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Caso de éxito traslado a la nueva fe

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Caso de Éxito con Project Server y SharePoint como sistema de planificación, reporte y control en el proyecto de traslado a la nueva Fe.
La plataforma basada en Project Server 2007 y MOSS 2007 ha conformado el sistema de planificación, reporte, control y documentación de la oficina técnica del Hospital La Fe en todo lo referido al proyecto de traslado entre el Hospital la Fe y el nuevo
hospital que le ha reemplazado. La necesidad de control y coordinación del proyecto se ha llevado a tres niveles (datos e indicadores, información de proyectos y análisis de negocio) y para los tres ha sido necesario contar con el reporte distribuido y
muy frecuente, tanto cuantitativo como cualitativo, de un numeroso equipo de personas clave.

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Caso de éxito traslado a la nueva fe

  1. 1. Caso de éxito Project Server y SharePoint como sistema de planificación, reporte y control en el proyecto de traslado a la nueva Fe.Resumen "Project Server y SharePoint han sido un punto clave enZona: Valencia (España)Industria: Sanidad el que apoyar todo nuestro sistema de gestión para planificar y coordinar el traslado. "Perfil del clienteCorporación de Sanidad Púbica. Centrados Dr. Valdivieso. Dtor. Oficina Técnica del Hospital Universitario La Feen la atención sanitaria universal, integral ypersonalizada.Situación de negocio1. El cliente pretendía mejorar la gestión del La plataforma basada en Project Server 2007 y MOSS 2007 hatraslado a la nueva Fe, con el fin de agilizar el conformado el sistema de planificación, reporte, control ymismo.2. Se requería un sistema en el que poder documentación de la oficina técnica del Hospital La Fe en todo lovisualizar el estado del traslado, así como las referido al proyecto de traslado entre el Hospital la Fe y el nuevoposibles desviaciones y dependencias que sepudieran ocasionar. hospital que le ha reemplazado. La necesidad de control y3. La complejidad y riesgo del proyecto coordinación del proyecto se ha llevado a tres niveles (datos edemandaba un sistema en el que sedispusiera de información diaria del indicadores, información de proyectos y análisis de negocio) yavance y de los posibles problemas para los tres ha sido necesario contar con el reporte distribuido yidentificados. muy frecuente, tanto cuantitativo como cualitativo, de unSolución numeroso equipo de personas clave.1. Construcción basada en MOSS07 y ProjectServer 2007, así como un sistema dereporting e indicadores automatizado.2. Con MOSS07 se consigue la gestióndocumental del proyecto, así como otroselementos de comunicación y colaboración.3. Con Project Server 2007 se consigue elsistema de reporte, así como planificación,vinculación de tareas con diferentesniveles y controles de criticidad. .
  2. 2. Situación inicial los responsables debían reportar sobre su avance, desfases e incidenciasAl inicio del proyecto de traslado, las acaecidas. Toda esta información deberíatareas y su planificación se trataban en verse reflejada de forma sintetizada concomplejas hojas Excel que se compartían indicadores y alarmas que permitieranentre las personas del equipo proyectar el escenario final con laresponsable, pero los problemas de máxima antelación y anticiparversionado, distribución, análisis y la nula actuaciones y realizar la toma deinteligencia que aportaban hicieron que decisiones en consonancia.el sistema quedara deficiente al poco Por otro lado, la gran cantidad detiempo. información que se manejaba, así como el numeroso equipo que intervenía en elPor otro lado, aunque este registro de avance del proyecto, requería de unatareas permitía al equipo consultor plataforma de documentación yresponsable del traslado tener colaboración flexible a la vez quecontroladas las actividades a realizar, se potente.planteaba el problema de no disponerde visión alguna respecto a las posibles El objetivo que se planteó la altadesviaciones que se podrían dar si Dirección de Hospital La Fe, era lograralguna de esas tareas salía mal por tener visibilidad actual y futura de laalguna razón, ya que no se podía situación del proyecto y, para ello, se‘determinar’ el impacto en otras que precisaba disponer de información diariapodrían depender de ésta y así del avance y de los posibles problemassucesivamente. identificados, con el fin de encontrar solución ágil a los mismos y controlar lasConcretamente, desde ese libro de Excel fechas de cierre de proyecto, que era unano era posible establecer ‘dependencias’ de las claves del éxito.entre tareas que permitieran de forma Para ello, se estableció la necesidad de:directa y visual, ver el impacto que tenía 1. Utilizar una plataforma queun cambio en una tarea en el conjunto permitiera elaborar un plan dedel proyecto, algo clave en este tipo de proyecto (especificar QUÉ hay queproyectos, donde se producen muchos hacer, ORDEN en que hay quecambios de lo inicialmente planificado y hacerlo, QUIÉN es el responsable dese precisa tomar medidas ágiles para que se haga, y CUÁNTO va a costarevitar desviaciones. De esta forma, la hacerlo). Haciendo una buenamayoría de las acciones eran ‘reactivas’ definición de estas variables, lasiendo inviable anticiparse y ‘prevenir’ herramienta debería ‘calcular’ laposibles problemas que retrasaran la resultante más importante afecha de apertura comprometida con el controlar en este proyecto:ciudadano. CUÁNDO vamos a terminar. 2. Definir un modelo de seguimientoLa oficina técnica tenía la necesidad de ágil con el objetivo de ‘EMPUJAR’ aun sistema que permitiera gestionar todas las personas que participan enágilmente miles de tareas, el proyecto y CONTROLAR lasinterdependientes, con diferentes posibles desviaciones que se puedanresponsables y nivel de criticidad. A su producir en el sistema.vez, conforme esas tareas evolucionaban
  3. 3. Solución seguimientos asociados a tareas pendientes o evidencias asociadasLa solución se basó en la construcción de incompletas.una plataforma basada en MOSS2007 yProject Server 2007, así como un sistema Project Server 2007 fue el sistemade reporting e indicadores automatizado. principal de reporte, que estabaTodo ello, acompañado de una accesible a los usuarios clave vía PWA,metodología, tareas de soporte y la así como de planificación, acumulandosistematización del trabajo en equipo miles de tareas vinculadas con diferentespara que los procesos asociados a la niveles y controles de criticidad yinformación fluyeran adecuadamente. Se seguimiento, que cada semanaplanteó un seguimiento en 3 niveles: evolucionaban según las estimaciones de los diferentes directores de área.Seguimiento de NIVEL1: Los datos que El sistema de Análisis, realizado en basese manejan en el sistema deben ser a complejas consultas presentadas enbuenos y tenerlos disponibles a tiempo. hojas Excel inteligentes, extraía de formaPara ello se precisaba que alguien automatizada los parámetros clave deestuviera persiguiéndolos diariamente, seguimiento y sintetizaba los indicadorescorrigiendo los posibles problemas que más significativos.aparezcan y ajustando el plan deproyecto a los cambios que sin duda Posteriormente, se realizaba un trabajotienen que haber, para que al final el cualitativo de interpretación ydato disponible sea bueno y esté a seguimiento de la información quetiempo (antes de hacer ningún análisis guiaba hasta dos diferentes niveles dedel proyecto). responsables de proyecto.Seguimiento de NIVEL2: Este nivel deseguimiento estaba orientado a losresponsables de cada iniciativa. Elobjetivo final es empujar un poco más enel proyecto, y obtener información dealto nivel (y en un lenguaje natural) queno se ve reflejada en el dato que sereporta sobre una tarea.Seguimiento de NIVEL3: El objetivo eneste nivel consistía en elaborar uninforme que permita a la alta Direccióntener una visión clara de la situación delproyecto, de manera que con esainformación puedan tomar decisioneságil y eficazmentePor la parte SharePoint se logrógestionar toda la documentación delproyecto, alertas y diversos elementos decolaboración y comunicación, así como
  4. 4. Beneficios la situación cada semana y tomaba acciones en ese momento.La plataforma completa ha sabido dar Esto cambió drásticamente cuandocabida y soporte a los complejos incorporamos la plataforma EPM ya queprocesos de coordinación, planificación y se reportaban avances diariamentecontrol del proyecto de traslado entre (información cuantitativa) y se recogíanhospitales, logrando concretar de forma los problemas encontrados en tiempotangible el lugar, el cómo y el cuándo real (información cualitativa). Con estadonde cada uno de los roles información en línea, el equipo consultorparticipantes del proyecto debía acudía al seguimiento semanal conintervenir a sus diferentes niveles. información actualizada de la situación, y ya se exponían soluciones a los posiblesLos beneficios más importantes logrados problemas identificados.son: CONSOLIDACION DE EQUIPO YPREVENIR PROBLEMAS CONTROL DE ‘MIS COSAS’El mayor de los beneficios aportados por El sitio del proyecto ha sido un elementoesta solución ha sido el de identificar a que ha unido a las diferentes personastiempo los problemas que han ido que han participado con una u otraapareciendo en el trascurso del proyecto responsabilidad en el traslado dely que ponían en peligro la fecha de hospital, siendo éste un ‘punto deapertura del nuevo hospital. Era habitual encuentro’ para todos ellos donde hanque uno de los ‘cientos’ de proveedores podido preguntar y encontrar respuesta,que participó en el proyecto, informara compartir documentaciónde un problema en la entrega de algún (conocimiento) con el resto, encontrarmaterial, aparato o elemento, lo que información valiosa para suimplicaba una nueva fecha de FIN de sus conocimiento y, sobre todo, disponer detareas y un posible retraso en la apertura un cuadro de mandos personalizadodel nuevo hospital con el efecto cascada. para cada persona donde se leLa oficina técnica identificaba estas presentaba la información ya filtradasituaciones, informaba a la alta dirección, para su perfil e intereses (tareas a realizarJUSTIFICANDO con datos objetivos el desde donde reportar avances,retraso de la apertura si no se resolvían problemas, riesgos, sus documentos,los orígenes de los problemas. logros, etc…)AUMENTO DEL RITMO DE EJECUCION Los atributos asociados al escenario deAntes de la implantación de este sistema solución podrían ser: participativa,de gestión de proyectos, el equipo trabajo distribuido, soporte documentalconsultor hacía reuniones semanales con inteligente, información relevante,los responsables donde se revisaban las indicadores a diferentes niveles, control,listas de tareas y cada responsable automatización, visual, etc.reportaba lo que había avanzado en suámbito, informaba de posiblesdesviaciones en las fechas de entrega yde problemas encontrados. En definitiva,el equipo consultor tomaba el pulso de
  5. 5. Microsoft SharePointPara más información Microsoft SharePoint Server 2010 es laSobre Hospital Universitario y plataforma de colaboración de negocioPolitécnico La Fe: para la empresa.Bulevar Sur s/n 46026 Valencia (Spain)Tel: 961 24 40 00 Para más información sobre Microsoft SharePoint y Project Server ir a:Sobre los productos y servicios de www.microsoft.com/sharepointENCAMINA, puede llamar al teléfono http://www.microsoft.com/spain/office/p+34 902 196 893 o visitar nuestro sitio roject2010/index.htmlweb en: www.encamina.comSobre los productos y servicios deMicrosoft consulte la Webwww.microsoft.es Soluciones ECM Soluciones CRM  ECM y EPM (SharePoint y Project)  MS Dynamics CRM  SharePoint 2010 y MOSS 2007  Consultoría específica  Nintex Workflow  E-mail Marketing (Impacto)  Soluciones CMS, Web y e-commerce  Encuestas on-line  Movilidad Arquitectura software y tecnología Marketing on-line y 2.0  Arquitecturas SOA y ESB  Usabilidad y Arquitectura de la  Tecnología .NET framework Información  Ingeniería de sistemas y virtualización  Diseño web  System Center – Intune – Network  Campañas de marketing on-line Infraestructure  Soluciones software alternativas Soluciones en la nube  BPOS / Office365 Provisión de licencias  CRM online  AZURE  INTUNE Formación y mentoring

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