Tijdens de SEPA themadag heeft Cegeka haar klanten geinformeerd over het implementatie traject dat ze gaan doorlopen samen met Cegeka.

1. Cegeka themadag
27 juni 2013
SEPA IBAN implementatie

2. WELKOM
Charles de Laet - relatiemanager
2
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013

3. 12.00 – 13.00 Ontvangst en lunch
13.00 – 13.10 Welkomstwoord door Charles de Laet
13.10 – 13.30 Update SEPA activiteiten door Arend Kok
13.30 – 14.15 SEPA implementatie door Hans Heijnen
14.15 – 14.30 Pauze
14.30 – 15.15 Demo Omega/AX door Silvester de Bruin
15.15 – 16.00 SEPA audit door Pieter van Andel
16.00 – 17.00 Afsluitende borrel
Agenda
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
3

4. UPDATE SEPA ACTIVITEITEN
Arend Kok – lead consultant SEPA
4
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013

5. 1. SEPA inventarisatie
2. Scope SEPA implementatie
3. SEPA testen Cegeka
4. SEPA pilots
5. Aanvullende dienstverlening
Update SEPA activiteiten
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
5

6. SEPA inventarisatie
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
6
Status
• # benaderd: 46
• # inventarisaties benodigd: 36
• # inventarisaties niet nodig: 6
• # inventarisaties gereed: 29
Proces
• Inventarisatiegesprek
• Vragenlijst
• Offerte
• Project
Opmerkelijk
• Impact BOB klanten valt mee (Pharos, DO, DISKIS)
• Verschil van aanpak per klant
• Korte migratie periode

7. Upgrade van:
• Omega
▪ Huur 2.1SR4, Markt, Financiële koppeling
▪ AX 5.3(Financieel, PO en VGO) of DBS 15 of CODA 12
• Dynamics Wonen 5.3
• DO upgrade niet noodzakelijk
• DISKIS fix op 4.4 SR1 en SR2 voor factuurherkenning
• Upgrades inclusief nieuwe inrichting van Focus en Spooler
• Nieuwe brieven voor kennisgeving bestaande huurders,
kennisgeving machtigingskenmerken bij huurcontract worden
opgeleverd met Best Practice tekst in huisstijl klant
Scope: Upgrades
7
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013

8. Spoolerbrieven: ondersteuning indien gewenst
• Standaard views binnen software delivery
• Advies: templates met acceptgiro’s kunnen worden
aangepast door Cegeka
• Overige brieven tekstueel aanpassen op nieuwe regelgeving
DISKIS Brieven:
• Door klant of door Cegeka
Scope: brieven
8
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013

9. Conversie van BBAN naar IBAN
• Uitvoering door klant of door Cegeka
• Export, conversie door webservice, import
• Uitval: handmatig aanpassen door klant
Maatwerk
• Onderdeel inventarisatie
• Specifieke afspraken
Scope: conversie en maatwerk
9
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013

10. Alleen issues binnen scope oplossen
 dus geen bestaande problemen uit productie:
• Issues met impact op SEPA
• Issues die duidelijk aanwijsbaar gevolg zijn van de upgrade
Verantwoordelijkheid klant
• Systeemtest Ola’s, procestesten o.b.v. testplan en testscripts
• Bank, software derden, service providers voor printen
acceptgiro’s
Verantwoordelijkheid Cegeka
• Levering en installatie SEPA compliant software
• Ondersteuning bij testen van SEPA functionaliteit
Scope: overige afspraken
10
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013

11. SEPA testen Cegeka
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
11
Test scripts op basis van CORA processen
Gevalideerd met klanten
Status
• Omega met AX Financieel testen afgerond op 14 juni 2013
• Dynamics Wonen 5.3 testen nu onderhanden, planning
gereed 30 juni 2013
• Test met CODA 12 gereed 30 juni 2013
• Test met DBS versie 15 augustus 2013

12. SEPA pilots
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
12
Doel
1. Succesvolle eerste klantimplementatie software configuratie
2. Ervaring opdoen voor vergelijkbare implementaties
Extra inzet Cegeka consultants
• Leereffect
• Focus op synergie / standaardisering
Beoogde pilots
• 17 juni t/m 12 juli: Omega en AX pilot bij Actium Wonen
• 15 juli t/m 9 augustus: DW 5.3 pilot
• 12 augustus t/m 5 sept: DBS pilot bij Bo-Ex

13. Optimalisatie SEPA incasso proces
Coördineren overige SEPA activiteiten
• contacten bank
• 3rd parties
Testondersteuning
• Testcapaciteit en coördinatie regressietest
Aanvullende dienstverlening
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
13

14. SEPA IMPLEMENTATIE
Hans Heijnen – SEPA programma manager
14

15. SEPA team en rolverdeling
SEPA offerte
Projectfasering en –deliverables
• Technisch installatieboek
Implementatieplanning
• Week 1 t/m 4
Leereffect
Communicatie
SEPA programma
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
15

16. SEPA stuurgroep
• Gerald Murre, Hein Brockhoff, Jan Willem van den Bos
SEPA programma manager
• Hans Heijnen
Dedicated SEPA implementatieteams onder leiding van
1. Guido Limburg
2. Martijn van Capelle
3. ‘specials’
SEPA expert team
• Peter Gorter, Arend Kok, Hans van Meurs, Henk van der Geld
Marcel Grift, Ardo de Sterke, Ron Koppelaar
SEPA team
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
16

17. Stuurgroep
• Stuurt programma: bewaakt voortgang, beslist bij escalaties
Programma manager
• Coördineert programma, ondersteunt projectmanagers
Project managers
• Primair aanspreekpunt klant
• Coördineert activiteiten implementatieteam
Implementatieteams: TC en FC
• Installatie, brieven , testondersteuning, oplossen issues
SEPA expert team
• Inhoudelijke ondersteuning, standaarddocumenten,
faciliteren evaluatie, bezemwagen
Rolverdeling
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
17

18. SEPA offerte
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
18
Basis is de klantspecifieke SEPA inventarisatie
Activiteitenplanning
• Uren Cegeka: TC, FC, LC
• Uren klant
Aanpak / fasering beschreven
• Overlap met PID
Planning
• Doorlooptijden
Kostenoverzicht
• Basisimplementatie
• Stelposten (brieven, maatwerk, opleiding)
• Project management kosten
• SEPA programma fee
Uren op basis van nacalculatie
• Met uitzondering van SEPA programma fee (fixed price)

19. Projectfasering en deliverables (1/2)
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
Fase Input-document Activiteiten Deliverables
Voorbereiding
(2 weken voor
start)
• Klantinventarisatie
• Offerte
• Checklist omgeving
• Plannen
• Opstellen PID
• Controle omgeving
• PID
• Checklist omgeving
Inrichting
(week 1)
• Checklist omgeving
• Technisch
installatieboek
(Handboek soldaat)
• Voorbeeld testplan
• Inrichten en
documenteren
testomgeving
• Interne test
• Testplan maken
• Review testplan
• Ingerichte
testomgeving
• Verslag inrichtings-
werkzaamheden
• Testplan klant
Acceptatie
(week 2-4)
• Testplan • Testen SEPA off
• SEPA conversie
• Testen SEPA on
• Herstel issues
• Documenteren
• Voorlopig Go
besluit
• Testverslag
• Proces Verbaal van
Oplevering (PVvO)
• Opleidingsplan
• Draaiboek live gang
• Nazorgplan
19

20. Projectfasering en -deliverables (2/2)
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
Fase Input-document Activiteiten Deliverables
Opleiding • Opleidingsplan • Opleiden • Opgeleide
medewerkers
Livegang
SEPA conversie
Evaluatie
• Draaiboek live-
gang
• Nazorgplan
• Evaluatietemplate
• Go besluit
• Go live
• SEPA conversie
• Projectevaluatie
• Gedocumenteerde
upgrades
• SEPA IBAN
compliant
productie
omgeving
• Projectevaluatie-
document
• Aanscherping
standaard aanpak
SEPA
20

21. Technisch installatie handleiding
• Guideline, Best practice, Scripts
Upgrade Microsoft Dynamics AX
Focus Omega inrichting bijwerken
Installatie Omega releases
Spooler inrichtingen bijwerken (AX, Huur, Markt)
DISKIS factuurherkenning
Tooling
• SEPA migratie
• Spooler controle
Aanpak: Technisch installatieboek
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
21

22. Week 1 Installatie en inrichting
• Maandag t/m donderdag:
▪ Upgrades van de software in de testomgeving, aanpassen spooler
queries, aanpassen brieven
▪ Documenteren, rapporteren
▪ Klant: testplan maken
• Vrijdag:
▪ Technisch testen van de upgrades en de integraties (systeemtest),
valideren SEPA conversie, documenteren en rapporteren
Resultaat week 1:
• Oplevering van SEPA compliant testomgeving
• Omgeving getest o.b.v. interne testplannen en testscripts
• Oplevering documentatie en testplan
Planning implementatie (1/4)
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
22

23. Planning implementatie (2/4)
23
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
Week 2: Testronde 1
• Maandag / dinsdag
▪ Afronden spoolerbrieven
▪ Klant: Testen scenario’s, SEPA off
▪ SEPA conversie
• Woensdag t/m vrijdag:
▪ Klant: Testen scenario’s, SEPA on
Resultaat week 2:
• Alle testscripts doorlopen!
• Bevindingen n.a.v. 1e testronde
• Tussenstatus kwaliteit software en implementatie

24. Planning implementatie (3/4)
24
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
Week 3: Herstelweek
• Maandag t/m woensdag :
▪ Realisatie fixes op software (indien nodig)
▪ Herstel bevindingen op brieven
▪ Afstemmen live gang
• Donderdag:
▪ Implementeren hot fixes, herstel bevindingen
• Vrijdag :
▪ Test van de opgeloste bevindingen door Cegeka
Resultaat week 3:
• Alle bevindingen opgelost en bijgewerkt in de lijst
• Documentatie bijgewerkt inclusief draaiboek livegang
• Oplevering omgeving voor 2e testronde

25. Planning implementatie (4/4)
25
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
Week 4: Testronde 2
• Maandag en dinsdag:
▪ Klant: hertesten scenario’s, SEPA off
▪ SEPA conversie
• Woensdag t/m vrijdag:
▪ Klant: hertesten scenario’s, SEPA on
Resultaat week 4:
• Alle testscripts doorlopen!
• Alle bevindingen hertest
• Exacte statusvaststelling van openstaande bevindingen
• Acceptatie of overdracht naar Expert team

26. Cegeka testen
• Testscenario’s op basis van CORA processen, afstemming
klant
Testplan
• Voorbeeld (acceptatiecriteria, testscenario’s, planning)
• Klant maakt testplan klantspecifiek
• Cegeka reviewt testplan
Soorten testen
• Systeemtest (technisch)
• Acceptatietest (functioneel)
▪ Testen SEPA off  conversie  SEPA on
Aanpak: teststrategie
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
26

27. SEPA programma is gericht op maximaal leereffect en
synergie tussen SEPA implementaties
Hoe
• Cegeka intern: testen, opleidingsplan consultants
• Pilots
• Expert team faciliteert kennisdeling tussen teams
▪ FAQ (continu bijwerken)
▪ Aanscherpen standaarddocumenten
• PID, technisch installatieboek
▪ Tussentijdse evaluaties (elke 4 weken)
• Communicatie
Leereffect en synergie
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
27

28. Klant
• SEPA themadagen
• SEPA update: maandelijkse nieuwsbrief
• SEPA web pagina’s Cegeka
SEPA project
• Registratie van issues: Jira
▪ Bug / RfC / vraag
SEPA programma intern Cegeka
• Product informatie: Wiki
▪ Installatiehandleiding, release notes
▪ FAQ
• Projectinformatie: SharePoint
▪ Standaarddocument SEPA programma
▪ Document library per klant
SEPA Communicatie
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
28

29. SEPA DEMO
Silvester de Bruin – Solution architect
29

30. SEPA conversie
• Proces
• Tijdslijn migratie
Demo
SEPA demo
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
30

31. IBAN conversie
31
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013

32. Tijdslijn t.b.v. een migratie
32
SEPA implementatie themadag 27 juni 2013
Afsprakenm
etdeBankO.a.aanvragenIncassant-ID
Afsprakenm
etserviceverwerkingIBAN
Acceptgiro
InstallatieNieuwesoftware,m
achtigings-ID
wordenautom
atischaangem
aakt
Vervaardigenenverzendeneenm
aligenotificatie(m
etm
achtigingskenm
erkenIncassant-ID)
ExporterenBBAN
num
m
ersenaanbiedenaanIBANBICService
Im
porterenIBAN
enherstellenfouten(insim
ulatiem
odus)
DefinitiefinlezenIBAN
gegevens
Verwerkenvanopenstaandefacturen,stam
gegevens,incasso’senexcasso’s
Financieelsysteem
overzettennaardeIBAN
m
odus
Dynam
icsW
onen/Om
egaom
zettennaardeIBAN
m
odus
Integratietestsuitvoeren
AanbiedenenverwerkenSEPA
bestanden:incasso,excasso’senbankafschrift
(onderdeelvandeintegratietests)
Go/No-GobesluitDoorvoerennaarproductie
AanbiedenenverwerkenIBAN
Acceptgiro’sOnderdeelvandeintegratietests
Testomgeving è Productieomgeving è
InstallatieNieuwesoftware,m
achtigings-ID
wordenautom
atischaangem
aakt

33. SEPA AUDIT
Pieter van Andel – Enigma Consulting
33