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La clasificación
archivística. Cuadros de
clasificación. Tipos
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
Organizar
• Establecer algo para lograr un fin,
coordinando personas y medios
adecuados (RAE, 2001).
• La fase en Archivística recibe el
nombre de Organización porque en
ella es donde se organizan los
documentos.
El término Organización
en Archivística
Español
Clasificación
y ordenación
Inglés Arrangement
Italiano Ordinamento
Francés Classement
2 procesos
1 proceso
Fase Organización. Etapas
Etapa
Clasificación
archivística
Etapa
Ordenación
archivística
Fase Organización
archivística
Clasificación
• Según el Diccionario de la Real Academia
Española de la Lengua, clasificar procede
del latín “classis facere”: hacer clases.
• Entendida como la separación en clases,
bien sea de objetos como simples
conceptos. Es una actividad inherente a la
naturaleza humana, en un intento por
simplificar, entender o, incluso, controlar
su entorno (Herrero y Díaz, 2011).
De las primeras referencias
sobre clasificación archivística
• Archivos del Palacio de Ugarit (1230-1175 aC).
–Ala noroeste del Palacio: archivo
administrativo.
–Zona este del Palacio: cartas, textos jurídicos y
alguno literario.
–Zona central de Palacio: cartas de la reina con
los monarcas de ciudades vecinas.
–Zona sur del Palacio: correspondencia
internacional, tratados, documentos jurídicos
y los generados fuera del país.
Palacio de Ugarit
Fuente: http://didcticadelpatrimonicultural.blogspot.com.es/2014/04/los-
archivos-de-ugarit-una-fuente.html
Clasificación archivística
• En la terminología archivística posee
un sentido matizado.
• En español se usó durante un tiempo
la palabra arreglo, hoy en desuso.
Clasificación archivística
• Acción de separar o dividir un conjunto de
elementos estableciendo clases o grupos,
aplicable a la totalidad de un fondo o a las
secciones de ese fondo (Heredia, 1981).
• Interpretación del organigrama, formando
grupos o clases de documentos acordes con la
génesis o filiación respecto de la institución
productora y sus dependencias. Proceso de
identificación de series, pero formando parte
de una estructura general (Gallego, 1989).
• Acción de separar o dividir un conjunto de
elementos estableciendo clases o grupos,
aplicable a la totalidad de un fondo o a las
secciones de ese fondo (Heredia, 1981).
• Interpretación del organigrama, formando
grupos o clases de documentos acordes con la
génesis o filiación respecto de la institución
productora y sus dependencias. Proceso de
identificación de series, pero formando parte
de una estructura general (Gallego, 1989).
Clasificación archivística
• Según el DTA (1995) la clasificación es la
operación archivística que establece categorías y
grupos que reflejan la estructura jerárquica del
fondo. Es el primer paso del proceso de
organización.
• Técnica que se utiliza para la identificación,
agrupación y distribución sistemática de
documentos o cosas semejantes, con
características comunes o sistema determinado y
que pueden ser con posterioridad diferenciada
según su tipología documental (González, 1999).
• Según el DTA (1995) la clasificación es la
operación archivística que establece categorías y
grupos que reflejan la estructura jerárquica del
fondo. Es el primer paso del proceso de
organización.
• Técnica que se utiliza para la identificación,
agrupación y distribución sistemática de
documentos o cosas semejantes, con
características comunes o sistema determinado y
que pueden ser con posterioridad diferenciada
según su tipología documental (González, 1999).
Clasificación archivística
• Es un proceso intelectual que agrupa
jerárquicamente los documentos de un fondo
mediante clases, desde los más amplios a los más
específicos y concluye con la sistematización de
las series dentro de un cuadro de clasificación,
respetando los principios de procedencia y del
orden original (Cruz Mundet, 2001).
• El arreglo (de los documentos) de acuerdo con su
procedencia y en relación con la organización y
las funciones de la agencia que los ha creado
(Arévalo, 2003).
• Es un proceso intelectual que agrupa
jerárquicamente los documentos de un fondo
mediante clases, desde los más amplios a los más
específicos y concluye con la sistematización de
las series dentro de un cuadro de clasificación,
respetando los principios de procedencia y del
orden original (Cruz Mundet, 2001).
• El arreglo (de los documentos) de acuerdo con su
procedencia y en relación con la organización y
las funciones de la agencia que los ha creado
(Arévalo, 2003).
Clasificación archivística
• Identificación y estructuración sistemáticas de las
actividades de las organizaciones o de los
documentos generados por éstas en categorías
(…) y representados en un sistema de clasificación
(AENOR, 2006).
• Proceso archivístico cuya finalidad es estructurar
los documentos de una entidad, y para ello
identifica los tipos documentales, evidencia las
relaciones y los organiza en una estructura lógica
llamada cuadro de clasificación, que refleja dichas
relaciones jerárquicamente (Cruz, 2006).
• Identificación y estructuración sistemáticas de las
actividades de las organizaciones o de los
documentos generados por éstas en categorías
(…) y representados en un sistema de clasificación
(AENOR, 2006).
• Proceso archivístico cuya finalidad es estructurar
los documentos de una entidad, y para ello
identifica los tipos documentales, evidencia las
relaciones y los organiza en una estructura lógica
llamada cuadro de clasificación, que refleja dichas
relaciones jerárquicamente (Cruz, 2006).
Clasificación archivística
• Operación intelectual para el tratamiento de un
fondo, fundada en el principio de respeto al
origen del fondo y en el principio de respeto al
orden original, que refleja la estructura
administrativa del organismo productor
(Mastropierro, 2008).
• Separar los documentos en grupos y categorías,
de acuerdo con la estructura orgánica y/o
funcional de la entidad productora (ADABI, 2009).
• Operación intelectual para el tratamiento de un
fondo, fundada en el principio de respeto al
origen del fondo y en el principio de respeto al
orden original, que refleja la estructura
administrativa del organismo productor
(Mastropierro, 2008).
• Separar los documentos en grupos y categorías,
de acuerdo con la estructura orgánica y/o
funcional de la entidad productora (ADABI, 2009).
Por tanto…
Clasificación es la operación
archivística donde se realiza el proceso
intelectual de jerarquización del fondo
en categorías, clases y series, que se
expresan mediante un cuadro de
clasificación, respetando los principios
de procedencia y del orden original.
Para clasificar
Tener en cuenta los siguientes aspectos:
• La normativa que rige al organismo
productor.
• La estructura del organismo productor y
su jerarquización.
• Las funciones, gestiones y/o trámites
propios de la institución productora.
• Las acciones y asuntos a que se refieren
los documentos (Herrero y Díaz, 2011).
Clasificación
• La clasificación debe retomar las
divisiones estructurales y/o funcionales
del fondo propuestas por el organismo
productor, en tanto sea posible.
• No es muy recomendable hacerlo si la
estructura organizacional cambia
sistemáticamente.
• Se puede retomar una clasificación por
funciones si éstas no han cambiado en el
tiempo aunque cambie la estructura.
Según Cruz Mundet (2001)
INSTITUCIÓN PRODUCTORA Y SUS
DEPENDENCIAS
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
GENERAN
RETOMA
CLASECLASECLASE
CLASIFICACIÓN
Entonces, la clasificación…
• Está implícita en el origen del fondo.
• Debe venir dada de las agrupaciones o
agregados documentales que definió
la institución productora.
• Pero hay que concebirla lo
suficientemente flexible para que
incluya los cambios de estructuras de
la institución y las modificaciones de
las competencias y funciones de ésta.
Clasificación
• La clasificación no debe violar los
principios de procedencia ni del orden
natural.
• Si la estructura del organismo
productor no ha sido estable o ha
cambiado en exceso sus funciones, la
clasificación debe seguir sus propios
patrones y confeccionarse en el
Archivo aunque el organismo haya
“clasificado” el fondo.
Ejemplo hipotético 1
Ministerio de Administraciones Públicas
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
Tramitación de quejas y
sugerencias al amparo del
Real Decreto 208/1996
SERIE
Tramitaciones de quejas y
sugerencias al amparo del Real
Decreto 208/1996
En la clasificación se define entonces:
¿Y para los
otros Reales
Decretos?
Expedientes de tramitación de
quejas y sugerencias
Ejemplo hipotético 2
Ministerio de Información y
Turismo
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
Obtención de permisos de rodaje de
películas cinematográficas en España
del Ministerio de Información y Turismo
SERIE
Expedientes de rodaje de
películas cinematográficas del
Ministerio de Información y
Turismo
En la clasificación se define entonces:
Expedientes de rodaje de
películas cinematográficas
Ministerio de Cultura
Ejemplo hipotético 3
Ministerio de la Vivienda
•Otorgar subvenciones para
obras de reconstrucción de
edificios religiosos.
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
Expedientes de solicitud de
subvenciones para obras de
reconstrucción de edificios religiosos
SERIE
Expedientes de solicitud de
subvenciones para obras de
reconstrucción de edificios religiosos
del Ministerio de la Vivienda.
En la clasificación se define entonces:
Ministerio de Obras Públicas
y Urbanismo
•Otorgar subvenciones para
obras de reconstrucción de
edificios religiosos.
Ejemplo hipotético 4
Ministerio de la Vivienda
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
Expedientes de subvenciones para
obras de reconstrucción de
monasterios.
Expedientes de subvenciones para
obras de reconstrucción de iglesias.
Expedientes de subvenciones para
obras de reconstrucción de conventos.
SERIE
En la clasificación se define entonces:
Expedientes de subvenciones para obras
de reconstrucción de edificios religiosos
Min. Obras Públicas
Fragmento del Cuadro de
Clasificación del Archivo
General Militar de Segovia,
España, confeccionado según
las 3 divisiones (Personal,
Asuntos y Material) indicadas
por el Reglamento Provisional
para el Régimen y Servicio de
Archivos Militares de 1898.
Fuente:
http://www.portalcultura.md
e.es/Galerias/cultural/archivo
s/fichero/2012_03_01_cuadro
_AGMS.pdf
Lo que no debe ser:
• 1.2. Asuntos
–1.2.1. Armamento
–1.2.2. Ascensos
–1.2.3. Asuntos Generales
–1.2.4. Contabilidad
–1.2.5. Destinos
–1.2.6. Estadística
–(…)
Productor: Secretaría de Estado y de Despacho
de la Guerra / Ministerio de Guerra/ Ministerio
del Ejército
POR
MATERIAS
Clasificación: estructura-función
Universidad
Área Recursos
Humanos
Dirección de
personal
Dpto. de personal
docente
Sección
contratación
de profesores
Coordinación
Gestión
Gestión
Contratación
Funciones-clasificación
Definición de cuadro de
clasificación
• Plasmación material del sistema de
clasificación escogido mediante una
estructura jerárquica.
• Andamio para sistematizar cada fondo en
secciones y en series; las primeras que se
identifican con la estructura o
funcionamiento de la institución, y las
segundas, que son testimonios de
actividades derivadas de aquella estructura
(Heredia, 1991).
Definición
• Estructura jerárquica y lógica que
permite la identificación y el
reagrupamiento físico o intelectual de
los documentos al igual que su
localización (Roberge, 1992).
• Instrumento de consulta que refleja la
organización del fondo y aporta los
datos esenciales de su estructura
(DTA, 1995)
Además es,
• Es el resultado del proceso de clasificación
archivística. Entonces, lo válido para la
clasificación, lo es para el cuadro de
clasificación.
• Es una estructura jerárquica y lógica que
refleja las funciones y las actividades de
una organización. También su estructura.
• Sistema que organiza intelectualmente la
información.
Clasificación y Cuadro de
Clasificación
Clasificación
Cuadro de
clasificación
Clasificación
orgánica
Clasificación
funcional
Clasificación
orgánico-funcional
Cuadro de clasificación
orgánico-funcional
Cuadro de clasificación
orgánico
Cuadro de clasificación
orgánico-funcional
Cuadro de clasificación
Funcional
Gestión de
profesores
Función Cuadro de clasificación
1. Contratación de profesores
2. Planificación de la docencia
3. Control de la docencia
5. Evaluación de la docencia
4. Confección de medios
1.1. Expedientes de contratación
Las funciones de las
instituciones productoras y
su relación con el cuadro de
clasificación
• Según la Norma ISDF (2007), función es
cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad
o tarea asignada a una institución por la
legislación, política o mandato.
• Pueden dividirse en conjuntos de operaciones
coordinadas como subfunciones, procesos,
actividades, tareas o acciones.
Las funciones
• La función es la capacidad de actuación de los
órganos a través de actividades y tareas, es el
conjunto de competencias que delimitan los
grandes campos de actuación administrativa.
• Las Administraciones Públicas tienen
multitud de funciones que vienen
determinadas por la normativa: aprobar,
autorizar, controlar, cooperar, coordinar,
dirigir, fomentar, gastar, ingresar,
inspeccionar, entre otras muchas.
Ejemplo de funciones de
instituciones
1. Ayuntamiento de Guadalajara, España.
• Dirigir la política, el gobierno y al administración
municipal.
• Establecer directrices generales de la acción de
gobierno municipal.
• Convocar a las sesiones del Pleno y las de la
Junta de Gobierno Local.
• Nombrar y cesar a los tenientes de alcalde y a los
presidentes de los distritos. (…)
Ejemplo de funciones de
instituciones
2. Dirección General de Sanidad de la Producción
Agraria (Ministerio de Agricultura, España)
• Desarrollar la producción agraria y forestal.
• Establecer las líneas directrices de la sanidad de
las producciones agrarias y forestales.
• Propiciar la remoción de los obstáculos técnicos
para la apertura de mercados en el exterior.
• Coordinar las redes de alerta veterinaria,
fitosanitaria y de alimentación animal. (…)
Ejemplo de funciones de
instituciones
3. UNESCO
• Apoyar las actividades informativas.
• Distribuir información relevante vinculada a las
diferentes esferas de competencia de la
UNESCO.
• Contribuye a distribuir información mediante la
preparación de bibliografías especializadas,
tanto para los usuarios nacionales como
regionales.
• Colaborar con instituciones culturales. (…)
Cuadro de clasificación
Orgánico
1. Dirección de personal
1.1. Personal docente
Cuadro de clasificaciónEstructura
1.2. Personal no docente
1.1.1. Profesores
1.1.2. Investigadores
1.1.1.a. Expedientes de profesores
1.2.1. Personal de servicio
Banco Agrícola de la
República Dominicana
Unión Peruana de
Productores Fonográficos
(UNIMPRO)
Universidad centroccidental
Lisandro Alvarado
Ministerio de Fomento,
España
La ONU
Cuadro de clasificación
Orgánico- funcional
1. Dirección de Personal docente
Cuadro de clasificaciónEstructura y función
2. Dirección de Personal no docente
1.1. Subdirección de Profesores
1.1.a. Expedientes de contratación profesores
2.1. Expedientes de sanciones administrativas
1.1.b. Expedientes de control de la docencia
2.2. Expedientes de bajas laborales
Ejemplo de cuadro de
clasificación orgánico-funcional
01.00.00.00 ÓRGANOS DE GOBIERNO
01.01.00.00 Pleno
01.01.01.00 Expedientes de sesiones
01.01.02.00 Registros de actas de sesiones
01.01.03.00 Expedientes de normas
01.01.04.00 Expedientes de cargos de gobierno
01.02.00.00 Presidente
01.02.01.00 Disposiciones
01.02.02.00 Expedientes Gubernativos
01.03.00.00 Comisión Ejecutiva
01.03.01.00 Expedientes de sesiones
01.03.02.00 Registros de actas de sesiones
01.04.00.00 Cabildo Sindical/Junta General
01.04.01.00 Expedientes de sesiones
01.04.02.00 Registros de actas de sesiones
01.04.03.00 Expedientes Generales
(…)
Fuente: Archivos
Municipales de La
Rioja, España
Estructuras/
Órganos
Funciones/
Series
Requisitos
• Un cuadro de clasificación bastará con
llegar hasta el nivel de serie.
• El cuadro de clasificación se concibe de lo
particular a lo general (parte de la revisión
exhaustiva de cada documento, hasta
llegar al nivel del fondo) pero se presenta
de lo general a lo particular, o sea, de las
grandes agrupaciones hasta las menores.
• Requiere un largo proceso de estudio y
conocimiento tanto del productor como del
fondo.
Requisitos de los cuadros de
clasificación
• Los títulos o encabezados deben ser
claros, precisos, concretos, directos y
reflejar claramente la función,
actividad o estructura del productor.
• Debe haber un cuadro de clasificación
por cada fondo.
• No hay cuadros de clasificación
universales y únicos ya que responden
a productores distintos.
Requisitos
• No debe ser rígido ni inflexible sino
que debe propiciar la rectificación y
corrección.
• Se han definido varios niveles o partes
del cuadro de clasificación pero las que
no deben faltar son: Fondo, Secciones
y Series.
• Debe actualizarse siempre que se
requiera.
Principios
• Estabilidad: perdurar en el tiempo.
• Flexibilidad: permitir nuevas inclusiones.
• Simplificación: sin numerosas
subdivisiones.
• Unicidad: sin divisiones cronológicas.
Algunos de estos requisitos, son definidos
por Herrero y Díaz (2011) como Principios:
Además, para Herrero y
Díaz (2011)
• Los niveles sucesivos del cuadro de
clasificación deben ser consistentes:
un solo criterio en cada nivel.
• Separar las actividades sustantivas de
las “facilitativas”.
• Las actividades de mayor peso, deben
tener más subdivisiones, sin llegar a
excesos.
Funciones del cuadro de
clasificación
• Permite situar los documentos en sus
relaciones los unos con los otros.
• Normaliza la definición de las clases y
series.
• Requiere un pleno dominio de las
funciones y la estructura del productor.
• Evita la ambigüedad en la ubicación de
los documentos.
Funciones
• Organizar, describir y vincular los
documentos.
• Compartir documentos interna y
externamente.
• Proporcionar mejor acceso,
recuperación, uso y difusión de los
documentos.
Ejemplos de Cuadro de
clasificación
Archivo Municipal de Motril
Cuadro de clasificación
Archivo Histórico Municipal de Morelia
Tomado de Sierra Escobar, Luis Fernando. Consideraciones generales sobre
Cuadros de Clasificación Documental (CCD) (2006)
Cuadro de clasificación
Archivos Municipales de Navarra
Cuadro de clasificación
Universidad de Burgos
Cuadro de clasificación
Ministerio de Empleo y Seguridad Social,
España
Cuadro de clasificación
Archivo Diocesano de Bilbao
Cuadro de clasificación
Extracto de la propuesta de cuadro
funcional de Herrero y Díaz (2011)
1. Servicios de carácter general
11. Alta dirección de organización y su gobierno
12. Administración general
13. Relaciones exteriores
14. Justicia
2. Defensa, protección civil y seguridad ciudadana
22. Seguridad y protección civil
3. Seguridad, protección y promoción social
31. Seguridad y protección social
32. Promoción social
4. Producción bienes públicos de carácter social
41. Sanidad
42. Educación
43. Ordenación del territorio, urbanismo y vivienda
44. Bienestar comunitario
45. Cultura
(…)
Ejercicio:
Funciones de la Subdirección General de Coordinación y
Seguimiento Universitario (MECD, España)
h) La elaboración y fomento de estudios e informes sobre las actividades
docentes, investigadores y de transferencia de conocimiento de las
universidades.
i) La realización de actividades de evaluación, análisis y estudio, así
como aquellas relativas a la innovación y mejora de la calidad de la
educación universitaria y, en particular, la formulación de los criterios
necesarios en este ámbito.
j) El desarrollo y la gestión del sistema integrado de información
universitaria, así como los indicadores necesarios para la evaluación y
seguimiento del Sistema Universitario Español.
k) La gestión de la unidad técnica y el secretariado permanente del
Observatorio Universitario de Becas, Ayudas al Estudio y Rendimiento
Académico.
l) La planificación y seguimiento de los modelos de financiación y de
contabilidad de costes de las universidades españolas.
m) La coordinación de los órganos colegiados en materia universitaria.
h. La elaboración y fomento de estudios e
informes sobre las actividades docentes,
investigadores y de transferencia de
conocimiento de las universidades.
Funciones:
•Estudios sobre la
docencia y la
investigación.
• Transferencias de
conocimientos.
• (…)
Cuadro de clasificación:
•Expedientes de
estudios.
• Informes de estudios
realizados.
• Programas de
eventos.
• (…)
i. La realización de actividades de evaluación, análisis y
estudio, así como aquellas relativas a la innovación y
mejora de la calidad de la educación universitaria y,
en particular, la formulación de los criterios
necesarios en este ámbito.
Cuadro de clasificación:
• Expedientes de
actividades evaluativas.
• Expedientes de
evaluación.
• Expedientes de
innovaciones
• Listado de criterios
• (…)
Funciones:
• Realización de
actividades evaluativas.
• Evaluación de
actividades.
• Realización de
innovaciones.
• Formulación de criterios
• (…)
j. El desarrollo y la gestión del sistema
integrado de información universitaria, así
como los indicadores necesarios para la
evaluación y seguimiento del Sistema
Universitario Español.
Cuadro de clasificación:
•Expedientes de gestión
de información.
• Listados de
indicadores de
evaluación.
• (…)
Funciones:
• Gestión de
información.
• Confección de
indicadores de
evaluación.
• (…)
k. La gestión de la unidad técnica y el
secretariado permanente del
Observatorio Universitario de Becas,
Ayudas al Estudio y Rendimiento
Académico. Cuadro de clasificación:
• Convocatorias de
becas.
• Convocatorias de
ayudas.
• Expedientes de
otorgamiento.
• (…)
Funciones:
• Otorgamiento de
becas
• Otorgamiento de
ayudas.
• (…)
l. La planificación y seguimiento de los
modelos de financiación y de contabilidad
de costes de las universidades españolas.
Cuadro de clasificación:
• Expedientes de
planificación financiera.
• Modelos de
financiamiento.
• Registro de gastos.
• Informes de costes.
• (…)
Funciones:
• Planificación
financiera.
• Control de gastos.
• Control de costes.
• (…)
m. La coordinación de los órganos colegiados
en materia universitaria.
Cuadro de clasificación:
• Actas de reuniones de
órganos colegiados.
• (…)
Funciones:
• Coordinación de
órganos colegiados.
• (…)
Conclusión
• La clasificación archivística nos viene
dada desde el origen del documento
pero precisa reafirmarse, y ello se
produce a través de un proceso
intelectual que jerarquiza en clases a
los documentos del fondo, lo cual se
refleja en un cuadro de clasificación
resultante que puede ser funcional,
orgánico o ambos a la vez.

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Clasificación archivística y cuadros de clasificación

  • 1. La clasificación archivística. Cuadros de clasificación. Tipos Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
  • 2. Organizar • Establecer algo para lograr un fin, coordinando personas y medios adecuados (RAE, 2001). • La fase en Archivística recibe el nombre de Organización porque en ella es donde se organizan los documentos.
  • 3. El término Organización en Archivística Español Clasificación y ordenación Inglés Arrangement Italiano Ordinamento Francés Classement 2 procesos 1 proceso
  • 5. Clasificación • Según el Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, clasificar procede del latín “classis facere”: hacer clases. • Entendida como la separación en clases, bien sea de objetos como simples conceptos. Es una actividad inherente a la naturaleza humana, en un intento por simplificar, entender o, incluso, controlar su entorno (Herrero y Díaz, 2011).
  • 6. De las primeras referencias sobre clasificación archivística • Archivos del Palacio de Ugarit (1230-1175 aC). –Ala noroeste del Palacio: archivo administrativo. –Zona este del Palacio: cartas, textos jurídicos y alguno literario. –Zona central de Palacio: cartas de la reina con los monarcas de ciudades vecinas. –Zona sur del Palacio: correspondencia internacional, tratados, documentos jurídicos y los generados fuera del país.
  • 7. Palacio de Ugarit Fuente: http://didcticadelpatrimonicultural.blogspot.com.es/2014/04/los- archivos-de-ugarit-una-fuente.html
  • 8. Clasificación archivística • En la terminología archivística posee un sentido matizado. • En español se usó durante un tiempo la palabra arreglo, hoy en desuso.
  • 9. Clasificación archivística • Acción de separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos, aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de ese fondo (Heredia, 1981). • Interpretación del organigrama, formando grupos o clases de documentos acordes con la génesis o filiación respecto de la institución productora y sus dependencias. Proceso de identificación de series, pero formando parte de una estructura general (Gallego, 1989). • Acción de separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos, aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de ese fondo (Heredia, 1981). • Interpretación del organigrama, formando grupos o clases de documentos acordes con la génesis o filiación respecto de la institución productora y sus dependencias. Proceso de identificación de series, pero formando parte de una estructura general (Gallego, 1989).
  • 10. Clasificación archivística • Según el DTA (1995) la clasificación es la operación archivística que establece categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización. • Técnica que se utiliza para la identificación, agrupación y distribución sistemática de documentos o cosas semejantes, con características comunes o sistema determinado y que pueden ser con posterioridad diferenciada según su tipología documental (González, 1999). • Según el DTA (1995) la clasificación es la operación archivística que establece categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización. • Técnica que se utiliza para la identificación, agrupación y distribución sistemática de documentos o cosas semejantes, con características comunes o sistema determinado y que pueden ser con posterioridad diferenciada según su tipología documental (González, 1999).
  • 11. Clasificación archivística • Es un proceso intelectual que agrupa jerárquicamente los documentos de un fondo mediante clases, desde los más amplios a los más específicos y concluye con la sistematización de las series dentro de un cuadro de clasificación, respetando los principios de procedencia y del orden original (Cruz Mundet, 2001). • El arreglo (de los documentos) de acuerdo con su procedencia y en relación con la organización y las funciones de la agencia que los ha creado (Arévalo, 2003). • Es un proceso intelectual que agrupa jerárquicamente los documentos de un fondo mediante clases, desde los más amplios a los más específicos y concluye con la sistematización de las series dentro de un cuadro de clasificación, respetando los principios de procedencia y del orden original (Cruz Mundet, 2001). • El arreglo (de los documentos) de acuerdo con su procedencia y en relación con la organización y las funciones de la agencia que los ha creado (Arévalo, 2003).
  • 12. Clasificación archivística • Identificación y estructuración sistemáticas de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por éstas en categorías (…) y representados en un sistema de clasificación (AENOR, 2006). • Proceso archivístico cuya finalidad es estructurar los documentos de una entidad, y para ello identifica los tipos documentales, evidencia las relaciones y los organiza en una estructura lógica llamada cuadro de clasificación, que refleja dichas relaciones jerárquicamente (Cruz, 2006). • Identificación y estructuración sistemáticas de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por éstas en categorías (…) y representados en un sistema de clasificación (AENOR, 2006). • Proceso archivístico cuya finalidad es estructurar los documentos de una entidad, y para ello identifica los tipos documentales, evidencia las relaciones y los organiza en una estructura lógica llamada cuadro de clasificación, que refleja dichas relaciones jerárquicamente (Cruz, 2006).
  • 13. Clasificación archivística • Operación intelectual para el tratamiento de un fondo, fundada en el principio de respeto al origen del fondo y en el principio de respeto al orden original, que refleja la estructura administrativa del organismo productor (Mastropierro, 2008). • Separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora (ADABI, 2009). • Operación intelectual para el tratamiento de un fondo, fundada en el principio de respeto al origen del fondo y en el principio de respeto al orden original, que refleja la estructura administrativa del organismo productor (Mastropierro, 2008). • Separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora (ADABI, 2009).
  • 14. Por tanto… Clasificación es la operación archivística donde se realiza el proceso intelectual de jerarquización del fondo en categorías, clases y series, que se expresan mediante un cuadro de clasificación, respetando los principios de procedencia y del orden original.
  • 15. Para clasificar Tener en cuenta los siguientes aspectos: • La normativa que rige al organismo productor. • La estructura del organismo productor y su jerarquización. • Las funciones, gestiones y/o trámites propios de la institución productora. • Las acciones y asuntos a que se refieren los documentos (Herrero y Díaz, 2011).
  • 16. Clasificación • La clasificación debe retomar las divisiones estructurales y/o funcionales del fondo propuestas por el organismo productor, en tanto sea posible. • No es muy recomendable hacerlo si la estructura organizacional cambia sistemáticamente. • Se puede retomar una clasificación por funciones si éstas no han cambiado en el tiempo aunque cambie la estructura.
  • 17. Según Cruz Mundet (2001) INSTITUCIÓN PRODUCTORA Y SUS DEPENDENCIAS AGRUPACIÓN DOCUMENTAL AGRUPACIÓN DOCUMENTAL AGRUPACIÓN DOCUMENTAL GENERAN RETOMA CLASECLASECLASE CLASIFICACIÓN
  • 18. Entonces, la clasificación… • Está implícita en el origen del fondo. • Debe venir dada de las agrupaciones o agregados documentales que definió la institución productora. • Pero hay que concebirla lo suficientemente flexible para que incluya los cambios de estructuras de la institución y las modificaciones de las competencias y funciones de ésta.
  • 19. Clasificación • La clasificación no debe violar los principios de procedencia ni del orden natural. • Si la estructura del organismo productor no ha sido estable o ha cambiado en exceso sus funciones, la clasificación debe seguir sus propios patrones y confeccionarse en el Archivo aunque el organismo haya “clasificado” el fondo.
  • 20. Ejemplo hipotético 1 Ministerio de Administraciones Públicas AGRUPACIÓN DOCUMENTAL Tramitación de quejas y sugerencias al amparo del Real Decreto 208/1996 SERIE Tramitaciones de quejas y sugerencias al amparo del Real Decreto 208/1996 En la clasificación se define entonces: ¿Y para los otros Reales Decretos? Expedientes de tramitación de quejas y sugerencias
  • 21. Ejemplo hipotético 2 Ministerio de Información y Turismo AGRUPACIÓN DOCUMENTAL Obtención de permisos de rodaje de películas cinematográficas en España del Ministerio de Información y Turismo SERIE Expedientes de rodaje de películas cinematográficas del Ministerio de Información y Turismo En la clasificación se define entonces: Expedientes de rodaje de películas cinematográficas Ministerio de Cultura
  • 22. Ejemplo hipotético 3 Ministerio de la Vivienda •Otorgar subvenciones para obras de reconstrucción de edificios religiosos. AGRUPACIÓN DOCUMENTAL Expedientes de solicitud de subvenciones para obras de reconstrucción de edificios religiosos SERIE Expedientes de solicitud de subvenciones para obras de reconstrucción de edificios religiosos del Ministerio de la Vivienda. En la clasificación se define entonces: Ministerio de Obras Públicas y Urbanismo •Otorgar subvenciones para obras de reconstrucción de edificios religiosos.
  • 23. Ejemplo hipotético 4 Ministerio de la Vivienda AGRUPACIÓN DOCUMENTAL Expedientes de subvenciones para obras de reconstrucción de monasterios. Expedientes de subvenciones para obras de reconstrucción de iglesias. Expedientes de subvenciones para obras de reconstrucción de conventos. SERIE En la clasificación se define entonces: Expedientes de subvenciones para obras de reconstrucción de edificios religiosos Min. Obras Públicas
  • 24. Fragmento del Cuadro de Clasificación del Archivo General Militar de Segovia, España, confeccionado según las 3 divisiones (Personal, Asuntos y Material) indicadas por el Reglamento Provisional para el Régimen y Servicio de Archivos Militares de 1898. Fuente: http://www.portalcultura.md e.es/Galerias/cultural/archivo s/fichero/2012_03_01_cuadro _AGMS.pdf Lo que no debe ser: • 1.2. Asuntos –1.2.1. Armamento –1.2.2. Ascensos –1.2.3. Asuntos Generales –1.2.4. Contabilidad –1.2.5. Destinos –1.2.6. Estadística –(…) Productor: Secretaría de Estado y de Despacho de la Guerra / Ministerio de Guerra/ Ministerio del Ejército POR MATERIAS
  • 25. Clasificación: estructura-función Universidad Área Recursos Humanos Dirección de personal Dpto. de personal docente Sección contratación de profesores Coordinación Gestión Gestión Contratación Funciones-clasificación
  • 26. Definición de cuadro de clasificación • Plasmación material del sistema de clasificación escogido mediante una estructura jerárquica. • Andamio para sistematizar cada fondo en secciones y en series; las primeras que se identifican con la estructura o funcionamiento de la institución, y las segundas, que son testimonios de actividades derivadas de aquella estructura (Heredia, 1991).
  • 27. Definición • Estructura jerárquica y lógica que permite la identificación y el reagrupamiento físico o intelectual de los documentos al igual que su localización (Roberge, 1992). • Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo y aporta los datos esenciales de su estructura (DTA, 1995)
  • 28. Además es, • Es el resultado del proceso de clasificación archivística. Entonces, lo válido para la clasificación, lo es para el cuadro de clasificación. • Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización. También su estructura. • Sistema que organiza intelectualmente la información.
  • 29. Clasificación y Cuadro de Clasificación Clasificación Cuadro de clasificación Clasificación orgánica Clasificación funcional Clasificación orgánico-funcional Cuadro de clasificación orgánico-funcional Cuadro de clasificación orgánico Cuadro de clasificación orgánico-funcional
  • 30. Cuadro de clasificación Funcional Gestión de profesores Función Cuadro de clasificación 1. Contratación de profesores 2. Planificación de la docencia 3. Control de la docencia 5. Evaluación de la docencia 4. Confección de medios 1.1. Expedientes de contratación
  • 31. Las funciones de las instituciones productoras y su relación con el cuadro de clasificación • Según la Norma ISDF (2007), función es cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una institución por la legislación, política o mandato. • Pueden dividirse en conjuntos de operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones.
  • 32. Las funciones • La función es la capacidad de actuación de los órganos a través de actividades y tareas, es el conjunto de competencias que delimitan los grandes campos de actuación administrativa. • Las Administraciones Públicas tienen multitud de funciones que vienen determinadas por la normativa: aprobar, autorizar, controlar, cooperar, coordinar, dirigir, fomentar, gastar, ingresar, inspeccionar, entre otras muchas.
  • 33. Ejemplo de funciones de instituciones 1. Ayuntamiento de Guadalajara, España. • Dirigir la política, el gobierno y al administración municipal. • Establecer directrices generales de la acción de gobierno municipal. • Convocar a las sesiones del Pleno y las de la Junta de Gobierno Local. • Nombrar y cesar a los tenientes de alcalde y a los presidentes de los distritos. (…)
  • 34. Ejemplo de funciones de instituciones 2. Dirección General de Sanidad de la Producción Agraria (Ministerio de Agricultura, España) • Desarrollar la producción agraria y forestal. • Establecer las líneas directrices de la sanidad de las producciones agrarias y forestales. • Propiciar la remoción de los obstáculos técnicos para la apertura de mercados en el exterior. • Coordinar las redes de alerta veterinaria, fitosanitaria y de alimentación animal. (…)
  • 35. Ejemplo de funciones de instituciones 3. UNESCO • Apoyar las actividades informativas. • Distribuir información relevante vinculada a las diferentes esferas de competencia de la UNESCO. • Contribuye a distribuir información mediante la preparación de bibliografías especializadas, tanto para los usuarios nacionales como regionales. • Colaborar con instituciones culturales. (…)
  • 36. Cuadro de clasificación Orgánico 1. Dirección de personal 1.1. Personal docente Cuadro de clasificaciónEstructura 1.2. Personal no docente 1.1.1. Profesores 1.1.2. Investigadores 1.1.1.a. Expedientes de profesores 1.2.1. Personal de servicio
  • 37. Banco Agrícola de la República Dominicana
  • 38. Unión Peruana de Productores Fonográficos (UNIMPRO)
  • 42. Cuadro de clasificación Orgánico- funcional 1. Dirección de Personal docente Cuadro de clasificaciónEstructura y función 2. Dirección de Personal no docente 1.1. Subdirección de Profesores 1.1.a. Expedientes de contratación profesores 2.1. Expedientes de sanciones administrativas 1.1.b. Expedientes de control de la docencia 2.2. Expedientes de bajas laborales
  • 43. Ejemplo de cuadro de clasificación orgánico-funcional 01.00.00.00 ÓRGANOS DE GOBIERNO 01.01.00.00 Pleno 01.01.01.00 Expedientes de sesiones 01.01.02.00 Registros de actas de sesiones 01.01.03.00 Expedientes de normas 01.01.04.00 Expedientes de cargos de gobierno 01.02.00.00 Presidente 01.02.01.00 Disposiciones 01.02.02.00 Expedientes Gubernativos 01.03.00.00 Comisión Ejecutiva 01.03.01.00 Expedientes de sesiones 01.03.02.00 Registros de actas de sesiones 01.04.00.00 Cabildo Sindical/Junta General 01.04.01.00 Expedientes de sesiones 01.04.02.00 Registros de actas de sesiones 01.04.03.00 Expedientes Generales (…) Fuente: Archivos Municipales de La Rioja, España Estructuras/ Órganos Funciones/ Series
  • 44. Requisitos • Un cuadro de clasificación bastará con llegar hasta el nivel de serie. • El cuadro de clasificación se concibe de lo particular a lo general (parte de la revisión exhaustiva de cada documento, hasta llegar al nivel del fondo) pero se presenta de lo general a lo particular, o sea, de las grandes agrupaciones hasta las menores. • Requiere un largo proceso de estudio y conocimiento tanto del productor como del fondo.
  • 45. Requisitos de los cuadros de clasificación • Los títulos o encabezados deben ser claros, precisos, concretos, directos y reflejar claramente la función, actividad o estructura del productor. • Debe haber un cuadro de clasificación por cada fondo. • No hay cuadros de clasificación universales y únicos ya que responden a productores distintos.
  • 46. Requisitos • No debe ser rígido ni inflexible sino que debe propiciar la rectificación y corrección. • Se han definido varios niveles o partes del cuadro de clasificación pero las que no deben faltar son: Fondo, Secciones y Series. • Debe actualizarse siempre que se requiera.
  • 47. Principios • Estabilidad: perdurar en el tiempo. • Flexibilidad: permitir nuevas inclusiones. • Simplificación: sin numerosas subdivisiones. • Unicidad: sin divisiones cronológicas. Algunos de estos requisitos, son definidos por Herrero y Díaz (2011) como Principios:
  • 48. Además, para Herrero y Díaz (2011) • Los niveles sucesivos del cuadro de clasificación deben ser consistentes: un solo criterio en cada nivel. • Separar las actividades sustantivas de las “facilitativas”. • Las actividades de mayor peso, deben tener más subdivisiones, sin llegar a excesos.
  • 49. Funciones del cuadro de clasificación • Permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros. • Normaliza la definición de las clases y series. • Requiere un pleno dominio de las funciones y la estructura del productor. • Evita la ambigüedad en la ubicación de los documentos.
  • 50. Funciones • Organizar, describir y vincular los documentos. • Compartir documentos interna y externamente. • Proporcionar mejor acceso, recuperación, uso y difusión de los documentos.
  • 51. Ejemplos de Cuadro de clasificación Archivo Municipal de Motril
  • 52. Cuadro de clasificación Archivo Histórico Municipal de Morelia Tomado de Sierra Escobar, Luis Fernando. Consideraciones generales sobre Cuadros de Clasificación Documental (CCD) (2006)
  • 53. Cuadro de clasificación Archivos Municipales de Navarra
  • 55. Cuadro de clasificación Ministerio de Empleo y Seguridad Social, España
  • 56. Cuadro de clasificación Archivo Diocesano de Bilbao
  • 57. Cuadro de clasificación Extracto de la propuesta de cuadro funcional de Herrero y Díaz (2011) 1. Servicios de carácter general 11. Alta dirección de organización y su gobierno 12. Administración general 13. Relaciones exteriores 14. Justicia 2. Defensa, protección civil y seguridad ciudadana 22. Seguridad y protección civil 3. Seguridad, protección y promoción social 31. Seguridad y protección social 32. Promoción social 4. Producción bienes públicos de carácter social 41. Sanidad 42. Educación 43. Ordenación del territorio, urbanismo y vivienda 44. Bienestar comunitario 45. Cultura (…)
  • 58. Ejercicio: Funciones de la Subdirección General de Coordinación y Seguimiento Universitario (MECD, España) h) La elaboración y fomento de estudios e informes sobre las actividades docentes, investigadores y de transferencia de conocimiento de las universidades. i) La realización de actividades de evaluación, análisis y estudio, así como aquellas relativas a la innovación y mejora de la calidad de la educación universitaria y, en particular, la formulación de los criterios necesarios en este ámbito. j) El desarrollo y la gestión del sistema integrado de información universitaria, así como los indicadores necesarios para la evaluación y seguimiento del Sistema Universitario Español. k) La gestión de la unidad técnica y el secretariado permanente del Observatorio Universitario de Becas, Ayudas al Estudio y Rendimiento Académico. l) La planificación y seguimiento de los modelos de financiación y de contabilidad de costes de las universidades españolas. m) La coordinación de los órganos colegiados en materia universitaria.
  • 59. h. La elaboración y fomento de estudios e informes sobre las actividades docentes, investigadores y de transferencia de conocimiento de las universidades. Funciones: •Estudios sobre la docencia y la investigación. • Transferencias de conocimientos. • (…) Cuadro de clasificación: •Expedientes de estudios. • Informes de estudios realizados. • Programas de eventos. • (…)
  • 60. i. La realización de actividades de evaluación, análisis y estudio, así como aquellas relativas a la innovación y mejora de la calidad de la educación universitaria y, en particular, la formulación de los criterios necesarios en este ámbito. Cuadro de clasificación: • Expedientes de actividades evaluativas. • Expedientes de evaluación. • Expedientes de innovaciones • Listado de criterios • (…) Funciones: • Realización de actividades evaluativas. • Evaluación de actividades. • Realización de innovaciones. • Formulación de criterios • (…)
  • 61. j. El desarrollo y la gestión del sistema integrado de información universitaria, así como los indicadores necesarios para la evaluación y seguimiento del Sistema Universitario Español. Cuadro de clasificación: •Expedientes de gestión de información. • Listados de indicadores de evaluación. • (…) Funciones: • Gestión de información. • Confección de indicadores de evaluación. • (…)
  • 62. k. La gestión de la unidad técnica y el secretariado permanente del Observatorio Universitario de Becas, Ayudas al Estudio y Rendimiento Académico. Cuadro de clasificación: • Convocatorias de becas. • Convocatorias de ayudas. • Expedientes de otorgamiento. • (…) Funciones: • Otorgamiento de becas • Otorgamiento de ayudas. • (…)
  • 63. l. La planificación y seguimiento de los modelos de financiación y de contabilidad de costes de las universidades españolas. Cuadro de clasificación: • Expedientes de planificación financiera. • Modelos de financiamiento. • Registro de gastos. • Informes de costes. • (…) Funciones: • Planificación financiera. • Control de gastos. • Control de costes. • (…)
  • 64. m. La coordinación de los órganos colegiados en materia universitaria. Cuadro de clasificación: • Actas de reuniones de órganos colegiados. • (…) Funciones: • Coordinación de órganos colegiados. • (…)
  • 65. Conclusión • La clasificación archivística nos viene dada desde el origen del documento pero precisa reafirmarse, y ello se produce a través de un proceso intelectual que jerarquiza en clases a los documentos del fondo, lo cual se refleja en un cuadro de clasificación resultante que puede ser funcional, orgánico o ambos a la vez.