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Integración en la gestión de la información

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  1. 1. Universidad de Oriente Núcleo de Monagas Departamento de Ingeniería de Sistemas Cursos Especiales de Grado Área de Automatización y Control de Procesos Industriales Sistemas De Gestión Empresarial para Procesos y Comunicación Industrial Integración en la gestión de la información Unidad III: Sistemas de Planificación Empresarial (ERP) Profesor: Bachilleres: Ing. Jesús Chaparro Carvajal Pérez, Argenis Coromoto Jr. C.I 20.616.686 Contreras Campos, Miguel José C.I 20.916.310 Equipo RTU Maturín, Febrero 2016
  2. 2. ÍNDICE Contenido INTRODUCCIÓN..................................................................................................................1 MARCO TEÓRICO ...............................................................................................................2 1. Sistema ERP .........................................................................................................2 2. Beneficios de los sistemas ERP para las empresas u organizaciones ..................2 3. Razones por las cuales las empresas se interesan en implementar ERP ..............3 4. Arquitectura de la ERP.........................................................................................4 5. Arquitectura desde una perspectiva funcional......................................................4 6. Arquitectura desde una perspectiva técnica .........................................................5 DISCUSIÓN ...........................................................................................................................7 CONCLUSIONES..................................................................................................................9 REFERENCIAS ...................................................................................................................10
  3. 3. 1 INTRODUCCIÓN En la actualidad, se vive en un mundo en el que la información es generada a cada segundo de forma inmediata en todas las entidades. De esta manera en las organizaciones, contar con información de calidad y relevante es de vital importancia porque puede llegar a influir en una pérdida o una ganancia económica o incluso puede darse el caso que esta pérdida sea de recurso humano. Aunado a lo anterior también se tiene el hecho que las empresas de hoy en día habitan en mercados altamente competitivos, y cambiantes en cuanto a la calidad de la información que deben manejar. Además las organizaciones cuentan con un conjunto de sistemas, aplicaciones, programas, herramientas empresariales entre otros, que no forman una armonía entre ellas, es decir no existe una integración, por lo tanto no hay comunicación entre todos estos elementos, afectando la toma de decisiones, al mismo tiempo que se genera una mala gestión de los recursos, procesos y activos dentro de la organización, lo que trae como resultado final una baja en el nivel de competitividad en el mercado. Para lograr integrar las áreas vitales de las empresas, como sus procesos de negocios, finanzas, distribución y manufactura; se cuentan con herramientas novedosas, tal es el caso de ERP (Enterprise Resource Planning) con su traducción al español, Planificación de Recursos Empresariales, los cuales están diseñados para maximizar la eficiencia en las operaciones de las empresas. Además permiten incrementar la disponibilidad de información de calidad, permitiendo generar a las empresas bases sólidas para la óptima toma de decisiones y de esa manera, lograr tener proyecciones que sean acertadas sobre el desempeño de la empresa. En esta investigación se pretende hablar un poco más a detalle sobre los sistemas ERP, y también de la integración en la gestión de la información, además se pretende dar una aplicación al sector avícola, mas especifico aun, en las granjas de cría de pollos de engorde con el fin de tener una mejor gestión de los recursos y procesos de negocios que posee la propuesta del equipo RTU.
  4. 4. 2 MARCO TEÓRICO 1. Sistema ERP Los sistemas de planificación de recursos empresariales por sus siglas en ingles enterprise resource planning, son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios. La planificación de recursos empresariales es un término derivado de la planificación de recursos de manufactura (MRPII) y seguido de la planificación de requerimientos de material (MRP); sin embargo los ERP han evolucionado hacia modelos de suscripción por el uso del servicio (SaaS, cloud computing).[5] Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como “paquetes de sistemas configurables de información dentro de los cuales se integra la información a través de áreas funcionales de la organización”. Los sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se implantan con éxito trae una serie de beneficios importantes para las empresas.[2] 2. Beneficios de los sistemas ERP para las empresas u organizaciones Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros productos y servicios. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información. Los ERP (Enterprise Resource Planning) son una evolución de los sistemas MRP, los cuales estaban enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas. Los ERP disponen de herramientas para efectuar la planificación de los
  5. 5. 3 trabajos en planta. Esta planificación se efectúa enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP más completos ofrecen módulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son el núcleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Gestión de las relaciones con los clientes), Data Mining (Conversión de datos en información útil), etc. [1] 3. Razones por las cuales las empresas se interesan en implementar ERP La página www.cio.com en su artículo "The ABCs of ERP" menciona que hay cinco razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:  Integración de la información financiera: El ejecutivo o director general de una organización, siempre busca tener información financiera verás, en su búsqueda financiera se puede encontrar con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo regular sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego de números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus números propios referente a cuanto están contribuyendo para la empresa. Con la implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los números, con esto no habrá vuelta de hojas, todo estará unificado.  Integración de la información de los pedidos de los clientes: Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de comunicación entre los sistemas. Con los ERPs esto será más fácil.  Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: los sistemas de ERP vienen con los métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informático, integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta principal.  Minimiza el inventario: con el sistema ERP se pueden agilizar los flujos de los procesos industriales más fácilmente, así como también mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos, ayuda a los usuarios
  6. 6. 4 para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes.[3] 4. Arquitectura de la ERP Para comprender mejor el funcionamiento del sistema ERP, y como este permite la gestión de la información de una organización, se van a exponer sus arquitecturas, desde un punto de vista funcional y técnico para alcanzar la mejor visualización de los elementos implicados en dicho sistema. 5. Arquitectura desde una perspectiva funcional Desde una perspectiva funcional, debemos indicar que los sistemas ERP están diseñados de forma modular. Cada uno de estos módulos o aplicaciones, tiene una función específica. Cada organización determina que módulos necesita utilizar al momento de implantar el ERP. Fuente: http://www.yourerpsoftware.com/content/25-arquitectura En la figura podemos observar el concepto de modularidad de un sistema ERP. Apreciamos en la parte central una base de datos que trabaja en dos direcciones, captando la información que proviene de distintas aplicaciones y entregando desde sus repositorios la información que estas aplicaciones necesitan para apoyar las diversas funciones de la empresa. En relación a los módulos o aplicaciones, podemos indicar que, primero y más cerca de los proveedores, las aplicaciones financieras, de manufactura, de inventario y
  7. 7. 5 abastecimiento sirven a los trabajadores y administradores de tipo back-office. Más cercana a los clientes un segundo grupo de aplicaciones de ventas, entrega y servicio apoyan tanto a las fuerzas de venta como a los representantes del servicio al cliente y comerciales. Adicionalmente, los dos grupos de aplicaciones nombradas se integran con las aplicaciones de gestión de recursos humanos y las aplicaciones de reportes a gerentes y directivos. La integración entre todas las aplicaciones se realiza por intermedio de los datos contenidos en los repositorios de la base de datos. Esta integración permite que los datos sean ingresados en un solo lugar y toda la información relacionada con éstos sea actualizada automáticamente. Específicamente, las funciones de los sistemas ERP se pueden clasificar en cuatro grandes grupos, dependiendo de los procesos de negocios que apoyen: procesos de manufactura, procesos financieros y contables, procesos de ventas y marketing, y procesos de recursos humanos. A continuación describiremos cada uno de ellos:  El grupo procesos de manufactura incluye aplicaciones que apoyan gestión de inventario, compras, planificación de producción, y manutención de planta y equipamiento.  El grupo de procesos financieros y contables incluye aplicaciones que apoyan las actividades asociadas tanto a cuentas a pagar como a cuentas a cobrar, y además las relacionadas con gestión y presupuesto de flujos financieros, contabilidad de costes de producción, contabilidad del activo fijo o inmovilizado, contabilidad general y generación de informes financieros.  El grupo de procesos de ventas y marketing incluye aplicaciones para procesamiento de órdenes de venta, generación de listas de precios, distribución, y facturación de productos y/o servicios, además de incorporar herramientas para gestión y planificación de ventas.  Por último, el grupo de procesos de recursos humanos incluye aplicaciones que apoyan registro del personal, control de tiempos, cálculo de remuneraciones, planificación y desarrollo del personal, contabilización de beneficios, seguimiento de aplicaciones en los procesos de reclutamiento, e informes de gastos de viajes. [6] 6. Arquitectura desde una perspectiva técnica
  8. 8. 6 Desde una perspectiva técnica, los sistemas ERP actuales están diseñados y construidos utilizando dos elementos técnicos, una arquitectura cliente/servidor para su operación, y una base de datos relacional que organiza todos los datos necesarios para soportar las funcionalidades antes comentadas. La arquitectura cliente/servidor es una configuración descentralizada que se basa en un servidor que entrega servicios a un conjunto de clientes. El PC servidor está especializado en ciertos servicios, por ejemplo en la entrega de datos desde un repositorio. Cada cliente pedirá los servicios al servidor cuando no puedan realizarlos por sí mismos. La comunicación entre los clientes y el servidor se realiza por red en los ERP de arquitectura Offline, y vía internet en los ERP de arquitectura Online. El usuario interactúa solo con la porción del cliente en la aplicación, que generalmente consiste en la interfaz de usuario, el proceso de captura de datos, la consulta a la base de datos y la obtención de informes. El servidor realiza las funciones de fondo no visibles por los usuarios, como la administración de los dispositivos periféricos y el control de acceso a las bases de datos compartidas. La división exacta de las tareas entre clientes y servidores depende de los requerimientos de las aplicaciones, requerimientos de procesamiento, el número de usuarios y los recursos disponibles. Fuente: http://www.yourerpsoftware.com/content/25-arquitectura Como observamos en la ilustración, que sintetiza la arquitectura cliente/servidor, “n” clientes se comunican con un servidor cuando desean acceder a los datos incorporados en un gran repositorio controlado por este último. La figura presenta la configuración más simple de cliente/servidor, aunque es posible que exista más de un servidor, cada uno de ellos especializado en un servicio, tales como impresión, acceso a Internet, seguridad, etc.[6]
  9. 9. 7 DISCUSIÓN Actualmente se vive en un mundo donde los mercados en lo que se desenvuelven las empresas, están en constantes cambios y evolución. Además, debido a que la forma en como las organizaciones manejen, gestionen y administren su información va a repercutir mucho en la toma de decisiones importantes que conlleven a la alza de su competitividad en el mercado en el cual se desenvuelvan, es importante que las empresas obtengan herramientas que permitan la integración de la información de forma tal que la misma, se encuentre disponible y organizada en cualquier momento que se requiera de su utilización. Los sistemas o software ERP permiten integrar los procesos y la información de una organización en un solo lugar de forma tal que esté a la disposición de la empresa en momentos oportunos. Mediante la utilización de este software se puede hacer un seguimiento de todas las áreas de una organización, incluyendo la fabricación de un producto, atravesando la logística, la distribución, contabilidad entre otros elementos. Básicamente el sistema ERP permite el manejo y la gestión eficaz de la información de las organizaciones permitiendo así la buena toma de decisiones en momentos fortuitos, por medio del manejo de datos fidedignos y confiables. En otro orden de ideas, en el negocio de producción primaria como es el caso del sector avícola, la eficiencia en el manejo de los procesos es clave, debido a que este tipo de industrias es sensible a los costos, independientemente del tamaño o si se está procesando pollos o huevos para el consumo humano. Por tal motivo en este sector, se ve la necesidad de gestionar óptimamente los recursos y la información que manejan las granjas avícolas con el fin de proteger la integridad y calidad de los productos que dichas empresas brindan, siendo sumamente importantes ya que estas empresas producen un alimento común del ser humano. Tal es el caso de la propuesta del grupo RTU la cual está inmersa en el sector antes mencionado, el avícola. Ahora bien, dicha propuesta consta en un diseño de un sistema de supervisión y control automatizado de ambiente convencional y alimentación de galpones avícolas para la cría de pollos de engorde en Venezuela. Es de aclarar que uno de los principales motivos de que las empresas pertenecientes al sector avícola fracasen, es la mala administración y utilización de los recursos disponibles, así como también los factores inherentes a la producción.
  10. 10. 8 Las acotaciones nombradas anteriormente, no son descartadas en la propuesta del equipo RTU, el cual debe garantizar que la información que se maneja dentro de la organización este siempre organizada y disponible, dicha información puede ser referente a finanzas, gestión de logística, producción, comercialización, distribución entre otras, a fin de que pueda garantizar la máxima productividad de la empresa. Con el software ERP se puede mantener resguardada y segura la información en una única base de datos, donde en la misma, se deben almacenar, procesar, supervisar y controlar todas las funciones y procesos que se realizan en la empresa. Con esta base de datos centralizada se optimiza y facilita el proceso de toma de decisiones. Con el software ERP se deben extraer datos que permitan la generación de información relevante y de calidad; por ejemplo, sería interesante tener datos sobre todos los clientes como números telefónicos, correos electrónicos, quejas comunes, exigencias, entre otras, esto ayudaría en gran forma a organizar e integrar esa información de cada cliente, y esto serviría para anteponerse a quejas o reclamos por alguno de esos clientes debido a que ya se tienen un registro previo de dichos entes. En ERP se visualiza una oportunidad para la mejora de los procesos de negocios, apoyando la sostenibilidad y rentabilidad de los mismos. Con este software se busca la mejora continua, aumentando el rendimiento y productividad, con la integración eficiente de toda la información referente a los cuidados de las aves, en cuanto a alimentación y ambiente se refiere, todo esto con el fin último de conseguir los mejores resultados e incluso se superen las expectativas del negocio, la cual es consolidarse como la mejor alternativa para el control del ambiente y alimentación de galpones de pollos de engorde en Venezuela, mediante procesos automatizados y novedosos.
  11. 11. 9 CONCLUSIONES las características que aporta el software ERP ofrecen en gran medida a las empresas oportunidades de mejoramiento y crecimiento sostenible en el tiempo, debido a que permite la organización y gestión de la información de todos los niveles y departamentos de las empresas con el fin mantener disponible dicha información para una correcta y optima toma de decisiones. Cualquier empresa sea de la índole que sea, al contar con un sistema que permita la actualización y protección instantánea de la información, genera una mejora considerable en la eficiencia y eficacia de la productividad de los miembros involucrados en dicha empresa debido a que se puede evitar el solapamiento de las funciones diarias que realizan estos actores de la organización. El software ERP permite eliminar o desaparecer las barreras de información que existen entre los diferentes departamentos de las organizaciones debido a que ERP es un sistema integral que permite ofrecer disponibilidad de la información, de forma tal que haya una total armonía entre todos los miembros y procesos logrando el bienestar de toda la organización.
  12. 12. 10 REFERENCIAS [1]Adpime. Que es un ERP. Extraído el 19 de febrero del 2016 desde: http://www.adpime.com/ERP/Es_ERP_intro.htm [2]Lara, O (2011). Planificación de recursos empresariales. Extraído el 19 de febrero del 2016 desde: http://www.gestiopolis.com/erp-planificacion-de-recursos-empresariales/ [3]Monografías. ERP: ¿Qué es?, Beneficios e impactos en las Compañías. Extraído el 19 de febrero del 2016 desde: http://www.monografias.com/trabajos29/beneficios- erp/beneficios-erp.shtml [4]Montaño Badilla Ricardo. (2010, Febrero 10). Sistema ERP. Definición, funcionamiento, ventajas y desventajas. Extraído el 17 de febrero del 2016 desde: http://www.gestiopolis.com/sistema-erp-definicion-funcionamiento-ventajas- desventajas/ [5]Wikipedia (2016). Sistema de planificación de recursos empresariales. Extraído el 17 de febrero del 2016 desde: https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_empresari ales [6]Yourerpsoftware. Extraído el 19 de febrero del 2016 desde: http://www.yourerpsoftware.com/content/1-prefacio

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