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Instituciones de Archivo.
Tipos. Funciones
generales. Sistemas de
Archivo y Sistema
Nacionales de Archivos.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
Instituciones de Archivo.
Tipos. Funciones
generales.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
La palabra Archivo. Origen
• Proviene del griego “archeion” :
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Según retoma Fuster (1999)
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Según DTA (1995)
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públicas o privadas.
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de documentos
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Como Institución
Según DTA (1995)
2. La institución cultural donde se
reúnen, conservan, ordenan y
difunden los conjuntos orgánicos de
documentos para la gestión
administrativa, la información, la
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Instituciones de Archivo
Archivo General de la Nación
México
Instituciones de Archivo
Archivo Nacional de la República de
Cuba
Instituciones de Archivo
Archives Nationales, París
Instituciones de Archivo
Archives Nationales du Mali
Instituciones de Archivo
Archivo Histórico Nacional, Madrid
Instituciones de Archivo
Archivo General de la Administración
Alcalá de Henares, España
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Como Depósito
Según DTA (1995)
3. Local donde se conservan y
consultan los conjuntos orgánicos
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Depósito. Ejemplo 1
Depósito. Ejemplo 2
Depósito. Ejemplo 3
Depósito. Ejemplo 4
Depósito. Ejemplo 5
Lo que NO es un Archivo
Lo que NO es un Archivo
Lo que NO es un Archivo
Lo que NO es un Archivo
Lo que NO es un Archivo
Otros elementos definitorios
• Personales: los profesionales
archiveros y sus colaboradores
técnicos y especialistas en
conservación y difusión documental.
• Científicos y técnicos: la gestión
archivística y el servicio documental,
las labores de recogida, organización,
conservación y utilización de los
fondos.
UNA GESTIÓN
ARCHIVÍSTICA
Requisitos para ser un
Archivo
TENER…
UN
CONTENIDO
UN
CONTINENTE
UN
PERSONAL
UN SERVICIO
DOCUMENTAL
Explicación de los requisitos
• Un contenido: el conjunto orgánico
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documentos.
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• El Qué conservar y utilizar: los fondos
documentales producidos por las
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públicas o privadas.
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• El Quién: los archiveros, profesionales con
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parte de una preparación jurídico-
administrativa y una cierta sensibilidad
hacia la Historia y la ciencia en general.
• El Cómo conservar y utilizar los
documentos: empleando los principios y
metodología de la Archivística como
ciencia.
Finalmente, para Fuster (1999)
Archivo es la institución donde se reúnen uno o más
conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier
fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados,
como resultado del ejercicio de la función o actividad
de una persona o entidad pública o privada,
organizados y conservados científicamente,
respetando su orden natural, en un depósito que
reúna las debidas condiciones y atendido por
personal capacitado, para servir al sujeto productor o
a cualquier persona, como testimonio de la gestión
de actos administrativos y/o jurídicos, o como
información para fines científicos o culturales.
Tipos de Archivos
• Por el ciclo vital de los documentos según
su edad:
–Archivos de Gestión o de Oficina.
–Archivos Centrales.
–Archivos Intermedios.
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• Por su sujeto productor:
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Tipos de Archivos
• Por la jurisdicción del productor:
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–Regionales.
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• Por su finalidad:
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Funciones de los Archivos
• Etapa prearchivística:
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Etapa prearchivística:
Recogida de documentos
• Recibir los documentos de manera
programada y normalizada.
• Garantizar la normalización de la
tipología documental en la génesis
documental para facilitar la entrada
de los fondos en el Archivo de
manera sistemática y periódica.
Etapa prearchivística:
Recogida de documentos (2)
• Promover las distintas formas de
entrada de documentos al Archivo:
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expropiación o depósitos, incluidos los
forzosos
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Histórico.
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Etapa prearchivística:
Recogida de documentos (3)
• Realizar la inscripción de los fondos o
documentos que entren al Archivo en el
Registro General de Entrada de Fondos y
en el Registro de Transferencias por
Unidades Administrativas.
• Diseñar otros mecanismos necesarios para
el control de los documentos recibidos.
Etapa archivística:
Conservación de documentos
• Disponer de un edificio con buenas
condiciones y disposición.
• Seleccionar el equipamiento y
unidades de instalación más acordes.
• Vigilar en los depósitos, las
condiciones ambientales e higiénicas
para la conservación.
Etapa archivística:
Servir los documentos
• Asegurar el servicio del Archivo a las
Administraciones y a los ciudadanos en
general, lo cual implica:
–Clasificar los fondos por su procedencia.
–Ordenar los documentos según el principio del
orden original.
–Aplicar técnicas de valoración para seleccionar
los documentos de valor permanente y
destruir el resto.
Etapa archivística:
Servir los documentos
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fácilmente accesible la información.
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recuperación de documentos.
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profesionales de Archivo en todas las ramas
del saber que le sean inherentes.
Etapa archivística:
Servir los documentos
–Fomentar la visibilidad y difusión del Archivo
en todos los ámbitos de la sociedad.
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procedencia.
Acceso y consulta de los
documentos:
• El acceso y consulta a los documentos de
las Administraciones Públicas es un
derecho de los ciudadanos.
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(ley) que respalde el derecho anterior.
Comprobación:
• ¿Cuántas acepciones o definiciones puede
tener la palabra Archivo? ¿Cuáles son?
• En cuántas etapas pueden englobarse o
agruparse las funciones de los Archivos?
¿Cuáles son?
• Puede decir cuáles son las funciones
generales de los Archivos y en cuál de
ellas le gustaría más trabajar en un futuro.
Sistemas de Archivo y
Sistema Nacionales de
Archivos.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
Sistemas de Archivo:
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LOCALES REGIONALES NACIONALES
Nota importante: En un determinado
Sistema, puede haber uno o varios
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Sistema de Archivos Locales:
INSTITUCIÓN
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UNIVERSIDAD
ARCHIVO
EMPRESA
Sistemas que se corresponden con los
archivos de instituciones únicas, sin otros
que se le subordinen aunque ellos luego
pueden formar parte de un sistema mayor.
Archivo Vice-
Rectoría Docente
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(intermedio e histórico)
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Universidad de Almería, España
Ejemplo de Sistema de una
Región: Cienfuegos. Cuba
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Municipal de Aguada
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Municipal de Abreus
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Municipal de Palmira
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Municipal de Lajas
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Municipal de Cienfuegos
Ejemplo de Sistema. España
• Ministerio de Cultura: Subdirección de
Archivos Estatales.
– Archivos de la Administración Central: Archivos
Generales, Regionales, de Distritos; Histórico-
Provinciales, de Ministerios, de Delegaciones de
Hacienda, de las Audiencias Territoriales, de los
Gobiernos Civiles y de la Administración Periférica
– Archivos de la Administración Autonómica:
• Archivos Generales de las Comunidades
Autónomas.
• Archivos Centrales de las Consejerías.
– Archivos de la Administración Local:
• (…)
Ejemplo de Sistema
• Sistema Archivístico de la Defensa.
–Subdirección General de Publicaciones y
Patrimonio Cultural.
–Junta de Archivos Militares.
–Comisión Calificadora de Documentos.
–Subsistema Archivístico del Ejército de Tierra.
–Subsistema Archivístico de la Armada.
–Subsistema Archivístico del Ejército del Aire.
–Subsistema Archivístico del Órgano Central.
Fuente: http://www.portalcultura.mde.es/cultural/archivos/
Ejemplo de Sistema
• Sistema Archivístico de Andalucía.
–Archivos Históricos Provinciales:
–Archivo de la Real Chancillería de Granada.
–Archivo General de Andalucía.
–Archivo del Patronato de la Alhambra y el
Generalife.
•Almería.
•Cádiz.
•Córdoba.
•Granada.
•Huelva.
•Jaén.
•Málaga.
•Sevilla.
Fuente:http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/web/areas/archivos/sites/consej
eria/areas/archivos/portal_archivos.html
Ejemplo de Sistema
• Sistema Archivístico de Andalucía.
Fuente: https://sites.google.com/site/platostipicosdeandalucia/1-historia
Ejemplo: Sistema Nacional
ARCHIVO NACIONAL DE LA REPÚBLICA DE CUBA
14 ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES
1 ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL ESPECIAL
160 ARCHIVOS HISTÓRICOS MUNICIPALES
Comprobación
1. ¿Cuántos tipos de Sistemas de
Archivos hemos estudiado en
clase?
2. Se le ocurre a usted algún tipo de
sistema de archivo que se pudiera
crear en algún área de trabajo que
conozca.
Conclusiones finales
1. La definición de Archivo pasa por
concebirlo como un conjunto
documental, una institución y un
depósito de documentos.
2. Sin embargo, no se debe confundir
la definición de Archivo con el ideal
para un Archivo de excelencia
aunque esto último sea la
aspiración fundamental.
Conclusiones finales
3. Entre los requisitos para considerar
un Archivo como tal están el de
tener un contenido, un continente,
un personal, una gestión
archivística y un servicio
documental.
4. Lo anterior se identifica
respondiendo las preguntas Qué,
Dónde, Quién y Cómo.
Conclusiones finales
5. Las funciones de archivo se
engloban en la recogida, la custodia
y en servir los documentos.
6. El derecho al acceso y a la consulta
de los documentos debe ser ley.
7. Los Sistemas de Archivo, son
estructuras muy complejas pero
que persiguen la mejora del
servicio archivístico en general.

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Achivos y sistemas de archivos

  • 1. Instituciones de Archivo. Tipos. Funciones generales. Sistemas de Archivo y Sistema Nacionales de Archivos. Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
  • 2. Instituciones de Archivo. Tipos. Funciones generales. Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
  • 3. La palabra Archivo. Origen • Proviene del griego “archeion” : –Arca para conservar documentos. –Lugar donde se redactaban y conservaban los documentos. –Magistratura que estaba a cargo de lo anterior. • Luego, el latín la retomó como “archivum”.
  • 4. Acepciones de Archivo Según retoma Fuster (1999) 1. Contenido documental (en alusión al conjunto de documentos). 2. Institución. 3. Continente o lugar (depósito) de conservación de los documentos.
  • 5. Definiciones de Archivo (1) Como Contenido Documental Según DTA (1995) 1. Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de las funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.
  • 6. Ejemplo de conjunto orgánico de documentos
  • 7. Ejemplo de conjunto orgánico de documentos
  • 8. Ejemplo de conjunto orgánico de documentos
  • 9. Ejemplo de conjunto orgánico de documentos
  • 10. Definición de Archivo (2) Como Institución Según DTA (1995) 2. La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura (servicio de archivo).
  • 11. Instituciones de Archivo Archivo General de la Nación México
  • 12. Instituciones de Archivo Archivo Nacional de la República de Cuba
  • 13. Instituciones de Archivo Archives Nationales, París
  • 14. Instituciones de Archivo Archives Nationales du Mali
  • 15. Instituciones de Archivo Archivo Histórico Nacional, Madrid
  • 16. Instituciones de Archivo Archivo General de la Administración Alcalá de Henares, España
  • 17. Definición de Archivo (3) Como Depósito Según DTA (1995) 3. Local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.
  • 23. Lo que NO es un Archivo
  • 24. Lo que NO es un Archivo
  • 25. Lo que NO es un Archivo
  • 26. Lo que NO es un Archivo
  • 27. Lo que NO es un Archivo
  • 28. Otros elementos definitorios • Personales: los profesionales archiveros y sus colaboradores técnicos y especialistas en conservación y difusión documental. • Científicos y técnicos: la gestión archivística y el servicio documental, las labores de recogida, organización, conservación y utilización de los fondos.
  • 29. UNA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA Requisitos para ser un Archivo TENER… UN CONTENIDO UN CONTINENTE UN PERSONAL UN SERVICIO DOCUMENTAL
  • 30. Explicación de los requisitos • Un contenido: el conjunto orgánico de documentos producidos por una institución. • Un continente: los depósitos documentales. • Un personal: profesionales capacitados científica y técnicamente para las tareas archivísticas.
  • 31. Explicación de los requisitos • Una gestión archivística: recogida, organización y conservación de los documentos. • Servicio documental: la utilización de los documentos.
  • 32. Otra forma de verlo • El Qué conservar y utilizar: los fondos documentales producidos por las personas físicas y las instituciones públicas o privadas. • El Dónde conservar y utilizar: en los edificios e instalaciones donde se guarden y reciban tratamiento técnico esos fondos y donde puedan ser puestos a disposición de los usuarios.
  • 33. Otra forma de verlo • El Quién: los archiveros, profesionales con bases técnicas y científicas de la Archivística y de las ciencias auxiliares, a parte de una preparación jurídico- administrativa y una cierta sensibilidad hacia la Historia y la ciencia en general. • El Cómo conservar y utilizar los documentos: empleando los principios y metodología de la Archivística como ciencia.
  • 34. Finalmente, para Fuster (1999) Archivo es la institución donde se reúnen uno o más conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona o entidad pública o privada, organizados y conservados científicamente, respetando su orden natural, en un depósito que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto productor o a cualquier persona, como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, o como información para fines científicos o culturales.
  • 35. Tipos de Archivos • Por el ciclo vital de los documentos según su edad: –Archivos de Gestión o de Oficina. –Archivos Centrales. –Archivos Intermedios. –Archivos Históricos. • Por su sujeto productor: –Públicos. –Privados.
  • 36. Tipos de Archivos • Por la jurisdicción del productor: –Generales. –Regionales. –Provinciales. –Locales. • Por su finalidad: –Administrativos. –Históricos
  • 37. Funciones de los Archivos • Etapa prearchivística: –Recogida de los documentos. • Etapa archivística: –Conservación de documentos. –Servir los documentos.
  • 38. Etapa prearchivística: Recogida de documentos • Recibir los documentos de manera programada y normalizada. • Garantizar la normalización de la tipología documental en la génesis documental para facilitar la entrada de los fondos en el Archivo de manera sistemática y periódica.
  • 39. Etapa prearchivística: Recogida de documentos (2) • Promover las distintas formas de entrada de documentos al Archivo: –Por trasferencias regulares. –Por compra, donaciones, herencias, legados, expropiación o depósitos, incluidos los forzosos –Por entrada de bienes del Patrimonio Histórico. –Otros regulados por la ley.
  • 40. Etapa prearchivística: Recogida de documentos (3) • Realizar la inscripción de los fondos o documentos que entren al Archivo en el Registro General de Entrada de Fondos y en el Registro de Transferencias por Unidades Administrativas. • Diseñar otros mecanismos necesarios para el control de los documentos recibidos.
  • 41. Etapa archivística: Conservación de documentos • Disponer de un edificio con buenas condiciones y disposición. • Seleccionar el equipamiento y unidades de instalación más acordes. • Vigilar en los depósitos, las condiciones ambientales e higiénicas para la conservación.
  • 42. Etapa archivística: Servir los documentos • Asegurar el servicio del Archivo a las Administraciones y a los ciudadanos en general, lo cual implica: –Clasificar los fondos por su procedencia. –Ordenar los documentos según el principio del orden original. –Aplicar técnicas de valoración para seleccionar los documentos de valor permanente y destruir el resto.
  • 43. Etapa archivística: Servir los documentos –Describir la documentación para hacer más fácilmente accesible la información. –Confeccionar instrumentos de búsqueda y recuperación de documentos. –Propiciar la formación permanente de los profesionales de Archivo en todas las ramas del saber que le sean inherentes.
  • 44. Etapa archivística: Servir los documentos –Fomentar la visibilidad y difusión del Archivo en todos los ámbitos de la sociedad. –Elaborar un reglamento de usuarios. –Clasificar los fondos según el principio de procedencia.
  • 45. Acceso y consulta de los documentos: • El acceso y consulta a los documentos de las Administraciones Públicas es un derecho de los ciudadanos. • Es recomendable una norma nacional (ley) que respalde el derecho anterior.
  • 46. Comprobación: • ¿Cuántas acepciones o definiciones puede tener la palabra Archivo? ¿Cuáles son? • En cuántas etapas pueden englobarse o agruparse las funciones de los Archivos? ¿Cuáles son? • Puede decir cuáles son las funciones generales de los Archivos y en cuál de ellas le gustaría más trabajar en un futuro.
  • 47. Sistemas de Archivo y Sistema Nacionales de Archivos. Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
  • 48. Sistemas de Archivo: SISTEMAS DE ARCHIVOS LOCALES REGIONALES NACIONALES Nota importante: En un determinado Sistema, puede haber uno o varios Subsistemas de Archivos
  • 49. Sistema de Archivos Locales: INSTITUCIÓN ARCHIVO ARCHIVO UNIVERSIDAD ARCHIVO EMPRESA Sistemas que se corresponden con los archivos de instituciones únicas, sin otros que se le subordinen aunque ellos luego pueden formar parte de un sistema mayor.
  • 50. Archivo Vice- Rectoría Docente Ejemplo: UNIVERSIDAD Archivo Vice-Rectoría Postgrado e Investigación Archivo Vice- Rectoría Economía y Administración Archivo Facultad 1 Archivo Facultad 2 Archivo Facultad X Archivo Rectoría
  • 51. Ejemplo: Archivo general (intermedio e histórico) Archivos de gestión u oficinas http://cms.ual.es/UAL/universidad/serviciosgenerales/archivo/se rvicios/SISTEMAARCHIVISTICO Sistema Archivístico de la Universidad de Almería, España
  • 52. Ejemplo de Sistema de una Región: Cienfuegos. Cuba Archivo Histórico Provincial de Cienfuegos Archivo Histórico Municipal de Aguada Archivo Histórico Municipal de Rodas Archivo Histórico Municipal de Abreus Archivo Histórico Municipal de Palmira Archivo Histórico Municipal de Lajas Archivo Histórico Municipal de Cruces Archivo Histórico Municipal de Cumanayagua Archivo Histórico Municipal de Cienfuegos
  • 53. Ejemplo de Sistema. España • Ministerio de Cultura: Subdirección de Archivos Estatales. – Archivos de la Administración Central: Archivos Generales, Regionales, de Distritos; Histórico- Provinciales, de Ministerios, de Delegaciones de Hacienda, de las Audiencias Territoriales, de los Gobiernos Civiles y de la Administración Periférica – Archivos de la Administración Autonómica: • Archivos Generales de las Comunidades Autónomas. • Archivos Centrales de las Consejerías. – Archivos de la Administración Local: • (…)
  • 54. Ejemplo de Sistema • Sistema Archivístico de la Defensa. –Subdirección General de Publicaciones y Patrimonio Cultural. –Junta de Archivos Militares. –Comisión Calificadora de Documentos. –Subsistema Archivístico del Ejército de Tierra. –Subsistema Archivístico de la Armada. –Subsistema Archivístico del Ejército del Aire. –Subsistema Archivístico del Órgano Central. Fuente: http://www.portalcultura.mde.es/cultural/archivos/
  • 55. Ejemplo de Sistema • Sistema Archivístico de Andalucía. –Archivos Históricos Provinciales: –Archivo de la Real Chancillería de Granada. –Archivo General de Andalucía. –Archivo del Patronato de la Alhambra y el Generalife. •Almería. •Cádiz. •Córdoba. •Granada. •Huelva. •Jaén. •Málaga. •Sevilla. Fuente:http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/web/areas/archivos/sites/consej eria/areas/archivos/portal_archivos.html
  • 56. Ejemplo de Sistema • Sistema Archivístico de Andalucía. Fuente: https://sites.google.com/site/platostipicosdeandalucia/1-historia
  • 57. Ejemplo: Sistema Nacional ARCHIVO NACIONAL DE LA REPÚBLICA DE CUBA 14 ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES 1 ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL ESPECIAL 160 ARCHIVOS HISTÓRICOS MUNICIPALES
  • 58. Comprobación 1. ¿Cuántos tipos de Sistemas de Archivos hemos estudiado en clase? 2. Se le ocurre a usted algún tipo de sistema de archivo que se pudiera crear en algún área de trabajo que conozca.
  • 59. Conclusiones finales 1. La definición de Archivo pasa por concebirlo como un conjunto documental, una institución y un depósito de documentos. 2. Sin embargo, no se debe confundir la definición de Archivo con el ideal para un Archivo de excelencia aunque esto último sea la aspiración fundamental.
  • 60. Conclusiones finales 3. Entre los requisitos para considerar un Archivo como tal están el de tener un contenido, un continente, un personal, una gestión archivística y un servicio documental. 4. Lo anterior se identifica respondiendo las preguntas Qué, Dónde, Quién y Cómo.
  • 61. Conclusiones finales 5. Las funciones de archivo se engloban en la recogida, la custodia y en servir los documentos. 6. El derecho al acceso y a la consulta de los documentos debe ser ley. 7. Los Sistemas de Archivo, son estructuras muy complejas pero que persiguen la mejora del servicio archivístico en general.