Archiefdiensten van overheden zijn onvoldoende aangepast aan de digitalisering. Daardoor ontstaan onnodig gaten in de informatiehuishouding. Wat gaat er mis en hoe komt dat. In deze prsentatie komt u meer te weten.

1. Het Zuidelijk Informatie Netwerk
Digitalisering
Valkuilen en adviezen. Stand van
zaken in Zuid Nederland en
Vlaanderen
Bijeenkomst ZIN
Claraklooster, ‘s-
Hertogenbosch, 25-11-2010

2.  Neem voldoende tijd voor organisatorische
voorbereiding
 Houdt er rekening mee dat techniek altijd langer
duurt dan gepland
 Ga stapsgewijs automatiseren
 Laat in een vroeg stadium de mogelijkheden van
digitaal werken zien
 Start klein en laat medewerkers meepraten
Adviezen en valkuilen
ZIN. 's-
Hertogenbosch, Claraklooster, 2
5-11-2010

3.  Neem voldoende tijd om lopende zaken te
inventariseren
 Neem voldoende tijd om achterstanden weg te
werken
 Voorkom dat bij de start van digitalisering
werkzaamheden ophopen
 Zorg voor vertrouwen bij de medewerkers
 Houd er rekening mee dat medewerkers eerst
lopende zaken willen afronden
Adviezen en valkuilen
ZIN. 's-Hertogenbosch,
Claraklooster, 25-11-2010

4.  Bij elke organisatieverandering (zo ook bij digitalisering)
ligt de verantwoordelijkheid bij het management
 De projectleider is niet verantwoordelijk, maar heeft wel
een faciliterende functie
 Wat te doen bij een manager die zelf geen DMS gebruikt?
 Een projectleider moet kennis hebben van het systeem,
beschikken over contactuele vaardigheden en het (hoger)
management tijdig inschakelen
Adviezen en valkuilen
ZIN. 's-
Hertogenbosch, Claraklooster, 2
5-11-2010

5.  Alleen informatie- en promotie-activiteiten zijn NIET
voldoende
 Betrek eindgebruikers in de testfase
 Zorg voor een pilot van een bepaald werkproces
 DMS moet voor iedereen voordeel opleveren
 Ga niet teveel communiceren ‘TEGEN’ medewerkers
in nieuwsbrieven, folders of op intranet maar praat
‘MET’ de mensen!
Adviezen en valkuilen
ZIN. 's-Hertogenbosch,
Claraklooster, 25-11-2010

6.  Nieuwe en bestaande gebruikers verschillend benaderen
 Organiseer gerichte informatiebijeenkomsten
 Voldoende tijd voor voorbereidende fase vereenvoudigt de
implementatie
 Regel ondersteunende medewerkers na de implementatie
 De nadruk moet liggen op implementatie van de applicatie
bij gebruikers
 Voorkom de mogelijkheid om documenten ook buiten het
DMS op te slaan
Adviezen en valkuilen
ZIN. 's-
Hertogenbosch, Claraklooster, 2
5-11-2010

7.  Beschouw digitalisering niet te veel als technisch
implementatieproject, want het is eigenlijk een
(organisatie)verandertraject.
 Een digitaliseringstraject is geen exclusieve DIV- of ICT-
aangelegenheid.
 Invoeren van een DMS is een continue veranderproces:
verbeteren, nieuwe releases, nieuwe processen
erin, nieuwe mogelijkheden erop en eraan.
 Zorg dat de verantwoordelijkheid voor de verandering bij
het management ligt.
 Neem de tijd voor organisatorische voorbereiding.
 Zorg dat de organisatie klaar staat en op orde is.
 Ga niet te veel en te snel automatiseren.
 Een toekomstvisie en een organisatieveranderplan vormen
de basis voor een digitaliseringsproject
Adviezen en valkuilen: tips
ZIN. 's-Hertogenbosch,
Claraklooster, 25-11-2010

8. Digitalisering Zuid-Nederland
 Er zijn tussen de provincies
Zeelanden en Limburg aan de
ene kant en Noord-Brabant
aan de andere kant grote
verschillen: in Noord-Brabant
wordt op veel grotere schaal
gescand dan in de andere
provincies
 Ruim de helft van de
Zuidnederlandse gemeenten
digitaliseert in meer of
mindere mate documenten
 Een ruime meerderheid van de
organisaties maakt naast de
digitale dossiers ook nog
analoge dossiers
ZIN. 's-
Hertogenbosch, Claraklooster, 2
5-11-2010

9. Digitalisering Zuid-Nederland
 Slechts een klein deel van de
gemeenten vervangt de analoge
documenten door digitale
reproducties en vernietigt daarna
de papieren originelen. De rest
bewaart alle papieren
documenten conform de
wettelijke bewaartermijnen
 Slechts een klein deel van de
ondervraagde organisaties
overlegt met andere
belanghebbenden over het
digitaliseren van documenten
ZIN. 's-
Hertogenbosch, Claraklooster, 2
5-11-2010

10. DIGITALISERING ZUID-NEDERLAND
 Het door en naast elkaar bestaan van originele en niet-
originele digitale documenten en papieren documenten
is een bron van verwarring. Dat gaat ten koste van de
betrouwbaarheid en het vertrouwen in de
overheidsinformatie en maakt het archiefbeheer
complex.
 Ook zijn nog niet alle voorwaarden in
organisatorische, technische en personele zin in die
mate vervuld dat er voldoende garantie geboden wordt
voor duurzame bewaring.
 Hoewel digitale archiefdocumenten bij Zuidnederlandse
overheidsorganisaties in de vorm van webpagina’s, E-
mailberichten, PTT-presentaties, klantvolgsystemen enz.
aanwezig zijn, beschouwen veel bestuurders deze
documenten nog te zeer als voorbijgaand en niet
archiefwaardig.
ZIN. 's-
Hertogenbosch, Claraklooster, 2
5-11-2010

11. Provincie Zeeland Onderzoeksjaarverslag 2009
 Het programma e-dienstverlening
miste aanvankelijk een integrale
visie en leiderschap. Na een quick
scan is een integrale visie
geformuleerd, die nog niet is
geborgd en levend gemaakt in de
organisatie.
 Aandacht voor
verandermanagement was
aanvankelijk niet herkenbaar. Later
was er wel een communicatieplan.
De veranderkundige component van
de verschenen visie wordt benoemd
in een actieprogramma, maar is nog
niet vertaald in concrete acties.
 De belangrijkste stappen in het
proces van ontwikkeling van e-
dienstverlening waren een
noodzakelijk gevolg van voorgaande
stappen. De aanpak van het hele
programma kenmerkte zich door
'learning by doing'. ZIN. 's-
Hertogenbosch, Claraklooster, 2
5-11-2010

12. Provincie Zeeland Onderzoeksjaarverslag 2009
 Op basis van opgedane ervaringen
was in toenemende mate sprake
van het in beeld brengen van
risico’s voor deelprojecten. Een
integrale risicoanalyse op het
niveau van het totale programma
ontbreekt nog.
 In het traject zijn successievelijk
stappen genomen om grip op het
proces te houden. Daarbij is een
ontwikkeling te zien vanaf
verzamelen van initiatieven tot
een bewuste afweging van
mogelijkheden en te nemen
logische stappen. Dat gegeven
biedt ruimte om het ambitieniveau
in realistische stappen te vertalen.
 Informatie is in toenemende mate
beschikbaar gekomen, mede
gestimuleerd door inbreng van ZIN. 's-
externe expertise. Hertogenbosch, Claraklooster, 2
5-11-2010

13. Digitaliseren strop voor Limburg (Volkskrant, 22 november 2010)
De provincie Limburg heeft een
strop geleden van 2,5 miljoen
euro, doordat de software voor de
digitale archivering niet goed
werkt. Het project Aristoteles is
gestart in 2005 en voorziet in
digitalisering van documenten en
ondersteunt de automatisering
van werkprocessen. Uit onderzoek
van Bureau Berenschot blijkt dat
170.000 stukken niet goed zijn
gearchiveerd. Het softwarepakket
van een Belgische leverancier
blijkt niet te voldoen aan de eisen
van de archiefwet. De provincie
zal nieuwe software aanschaffen.
De leverancier van de software
ging dit jaar failliet en de 2,5
miljoen euro wordt als verloren
beschouwd. ZIN. 's-
Hertogenbosch, Claraklooster, 2
5-11-2010

14. VLAAMSE OVERHEID
 Status en voortgang
van digitalisering rond
Europees gemiddelde
 In vergelijking met
Nederland is de
achterstand van de
digitalisering groot
 Vooral voor
tekstmaterialen is de
situatie ernstig, zoals
bv. voor kranten, die
zeer kwetsbaar zijn
 Ook voor audiovisueel
materiaal ‘dringt de
tijd’.
ZIN. 's-
Hertogenbosch, Claraklooster, 2
5-11-2010

15. Gemeentelijke websites (www.indigov.be)
Vlaanderen/Brussel Nederland
in % in %
Bevat de website een lijst met veelgestelde vragen? 14 78
Biedt de overheidsorganisatie direct toegankelijk via de homepage snel en eenvoudig 34 79
alle relevante contactinformatie van de personeelsleden, bezoekadres, postadres,
openingstijden, telefoonnummers en mailadressen?
Biedt de overheidsorganisatie direct toegankelijk via de homepage snel en eenvoudig 75 90
alle relevante algemene contactinformatie van het bestuur?
Beschikt de website over een nieuwsrubriek? 81 45
Publiceert de overheidsorganisatie op haar website informatie over calamiteiten en 6 97
rampenbestrijding (rampenplan)?
Biedt de website folders en brochures en/of de mogelijkheid om deze online te 46 90
bestellen?
Biedt de overheidsorganisatie burgers of verenigingen op haar website de 45 31
mogelijkheid om online een aankondiging van activiteiten op te geven?
Biedt de website de mogelijkheid van een gepersonaliseerd digitaal loket aan? 5 19
Kan een bezoeker zich op de website legitimeren met behulp van de digitale 31 59
handtekening?
Bevat de website een mogelijkheid om online de status van een product- 25 21
/dienstaanvraag te volgen?
Bevat de website van de overheidsorganisatie een expliciete vermelding van de 1 32
responstijden op e-mails? ZIN. 's-Hertogenbosch,
Claraklooster, 25-11-2010

16. E-democratie (www.indigov.be)
Vlaanderen/Brussel Nederland
in % in %
Publiceert de overheidsorganisatie op haar website de namen, de 96 90
portefeuilleverdeling en contactgegevens van haar bestuurders?
Publiceert de overheidsorganisatie op haar website één of meerdere 62 62
beleidsprogramma’s of -dossiers
Publiceert de overheidsorganisatie op haar website de begroting van het lopende 18 76
jaar?
Ontsluit de website de verslagen van de gemeenteraad in beeld en/of geluid? 1 71
Biedt de overheidsorganisatie op haar website informatie over de wijze waarop 11 50
burgers een onderwerp op de agenda van de gemeenteraad kunnen zetten
(burgerinitiatief)?
Geeft de overheidsorganisatie op de website aan op welke wijze een burger een 15 22
verzoek inzake de Wet openbaarheid van bestuur moet of kan indienen,
bijvoorbeeld om inzage in bestuursdocumenten te verkrijgen?
Publiceert de overheidsorganisatie op haar website informatie over de 19 98
klachtenprocedure of de ombudsdienst?
Biedt de overheidsorganisatie op haar website de mogelijkheid om te 3 19
discussiëren over bestuurlijke of beleidsrelevante thema’s?
Heeft de overheidsorganisatie een online burgerpanel én biedt ze daar informatie 0 16
over aan?
ZIN. 's-Hertogenbosch,
Claraklooster, 25-11-2010

17. Gent digitaliseert alle 76.000
grafplaatsen (Belga, 10 november 2010)
De stad Gent digitaliseert alle 76.000 graven op haar
achttien begraafplaatsen. Het project moet niet alleen
het beheer eenvoudiger maken maar ook burgers en
toeristen sneller en correct informeren via een Geo-
loket online en op infozuilen.
"Aan de hand van een luchtfoto of ingescande plannen
worden de kaarten ingetekend," aldus schepen van
Catharina Segers. "Daarna worden aan elke graf
persoonsgegevens gekoppeld met een foto van het graf
of monument." Het uiteindelijke doel is dat burgers via
de website van de stad en op infokiosken de informatie
kunnen raadplegen. Volgens de schepen wordt door de
automatisatie en centralisatie het beheer van de
concessies en het toekennen van graven efficiënter.
"Bovendien kan een gedetailleerd overzicht ook
interessant zijn voor toerisme en monumentenzorg en
kan de burger sneller en correcter geïnformeerd
worden." Voor acht begraafplaatsen is het project al
afgewerkt, zes begraafplaatsen zijn getekend maar de
foto's moeten nog gekoppeld worden en voor zes
begraafplaatsen moet de digitalisering van de graven
nog starten. Tegen eind 2012 moeten alle
ZIN. 's-Hertogenbosch,
begraafplaaten gedigitaliseerd zijn. Claraklooster, 25-11-2010

18. Oost-Vlaanderen start pilootproject rond digitaliseren
van jachtplannen
(Belga, 28 oktober 2010)
Om discussies rond overlappingen van jachtgebieden beter aan te pakken en
een correcter beeld van de jachtsector te krijgen, worden in Oost-Vlaanderen
alle kaarten van jachtgebieden gedigitaliseerd en samengebracht met
kadastergegevens. Het digitale publiek-private samenweringsverband tussen
Hubertus Vereniging Vlaanderen (HVV), het Agentschap voor Natuur en Bos
(ANB) en het Arrondissementscommissariaat (AC) werd donderdag in Gent
voorgesteld. Mogelijks volgt een uitbreiding naar andere provincies.
"We willen een correcter en globaal overzicht krijgen van de jachtgebieden
en de jachtrechthouders in Oost-Vlaanderen," zegt
arrondissementscommissaris Didier Detollenaere. "Op die manier kunnen we
jachtconflicten rond overlappingen tot een minimum beperken. Dat zorgt
voor een propere jacht en betere samenwerking tussen
jagers, burgers, natuurliefhebbers en overheid" In een digitaal bestand
worden zowel jachtplannen, die aangeduid zijn op topografische kaarten, als
kadasterplannen verenigd. "Zo kunnen we op perceelsniveau nagaan wie
jachtrechten bezit en wie de eigenaar is van het perceel waarop gejaagd
wordt." Voorheen en in de andere provincies zijn die gegevens op papieren
kaarten beschikbaar, wat niet altijd accuraat en efficiënt werken is. In Oost-
ZIN. 's-
Hertogenbosch, Claraklooster, 2
Vlaanderen digitaliseert de Hubertus Vereniging Vlaanderen de kaarten van
5-11-2010
de jachtgebieden terwijl het Arrondissementscommissariaat de