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Unidad 4 - Sistema de Gestión Documental - Dora Silva

Sistema de Gestión Documental

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TAREA UNIDAD 4: SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
GESTIÓN DOCUMENTAL II
DORA CECILIA SILVA RUIZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GRUPO 4
2015
SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 1
TAREA UNIDAD 4: SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
GESTIÓN DOCUMENTAL II
DORA CECILIA SILVA RUIZ
4 SEMESTRE
DOCENTE:
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GRUPO 4
2015
SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 2
INTRODUCCIÓN
1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se
deben de tener en cuenta para su implementación.
2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de
acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión
Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe
reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características
mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue
todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su
proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 3
5. Indague en la misma entidad lo siguiente:
 ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de
Gestión de documentos?
 ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
CONCLUSION
BIBLIOGRAFIA
SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 4
Con el presente trabajo, se busca conceptualizar desde sus
diferentes puntos de vista todo lo relacionado con el Sistema de
Gestion Documental basándonos desde la Normatividad hasta
su aplicación en una entidad, evidenciar y/o identificar cuáles
son las características que debe reunir dicho Sistema, cuáles son
los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del
sistema de Gestión de documentos y de qué manera logran
garantizar la integridad de la información en el sistema. Espero
que luego de haber visto la información del presente informe,
pueda ayudar a aclarar o informar los procesos que se deben
llevar a cabo en un sistema de Gestion Documental.
SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 5
SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 6
 Conocer los conceptos y aplicaciones de un Sistema de Gestión Documental e
identificar aspectos generales para su implementación.
 Conocer las fases generalidades y características del Sistema de Gestión de la
Documental para su aplicación en una empresa.
 Alcanzar los conocimientos precisos para Implantar un sistema de gestión
documental en una entidad u organización.
 Reconocer los aspectos necesarios para la implantación del SGD.
 Adquirir eficiencia en el manejo documental; brindar confiabilidad, oportunidad y
disponibilidad de los documentos.

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  • 1. TAREA UNIDAD 4: SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL II DORA CECILIA SILVA RUIZ UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GRUPO 4 2015 SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 1
  • 2. TAREA UNIDAD 4: SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL II DORA CECILIA SILVA RUIZ 4 SEMESTRE DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GRUPO 4 2015 SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 2
  • 3. INTRODUCCIÓN 1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012. 3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 3
  • 4. 5. Indague en la misma entidad lo siguiente:  ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?  ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? CONCLUSION BIBLIOGRAFIA SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 4
  • 5. Con el presente trabajo, se busca conceptualizar desde sus diferentes puntos de vista todo lo relacionado con el Sistema de Gestion Documental basándonos desde la Normatividad hasta su aplicación en una entidad, evidenciar y/o identificar cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema, cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos y de qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema. Espero que luego de haber visto la información del presente informe, pueda ayudar a aclarar o informar los procesos que se deben llevar a cabo en un sistema de Gestion Documental. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 5
  • 6. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 6  Conocer los conceptos y aplicaciones de un Sistema de Gestión Documental e identificar aspectos generales para su implementación.  Conocer las fases generalidades y características del Sistema de Gestión de la Documental para su aplicación en una empresa.  Alcanzar los conocimientos precisos para Implantar un sistema de gestión documental en una entidad u organización.  Reconocer los aspectos necesarios para la implantación del SGD.  Adquirir eficiencia en el manejo documental; brindar confiabilidad, oportunidad y disponibilidad de los documentos.
  • 7. Es el conjunto de normas interrelacionadas de una empresa u organización por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus clientes. Del manejo adecuado de la información dependen muchos de los efectos positivos de los procesos que desencadena el desarrollo de su actividad. Además de la agilización en la búsqueda y localización de documentos clave en la toma de decisiones y en la satisfacción de los clientes. Permite alcanzar niveles máximos de operatividad al reemplazar métodos manuales por electrónicos, lo que a su vez tiene como consecuencia ahorros notables al reducirse el uso de papelería y el espacio físico para almacenarla. Valor implícito: una administración amable con el medioambiente SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 7
  • 8.  Ahorro en costes de gestión de documentos.  Distribución eficiente de la información entre los equipos de trabajo  Acceso y consulta rápida de los documentos.  Seguridad y fiabilidad en la protección de documentos.  Mejora la productividad, al obtener un acceso ágil a la información.  Potencia la gestión del conocimiento en los equipos.  Mejora el trabajo colaborativo. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 8
  • 9. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 9 Requisitos de la documentación:  Desarrollar la documentación del Sistema de gestión de calidad, que incluya: Declaraciones documentadas de una política de calidad y de objetivos de calidad.  Generalidades  Un manual de calidad que establezca los requisitos del sistema.  Procedimientos que definan la manera de implantar el sistema.  Procedimientos de las actividades de la operación.  En el diagnostico se determina el diseño y el desarrollo de plan de acción para identificar los problemas, oportunidades, fortalezas.  Definir la requisición de la información, mantenimiento y evaluación.
  • 10. Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:  La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.  Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado).  Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con control interno, compras y suministros, sistemas, el desarrollo organizacional y el presupuesto.  El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 10
  • 11.  En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestión Documental  La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos.  Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 11
  • 12. En estos encontramos las herramientas creadas para darle trámite a los procedimientos de la gestión, por ejemplo: • Normalización de los 8 procesos del PGD. • Tablas de retención y valoración documental. • Los manuales de procesos, procedimientos y funciones. • Implementación de los diferentes Formatos establecidos por la ley que lo regula. • Implementación de la normatividad en general. • Planteamientos de estrategias que evidencien los procedimientos. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 12
  • 13. CAPITULO III El Sistema de Gestión Documental ARTÍCULO 16°. Generalidades del sistema de gestión documental. Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita: a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. a) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). b) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. c) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 13
  • 14. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 14 CARACTERISTICAS EXPLICACIÓN A) CONFORMIDAD Se debe tener en cuenta los procesos administrativos de las entidades su organización y gestión B) INTEROPERABILIDAD Se debe permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, basado en el principio de neutralidad tecnológica con el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales C) SEGURIDAD La Confidencialidad, La Autenticidad ya las Autoridades Certificadoras son los encargados de que la seguridad de los sistemas de gestión documental estén en un entorno seguro
  • 15. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 15 D) METADESCRIPCIÓN Consiste en la identificación de los metadatos que almacenan información de un documento que se ha guardado. E) ADICIÓN DE CONTENIDOS El SGD debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos F) DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO Su diseño y funcionamiento debe ser de fácil manejo para el buen uso de los usuarios.
  • 16. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 16 G) GESTIÓN DISTRIBUIDA El SGD debe permitir el tramite de exportar e importar la documentación (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental).) H) DISPONIBILIDAD Y ACCESO Se debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento I) NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA Garantizar la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información.
  • 17. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 17
  • 18. Según investigación realizada y visita a esta empresa SOSIP, se encuentra ubicada en el barrio el Sábalo en la carrera 13 # 1-320 del municipio de Orito, Putumayo, presta sus servicios de alimentación, camarería y lavandería con calidad, eficacia y adecuado cumplimiento. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 18
  • 19. Administrativamente está conformada por seis dependencias de las cuales hace parte el archivo que data del año 2.002 que se iniciaron los primeros contratos hasta la fecha; esta documentación fue arreglada por la señora Olga Molina y por la señorita Erika Montero quienes estuvieron encargadas de la clasificación y almacenamiento de la misma. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 19
  • 20. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 20 SISTEMA DE CLASIFICACION DOCUMENTAL: En esta empresa el sistema de clasificación documental está asignado por códigos quedando seis dependencias productoras de documentos clasificados así:
  • 21. Esta información se encuentra empacada en cajas con rótulos que contiene el número de esta, la procedencia y qué clase de documento se encuentra al interior de cada una, pero sin el debido proceso que indica la ley, también visualice mucha documentación envuelta en papel vinipel y otras en canastas como podemos observar en las imagenes. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 21
  • 22. La importancia del porque se debe tener un Sistema de Gestión  Para tener un mejor acceso a la información producido por la entidad.  Para darle estabilidad de almacenamiento a la información, utilizando el material adecuado según lo estipulado por la ley.  Es la memoria de la entidad, que permite planificar el futuro sobre la experiencia adquirida en el pasado.  Los documentos son la materia prima de los archivos, dando lugar a la existencia de ellos y hace necesaria la exigencia de personal especializado en su manejo. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 22
  • 23.  ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos? Se tiene en cuenta el sistema que se va a implantar o a ejecutar, los costos que esto genera a la empresa, los tropiezos que se presentaran, el numero de usuarios que pueden acceder a consultas de manera simultanea. Garantizar que el acceso a la información sea oportuna a la hora de que los usuarios la requieran para así lograr optimizar el desarrollo de las actividades y velar por el control de la información requerida por todas las dependencias anteriormente mencionadas. Se esta implementando el proceso inicial de las TRD con el objetivo de identificar aquellos fondos documentales que ya han superado su valor administrativo, legal, fiscal y contable. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 23
  • 24.  ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? Se evidencia que no en estos momento no se garantiza la integridad de la información ya que no esta en un sitio adecuado y totalmente seguro que cumpla con lo establecido en la norma Esto se lograría estableciendo estándares y protocolos que deberán cumplir los diferentes usuarios de las diferentes dependencias. Tienen mucha papelería sin depurar, empacada en cajas con rótulos que indican el número de caja, la procedencia y qué clase de documento es, otra se encuentra almacenada sin espacios dentro de las cajas haciendo que esta se dañe y su acceso impida la consulta oportuna. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 24
  • 25. CONCLUSIÓN El Sistema de Gestión Documental, es el sistema más importante que debemos tener en cuenta en la organización de nuestra empresa sea grande, mediana o pequeña. Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la organización, esto mejora la atención a los clientes, tanto internos como externos. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 25
  • 26. BIBLIOGRAFÍA Decreto 2609 de 2012 capítulo III, http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5 0958 Programa de gestión documental, http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin- documental?related=1 ¿Qué es un sistema de gestión documental? http://www.inforolot.com/index.php/es/sistema-de-gestion- documental.html SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 26