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città di torino 2023.pptx

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  1. 1. Davis Cussotto gestire il tempo nello studio odontoiatrico workshop per il personale di segreteria sabato 4 febbraio 2023 TORINO centro congressi del Lingotto sala Parigi ore 11,15 - 13,00
  2. 2. Davis Cussotto davis@cussotto.it Odontoiatra Libero professionista in Asti Giornalista Odontoiatria33 e Dental Cadmos
  3. 3. le slide le trovate facebook @daviscussotto
  4. 4. di cosa parliamo 1. time management 2. agenda clinica e di segreteria 3. la presa dell’appuntamento 4. tools per risparmiare tempo
  5. 5. time management un po di storia attraverso le parole antica Roma Otium (studio, cura del corpo…) Neg Otium l’attività gli affari Nella Firenze dei Medici anonimo commerciante cita il tempo come dimensione necessaria per il commercio
  6. 6. salute economia perchè gestire il tempo
  7. 7. lo stress al lavoro = situazione prolungata di tensione non è una malattia può causare malattie lo stress al lavoro deriva da carenze : organizzative flussi comunicativi interni gestione del tempo SALUTE
  8. 8. homework: calcola il costo orario COR del tuo studio C indiretti somma: leasing, mutui, affitti stipendi e oneri TAX: irpef, irap,tributi locali commercialista, consulente lavoro utenze: energia, telefonia assicurazioni e spese bancarie H (tempo) dividi: ore apertura studio/ anno C 114.000 € : H 1.900 H —--------------- COR 60 €/H ECONOMIA
  9. 9. COR 60 € / H !!!!!!!!!!
  10. 10. il servizio di cure odontoiatriche è una organizzazione il tempo è la dimensione in cui si realizza la produttività: (in fisica è una grandezza fondamentale) produttività è l’insieme di Efficacia = gli obiettivi prefissati ( es: le terapie programmate in agenda per oggi) Efficienza = obiettivo raggiunto con le risorse minime possibili (programmazione,allestimento attrezzature, riordino)
  11. 11. di cosa parliamo 1. time management 2. agenda clinica e di segreteria 3. la presa dell’appuntamento 4. tools per risparmiare tempo
  12. 12. Gestione tempo fattore economico àgere (dal latino) gerundivo : AGENDA = fare , cose da fare implica l’atto dello scrivere una lista di cose da fare. perchè scrivere: A rilassa poichè delego al foglio (analogico o digitale) B lo scritto è “una regola” un riferimento per misurarci e motivare o motivarsi C aiuta a non dimenticare
  13. 13. agenda di segreteria contiene i dati amministrativi contabili, fiscali, progetti e attività agenda clinica appuntamenti
  14. 14. Contenuti agenda di segreteria (n elementi): 1 Entrate entrate di cassa o di banca e visto giornaliero emissione fatture pazienti bonifici ricevuti Gestione dei crediti 2 Uscite emissione bonifici: stipendi, consulenti, collaboratori versamenti ritenute d'acconto spese condominiali INPS IRPEF IRAP ICI IMU IVA Ricevute bancarie leasing utenze l’agenda di segreteria è uno strumento di management
  15. 15. Contenuti agenda di segreteria: 3 Fornitori rapporti con fornitori e rappresentanti rapporto con le banche Consulente del lavoro e commercialista Odontotecnici tenuta del registro prescrizioni manufatti protesici rapporti con i manutentori
  16. 16. Contenuti agenda di segreteria: 4 altri adempimenti aggiornamento degli ordini del giorno mansionari procedure eseguite all'interno dello studio Adempimenti e obblighi relativi al DGPR Prenotazione corsi congressi e webinar per aggiornamento
  17. 17. Contenuti agenda di segreteria: 5 magazzino lista materiali da acquistare scelta nuovi prodotti ordini ai fornitori 6 Attività di benchmarking Indagini di mercato su prezzi materiali attrezzature confronto delle offerte Rapporto qualità-prezzo Previsioni di consumo Scadenze
  18. 18. di cosa parliamo 1. time management 2. agenda clinica e di segreteria 3. la presa dell’appuntamento 4. tools per risparmiare tempo
  19. 19. agenda clinica 10 aspetti funzionali per fissare l’appuntamento 1 appuntamenti impegnativi quando il team ha più energie 2 tempi morti, fisso rimozioni suture o controlli rapidi in una seconda sala durante la latenza anestesiologica .. 3 interventi a più alto consumo di strumenti inizio giornata per avere il giusto tempo di sterilizzazione
  20. 20. agenda clinica 10 aspetti funzionali per fissare l’appuntamento 4 pianificazione lunga per eseguire più interventi nella stessa seduta; per i pazienti con PT complessi fissare una serie di appuntamenti… 5 equilibrio: evito raffica di appuntamenti brevi o appuntamenti impegnativi troppo ravvicinati 6 predicibilità: se per un composito standard occorrono 45 minuti, in un paziente special need occorre un tempo + lungo
  21. 21. agenda clinica 10 aspetti funzionali per fissare l’appuntamento 7 probabilità : di finire prima su un paziente cerco di anticipare il successivo 8 adeguatezza carico stressogeno 9 desaturazione del tempo: spazi liberi per urgenze 10 personalizzazione tempi operativi di ogni operatore
  22. 22. attività legate alla produttività: riempire i buchi! 1 lista Jolly contiene pazienti in attesa con disponibilità di orario ( agenda di Studio) 2 revisione giornaliera sbadati monitoraggio pagamenti 3 profili lavorativi degli operatori a media lunga scadenza (6/12 mesi)
  23. 23. Appuntamento la telefono: fraseologia riconoscibilità operatore cordialità professionalità qual’è il motivo della visita dal dottore? quando è stato da noi l’ultima volta? è inviato dal suo medico o da un nostro paziente? Qual’è la sua disponibilità di orario? Mi lasci il suo recapito telefonico! Le consiglio di portare gli esami in suo possesso Le raccomando di venire 15 minuti prima La informa che il costo della visita dipende dalla complessità della stessa, dall’esecuzione di esami e può variare da a …a… Sa come raggiungerci? Ci vediamo venerdì 13 alle ore 13… la ringrazio per la disponibilità e le auguro buona giornata
  24. 24. triage telefonico : urgenza? A urgenza soggettiva per il paziente B urgenza oggettiva Esempio: Anna chiama e lamenta mal di denti da qualche giorno; domanda il dolore è continuo e insorge spontaneamente o è provocato da stimoli (caldo, freddo, masticazione)? Nel primo caso urgenza oggettiva (pulpite?) Nel secondo U soggettiva colletto, ipersensibilità etc altre domande: ha una protesi rimovibile? è gonfio? ha avuto un trauma?
  25. 25. Urgenze Dentali tout court fonte ADA 1) Pulpite acuta dolente. 2) Osteite post-estrattiva. 3) Disodontiasi di un terzo molare. 4) Ascesso con dolore e tumefazione. 5) Frattura dentale con dolore e trama dei tessuti molli. 6) Trauma dentale con avulsione o lussazione. 7) Trattamento dentale richiesto prima di terapie mediche critiche. 8) Cementazione definitiva di ponti o corone nel caso in cui il provvisorio è andato smarrito o fratturato o ci si trova in presenza di una irritazione gengivale.
  26. 26. Urgenze Dentali tout court fonte ADA 9) Biopsia di una lesione sospetta. 10) Dolore per carie dentale estesa o per perdita di un restauro. 11) Rimozione di sutura. 12) La riparazione o il ritocco di una protesi rimovibile. 13) L’adattamento di una protesi rimovibile in un paziente oncologico in radioterapia. 14) Il rifacimento di un’otturazione provvisoria in un paziente in terapia endodontica con pregresso dolore ed ascesso. 15) Dolore e irritazione della mucosa orale da bracket , filo ortodontico e piersing. 16) sanguinamento profuso
  27. 27. motivare alla puntualità rispettando la puntualità mi scuso per il ritardo
  28. 28. richiami e agenda
  29. 29. di cosa parliamo 1. time management 2. agenda clinica e di segreteria 3. la presa dell’appuntamento 4. tools per risparmiare tempo
  30. 30. reading
  31. 31. Monica e la coroncina provvisoria Immaginiamo che due studi odontoiatrici: dr Rossi “livello organizzativo caotico” e dr Bianchi “ livello organizzativo sistematico”, ricevono la stessa telefonata di Monica. Monica rientra da un viaggio di lavoro e ha perso la coroncina provvisoria su 11 e questo la rende di umore pessimo! L’appuntamento per l’impronta del definitivo su 11 è fissata a tre settimane per motivi parodontali. Primo scenario studio dr Rossi. :( Carla la segretaria del dr Rossi riceve la telefonata di Monica. Non ricorda che la paziente è in cura. Annaspa cercando nel database ma non trova immediatamente le informazioni che la riguardano. Monica si sente trascurata e offesa, rinfaccia a Carla che i suoi genitori sono in cura da una vita dal dr Rossi. Pretende di essere vista il giorno successivo per riavere il provvisorio andato distrutto….. Secondo scenario studio dr Bianchi. :) Martina la segretaria del dr Bianchi riceve la telefonata di Monica mentre parla con Monica al telefono trova immediatamente le informazioni nel database, scopre che è in cura, che il provvisorio su 11 è stato fatto con una impronta digitale e che il giorno successivo è il compleanno di Monica. Risponde: Le anticipo l’appuntamento che aveva il …. a domani stesso; ora chiamo l’odontotecnico e le farò trovare un nuovo provvisorio per domani in modo che possa festeggiare il suo compleanno. Auguri fin da ora. Mi saluti la mamma Rosa e il papà Alfonso. cd
  32. 32. 1. Software gestionale 2. google calendar o agenda di mac 3. WhatsApp business 4. Asana 5. Loom
  33. 33. Il software gestionale: caratteristiche modulari I programmi gestionali presenti sul mercato si articolano per lo più in otto aree operative 1) La cartella clinica: gestire lo storico degli interventi effettuati al paziente il piano di trattamento, il preventivo. 2) La scheda contabile: gestisce la fatturazione, la prima nota e il controllo dei pagamenti 3) L'agenda: disponibile per uno più operatori. Si associa a sistemi reminder appuntamenti con messaggi testuali. I software più evoluti consentono al paziente la presa appuntamento on line 24/24. 4) La gestione documentale e la de materializzazione: sono sistemi che attraverso l'acquisizione della firma elettronica del paziente consentono di eliminare l'archivio cartaceo gestendo i documenti in formato digitale e mantenendone il pieno valore legale.
  34. 34. 5) La gestione Immagini e delle radiografie digitali: consente di avere a portata di mouse l'archivio delle fotografie, radiografie, ed oggi anche modelli 3D delle arcate dentali. 6) I sistemi di back up a distanza: per proteggere i dati e salvarne una copia sui server del fornitore. 7) Management: sono una serie di utility che forniscono dati in tempo reale sull'andamento economico finanziario (costi, percentuali prime visite, accettazione pei piani di trattamento, insoluti, etc). Sono importanti per monitorare l'andamento economico servono da supporto decisionale. 8) Servizi Marketing: si realizzano utilizzando le App per restare in contatto con il paziente attraverso gli smartphone, l'animazione sul web (sito, social), i servizi avanzati per la sala d'attesa.
  35. 35. google calendar & agenda mec gratuito personalizzabile backup in cloud automatico fruibile da laptop smart device
  36. 36. gestire il lavoro in team progetti attività https://www.studiosamo.it/
  37. 37. di cosa abbiamo parlato 1. time management 2. agenda clinica e di segreteria 3. la presa dell’appuntamento 4. tools per risparmiare tempo
  38. 38. le slide le trovate su facebook davis@cussotto.it grazie per l’attenzione

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