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Introducción a la gestión documental
Lorena D´lanois García
Diana Lorena Díaz
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Programa de Ciencias de la Información y la Documentación,
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Introducción a la gestión documental
Lorena D´lanois García
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2016
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¿Qué Entiende por Gestión Documental?
Según la ley 594 de 2000 la gestión documental se define
como: “Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.”
La gestión. documental es el conjunto de tareas y
procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y
economía en la explotación de los documentos por parte de
las organizaciones.
1 Ley 594 de 2000 Art. 3 Definiciones
1
1
Hoy en día resulta inevitable que una entidad produzca
información ya sea escrita o digital; por lo tanto es
necesario un sistema que evite la pérdida de información y
que a su vez, ayude a organizar la información producida de
manera tal que permita una rápida toma de decisiones y
una pronta solución a los problemas que se puedan
presentar.
Con la aparición de las TIC´s, cambia la manera de crear,
distribuir y almacenar la información , facilitando esta
gestión y evitando caer en la infoxicación.
¿Cuáles son sus Orígenes?
El estudio de los Archivos y la Documentación es tan
antiguo como la necesidad social de dejar evidencia de
hechos o actividades económicas por medio de la escritura
y un soporte documental.
Desde las civilizaciones de Asia Anterior (Semitas y no
Semitas); Bajo Imperio Romano, Egipcio y Griego, se tienen
pruebas de la existencia de archivos organizados.
Los primeros documentos fueron leyes, documentos de
control poblacional, territorial y de hacienda (Censos,
Catastros, Títulos de Propiedad y Registros Bancarios, etc.)
En la organización de los primeros fondos documentales de
estado, España fue la precursora a comienzos del siglo XV
y este modelo de organización se extendió por Europa.
En vísperas de la Revolución, Francia contaba con diez mil
depósitos de archivo, la asamblea decidió garantizar la
conservación de estos fondos y el 25 de junio de 1794 se
promulgo la ley fundo los archivos nacionales y la creación
de una agencia temporal encargada de realizar la
eliminación de la totalidad de los documentos de
servidumbre y resguardar los que poseían valor e interés
histórico.
En 1922, Hilary Jenkinson publico el Manual Administrativo de
Archivo, en el que enfatizo los documentos de archivo como
evidencia de los actos de su creador.
Aunque la producción y organización de documentos data desde
la antigüedad, los orígenes de la gestión documental como tal se
remontan a finales de la década de los cuarentas y principios de
los cincuentas, después de la segunda guerra mundial y por la
necesidad que tenían los norteamericanos de organizar la
información obtenida después de dicha guerra.
En Colombia, a partir del acuerdo 07 de 1994, se establece el
termino de gestión de documentos, donde hace referencia a la
responsabilidad que tienen las entidades oficiales en la
administración de sus archivos y el control de la documentación
durante su ciclo vital.
¿Dónde y Cuándo se Estableció
Oficialmente?
La palabra ética proviene del griego ethikos (carácter).
Se trata del estudio de la moral y del accionar humano
para promover los comportamientos deseables. Una
sentencia ética supone la elaboración de un juicio
moral y una norma que señala como deberían actuar
los integrantes de una sociedad.
 
Tres códigos de ética del archivista
La ética profesional puede definirse como la rama
regulatoria que estudia los deberes y derechos
profesionales de cada ciencia o disciplina.; al decir
profesional no solo se refiere a que la ética es solo
para quienes tienen un título universitario, sino que
esta en especial va dirigida a toda persona que ejerce
una profesión u oficio en particular.
 
La ética profesional tiene como fin crear conciencia de
responsabilidad como el comportamiento en todos y
cada uno que realizan una profesión u oficio, esta,
parte de la premisa de que todo valor está
estrechamente relacionado con la idea de un bien.
 
Tres códigos de ética del archivista
Diagrama
Leyes que rigen la gestión documental
Norma Hace referencia a Importancia
Acuerdo 0 7 de
1994
Reglamento general de
archivos
Esta norma es importante porque es la que regula todos los archivos de las organizaciones
oficiales del país y hace que los funcionarios públicos tengan responsabilidad en cuanto al
manejo de los documentos.
A dicionalmente, resalta la importancia que tiene la información en la toma de decisiones y
la convierte en patrimonio cultural, garantizando el derecho a la información.
Ley 594 de 20 0 0 Establece las reglas y
principios generales
que regulan la función
archivística del Estado.
Esta norma es importante porque establece que las entidades públicas deben elaborar
programas degestión documental, elaborar tablas de retención documental y realizar
inventarios para garantizar el control delos documentos.
Resolución 8934 de
20 14
Establece las
directrices en materia
de gestión documental
y organización de
archivos que deben
cumplir los vigilados
por la SIC
Es importante porque las entidades vigiladas por la SIC deben cumplir con la normatividad
archivística, garantizando la disponibilidad de la información y esto lo logran a través de la
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TRD, cuadros de clasificación documental y comités de archivo, entre otros.
Leyes que rigen la gestión documental
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requisitos para la implementación de SGD
30 30 0 Fundamentos y
vocabulario de los
SGD
Esta norma es importante porque define la terminología que
se va a utilizar en lo SGD y justifica la necesidad de esta
norma y la 30 30 1.
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archivística
Esta norma es importante porque hace referencia al proceso
de descripción dentro de la gestión documental, con el fin de
poder unificar información y de esta manera facilitar el
acceso a la misma.
Decreto 2 60 9
de 2 0 12
Se reglamentan
disposiciones
relacionadas con el
tema de gestión
documental para las
entidades del Estado
Esta norma es importante porque el presidente de la
república establece que la GD es responsabilidad de los
servidores y empleados públicos, sus principios, políticas,
etapas, instrumentos archivísticos, procesos; adicionalmente,
deja en claro la obligatoriedad del PGD.
Leyes que rigen la gestión documental
Norma Hace referencia a Importancia
Ley 80 de 1989 Creación del A rchivo
General de la N ación
Esta norma es importante porque es la que establece la
creación de la entidad que regula, planea, coordina y fija
políticas, entre otras muchas funciones encaminadas a la
conservación del acervo documental de la nación y las
instituciones.
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Reglamentación del la
transferencia de
archivos públicos de
las entidades que se
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Esta norma es importante porque por medio de ella se
garantiza la conservación de la información de dichas
empresas, protegiéndola y dejándola a disposición de quien
la necesite, evitando pérdidas importantes.
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nacional.
Esta norma es importante porque por medio de ella se
garantiza el acceso a la información pública, siempre y
cuando estén ella; también se dejan claros los principios que
regulan este acceso a la información.
También es muy importante porque establece el concepto de
derecho a la información, dejando en claro los límites y
estableciendo que hay información que por ley está limitada
por disposición legal.
Bibliografía
 Nayar, L. (2010), La gestión documental. Conceptos básicos.
 Gauchi V., (2012), Aproximación teórica a la relación entre los términos
gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento,
En: Revista española de documentación científica, 35(4), p.p 531-554
 Acuerdo 07. Archivo General de la Nación, Colombia. 1994
 Ley 594. Archivo General de la Nación, Colombia. 2000
 Resolución 8934. Superintendencia de Industria y Comercio, Colombia.
2014
 Norma 30301.. UNE-ISO, 2011
 Norma 30300. UNE-ISO, 2011
 NTC 4095. ICONTEC, Colombia. 1997
 Decreto 2609. Archivo General de la Nación, Colombia. 2012
 Ley 80. Archivo General de la Nación, Colombia. 1989
 Decreto 029 . Archivo General de la Nación, Colombia. 2015
 Ley 1712. Archivo General de la Nación, Colombia. 2014
Bibliografía
 Ley 1409. Presidencia de la República de Colombia, Colombia., 2010
 El mundo de la gestión documental Recuperado de:
http://elmundodelagestiondocumental.blogspot.com.co/2016/01/historia-de-la-arch

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Introducción a la gestión documental

  • 1. Introducción a la gestión documental Lorena D´lanois García Diana Lorena Díaz Universidad del Quindío Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Programa de Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística 2016
  • 2. Introducción a la gestión documental Lorena D´lanois García Diana Lorena Díaz Universidad del Quindío Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Programa de Ciencias de la Información y la documentación, bibliotecología y archivística 2016 Trabajo presentado a: Luz Marina Arias González
  • 3. ¿Qué Entiende por Gestión Documental? Según la ley 594 de 2000 la gestión documental se define como: “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.” La gestión. documental es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones. 1 Ley 594 de 2000 Art. 3 Definiciones 1 1
  • 4. Hoy en día resulta inevitable que una entidad produzca información ya sea escrita o digital; por lo tanto es necesario un sistema que evite la pérdida de información y que a su vez, ayude a organizar la información producida de manera tal que permita una rápida toma de decisiones y una pronta solución a los problemas que se puedan presentar. Con la aparición de las TIC´s, cambia la manera de crear, distribuir y almacenar la información , facilitando esta gestión y evitando caer en la infoxicación.
  • 5. ¿Cuáles son sus Orígenes? El estudio de los Archivos y la Documentación es tan antiguo como la necesidad social de dejar evidencia de hechos o actividades económicas por medio de la escritura y un soporte documental. Desde las civilizaciones de Asia Anterior (Semitas y no Semitas); Bajo Imperio Romano, Egipcio y Griego, se tienen pruebas de la existencia de archivos organizados. Los primeros documentos fueron leyes, documentos de control poblacional, territorial y de hacienda (Censos, Catastros, Títulos de Propiedad y Registros Bancarios, etc.)
  • 6. En la organización de los primeros fondos documentales de estado, España fue la precursora a comienzos del siglo XV y este modelo de organización se extendió por Europa. En vísperas de la Revolución, Francia contaba con diez mil depósitos de archivo, la asamblea decidió garantizar la conservación de estos fondos y el 25 de junio de 1794 se promulgo la ley fundo los archivos nacionales y la creación de una agencia temporal encargada de realizar la eliminación de la totalidad de los documentos de servidumbre y resguardar los que poseían valor e interés histórico.
  • 7. En 1922, Hilary Jenkinson publico el Manual Administrativo de Archivo, en el que enfatizo los documentos de archivo como evidencia de los actos de su creador. Aunque la producción y organización de documentos data desde la antigüedad, los orígenes de la gestión documental como tal se remontan a finales de la década de los cuarentas y principios de los cincuentas, después de la segunda guerra mundial y por la necesidad que tenían los norteamericanos de organizar la información obtenida después de dicha guerra. En Colombia, a partir del acuerdo 07 de 1994, se establece el termino de gestión de documentos, donde hace referencia a la responsabilidad que tienen las entidades oficiales en la administración de sus archivos y el control de la documentación durante su ciclo vital. ¿Dónde y Cuándo se Estableció Oficialmente?
  • 8. La palabra ética proviene del griego ethikos (carácter). Se trata del estudio de la moral y del accionar humano para promover los comportamientos deseables. Una sentencia ética supone la elaboración de un juicio moral y una norma que señala como deberían actuar los integrantes de una sociedad.   Tres códigos de ética del archivista
  • 9. La ética profesional puede definirse como la rama regulatoria que estudia los deberes y derechos profesionales de cada ciencia o disciplina.; al decir profesional no solo se refiere a que la ética es solo para quienes tienen un título universitario, sino que esta en especial va dirigida a toda persona que ejerce una profesión u oficio en particular.   La ética profesional tiene como fin crear conciencia de responsabilidad como el comportamiento en todos y cada uno que realizan una profesión u oficio, esta, parte de la premisa de que todo valor está estrechamente relacionado con la idea de un bien.   Tres códigos de ética del archivista
  • 11. Leyes que rigen la gestión documental Norma Hace referencia a Importancia Acuerdo 0 7 de 1994 Reglamento general de archivos Esta norma es importante porque es la que regula todos los archivos de las organizaciones oficiales del país y hace que los funcionarios públicos tengan responsabilidad en cuanto al manejo de los documentos. A dicionalmente, resalta la importancia que tiene la información en la toma de decisiones y la convierte en patrimonio cultural, garantizando el derecho a la información. Ley 594 de 20 0 0 Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Esta norma es importante porque establece que las entidades públicas deben elaborar programas degestión documental, elaborar tablas de retención documental y realizar inventarios para garantizar el control delos documentos. Resolución 8934 de 20 14 Establece las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la SIC Es importante porque las entidades vigiladas por la SIC deben cumplir con la normatividad archivística, garantizando la disponibilidad de la información y esto lo logran a través de la instauración de archivos en cada una de estas entidades, programas de gestión documental, TRD, cuadros de clasificación documental y comités de archivo, entre otros.
  • 12. Leyes que rigen la gestión documental Norma Hace referencia a Importancia 30 30 1 Requisitos SGD Esta norma es importante porque es la que establece los requisitos para la implementación de SGD 30 30 0 Fundamentos y vocabulario de los SGD Esta norma es importante porque define la terminología que se va a utilizar en lo SGD y justifica la necesidad de esta norma y la 30 30 1. NTC 4 0 95 Descripción archivística Esta norma es importante porque hace referencia al proceso de descripción dentro de la gestión documental, con el fin de poder unificar información y de esta manera facilitar el acceso a la misma. Decreto 2 60 9 de 2 0 12 Se reglamentan disposiciones relacionadas con el tema de gestión documental para las entidades del Estado Esta norma es importante porque el presidente de la república establece que la GD es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, sus principios, políticas, etapas, instrumentos archivísticos, procesos; adicionalmente, deja en claro la obligatoriedad del PGD.
  • 13. Leyes que rigen la gestión documental Norma Hace referencia a Importancia Ley 80 de 1989 Creación del A rchivo General de la N ación Esta norma es importante porque es la que establece la creación de la entidad que regula, planea, coordina y fija políticas, entre otras muchas funciones encaminadas a la conservación del acervo documental de la nación y las instituciones. Decreto 0 2 9 de 2 0 15 Reglamentación del la transferencia de archivos públicos de las entidades que se fusionen, privaticen o liquiden. Esta norma es importante porque por medio de ella se garantiza la conservación de la información de dichas empresas, protegiéndola y dejándola a disposición de quien la necesite, evitando pérdidas importantes. Ley 17 12 de 2 0 14 Se crea la Ley de transparencia y el derecho a la información pública nacional. Esta norma es importante porque por medio de ella se garantiza el acceso a la información pública, siempre y cuando estén ella; también se dejan claros los principios que regulan este acceso a la información. También es muy importante porque establece el concepto de derecho a la información, dejando en claro los límites y estableciendo que hay información que por ley está limitada por disposición legal.
  • 14. Bibliografía  Nayar, L. (2010), La gestión documental. Conceptos básicos.  Gauchi V., (2012), Aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento, En: Revista española de documentación científica, 35(4), p.p 531-554  Acuerdo 07. Archivo General de la Nación, Colombia. 1994  Ley 594. Archivo General de la Nación, Colombia. 2000  Resolución 8934. Superintendencia de Industria y Comercio, Colombia. 2014  Norma 30301.. UNE-ISO, 2011  Norma 30300. UNE-ISO, 2011  NTC 4095. ICONTEC, Colombia. 1997  Decreto 2609. Archivo General de la Nación, Colombia. 2012  Ley 80. Archivo General de la Nación, Colombia. 1989  Decreto 029 . Archivo General de la Nación, Colombia. 2015  Ley 1712. Archivo General de la Nación, Colombia. 2014
  • 15. Bibliografía  Ley 1409. Presidencia de la República de Colombia, Colombia., 2010  El mundo de la gestión documental Recuperado de: http://elmundodelagestiondocumental.blogspot.com.co/2016/01/historia-de-la-arch