Bfly è la soluzione tecnologica per la gestione digitale dei documenti e l'automazione dei processi aziendali. Una piattaforma di Enterprise Content Management basata sulla tecnologia open source Alfresco. Il modulo PEC Manager è il modulo di Bfly che semplifica, automatizza e rende accessibili tutte le operazioni legate alla gestione della propria Posta Elettronica Certificata.

1. Enterprise Content Management
Modulo PEC Manager

2. Cos’è Bfly
Bfly è la soluzione tecnologica per la gestione
digitale dei documenti.
Una piattaforma di Enterprise Content
Management basata sulla tecnologia open source
Alfresco.
Bfly permette di acquisire, archiviare,
organizzzare e condividere, in modo facile e
veloce, tutti i documenti e i contenuti che
transitano in un’organizzazione, grazie alle
caratteristiche che rendono unica la piattaforma:

framework open source

indipendenza dal numero delle postazioni

tecnologie avanzate

versione web, mobile, touch, cloud

facilità di utilizzo e interfaccia user friendly
TUTTO IN UN CLIC

3. Moduli Bfly
Web Content Management
Protocollo DigitPA
Gestione documentale
Web & Mobile
Conservazione Sostituiva
Firma Digitale e Marca
Temporale
Servizi di postalizzazione H2H
Email & PEC Manager

4. PEC - Definizione
 La
Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica
attraverso il quale viene fornita al mittente una documentazione legale, con
valenza legale ai sensi del d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68, attestante l'invio e la
consegna di documenti informatici
 Con
la Posta Elettronica Certificata al mittente viene fornita la
documentazione elettronica, con valenza legale, che attesta l'invio e la
consegna di documenti informatici. Inoltre, quando il messaggio giunge al
destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta o mancata
consegna con specifica indicazione temporale
 La
traccia informatica delle operazioni svolte viene conservata per legge per
un periodo di trenta mesi: in tal modo il mittente può ottenere la riproduzione,
con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse (ad esempio, in caso di
smarrimento).

5. PEC - Normativa

La PEC è disciplinata dal d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68, che ne stabilisce le
modalità di utilizzo sia a livello di diritto privato che di diritto amministrativo (dunque
non solo relativamente ai rapporti fra cittadini/imprese e p.a., ma anche fra cittadini
e fra imprese). Inoltre, con decreto del 2 novembre 2005, il Ministro per l'innovazione
e le tecnologie ha emanato le “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la
validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata”.

Il d.l. 29 novembre 2008, n. 185 (c.d. decreto anti-crisi, "Misure urgenti per il
sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anticrisi il quadro strategico nazionale"), convertito in legge dall'art. 1, l. 28 gennaio 2009,
n. 2, ha previsto che l'istituzione di una casella di Posta Elettronica Certificata è
obbligatoria per determinate categorie: imprese, professionisti e pubbliche
amministrazioni.

L'Art. 37 del decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5 proroga al 30 giugno 2012 il
termine di cui all’Art. 6 comma 2 della Legge 28 gennaio 2009, n. 2 "Conversione in
legge, con modificazioni, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185" il quale prevede
che “Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le
imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore,
comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata.”

6. Modulo PEC Manager
Il modulo PEC Manager è il modulo di Bfly che semplifica, automatizza e rende
accessibili tutte le operazioni legate alla gestione della propria PEC.
La soluzione si presenta all’utente come un portale (site) basato su Alfresco
Share, di cui sfrutta le potenzialità e la natura open per potersi integrare con i
principali sistemi di gestione documentale.
Bfly PEC Manager è integrabile anche al sistema di protocollo informatico Bfly
Protocollo, permettendo dunque di protocollare in maniera automatica tutta la
posta certificata in entrata ed in uscita.
Bfly PEC Manager è stato pensato per integrarsi facilmente con le diverse
funzionalità fornite dal software di gestione documentale Bfly e dalla piattaforma
di ECM Alfresco:


Gestione elettronica documentale
Esecuzione di processi documentali


Collaboration
Protocollazione a norma DIGIT PA

7. Modello funzionale PEC Manager

8. Funzionalità PEC Manager
Bfly PEC Manager offre le seguenti principali  Predisposizione di un invio automatico
funzionalità:
di e-mail in modalità batch
 Download
delle e-mail da una o più
caselle di posta
 Possibilità
di impostare un filtro per
smistare le e-mail scaricate in cartelle
diverse nel repository documentale, a
seconda dell'oggetto estratto dal
messaggio
 Estrazione
delle diverse componenti del
messaggio PEC scaricato (es. Busta, Mail
originale, Allegati, file XML e file di
Signature)
 Registrazione
delle anomalie verificatesi
durante l’invio del messaggio
 Gestione
automatica massiva delle
comunicazioni PEC
 Consultazione
di tutte le e-mail
inviate nella sezione di Log

9. Integrazioni PEC Manager
 Integrazione
con il sistema di
gestione documentale:
•
Definizione dei permessi di accesso
ai singoli documenti archiviati
•
Integrazione nativa con sistemi di
scansione e salvataggio diretto in
formato PDF
•
Possibilità di inserire annotazioni
relative ai documenti in archivio
•
Visualizzazione della storia delle
azioni svolte sul record documentale
 Interazione
con il protocollo
informatico dell’Ente, in modalità
manuale o modalità automatica
 Strumenti
di gestione del flusso di
composizione delle comunicazioni e
delle relative autorizzazioni

10. Vantaggi PEC Manager
La PEC comporta, rispetto alle comunicazioni
tradizionali, i seguenti vantaggi:

Semplicità di utilizzo. Funziona come una
normale casella di posta sia tramite client sia
come web mail.

Valore legale. La PEC viene riconosciuta in
tutte le sedi come una comunicazione con
pieno valore legale e può essere usata come
prova dell’invio, dell’avvenuta ricezione e
anche del contenuto del messaggio inviato

Risparmio. Utilizzare una PEC, oltre che
obbligatorio, è anche il modo più economico
per la comunicazione della PA, delle imprese
e dei cittadini. Ogni modalità di
comunicazione più “tradizionale”, quali fax o
raccomandate, comporta costi estremamente
superiori e performance aziendali più basse.

Comodità. La PEC

11. Vantaggi Bfly
Vantaggi organizzativi:

Automatizzazione dei processi aziendali

Puntualità e rapidità nella trasmissione dei
documenti

Maggiore controllo dei documenti aziendali e
nell’archiviazione dei dati sensibili

Maggiore controllo e trasparenza di gestione dei
documenti e dei processi di business

Efficacia nella gestione del flusso di lavoro
Vantaggi economici:

Risparmio di tempi, costi e spazi

Riduzione del costo per carta e stampe

Eliminazione del costo degli archivi cartacei

Eliminazione dei ritardi e disguidi dovuti all’inoltro cartaceo dei
documenti

Riduzione dei costi di gestione della posta in entrata ed in uscita

Dematerializzazione degli archivi cartacei a beneficio del digitale

12. Contatti
Desmos
E-mail: info@desmos.eu
Luca Colomba
Product Manager
Cell: +39.345.4714249
E-mail: luca.colomba@desmos.eu
Annalisa Cirone
Direzione Commerciale
Cell: +39.329.7319975
E-mail: annalisa.cirone@desmos.eu
www.facebook.com/pages/BFLY/189491171075598
@BFLY_Desmos