se na premissa de marketing de que os consumidores não estão comprando
um serviço, mas um pacote de benefícios — neste caso estimulando o
entretenimento. Se uma actividade substituta puder oferecer um entretenimento
que traga maior grau de satisfação, ou que seja tão bom quanto, porém a preços
mais baixos, nesse caso os substitutos poderão ser uma ameaça.
Uma estratégia para evitar que isso ocorra é oferecer uma actividade ímpar ou
única, impossível de ser substituída, para um segmento de mercado adequado.

Análise de ambiente

Terminada a etapa anterior da análise, partimos para os ambientes nos quais operam os
festivais e eventos. No entanto, é preciso ter muita cautela. É preciso estar atento a aquilo
que realmente interessa à organização em termos de desenvolvimento estratégico para aquele
ambiente. Na análise é importante saber identificar estratégias que possam tirar proveito das
oportunidades e neutralizar as ameaças, a fim de alcançar os objectivos de marketing do
evento.
• Ambiente político: O governo pode ser participante activo, quer na produção,
quer no patrocínio de eventos.
• Ambiente económico: Aqui é necessário ter em conta: taxas de câmbio; taxas de
juros; taxas de desemprego; crescimento da renda familiar; e a política fiscal do
governo. Deve-se também desenvolver estratégias no sentido de trazer o melhor

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em talento (os artistas), dentro de um orçamento cada vez mais apertado para
pagá-lo.
• Ambiente sócio-cultural: Alguns dos factores que podem ter impactos nas
estratégias de marketing, são a variedade dos grupos culturais/sub culturais do
Mercado-alvo, tais como: as mudanças no estilo de vida; mudanças nos padrões
de trabalho; mudanças na composição demográfica de uma comunidade;
mudanças nos níveis de instrução; composição familiar. Por exemplo uma mulher
jovem sem filhos tem mais possibilidades de ir a um evento do que uma mulher
com filhos e rendas para pagar.
• Ambiente tecnológico: Os organizadores de eventos devem estar atentos às
inovações tecnológicas que podem causar impacto e fazer a diferença num
evento.
• Ambiente artístico: Há sempre novas maneiras de expressão que vão sendo
desenvolvidas, e para isso os organizadores do evento devem incluir a oferta de
novas experiências artísticas aos consumidores.

Recursos internos

Nas organizações de eventos ou festivais, os recursos são os R.H. (Recursos Humanos),
materiais e financeiros.

• Recursos Humanos (trabalho): Aqui a análise considera o número e o tipo de
funcionários e voluntários disponíveis, as suas capacidades e de forma eles
atendem ou respondem às exigências para a produção do evento, assim como é
necessário ter em conta os custos em emprega-los, etc.
• Recursos materiais: Na organização de um evento, esta categoria abrange os
computadores e os seus programas informáticos, os escritórios, equipamentos de
publicação, etc.

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• Recursos financeiros (capital): Aqui é necessário levar em linha de conta a
disponibilidade dos fundos necessários para a realização de um evento. É preciso
portanto fazer um orçamento do evento e os custos que este poderá envolver.

Passo 3: O Mercado-alvo
Aqui os profissionais de marketing, tem que pensar nas características dos consumidores
que pretender atrair, ou seja qual o público-alvo que pretendem abranger. Dependendo da
oferta do produto, existe um público mais indicado ou interessado. Por ex. num evento tipo
festival existe uma grande variedade de produtos oferecidos, que podem ser categorizados
em música, dança, artes visuais, família, teatro, cinema, etc., e para um desses produtos há
um público mais indicado ou interessado.
Por outras palavras, cada tipo de público tem diferentes motivações e procura uma oferta
ou um produto diferente. Para seleccionar o Mercado-alvo, é necessário ter em conta vários
aspectos ou factores, tais como:

Cultural: Valores Sociológico: Influência da Económico: Preço;
culturais, estilo de vida.
classe social, família, grupo. entrega; condições de
pagamento

Factores psicológicos individuais:
Níveis de conhecimento e informação
sobre o evento; Características
emocionais; Motivações, Atitudes.

Atractividade da
proposta de compra.

Fig.4 – Selecção do mercado-alvo

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Refira-se ainda que as características do Mercado-alvo influenciam as estratégias e
tácticas empregadas para os objectivos de marketing.

Passo 4: Estratégia de Marketing
Depois de ter sido definida a missão do evento, decididos os objectivos, escolhida a
estratégia e analisados os meios externos e internos, é necessário considerar a
estratégia de marketing. A figura abaixo ilustra esse processo e os elementos
envolvidos.

Metas organizacionais

Necessidades do mercado Definição da missão
Comportamento do
consumidor; Segmentação de Objectivo corporativo
mercado; Lacunas no
mercado; Fatia de mercado. Estratégia de negócios

Posição estratégica no mercado

Objectivos de marketing O(s) Implementa
mix(es) de ção no
Estratégia de marketing mercado mercado

Capacidade da organização Oportunidades
Auditoria de recursos; Forças e Oportunidades competitivas; Análise
pontos fracos; Análise da do ambiente; Atractividade do
concorrência; Análise do sector. mercado; Ameaças.

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Fig.5 – Estratégia de Marketing

Passo 5: O Mix de Marketing
Agora que os objectivos de marketing para o evento estão definidos, e as estratégias
definidas, é hora de implementá-los. Isso é feito através do marketing de eventos.
Depois dos elementos da figura anterior estiverem identificados, cabe ao profissional
de marketing do evento, criar um mix de marketing, que atendam às necessidades dos
consumidores, que tenham um nível de preços apropriado, que sejam bem promovidos
ou divulgados no sentido de a informação chegar aos potenciais consumidores, que
estejam motivados para comprar e tenham fácil acesso aos ingressos. A figura abaixo
mostra a gama de actividades de marketing usadas pelos profissionais da área,
conhecida como o mix de marketing dos 7 Ps do evento.

Produto Preço Ponto
- Eventos em si; - Descontos; - Distribuição usando a
- Artistas; - Concessões; Internet;
- Locais; - Métodos de - Agência de venda de
- Alimentos e bebidas. pagamentos; ingressos; - Outro meio
Pacotes nos eventos.

Promoção
Marketing Mix -Anúncios; - Promoções
de venda; - Publicidade;
- Venda pessoal.

Processo
Indícios materiais Pessoa - Reserva; - Fila;
- Marca; - Decoração; - - Equipa de reserva; - Estacionamento;
Ingressos; - Programas; - Equipa de bilheteira; - Entrada e saída;
- Tema. - Equipa do local; -Artistas. - Estacionamento/
Transporte.

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Fig.6 – Marketing-Mix

Passo 6: O Planeamento de Marketing
A maioria dos eventos tem um corpo administrativo que aprova os gastos maiores.
Assim, o primeiro papel do relatório de planeamento de marketing, é normalmente
obter a aprovação para os gastos de marketing por ele recomendados. A segunda razão,
de igual importância, é que ele coloca todos os membros mais importantes da equipa a
par dos objectivos de marketing do evento, das estratégias e tácticas, das razões pelas
quais elas foram escolhidas, e quem serão os responsáveis pela acção táctica.

Patrocínio de eventos

INTRODUÇÃO

O patrocínio é a principal fonte de rendimento da maioria dos eventos novos e já
existentes. Assim, cabe aos gerentes de eventos identificar os patrocinadores, preparar
propostas para os patrocinadores e atendê-los.

O QUE É O PATROCÍNIO?

Patrocínio — um investimento no desporto, nas actividades da comunidade ou do
governo, nas artes, numa causa, indivíduo ou transmissão que ofereça um retorno comercial
para o patrocinador. O investimento pode ser de natureza financeira, material ou humana

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(Smart Marketing Street Wise Workshops, 2001).

Quantia em dinheiro/brindes paga por uma propriedade (tal como um evento) em troca do
potencial comercial explorável daquela propriedade (lnternational Events Group, 1995,
citado em Getz, 1977: 216).

Trata-se assim de uma transacção/investimento comercial e não de uma doação,
conforme pensam algumas pessoas que procuram o patrocínio.
O patrocínio pode tomar a forma de um pagamento directo em dinheiro ou de um
fornecimento de serviços/produtos da empresa.
O retorno esperado do patrocínio poderá vir a afectar positivamente a lucratividade
de um negócio, ou no caso dos patrocinadores do sector público, fornecer algum outro
benefício, como por exemplo, gerar uma consciencialização dos problemas associados ao
fumo.

O Evento O Negócio
Busca: Busca:
- Investimento financeiro - Consciencialização
- Exposição nos meios de crescente
comunicação - Melhoria da imagem
- Serviços gratuitos - Testes ao produto
- Oportunidades de vendas

Fig.7 - Relacionamento de troca no patrocínio de eventos

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PROPOSTA DE PATROCÍNIO

Um documento formal em geral é o meio através do qual se busca um patrocínio. Esse
documento, de acordo com Geldard e Sinclair (1996), tem que responder a três questões
básicas:
• O que a organização deve patrocinar?
• O que a organização receberá pelo patrocínio?
• Quanto ele irá custar?

Controlos e orçamentos

INTRODUÇÃO

Após planear um festival ou evento, a função central do gerenciamento é o controlo.
Este capítulo apresenta vários métodos em que os gerentes de festivais ou eventos podem
usar para reconhecer se o evento irá planejar e responder a quaisquer mudanças. O
orçamento do evento talvez seja o plano de controlo mais importante.

O QUE É O CONTROLO?

O controlo consiste em assegurar que todos os acontecimentos numa organização estejam
dentro do esperado. O controlo de um evento pode abranger desde a simples presença do
gerente de eventos no local e o acompanhamento do progresso diário junto ao pessoal até a
implementação e monitorização de um plano detalhado de responsabilidades, relatórios e
orçamentos. A palavra “controlo” vem do latim contrarotulare, que significa “voltar o rolo”:
na Roma antiga, significava a comparação de algo com os registros oficiais, que eram
mantidos em cilindros de papel ou rolos.
Nos tempos actuais, a palavra reteve parte desse significado, e o controlo de qualquer
actividade de negócios implica a comparação do progresso de todas as funções essenciais em

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relação ao plano de gerenciamento para assegurar que os resultados projectados sejam
alcançados.

O planeamento dos eventos só consegue ser eficaz se a execução do plano for
cuidadosamente controlada. Para tanto, é necessário desenvolver mecanismos de controlo
adequados. Estes métodos são destinados a manter os projectos no seu curso correcto e
devolvê-los ao planeamento quando se desviam. O controlo afecta todos os aspectos do
gerenciamento de eventos, a saber:

 A logística
 Os recursos humanos
 A administração
e a sua natureza básica permanece a mesma em cada área.

A natureza do controlo é descrita por Beniger (1986), que identificou duas
actividades complementares:

 Processamento de informações: Necessário a todo o planeamento. Quando é
direccionado a uma meta, permite a constante comparação entre objectivos
estabelecidos pela organização e a situação actual.
 Comunicação recíproca ou feedback: É preciso haver um intercâmbio constante
entre o controlador e as áreas sob controlo.

Essas duas actividades dependem de um sistema eficaz de comunicação.

COMPONENTES E CATEGORIAS DE CONTROLO

O processo do controlo implica estabelecer padrões de desempenho e assegurar que
eles sejam atingidos. Esse processo pode ser complexo, mas basicamente consiste de três
etapas principais:

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 Estabelecer padrões de desempenho: Estes podem se originar de várias fontes,
inclusive as práticas normais na área de planeamento de eventos; directrizes
fornecidas pela direcção do evento; exigências específicas do cliente e dos
patrocinadores; e expectativas da assistência ou dos convidados. Os padrões
precisam ser mensuráveis.
 Identificar os desvios dos padrões de desempenho: Isso é feito mensurando-se
o desempenho actual e comparando com os padrões estabelecidos. Visto que o
orçamento do evento é expresso em termos mensuráveis, ele fornece um
importante método para colocar em destaque áreas que estão se desviando o plano
e requerem atenção.
 Correcção dos desvios: Qualquer desempenho que não atenda aos padrões deve
ser corrigido. Isso pode acarretar o uso de várias estratégias de resolução de
problemas, inclusive a renegociação de contratos e a delegação de funções.

Esses três passos também são chamados de ciclo de controlo (Burke, 1993) e são
decisivos para o êxito da realização do evento. Esse ciclo é aplicado com frequência
variável, dependendo da dimensão e complexidade do evento em si.

Em geral, os eventos se caracterizam por dois tipos de controlo: operacional e
organizacional. Os controles operacionais são os empregados no dia-a-dia da
preparação do evento. Os organizacionais dizem respeito aos objectivos maiores da
organização do evento, por exemplo, se o evento é rentável e satisfaz o relatório
condensado do cliente.

O ORÇAMENTO

O orçamento pode ser descrito como uma declaração quantificada de planos (em
outras palavras, o plano é expresso em termos numéricos). O processo de orçamento
inclui a fixação dos custos e o cálculo da receita, bem como a alocação dos recursos
financeiros.

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O orçamento de um evento é usado para comparar os custos reais e a receita
com os custos e a receita projectada. Em especial, calcula-se o limite de gastos por
cada área de operação do evento. Para ser eficiente, o orçamento pode tomar várias
formas. Por exemplo, ele pode ser subdividido em sub-orçamentos que se aplicam a
determinadas áreas de um evento complexo ou de grande porte, tais como a montagem,
logística, merchandising e recursos humanos. Os orçamentos são de especial
importância para a gestão de eventos porque a maioria dos aspectos do evento incorre
em custos cujo pagamento se faz necessário antes do recebimento da receita.
Os fluxos de caixa requerem uma atenção especial. A maioria dos organismos de
financiamento ou patrocínio necessita ver um orçamento do evento proposto antes de
comprometer os seus recursos.

PREPARAÇÃO DO ORÇAMENTO

Podem-se usar dois tipos de processos de orçamento no gerenciamento de eventos. O
orçamento detalhado, conforme o nome indica, aborda cada item de custo e receita do
total do evento, e o orçamento de programa é elaborado para um componente
específico do programa (Getz, 1997). Um exemplo deste segundo é um orçamento
esquematizado para um festival que trata somente das actividades de uma das áreas de
desempenho ou palcos. Esse tipo de orçamento efectivamente isola essa área do evento dos
outros custos do festival. Dessa forma, esses orçamentos podem ser usados para comparar
todas as áreas de desempenho ou palcos. O orçamento detalhado é ilustrado na Figura
abaixo. Os itens especificados nesse orçamento são os custos com o local, cachês de artistas,
e assim por diante.

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Fig.8 - Hunter Valley Festival 1991

Coordenação de eventos

LOGÍSTICA

Introdução

“Uma das tarefas mais difíceis, tanto para os adeptos quanto para os não-adeptos da
logística, é olhar para um lista e apontar o que está a faltar” (Pagonis 1992: 73).

Nas grandes companhias, especialmente as internacionais, é comum encontrar um
departamento dedicado à coordenação dos requisitos de logística de cada departamento. A
logística tornou-se numa disciplina por força das próprias qualificações.

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Coyle, Bardi e Langley (1988) descrevem a logística como o planeamento,
implementação e controle do fluxo, e armazenamento de produtos e das suas informações
pertinentes desde a produção até o momento do consumo, de acordo com os requisitos dos
consumidores.
A qualidade do produto de uma empresa pode ser melhorada pela coordenação eficiente
da sua logística.

Componentes da logística de eventos

Os vários elementos da logística de elementos podem ser organizados nos sistemas de
logística mostrado na figura abaixo:

Suprimento de
consumidores
- Marketing
- Ingressos
- Filas
- Transporte

Logística do local de
Suprimento de produtos evento Encerramento do
- Transporte - Fluxo do público, artistas evento
- Acomodação e equipamentos no local do - Retirada
- Necessidades dos evento - Limpeza
artistas - Comunicação - Quitação do contrato
- Infra-estrutura de apoio
- Artigos de consumo
- Exigências dos VIPs e dos
meios de comunicação
Suprimento de
instalações, inclusive
- Segurança
- Força Pág. 31
- Água Docente: Ivo Mateus
- Firmas contratadas


Fig.9 – Componentes da logística de eventos

“A logística de eventos geralmente ocupa-se de um projecto ou de uma campanha
específica. Existem os preparativos, os dias até ao evento, a execução e a conclusão.”

As áreas de importância para a logística do evento podem ser classificadas
como:
 Suprimentos: dividido em três áreas — consumidor, produto e instalações. Os
suprimentos também incluem a actividade da aquisição de bens e serviços.
 Transporte: o transporte de bens e serviços pode representar um alto custo para o
evento e requer especial atenção.
 Ligação: a logística é parte do planeamento global de um evento e está ligada a
todas as outras áreas. Em grandes eventos com múltiplas sedes, a logística torna-
se tão complexa que geralmente nomeia-se um gerente de operações ou logística.
 Controle de fluxo: refere-se ao fluxo dos produtos, serviços e consumidores
durante o evento.
 Rede de informações: o fluxo eficiente de informações durante o evento é
geralmente o resultado do planeamento eficiente da rede de informações.

Todas essas áreas precisam ser consideradas ao se elaborar um plano de logística. Mesmo
para eventos menores, do tipo casamentos, ou um lançamento de produtos para um público
reduzido, é necessário incorporar um plano de logística ao plano geral do evento. Para
eventos desse tipo, a logística vem sob o título de “montagem”.

Suprimento de consumidor
Os consumidores de um evento são aqueles que pagam para assisti-lo. Eles podem ser a
plateia (concertos e festivais), os espectadores (desportos) e os patrocinadores ou clientes

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(eventos corporativos). Os consumidores têm expectativas que devem ser atendidas para um
resultado bem sucedido. A forma como o evento é promovido irá influenciar suas
expectativas de forma decisiva. Essas expectativas incluirão aspectos de logística.

Ligação com o marketing e a promoção
Em última análise, o suprimento de consumidores é da alçada das actividades de
marketing. Os números, o alcance geográfico e as expectativas dos consumidores afectarão o
plano de logística. A escolha entre a publicidade para nichos de mercado e a publicidade de
um evento irá requerer um plano de logística com prioridades muito diferentes. Por exemplo,
os requisitos de transporte para os consumidores irão variar de acordo com a distância
percorrida. Se a publicidade de um evento atingir níveis nacionais, a logística será diferente
da de um lançamento de produto que interesse apenas ao pessoal e aos consumidores de uma
companhia. Dessa forma, a logística está intimamente ligada ao marketing de um evento.

Ingressos
Os ingressos são importantes para os eventos cuja principal receita provém da venda das
entradas. Muitos eventos corporativos, inclusive festas de empresas e lançamentos de
produtos, e muitos eventos públicos são gratuitos. Por outro lado, em outros eventos, tais
como os desportivos, a quantidade de ingressos vendidos pode determinar o sucesso ou o
fracasso do evento (Graham, Goldblatt e Delpy, 1995). A distribuição de ingressos é
considerada a primeira decisão importante na logística de um evento.
A fixação de preços e a impressão dos ingressos geralmente não competem à área da
logística. No entanto, a distribuição, o recolhimento e a segurança interessam, e muito. A
venda de ingressos no portão de entrada propicia o surgimento de problemas com a
segurança na colecta, contabilidade e depósito de importâncias. Um método inovador de
controlo do ingresso em festivais é o uso dos braceletes hospitalares, também chamados de
fitas de controlo do público. Estas recebem cores codificadas para indicar o tipo do ingresso
— de um dia, uma semana, ou especial para artistas.

Filas

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Geralmente a primeira experiência do consumidor no evento é a fila para os ingressos ou
para estacionar. Uma vez dentro do evento, os consumidores podem ter que entrar em filas
para a comida, para os WCs (casas de banho) e para os seus lugares ou cadeiras. Sendo assim
também é necessário haver uma logística da fila para um melhor controlo e para que tudo
corra da melhor forma, onde é necessário ter em conta certos factores, como por
exemplo:
 Se foram afixados avisos, inclusive os de tempo de espera previsto;
 Se existem um número adequado de recepcionistas, controladores de multidões,
bilheteiros e seguranças;
 Como se pode reduzir o tempo de espera;
 Se foram tomadas providências em termos de primeiros socorros, acesso e
emergência, etc.

O excesso de consumidores em um evento comercial pode dar lugar a uma série de
problemas de segurança pública que devem ser previstos no plano de logística.
Somente a venda antecipada dos ingressos será capaz de indicar o número exacto de
pessoas esperadas. Quando os ingressos são vendidos na entrada do evento, o plano de
logística deve incluir a possibilidade de um excesso de público. O comparecimento em
massa pode ser agradável para o promotor do evento, mas pode produzir um pesadelo
logístico sobre o que fazer com o excesso de pessoas.
Transporte do consumidor
O transporte para o local do evento é geralmente o primeiro compromisso concreto da
audiência para com o evento. O método de fixar horários de chegada para o transporte
público ou privado é importante para o plano de logística global. Os termos usados pelos
gerentes de eventos são “torrente”, quando o público chega quase ao mesmo tempo, e “a
conta-gotas”, quando eles vêm e vão por um longo período. Cada uma dessas situações
requer uma estratégia de logística diferente. Igualmente, deve-se pensar no transporte para
outras instalações. Um evento que implica uma “viagem forçada” aumentará os custos gerais
de uma conferência ou evento, além de contribuir para a confusão organizacional.
Para os eventos de grande porte, festivais e paradas, são introduzidos componentes mais

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avançados de logística para o transporte do consumidor ao evento. Mais especificamente, as
autorizações (Câmara Municipal, Polícia, etc.).

Aqui é necessário ter alguns factores em conta:

 Se as autoridades competentes como a Câmara Municipal e a polícia já foram
contactadas para informações e autorizações?;
 Qual é o tipo de transporte público disponível, e se existem horários
predeterminados? ;
 Algum transporte de apoio organizado (caso o sistema de transporte normal entre
em colapso)?
 Se o sistema de táxis é adequado e já foi informado acerca do evento?;
 Se as vias de acesso são adequadas e se tem pessoal de apoio?;
 Se existe estacionamento e se é suficiente?, etc.
Suprimento de produto — carteira de produto
Todo evento pode ser visto como a apresentação de um produto. A maioria dos eventos
tem uma variedade de produtos e serviços — uma carteira de produtos — e cada um deles
ajuda a construir a experiência do evento para o consumidor. Os requisitos de logística para
os vários produtos precisam ser incorporados num plano de logística.
Num festival de grande porte, a carteira de produtos pode incluir mais de 200 grupos de
artistas.
Já numa conferência de pequeno porte, o produto pode ser a pessoa que vai dar a palestra
e o material de vídeo. Deve-se ter em mente que o produto também pode incluir as
instalações do evento. Eis por que a expressão “experiência do evento” é usada para abranger
todos os aspectos da experiência do consumidor. Ela pode incluir, por exemplo, a plateia e o
simples encontro com os amigos, quando então as pessoas se tornam parte da carteira de
produtos.

Acomodações
Os requisitos de acomodação dos artistas têm que receber um tratamento especial em
relação à acomodação para a audiência.

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O objectivo do gerente de eventos é obter o melhor do seu “produto”. Uma vez que os
artistas estão lá para trabalhar, a sua acomodação tem que ser tratada como uma forma de
aumentar o valor do investimento no entretenimento.

Necessidades dos artistas no local do evento
Uma série de necessidades dos artistas precisam ser atendidas, inclusive o transporte no
local, depósito e movimentação de equipamentos, instalações de palco, alimentos e bebidas
(geralmente incluídos no contrato), som e luzes. Todos eles têm uma componente de
logística.
Como no caso das acomodações, o gerente de eventos eficiente irá prever as necessidades
dos artistas no local do evento. Geralmente isso só se aprende com a experiência. O gerente
precisa de estar atento aos requisitos de motivação cultural, tais como alimentos, camarins
(separados) e a equipe adequada para auxiliar o artista.

Suprimento das instalações
O suprimento de infra-estrutura de um evento apresenta muitos dos conceitos da logística
de negócios. O armazenamento de consumíveis (alimentos e bebidas) e equipamentos, e a
manutenção de equipamentos se tornam especialmente importantes.
Para um evento pequeno que aconteça em uma só noite, a maioria das instalações será
suprida pelo local. Os serviços alimentícios, os WCs e a força, por exemplo, serão todos
parte do contrato de locação.
Os festivais de maior grandeza ou os eventos mais inovadores requerem a contratação de
muitas das instalações.
Logística no local de evento

O local de um evento pode variar de um velho palco para dança folclórica a um
estacionamento subterrâneo para uma festa de Natal, até uma área de 50 hectares para um
festival. Quanto maior o evento mais se tem que considerar sobre a logística ou esta é mais
complexa. O fluxo de materiais e pessoas em volta do local, e as redes de comunicações,
tornam-se as áreas mais importantes da logística.

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Fluxo
Nos festivais e eventos maiores, o movimento da audiência, voluntários, artistas e
equipamentos pode tomar mais tempo e esforço do gerente ou gestor de logística do que a
preparação para o evento, sobretudo quando o local é complexo ou com múltiplas sedes e
com uma grande audiência. Durante a preparação para um evento, muitos dos componentes
de logística podem ficar a cargo das firmas contratadas. Por exemplo, o deslocamento dos
geradores de energia eléctrica para o local do evento é da responsabilidade da companhia que
o alugou. No entanto, quando o equipamento está no local, ele passa a ser da
responsabilidade do gerente de logística quanto ao seu posicionamento, deslocação e
operação.

As vias de acesso num grande festival e durante um evento têm que considerar:
 O transporte de artistas e equipamentos;
 A remoção do lixo;
 O acesso ao corpo de bombeiros e primeiros socorros;
 A instalação, o suprimento contínuo e a remoção de quiosques;
 A segurança;
 O suprimento de alimentos e bebidas;
 Posicionamento, a manutenção e a remoção do equipamento de palco;
 A comunicação do local.

Comunicação
A comunicação local para o pessoal de um evento pequeno pode ser o telemóvel ou
o megafone do gerente de eventos.
Com a complexidade dos eventos de grande porte, no entanto, o plano de logística
precisa prever um esquema de comunicações no local (sigla CP — Communications
Plot). O esquema de comunicações inclui fax, rádios de comunicação, pagers,
telemóveis e extensões de telefone.

As placas do local são uma parte importante da comunicação com o público de
um evento. Elas podem ser simples mensagens em um quadro no refeitório dos
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voluntários ou enormes mapas indicando ao público a localização das instalações. Duas
questões importantes da sinalização são o posicionamento e a clareza.

Um cartaz que apresenta um emaranhado de mensagens dos patrocinadores é
de pouca utilidade para um evento. Para os eventos de grande porte, as
sinalizações necessitam de um plano detalhado. As questões a se considerar são:

• Localização global dos cartazes — nos cruzamentos, locais perigosos, de
forma que sejam integrados ao evento
• Tipos de sinais necessários, tais como os direccionais, institucionais
(avisos
legais), operacionais, de infra-estrutura e patrocinador
• Capacidade de compreensão de sinais da plateia — a que tipo de sinais
está ela acostumada?
• Real posicionamento dos sinais — na entrada, ao longo da estrada,
suspensos
• Suprimento de sinais, a sua manutenção física e remoção
• Manutenção da credibilidade dos sinais — se determinada instalação
mudar de lugar, a sinalização consequentemente precisará ser alterada.

A forma mais eficiente de comunicação com a platéia de um evento é oferecer
informações suficientes no programa.

MONTAGEM DOS EVENTOS

Introdução

A montagem diz respeito à organização de um determinado local para um festival
de grandes dimensões. Um grande festival pode ter áreas de exibições posicionadas por

Pág. 38
Docente: Ivo Mateus


todo o local. Cada uma dessas áreas pode ter uma série de eventos com uma temática
diversa. Como fazem parte de uma área maior, cada uma dessas áreas ou eventos tem
que se encaixar no planeamento global do evento e também se inserir na programação
e logística do festival.

As principais questões da montagem são:

 Temática e formato do evento (é o tema do evento que o diferencia de
outros eventos);
 Escolha do local (local de realização do evento);
 Audiência e convidados;
 Palco;
 Iluminação e som;
 Audiovisuais e efeitos especiais;
 Serviços de alimentação (buffets);
 Artistas;
 Pessoal, ou equipa (funcionários e voluntários de um evento);
 Hospitalidade;
 Cronograma da produção (ensaio e reunião sobre o evento);
 Registro do evento (o evento pode ser registrado através de vídeo, som ou
fotografia, que podem ser usados para promover esse evento);
 Contingências (planos de contingência para qualquer eventualidade ou
problema que possa entretanto surgir no decorrer do evento).
Este capítulo analisa a montagem de um evento de acordo com esses elementos.
Também demonstra que esses elementos giram em torno de um tema central do evento.
O tipo do evento irá determinar a importância relativa de cada um desses elementos.
No entanto, em comum com a montagem de diferentes eventos, temos as ferramentas,
o palco, a lista de contacto e de responsáveis, e o cronograma de produção.

AVALIAÇÃO DE EVENTOS

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Docente: Ivo Mateus


Introdução

A avaliação do evento é essencial para o processo de gestão de eventos. A avaliação dos
eventos, desde que devidamente utilizada e aplicada, é a chave para o aperfeiçoamento
contínuo dos eventos, e para o prestígio e reputação da indústria do evento. Assim, todos os
gerentes ou gestores de eventos deveriam dar prioridade máxima à devida avaliação dos seus
eventos e à divulgação desses resultados aos parceiros e grupos interessados. Caso seja bem
conduzida, ela não apenas irá valorizar a fama dos seus eventos, como também deles
próprios como verdadeiros profissionais.

O que é a avaliação de eventos

A avaliação do evento é quando se observa e se faz uma monitorização crítica da
implementação de um evento a fim de avaliar os seus resultados de forma precisa. Assim é
possível criar um perfil de evento que mostra as características básicas e dados estatísticos
importantes desse mesmo evento. Ela também permite que se apresente um feedback aos
parceiros do evento, permitindo analisar e aperfeiçoar esse evento. O processo de gestão de
eventos é um ciclo, no qual o fornecimento e a análise de dados de um evento permitem a
tomada de decisões mais precisas e um planeamento mais eficaz, melhorando assim os
resultados do evento.

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Planeamento,
baseado em
objectivos e Implementação, do
pesquisa plano de evento

Avaliação, baseada
na observação,
feedback e
estudos.

Fig.10 – Ciclo de gestão de um evento

Os estudos de viabilidade identificam os custos e benefícios prováveis dos eventos e
ajudam a decidir por sua continuidade ou interrupção. A monitorização do evento determina
se ele está no rumo certo e permite ao gerente de eventos reagir a mudanças e alterar planos.
A avaliação pós-evento mede os resultados do evento em relação aos seus objectivos. A
natureza exacta dessa avaliação dependerá das perspectivas e necessidades dos parceiros.
Uma série de técnicas é usada na avaliação de eventos, quais sejam a colecta de dados,
observação, reuniões de feedback, questionários e estudos. A boa avaliação é planeada e
implementada desde o princípio do processo de gestão do evento, com todos os participantes
a par dos seus objectivos e metodologias.
Um dos factores decisivos ao se calcular o impacto económico do evento é a medição dos
gastos de visitantes através do uso de estudos de visitantes.
Uma vez reunida a informação das várias fontes, deve-se preparar um relatório de
avaliação do evento e distribuí-lo para todos os parceiros.
Esse relatório pode oferecer a base para os lançamentos dos media que promovem os
resultados do evento, além de ser usado no planeamento para o futuro e a busca de

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patrocínio. Ao finalizar um evento, é importante resolver as eventuais pendências e aplicar as
lições aprendidas com o evento nos futuros processos de gestão de eventos.

Exemplo de uma lista para a avaliação do evento

Fig.11 – Exemplo de um modelo de avaliação de um evento

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Módulo 10

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