DOCFLOW SYNERGY: integrazione dati documenti e processi amministrativi

DocFlow e Microsoft
Milano, 19 maggio 2010
www.docflow.com

DOCFLOW SYNERGY
EFFICACE INTEGRAZIONE DI DATI
TRANSAZIONALI, DOCUMENTI E
PROCESSI AMMINISTRATIVI

Vincenzo Cocciolo – Direttore Commerciale

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MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

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L’amministrazione, il “Digital
Accounting” ed i processi
amministrativi documentali


L’amministrazione ed i documenti www.docflow.com

I Processi Documentali (cartacei) che insistono in amministrazione
tendono a rimanere sempre gli stessi nonostante gli importanti investimenti
fatti per dotarsi di sistemi ERP come SAP
Sempre Carta!
Copie e fotocopie
Cartelline per gestire le varie “code”
Faldoni a portata di mano
Interscambio manuale
Approvazioni interne con firme e sigle

Siamo spesso di fronte alla situazione di un doppio processo: veloce ed
efficiente la parte transazionale, sostanzialmente lenta e costosa la
parte documentale.

Tutte le motivazioni del perché questo accade sono oramai superate:
Normative fiscali legate ai documenti
Barriere tra le aziende Partner
Infrastrutture IT ed ECM (Enterprise Content Management)


Il “Digital Accounting” www.docflow.com

Gestire la “dimensione documentale” e la controparte “collaborativa”
del processo transazionale ERP permette di dare all’intero processo
amministrativo quell’efficienza ed efficacia in grado di liberare
importanti risorse aziendali

E’ già possibile oggi ipotizzare una organizzazione della
amministrazione completamente automatizzata con Documenti e
Processi Documentali Elettronici


In pratica parliamo di …
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Le Soluzioni mySAP supportano una miriade di processi di business.
Tutti coinvolgono in qualche forma I documenti: generati dal
processo stesso o utilizzati come Trigger per la loro attivazione.
Finance: Purchasing:
– Verifica e correzione della Fattura Passiva – Approvazione ed emissione Ordine di Acquisto
– Approvazione e sblocco al pagamento della – Approvazione RDA
Fattura Passiva – Documentazione di Gara
– Archiviazione, Distribuzione e Conservazione delle – Gestione completa della Pratica d’acquisto
Scritture Contabili
– Qualifica del Fornitore

Human resources: Production:
– Distribuzione del Cedolino via Mail ed on-line – Documentazione tecnica allegata a prodotti
– Gestione completa del Fascicolo del ed equipaggiamenti
Dipendente – Documentazione e autorizzazioni Manutenzione
– Gestione elettronica di Nota Spese (recupero Impianti
IVA), Permessi, Variazione di Orario, Trasferte – Gestione documenti di commessa
– Composizione e Conservazione del Libro Unico – Gestione documentale in appoggio al PLM
del Lavoro
Information Technology:
Sales: – Archiviazione dai e documenti storici SAP
– Gestione completa dei documenti del Ciclo di (Application Data Archiving)
Vendita – Gestione del Ciclo di Vita dei cespiti ICT
– Gestione dei documenti e processi del CRM – Gestione commesse Software
– Gestione Contratti – Segnalazioni guasti e richieste intervento


Un esempio pratico. La Ve.Fa. www.docflow.com

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3 4
4
Preparazione Fatture Scansione Massiva OCR Fatture Data-Entry Correzione
Vengono aperte le buste, I lotti vengono scansiti con speciali I principali campi della A valle della fase di OCR è
raccolte le fatture e separate scanner da 20-50 pagine al minuto fattura vengono possibile effettuare una
l’una dall’altra con barcode o in grado di leggere i separatori riconosciuti da uno fase di correzione dei dati
fogli separatori speciali sino a automaticamente. Alla fine del speciale “motore OCR” in non riconosciuti dall’OCR
formare lotti di documenti processo vengono riposte in una grado di riconoscere i (circa il 20%). L’ERP
scatola per lo stoccaggio campi senza un training valida i dati inseriti
specifico.

+

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8 7
7 6 5
5
Conservazione Sostitutiva Post-Booking Workflow 6 Pre-Booking Workflow
Registrazione Contabile
Generazione di CD/DVD conformi Fase di workflow successivo Registrazione contabile su Fase di workflow per la
alle normative Italiane sulla alla registrazione contabile per ERP automatizzata con raccolta dei dati contabili e
Conservazione. Le fatture la raccolta delle autorizzazione inserimento automatico dei delle autorizzazioni prope-
cartacee possono essere distrutte allo sblocco del pagamento e campi e collegamento deutiche alla registrazione
o remotizzate gestione delle anomalie all’immagine della fattura contabile


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Le funzionalità di Synergy, il
Framework tecnologico e
l’integrazione con SAP


SAP Document Management
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SAP, sin dalle prime versioni, ha sempre riconosciuto l’importanza di
offrire funzionalità di gestione dei documenti integrata con i propri
processi:
Aggiungere il documenti direttamente dalla transazione utente
Offrire funzionalità documentali “out-of-
the-box”
Integrare piattaforme ECM esterne con
specifiche tecnologie SAP come
“ArchiveLink”, “HTTP Content Server”,
“Knowledge Provider” ed altri presenti in
tutte le soluzioni SAP

“SAP does not place a high priority on building the ECM
functionality and credibility of its own platform. Instead, it
relies on an ecosystem of partners willing to provide a range
of ECM solutions and services — among them several of the
vendors in this Magic Quadrant — to its installed base. SAP
"shops," however, continue to rely on the NetWeaver
integration platform and core document, forms and records
management functionality. SAP could prove a significant
market disrupter if it were to make a strategic acquisition of
a content management vendor”

(Gartner: Magic Quadrant for Enterprise Content Management 2009)


FrameWork tecnologico www.docflow.com
ERP and Legacy
Systems
DB Server
Web Services
J2EE/COM/.NET

Customer ERP Server and client Integration
Paper/ Fax

Office & Business Partner
Productivity Portal
Capture & Document Organization
Tools Distribution
Transformation Process & Compliance

PEC, mail, fax, Postel
Dispatcher
Archiving & Records Management
eDocuments
Cryptography Archiving &
“Conservazione Record
& DRM
Sostitutiva” (*) Management eDocuments

Web Client (mobile) Mail Client
“ERP Enabled “DM&WF” ERP/Legacy Client “Collaborative user”
“Document Enabled ERP”


Microsoft SharePoint www.docflow.com

SharePoint è la componente
centrale del Frame work ed
offre tutte le funzionalità di
“content” e di “presentation”
occorrenti alla soluzione
Synergy

Ad essa aggiungiamo tutti i
moduli “specializzati” per le
diverse funzionalità
documentali …


I moduli Specializzati www.docflow.com

Capture: scansione, OCR, data-entry dei documenti cartacei. Centralizzata
o distribuita

eDocs: processazione dei documenti elettronici e dei flussi dati ricevuti dai
propri business partner (EDI, Spool, PDF, mail, PEC)

SAP-Fusion: connettore bi-direzionale per l’integrazione server e client di
SAP

AipaDocs: generazione di media CD/DVD conformi alla Conservazione
Sostitutiva

QuickRoute: Workflow per l’automazione dei processi documentali

CryptoDocs: crittografia e firma digitale dei documenti automatizzata

Dispatcher: invio “multi-canale” dei documenti archiviati.
(eamil/PEC/Fax/Postel)


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Le Partneship DocFlow con
Microsoft e SAP.


Partnership con Microsoft www.docflow.com

DocFlow è partner Microsoft dal 1996 nell’area del “Collaboration”
Seguiamo da vicino l’evoluzione del prodotto Sharepoint sin dal 2000 e
dalla versione 2003 abbiamo iniziato ad integrarlo nelle nostre soluzioni
ed ad utilizzare la sua componente ECM.
Con la versione 2007 abbiamo effettuato l’integrazione di tutte le nostre
tecnologie con la sua componente di ECM offrendo così ai nostri clienti
la possibilità di sfruttare la propria infrastruttura Sharepoint per processi
documentali di produzione integrati con SAP.

La versione 2010 aggiunge l’
ultimo tassello; con la piena
maturità del prodotto sia in
termini funzionali che di
scalabilità


DocFlow è parte del “SAP Ecosystem” www.docflow.com

DocFlow è “technology
partner di SAP dal
2002 con le proprie
interfacce.
Integriamo ed
operiamo, con nostre
risorse, tutte le
soluzioni che compon-
gono la suite SAP:
ERP, SRM, CRM, SCM,
ISU, …


Conclusione e Benefici www.docflow.com

L’automazione di processi prima manuali porta ad un Agilità del
risparmio di “FTE” dedicate e risparmio sui materiali di
Business
consumo
Archivio cartaceo ridotto al minimo grazie alla
conservazione sostitutiva.
Costi/
Aderenza a normative di Compliance & Governance Efficenza
grazie “all’emersione” di processi prima non tracciabili
Il Workflow permette il rapido adattamento del
processo a mutate esigenze del business
Efficacia: I dipendenti hanno più tempo a disposizione Ricavi
per le proprie attività “core” grazie all’accesso informatizzato
a tutte le pratiche gestite ed ai documenti
Le altre funzioni aziendali possono accedere facilmente Compliance
alla base documentale e ricercare documenti per i loro &
scopi Governance
Ritorno d’immagine adottando tecniche di gestione
elettronica degli interscambi documentali con i propri Soddisfazione
Business Partner (email e portale)
Dipendenti


grazie Vincenzo Cocciolo – DIRETTORE COMMERCIALE
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EMAIL: vincenzo.cocciolo@docflow.it
TEL: 02 57 50 33 66

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