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Estandarización de Procesos, un Principio de Gestión
Fuente:
* Harrington, H. James (1994). Mejoramiento de los Procesos de la Empresa. Colombia, McGraw-Hill Interamericana S.A.
* Umeda, Masao (1997). Processo de Promoçao da Padronizaçao Interna. Brasil. Fundación Christiano Ottoni.
Los estándares han existido desde el principio de la historia y se remonta a las antiguas
civilizaciones de Babilonia y Egipto. En algunas culturas antiguas aparecían documentos que
parecieran orientarse a regular o establecer ciertos métodos de trabajo o de procesos, no es hasta el
desarrollo industrial del siglo XIX que comienzan a adoptarse reglas de uso común para combatir la
anarquía existente en la incipiente economía industrial.
La estandarización de procesos consiste en la definición e implementación de normas y líneas claras
de actuación bajo unos parámetros de control, que garanticen que todos los trabajadores ejecuten las
actividades de la misma manera, que sea fácilmente replicable, sin importar las circunstancias, válidas
para cualquier miembro de la empresa.
La estandarización de procesos establece las especificaciones del producto (bienes tangibles o
servicios), es decir, las características comunes que deben cumplirse y mantenerse para la
conformidad de los requisitos del producto final entregado al cliente; de allí radica la importancia de la
estandarización y es necesario participe el líder del proceso y el que ejecuta las actividades, además
de que se documente el proceso. Documentar un proceso bien es vital para cualquier sistema de
gestión. Un proceso está bien documentado si se hace lo que está escrito y se deja evidencia de lo que
se hace (resultados).
El objetivo de la estandarización es optimizar la ejecución de las actividades, esto significa hacer el
proceso simple y simplificado al eliminar lo que no añade valor, corrigiendo cuellos de botella y
encontrando soluciones en cada etapa, convirtiéndolo en más eficaz y eficiente.
Un proceso estandarizado es una herramienta que brinda ventajas competitivas, no sólo por permitir
conocer a fondo los procesos y por ende al negocio, también se establecen indicadores de gestión que
servirán de guía para todas las actividades, controlar más efectivamente los costos, lo que contribuye
con información de valor para la Alta Dirección. Al respecto, Harrington (1994) establece que la
estandarización de procesos consiste en "definir y uniformar procedimientos, de modo que todas las
personas que participan en él usan permanentemente los mismos procedimientos".
En la actualidad, se ha vuelto esencial para cualquier empresa solicitar certificaciones que hacen
énfasis en la estandarización de los procesos críticos y el mejoramiento continuo (Umeda, 1997).
Umeda plantea exigencias de calidad total para un proceso, donde todos los actores deben prestar
especial atención al logro de la satisfacción del cliente. Por lo tanto, se debe hablar de calidad total en
las organizaciones y en sus procesos, para ello, la empresa debe contar con una Dirección
comprometida con las mejoras, que incentive su puesta en marcha y revise los niveles de calidad que
se vayan alcanzando.
Todo se puede lograr con modelos de excelencia o la norma ISO 9001, por dar algunos ejemplos, ya
que aportan a las empresas grandes beneficios y los procesos se estandarizan siguiendo unos
lineamientos claros y concretos, enfocados en el cumplimiento de los requisitos del producto, del
cliente y los legales o reglamentarios.
Elaborado por: Yamileth Rosario