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Modelos de gestión de
documentos
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
Modelos de gestión de documentos
Llamados también “Sistemas de
gestión documental” o “Modelos
archivísticos”.
En sentido general, tienen que ver
con la manera en que se crean los
documentos y en la forma en que se
archivarán.
Gestión de documentos
• Se puede definir a la gestión documental como
las operaciones archivísticas que se llevan a
cabo a lo largo del periodo comprendido entre
la creación de los documentos y su eliminación
o transferencia al Archivo histórico.
• El concepto proviene del “records
management” norteamericano, que se define
como “el área de gestión administrativa general
relativa a conseguir economía y eficacia en la
creación, mantenimiento, uso y disposición de
los documentos”.
Gestión de documentos
• En castellano se ha traducido el records
management como gestión de documentos o
gestión documental. La definición aceptada en
castellano no es literal sino como una
concepción de trabajo.
• Rhoads (1989), formuló 4 niveles de
implantación de la gestión de documentos:
–Nivel mínimo.
–Nivel mínimo incrementado.
–Nivel intermedio.
–Nivel óptimo.
Niveles de implantación de la gestión
de documentos
• Nivel mínimo: países que cuentan con
instrumentos tales como calendarios de
conservación o tablas de evaluación documental
y gestionan sus documentos siguiendo las
previsiones inscritas en dichos cuadros,
transfiriendo los documentos de valor
permanente a los Archivos Nacionales.
Niveles de implantación de la gestión
de documentos
• Nivel mínimo incrementado: aquellos países
que incorporan a los elementos del nivel
mínimo, la existencia de uno o más depósitos
intermedios.
Niveles de implantación de la gestión
de documentos
• Nivel intermedio: aquellos países que incluyen a
lo anterior, otros subprogramas básicos como el
diseño y gestión de formularios, gestión de la
correspondencia e informes, desarrollo de
sistemas de archivo y recuperación de
documentos, gestión de documentos activos,
programa de documentos esenciales y
planificación ante posibles desastres.
Niveles de implantación de la gestión
de documentos
• Nivel óptimo: aquellos países que suman a los
niveles anteriores la gestión de directrices, de
los correos y telecomunicaciones y máquinas
reproductoras de documentos, sistemas de
gestión de información y utilización de
tratamiento de textos en la generación de
correspondencia, informes y directrices y
sistemas de análisis, automatización y
tecnología reprográfica en diversas aplicaciones.
El profesional de la gestión de
documentos
• Las particularidades de la gestión documental
ha propiciado la aparición de una “nueva
profesión”, según explican algunos autores
como Llansó (2006), distinta a la de archivero.
• La nueva profesión tiene un entrenamiento y
una formación específicos, con sus propias
asociaciones profesionales independientes y un
proceso de calificación propio.
• Ese nuevo profesional se ocuparía de tres de las
cuatro fases de la vida de los documentos.
El gestor documental y el ciclo de
vida de los documentos
Activa
Ciclo de vida de los documentos
Semiactiva Inactiva
Gestión de
los de valor
permanente
Fases en el ciclo de vida (Rhoads, 1983)
Manteni-
miento y uso
Disposición
Creación de
documentos
ArchiveroGestor documental
Archivero
Fase de creación de documentos
• Diseño y gestión de formularios.
• Preparación y gestión de correspondencia,
informes y directrices.
• Desarrollo de sistemas de gestión de
información.
• Aplicación de modernas tecnologías a todos
estos procesos anteriores.
Fase de mantenimiento y uso de
documentos
• Desarrollo de sistemas de archivo.
• Gestión de archivos de oficinas.
• Gestión de correos y telecomunicaciones.
• Selección y gestión de máquinas copiadoras de
oficina.
• Desarrollo de programas de documentos
esenciales y planificación contra desastres.
• Tratamiento, análisis, automatización y
reprografía de documentos de depósitos
intermedios.
Fase de disposición de los
documentos
• Identificación y descripción de las series.
• Desarrollo de cuadros de retención y disposición
de documentos.
• Selección y disposición de documentos.
• Transferencia de documentos con valor
permanente a los Archivos históricos.
Fase de gestión de documentos de
valor permanente (solo archiveros)
• Diseño y equipamiento de los depósitos de
archivo.
• Métodos y procedimientos para restauración y
conservación de documentos.
• Organización y descripción de los contenidos de
los depósitos.
• Desarrollo de políticas de acceso.
• Difusión e información sobre el Archivo.
Modelos de gestión de documentos
• Modelos primarios: aquellos que han alcanzado
tal desarrollo que han acabado por influir
directamente en otros modelos.
• Modelos de segunda generación: aquellos que
han recibido una influencia de modelos ajenos,
fruto de compartir tradiciones administrativas y
archivísticas comunes.
• Modelos por asimilación: modelos que han
adoptado a priori, elementos de otros modelos
ajenos a su tradición administrativa y
archivística de origen.
Modelos primarios de gestión de
documentos
Modelo
norteamericano
Submodelo EE.UU
Submodelo Quebec
Modelo
europeo
Submodelo Países
germánicos, Italia o
Inglaterra
Submodelo
“Préarchivage” francés
Modelo norteamericano
Modelo norteamericano
• Pertenece a una administración joven.
• Preocupación por una buena gestión de los
documentos.
• El fin es conseguir beneficios económicos.
• No cuentan con un pasado histórico que
condicione su práctica archivística.
• Otorgan una gran importancia a las nuevas
tecnologías.
• Han podido evolucionar en el control de la
gestión de los documentos.
Modelo norteamericano (2)
• Tiene reconocimiento legal.
• Aportan el concepto de “records management”,
surgido en EE.UU. con su respaldo legal incluido.
• Los elementos claves del “records
management” son la clasificación, la valoración,
la selección de documentos desde su
producción y el inventario como instrumento de
descripción.
• Este modelo contiene 2 submodelos
denominados EE.UU. y Quebec.
Submodelo EE.UU.
Submodelo EE.UU.
• El modelo gira en torno al “records
management” que inicialmente apareció como
una subfunción archivística.
• Desde el principio demostró su eficacia en la
reducción al mínimo del volumen de
documentos que debían conservarse por su
valor histórico.
• Tal es su importancia, que la gestión de
documentos es Política de Estado dirigida a la
racionalización del conjunto de las prácticas
administrativas.
Submodelo EE.UU (2)
• La gestión de documentos se encuentra
integrada en el engranaje administrativo
federal.
• Responde a los graves problemas de la
organización, inflación y conservación de los
documentos federales.
• En 1934 se crea el Archivo Nacional, que juega
un papel importante en la gestión de la
documentación administrativa de las agencias
federales.
Submodelo EE.UU (3)
• En este modelo del “records management”,
prima el factor rentabilidad más que el de
Patrimonio Cultural.
• El factor económico tiene una fuerte incidencia
en la reducción del volumen de la
documentación archivada.
• La inflación documental se ha enfrentado
mediante la confección de tablas de valoración y
eliminación de documentos, realizadas por las
propias agencias y supervisadas por los
archiveros federales.
Submodelo EE.UU (4)
• Al igual que en otras disciplinas, la práctica ha
antecedido al desarrollo teórico producto de la
adopción de soluciones para atajar los
problemas de la Administración.
• La contraposición de intereses entre la gestión y
la preservación de documentos de valor
histórico ha dado lugar a que existan 2 tipos de
profesionales paralelos: el gestor de
documentos y el archivero.
Submodelo EE.UU (5)
• El gestor de documentos (records managers) se
ocupa de las fases activa y semiactiva y el
archivero de la fase inactiva.
• Ambos profesionales anteriores tienen en
común la gestión de la información a través de
las edades de los documentos, por lo que están
obligados a entenderse.
• No obstante, los archiveros federales
intervienen también en las primeras fases para
garantizar la preservación de la documentación
con valor permanente.
Submodelo EE.UU (6)
• El “National Archives Records Administration”
(NARA), por ley, es el organismo responsable del
control de la totalidad del ciclo de vida de los
documentos de la Administración Federal.
• El modelo también se desarrolla con gran
energía y dinamismo en el sector privado, hasta
el punto de considerarse a la vanguardia de esta
disciplina en el modelo de EE.UU.
• Es un modelo que tiene gran respaldo de
organismos internacionales como la UNESCO y
el ICA.
Submodelo EE.UU (7)
• En la actualidad, el “Records management”, ha
influido en otros conceptos como el de
“Knowledge management”, donde participan
otros profesionales de la información.
• Es un modelo de referencia para muchos países,
incluidos aquellos que tienen su propio modelo.
• En su desarrollo han intervenido decisivamente,
las nuevas tecnologías informáticas y
documentales.
Submodelo EE.UU. Estructura
– Servicio de gestión de documentos: asesora a las
Administraciones Federales en materia de gestión
de documentos.
– Servicio de Archivos Intermedios Federales:
coordina 15 Archivos de este tipo distribuidos por
todo el país y evalúa programas de conservación
de documentos de los organismos federales. Solo
un 2-3% es conservado por su valor permanente.
– Servicio de los Archivos Nacionales: encargado
de la documentación histórica, así como de
determinar los documentos con valor
permanente.
Submodelo Quebec
Submodelo Quebec
• El desarrollo de la gestión de documentos ha
sido mucho más tardío.
• Es un modelo que adquirió gran vitalidad a
partir de los años 80 cuando empezaron a
plasmarse políticas y programas de gestión de
documentos.
• A pesar de tener una legislación federal común,
el modelo Quebec es distinto al de la parte
anglosajona de Canadá, que junto a EE.UU.,
aplica el modelo homónimo.
Submodelo Quebec (2)
• Al igual que en EE.UU, la gestión documental
tiene un soporte legal y reglamentario bien
definido que la respalda.
• A diferencia de EE.UU., son los Archivos
Nacionales los que ejercen las funciones de
control de los documentos en todas sus etapas.
• También cuentan con un profesional para la
gestión de documentos llamado “gestionnaire”,
homólogo del “records managers”, pero el peso
del archivero es más importante y decisivo.
Submodelo Quebec (3)
• La clasificación, el calendario de conservación y
el inventario de documentos, son los elementos
claves de todo el sistema de gestión de
documentos.
• Lo anterior ha generado el debate teórico en
cuanto a la prioridad del cuadro de clasificación
(prioridad a las necesidades de la
Administración) o a la protección de los
documentos con valor histórico (prioridad al
calendario de conservación).
Submodelo Quebec (4)
• Tiene un enorme desarrollo de la política de
gestión de documentos semiactivos, mediante
el establecimiento de calendarios de
conservación y de centros de documentos
semiactivos (archivos intermedios).
• Se le otorga una gran importancia a las nuevas
tecnologías en la gestión de la documentación
administrativa.
Modelo europeo
Modelo europeo
• Cuentan con una tradición archivística un
tanto arcaica.
• Lo anterior, ha condicionado la práctica
archivística.
• La práctica archivística se ha dedicado casi
exclusivamente a la documentación con
valor histórico.
Modelo europeo
• Han existido dos corrientes según la
existencia o no del Registro como oficina de
control de los archivos administrativos:
– una corriente que engloba los países
germánicos, Italia e Inglaterra
– otra corriente denominada “préarchivage”
francés.
• Cada país constituye, por su tradición
administrativa, un modelo único de gestión
de documentos aunque Llansó (1993), los
agrupa según la utilización dada al Registro.
Submodelo de países germánicos,
Italia e Inglaterra. El caso del Reino
Unido
Submodelo de países germánicos,
Italia e Inglaterra. El caso del Reino
Unido
• Constituye el modelo de tratamiento
documental más extendido del mundo.
• Es muy arcaico.
• Su origen se remonta a la época romana.
• Su despegue fundamental fue en el siglo
XVI.
Submodelo de países germánicos,
Italia e Inglaterra. El caso del Reino
Unido (2)
• Es característico que el acto de registrar un
documento, constituya evidencia legal de
su autenticidad.
• No obstante, está desapareciendo la
tendencia a registrar cada documento
individual, ya que es un control excesivo,
cuando es suficiente con aplicarlo a los
expedientes que conformarán las series.
El caso del Reino Unido (3)
• Los “registries” de cualquier tipo,
disponen de cuadros de clasificación de
documentos poco definidos.
• Los documentos generalmente se
clasifican antes de ser enviados a las
oficinas de actuación, separando
expedientes de carpetas de asuntos.
• Lo anterior, supone un riesgo de
ralentización de las decisiones del trámite.
El caso del Reino Unido (4)
• También los registros muy centralizados,
corren el riesgo de retener demasiado los
expedientes.
• Parcelación de responsabilidades ya que la
Administración es la responsable de los
documentos depositados en los archivos
de gestión y en los intermedios.
• El archivero no toma parte en la gestión
directa de los documentos en los archivos
de gestión ni intermedios.
El caso del Reino Unido (5)
• Para lo anterior, existe un cuerpo de
funcionarios específicamente entrenados.
• El archivero sí participa en el control e
inspección para garantizar la preservación
de los documentos con valor histórico.
• Único modelo en el que el archivero no
participa en la selección y eliminación de
documentos hasta pasados 25 años de su
confección.
El caso del Reino Unido (6)
• No obstante, están perfectamente
definidas las actuaciones de la
Administración y la Institución de Archivo
en el proceso de eliminación de
documentos.
• Al Archivo le corresponden funciones de
asesoramiento y ayuda sobre las
competencias de inspección y control de
los archivos de gestión e intermedios.
El caso del Reino Unido (7)
• Se le concede una gran importancia a la
codificación en la descripción y control de
los documentos y expedientes.
• Se prefiere el trabajo con expedientes que
con documentos individuales.
• Una vez en el Archivo definitivo, los
archiveros se reservan el principio del
orden originario de los documentos si fue
alterado por la Administración.
Submodelo de países germánicos,
Italia e Inglaterra: el caso de Alemania
Submodelo de países germánicos,
Italia e Inglaterra: el caso de Alemania
• Es el más arcaico.
• Procede también de la tradición romana.
• Tiene una incidencia muy fuerte de las
tradiciones administrativas derivadas del
derecho germánico.
• De hecho, existe un conflicto entre
derecho germánico y derecho romano.
El caso de Alemania (2)
• Alemania impulsó el sistema con la
“Registratur”, donde cada documento
recibido o expedido era objeto de registro
con remisión al expediente en el que debía
ser conservado, contando con un sistema
de clasificación de series preestablecido.
• Los Archivos de Oficina de la
Administración, organizan los documentos
a través de las Oficinas de Registro.
El caso de Alemania (3)
• Es reconocido el papel del Archivo
intermedio en el almacenamiento de
documentos semiactivos y la evaluación
de su valor histórico, a pesar de la
desvinculación en ello de las
Administraciones.
• Los Archivos Nacionales solo tienen una
función consultiva sin control real sobre
los Archivos de gestión.
El caso de Alemania (4)
• Para las eliminaciones y trasferencias, los
Archivos Nacionales se remiten al criterio y
voluntad de los ministerios afectados.
• Fuerte centralización de las
“registraturas”, con un sistema rígido de
control de los documentos en su
tramitación.
• Tienen dificultad en conseguir eficacia.
El caso de Alemania (5)
• No existen estudios científicos sobre
procedimientos administrativos.
• La “registratura” no es una disciplina sino
una función y se transmite como un
aprendizaje.
• Existe un cuadro de clasificación
establecido “a priori”, con materias
organizadas jerárquicamente a partir de
las funciones del órgano productor.
El caso de Alemania (6)
• La documentación se clasifica de acuerdo a
las materias del cuadro de clasificación.
• El cuadro se completa con índices de
personas o temas.
• Una vez en los Archivos históricos, los
archiveros pueden rehacer el orden
original.
• Del modelo alemán, deriva el modelo
italiano denominado “protocollo”.
El caso de Alemania (7)
• También destaca la importancia de la
codificación en la descripción y control de
los documentos y expedientes.
• El modelo funciona a base de valoraciones
y transferencias entre Archivos a varios
niveles, programadas en dependencia del
ciclo vital o “edad” de los documentos.
Submodelo “préarchivage”
Submodelo “préarchivage”
• Es un modelo sin registro de los
documentos.
• Está vinculado a las prácticas tradicionales
de la Adminsitración francesa, lo que le ha
limitado su capacidad de innovación.
• Poca incidencia de los Archivos Nacionales
en la organización de los “archives
courantes” de la Administración central.
Submodelo “préarchivage” (2)
• Los Ministerios de Asuntos Exteriores y de
Defensa quedan fuera del alcance de los
Archivos Nacionales.
• La Administración no cuenta con ningún
tipo de funcionario encargado de la fase
activa del documento.
• En cada Administración central
(Ministerio), existe un archivero en misión,
dependiente de los Archivos Nacionales.
Submodelo “préarchivage” (3)
• El archivero en misión es el encargado de
organizar y velar por la transferencia de los
documentos.
• No obstante, resulta poco relevante la
participación de los Archivos Nacionales
en la fase de creación de los documentos.
• La actuación en los Archivos de Oficina se
limita a preservar la documentación con
valor permanente.
Submodelo “préarchivage” (4)
• Poco desarrollo legislativo o reglamentario
que regule el tratamiento de la
documentación en la fase de archivo de
gestión y que apoye al archivero dentro de
la Administración creadora de los
documentos.
• Las Administraciones tampoco han sido
capaces de generar una estructura
organizativa responsable de la gestión de
los documentos activos.
Submodelo “préarchivage” (5)
• Sin embargo, la clasificación está
legalmente preestablecida desde el siglo
pasado.
• La formación profesional del archivero se
ha dirigido más hacia la gestión de los
fondos históricos que hacia los
documentos con vigencia administrativa.
• Se le da mucha importancia a la formación
del personal en los Ministerios a cargo de
las misiones.
Submodelo “préarchivage” (6)
• La importancia de las nuevas tecnologías
es evidente desde el punto de vista de las
aplicaciones sobre documentos de archivo
pero menos sobre gestión de documentos.
• Progresiva importancia de las tablas de
evaluación documental desde la
perspectiva de la preservación de
documentos con valor histórico.
• El “préarchivage” tradicional no puede
aplicarse sobre los nuevos soportes.
¿Iberoamérica?
¿Iberoamérica?
• España y Latinoamérica, padecen el efecto
de no poseer su propio modelo de gestión
de documentos o al menos, no
sistematizado.
• Desde finales de los años de 1980,
Iberoamérica comenzó a trabajar en la
búsqueda de su propio modelo.
• Los 2 modelos existentes, no respondían a
la realidad Iberoamericana.
En busca de un tercer modelo
• La solución debía venir del análisis de las
raíces históricas, que tuviera en cuenta el
contexto y la tradición de cada país.
• La idea es sistematizar un tercer modelo
adaptado a las características del contexto
iberoamericano.
• Se persigue la búsqueda de una identidad
iberoamericana frente a modelos extraños, lo
que ha contribuido a cambiar la mentalidad
historicista y a generar una nueva concepción
integradora.
En busca de un tercer modelo
• Iberoamérica busca una nueva
metodología de tratamiento y control de
documentos acorde a su realidad e historia
común.
• El nuevo modelo no funcionaría como
único patrón metodológico sino buscando
alternativas técnicas a partir del
reconocimiento de problemas semejantes.
• No se trata de reinventar esta gestión.
En busca de un tercer modelo
• En este empeño se creó el Grupo
Iberoamericano de Gestión de Documentos
que ha conseguido los siguientes acuerdos:
–Definir las características histórico-
administrativas y archivísticas del área.
–Adelantar la clasificación y ordenación más
que la descripción.
–Independizar transferencias y expurgos.
–Racionalizar las fases del tratamiento
archivístico.
Fases del tratamiento archivístico
propuestas por el Grupo
Iberoamericano de Gestión de
Documentos
• Identificación.
• Valoración.
• Descripción.
Conclusiones
• Existen dos modelos de gestión documental
fundamentales: el norteamericano y el
europeo, ambos con sus variantes o
submodelos. Iberoamérica busca el suyo.
• Cada uno responde al tipo de
administración imperante.
• Ambos están condicionados por la
documentación histórica que posean.
• Los profesionales tienen diferentes
actuaciones.

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Modelos de gestión documental

  • 1. Modelos de gestión de documentos Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
  • 2. Modelos de gestión de documentos Llamados también “Sistemas de gestión documental” o “Modelos archivísticos”. En sentido general, tienen que ver con la manera en que se crean los documentos y en la forma en que se archivarán.
  • 3. Gestión de documentos • Se puede definir a la gestión documental como las operaciones archivísticas que se llevan a cabo a lo largo del periodo comprendido entre la creación de los documentos y su eliminación o transferencia al Archivo histórico. • El concepto proviene del “records management” norteamericano, que se define como “el área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos”.
  • 4. Gestión de documentos • En castellano se ha traducido el records management como gestión de documentos o gestión documental. La definición aceptada en castellano no es literal sino como una concepción de trabajo. • Rhoads (1989), formuló 4 niveles de implantación de la gestión de documentos: –Nivel mínimo. –Nivel mínimo incrementado. –Nivel intermedio. –Nivel óptimo.
  • 5. Niveles de implantación de la gestión de documentos • Nivel mínimo: países que cuentan con instrumentos tales como calendarios de conservación o tablas de evaluación documental y gestionan sus documentos siguiendo las previsiones inscritas en dichos cuadros, transfiriendo los documentos de valor permanente a los Archivos Nacionales.
  • 6. Niveles de implantación de la gestión de documentos • Nivel mínimo incrementado: aquellos países que incorporan a los elementos del nivel mínimo, la existencia de uno o más depósitos intermedios.
  • 7. Niveles de implantación de la gestión de documentos • Nivel intermedio: aquellos países que incluyen a lo anterior, otros subprogramas básicos como el diseño y gestión de formularios, gestión de la correspondencia e informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación de documentos, gestión de documentos activos, programa de documentos esenciales y planificación ante posibles desastres.
  • 8. Niveles de implantación de la gestión de documentos • Nivel óptimo: aquellos países que suman a los niveles anteriores la gestión de directrices, de los correos y telecomunicaciones y máquinas reproductoras de documentos, sistemas de gestión de información y utilización de tratamiento de textos en la generación de correspondencia, informes y directrices y sistemas de análisis, automatización y tecnología reprográfica en diversas aplicaciones.
  • 9. El profesional de la gestión de documentos • Las particularidades de la gestión documental ha propiciado la aparición de una “nueva profesión”, según explican algunos autores como Llansó (2006), distinta a la de archivero. • La nueva profesión tiene un entrenamiento y una formación específicos, con sus propias asociaciones profesionales independientes y un proceso de calificación propio. • Ese nuevo profesional se ocuparía de tres de las cuatro fases de la vida de los documentos.
  • 10. El gestor documental y el ciclo de vida de los documentos Activa Ciclo de vida de los documentos Semiactiva Inactiva Gestión de los de valor permanente Fases en el ciclo de vida (Rhoads, 1983) Manteni- miento y uso Disposición Creación de documentos ArchiveroGestor documental Archivero
  • 11. Fase de creación de documentos • Diseño y gestión de formularios. • Preparación y gestión de correspondencia, informes y directrices. • Desarrollo de sistemas de gestión de información. • Aplicación de modernas tecnologías a todos estos procesos anteriores.
  • 12. Fase de mantenimiento y uso de documentos • Desarrollo de sistemas de archivo. • Gestión de archivos de oficinas. • Gestión de correos y telecomunicaciones. • Selección y gestión de máquinas copiadoras de oficina. • Desarrollo de programas de documentos esenciales y planificación contra desastres. • Tratamiento, análisis, automatización y reprografía de documentos de depósitos intermedios.
  • 13. Fase de disposición de los documentos • Identificación y descripción de las series. • Desarrollo de cuadros de retención y disposición de documentos. • Selección y disposición de documentos. • Transferencia de documentos con valor permanente a los Archivos históricos.
  • 14. Fase de gestión de documentos de valor permanente (solo archiveros) • Diseño y equipamiento de los depósitos de archivo. • Métodos y procedimientos para restauración y conservación de documentos. • Organización y descripción de los contenidos de los depósitos. • Desarrollo de políticas de acceso. • Difusión e información sobre el Archivo.
  • 15. Modelos de gestión de documentos • Modelos primarios: aquellos que han alcanzado tal desarrollo que han acabado por influir directamente en otros modelos. • Modelos de segunda generación: aquellos que han recibido una influencia de modelos ajenos, fruto de compartir tradiciones administrativas y archivísticas comunes. • Modelos por asimilación: modelos que han adoptado a priori, elementos de otros modelos ajenos a su tradición administrativa y archivística de origen.
  • 16. Modelos primarios de gestión de documentos Modelo norteamericano Submodelo EE.UU Submodelo Quebec Modelo europeo Submodelo Países germánicos, Italia o Inglaterra Submodelo “Préarchivage” francés
  • 18. Modelo norteamericano • Pertenece a una administración joven. • Preocupación por una buena gestión de los documentos. • El fin es conseguir beneficios económicos. • No cuentan con un pasado histórico que condicione su práctica archivística. • Otorgan una gran importancia a las nuevas tecnologías. • Han podido evolucionar en el control de la gestión de los documentos.
  • 19. Modelo norteamericano (2) • Tiene reconocimiento legal. • Aportan el concepto de “records management”, surgido en EE.UU. con su respaldo legal incluido. • Los elementos claves del “records management” son la clasificación, la valoración, la selección de documentos desde su producción y el inventario como instrumento de descripción. • Este modelo contiene 2 submodelos denominados EE.UU. y Quebec.
  • 21. Submodelo EE.UU. • El modelo gira en torno al “records management” que inicialmente apareció como una subfunción archivística. • Desde el principio demostró su eficacia en la reducción al mínimo del volumen de documentos que debían conservarse por su valor histórico. • Tal es su importancia, que la gestión de documentos es Política de Estado dirigida a la racionalización del conjunto de las prácticas administrativas.
  • 22. Submodelo EE.UU (2) • La gestión de documentos se encuentra integrada en el engranaje administrativo federal. • Responde a los graves problemas de la organización, inflación y conservación de los documentos federales. • En 1934 se crea el Archivo Nacional, que juega un papel importante en la gestión de la documentación administrativa de las agencias federales.
  • 23. Submodelo EE.UU (3) • En este modelo del “records management”, prima el factor rentabilidad más que el de Patrimonio Cultural. • El factor económico tiene una fuerte incidencia en la reducción del volumen de la documentación archivada. • La inflación documental se ha enfrentado mediante la confección de tablas de valoración y eliminación de documentos, realizadas por las propias agencias y supervisadas por los archiveros federales.
  • 24. Submodelo EE.UU (4) • Al igual que en otras disciplinas, la práctica ha antecedido al desarrollo teórico producto de la adopción de soluciones para atajar los problemas de la Administración. • La contraposición de intereses entre la gestión y la preservación de documentos de valor histórico ha dado lugar a que existan 2 tipos de profesionales paralelos: el gestor de documentos y el archivero.
  • 25. Submodelo EE.UU (5) • El gestor de documentos (records managers) se ocupa de las fases activa y semiactiva y el archivero de la fase inactiva. • Ambos profesionales anteriores tienen en común la gestión de la información a través de las edades de los documentos, por lo que están obligados a entenderse. • No obstante, los archiveros federales intervienen también en las primeras fases para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente.
  • 26. Submodelo EE.UU (6) • El “National Archives Records Administration” (NARA), por ley, es el organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos de la Administración Federal. • El modelo también se desarrolla con gran energía y dinamismo en el sector privado, hasta el punto de considerarse a la vanguardia de esta disciplina en el modelo de EE.UU. • Es un modelo que tiene gran respaldo de organismos internacionales como la UNESCO y el ICA.
  • 27. Submodelo EE.UU (7) • En la actualidad, el “Records management”, ha influido en otros conceptos como el de “Knowledge management”, donde participan otros profesionales de la información. • Es un modelo de referencia para muchos países, incluidos aquellos que tienen su propio modelo. • En su desarrollo han intervenido decisivamente, las nuevas tecnologías informáticas y documentales.
  • 28. Submodelo EE.UU. Estructura – Servicio de gestión de documentos: asesora a las Administraciones Federales en materia de gestión de documentos. – Servicio de Archivos Intermedios Federales: coordina 15 Archivos de este tipo distribuidos por todo el país y evalúa programas de conservación de documentos de los organismos federales. Solo un 2-3% es conservado por su valor permanente. – Servicio de los Archivos Nacionales: encargado de la documentación histórica, así como de determinar los documentos con valor permanente.
  • 30. Submodelo Quebec • El desarrollo de la gestión de documentos ha sido mucho más tardío. • Es un modelo que adquirió gran vitalidad a partir de los años 80 cuando empezaron a plasmarse políticas y programas de gestión de documentos. • A pesar de tener una legislación federal común, el modelo Quebec es distinto al de la parte anglosajona de Canadá, que junto a EE.UU., aplica el modelo homónimo.
  • 31. Submodelo Quebec (2) • Al igual que en EE.UU, la gestión documental tiene un soporte legal y reglamentario bien definido que la respalda. • A diferencia de EE.UU., son los Archivos Nacionales los que ejercen las funciones de control de los documentos en todas sus etapas. • También cuentan con un profesional para la gestión de documentos llamado “gestionnaire”, homólogo del “records managers”, pero el peso del archivero es más importante y decisivo.
  • 32. Submodelo Quebec (3) • La clasificación, el calendario de conservación y el inventario de documentos, son los elementos claves de todo el sistema de gestión de documentos. • Lo anterior ha generado el debate teórico en cuanto a la prioridad del cuadro de clasificación (prioridad a las necesidades de la Administración) o a la protección de los documentos con valor histórico (prioridad al calendario de conservación).
  • 33. Submodelo Quebec (4) • Tiene un enorme desarrollo de la política de gestión de documentos semiactivos, mediante el establecimiento de calendarios de conservación y de centros de documentos semiactivos (archivos intermedios). • Se le otorga una gran importancia a las nuevas tecnologías en la gestión de la documentación administrativa.
  • 35. Modelo europeo • Cuentan con una tradición archivística un tanto arcaica. • Lo anterior, ha condicionado la práctica archivística. • La práctica archivística se ha dedicado casi exclusivamente a la documentación con valor histórico.
  • 36. Modelo europeo • Han existido dos corrientes según la existencia o no del Registro como oficina de control de los archivos administrativos: – una corriente que engloba los países germánicos, Italia e Inglaterra – otra corriente denominada “préarchivage” francés. • Cada país constituye, por su tradición administrativa, un modelo único de gestión de documentos aunque Llansó (1993), los agrupa según la utilización dada al Registro.
  • 37. Submodelo de países germánicos, Italia e Inglaterra. El caso del Reino Unido
  • 38. Submodelo de países germánicos, Italia e Inglaterra. El caso del Reino Unido • Constituye el modelo de tratamiento documental más extendido del mundo. • Es muy arcaico. • Su origen se remonta a la época romana. • Su despegue fundamental fue en el siglo XVI.
  • 39. Submodelo de países germánicos, Italia e Inglaterra. El caso del Reino Unido (2) • Es característico que el acto de registrar un documento, constituya evidencia legal de su autenticidad. • No obstante, está desapareciendo la tendencia a registrar cada documento individual, ya que es un control excesivo, cuando es suficiente con aplicarlo a los expedientes que conformarán las series.
  • 40. El caso del Reino Unido (3) • Los “registries” de cualquier tipo, disponen de cuadros de clasificación de documentos poco definidos. • Los documentos generalmente se clasifican antes de ser enviados a las oficinas de actuación, separando expedientes de carpetas de asuntos. • Lo anterior, supone un riesgo de ralentización de las decisiones del trámite.
  • 41. El caso del Reino Unido (4) • También los registros muy centralizados, corren el riesgo de retener demasiado los expedientes. • Parcelación de responsabilidades ya que la Administración es la responsable de los documentos depositados en los archivos de gestión y en los intermedios. • El archivero no toma parte en la gestión directa de los documentos en los archivos de gestión ni intermedios.
  • 42. El caso del Reino Unido (5) • Para lo anterior, existe un cuerpo de funcionarios específicamente entrenados. • El archivero sí participa en el control e inspección para garantizar la preservación de los documentos con valor histórico. • Único modelo en el que el archivero no participa en la selección y eliminación de documentos hasta pasados 25 años de su confección.
  • 43. El caso del Reino Unido (6) • No obstante, están perfectamente definidas las actuaciones de la Administración y la Institución de Archivo en el proceso de eliminación de documentos. • Al Archivo le corresponden funciones de asesoramiento y ayuda sobre las competencias de inspección y control de los archivos de gestión e intermedios.
  • 44. El caso del Reino Unido (7) • Se le concede una gran importancia a la codificación en la descripción y control de los documentos y expedientes. • Se prefiere el trabajo con expedientes que con documentos individuales. • Una vez en el Archivo definitivo, los archiveros se reservan el principio del orden originario de los documentos si fue alterado por la Administración.
  • 45. Submodelo de países germánicos, Italia e Inglaterra: el caso de Alemania
  • 46. Submodelo de países germánicos, Italia e Inglaterra: el caso de Alemania • Es el más arcaico. • Procede también de la tradición romana. • Tiene una incidencia muy fuerte de las tradiciones administrativas derivadas del derecho germánico. • De hecho, existe un conflicto entre derecho germánico y derecho romano.
  • 47. El caso de Alemania (2) • Alemania impulsó el sistema con la “Registratur”, donde cada documento recibido o expedido era objeto de registro con remisión al expediente en el que debía ser conservado, contando con un sistema de clasificación de series preestablecido. • Los Archivos de Oficina de la Administración, organizan los documentos a través de las Oficinas de Registro.
  • 48. El caso de Alemania (3) • Es reconocido el papel del Archivo intermedio en el almacenamiento de documentos semiactivos y la evaluación de su valor histórico, a pesar de la desvinculación en ello de las Administraciones. • Los Archivos Nacionales solo tienen una función consultiva sin control real sobre los Archivos de gestión.
  • 49. El caso de Alemania (4) • Para las eliminaciones y trasferencias, los Archivos Nacionales se remiten al criterio y voluntad de los ministerios afectados. • Fuerte centralización de las “registraturas”, con un sistema rígido de control de los documentos en su tramitación. • Tienen dificultad en conseguir eficacia.
  • 50. El caso de Alemania (5) • No existen estudios científicos sobre procedimientos administrativos. • La “registratura” no es una disciplina sino una función y se transmite como un aprendizaje. • Existe un cuadro de clasificación establecido “a priori”, con materias organizadas jerárquicamente a partir de las funciones del órgano productor.
  • 51. El caso de Alemania (6) • La documentación se clasifica de acuerdo a las materias del cuadro de clasificación. • El cuadro se completa con índices de personas o temas. • Una vez en los Archivos históricos, los archiveros pueden rehacer el orden original. • Del modelo alemán, deriva el modelo italiano denominado “protocollo”.
  • 52. El caso de Alemania (7) • También destaca la importancia de la codificación en la descripción y control de los documentos y expedientes. • El modelo funciona a base de valoraciones y transferencias entre Archivos a varios niveles, programadas en dependencia del ciclo vital o “edad” de los documentos.
  • 54. Submodelo “préarchivage” • Es un modelo sin registro de los documentos. • Está vinculado a las prácticas tradicionales de la Adminsitración francesa, lo que le ha limitado su capacidad de innovación. • Poca incidencia de los Archivos Nacionales en la organización de los “archives courantes” de la Administración central.
  • 55. Submodelo “préarchivage” (2) • Los Ministerios de Asuntos Exteriores y de Defensa quedan fuera del alcance de los Archivos Nacionales. • La Administración no cuenta con ningún tipo de funcionario encargado de la fase activa del documento. • En cada Administración central (Ministerio), existe un archivero en misión, dependiente de los Archivos Nacionales.
  • 56. Submodelo “préarchivage” (3) • El archivero en misión es el encargado de organizar y velar por la transferencia de los documentos. • No obstante, resulta poco relevante la participación de los Archivos Nacionales en la fase de creación de los documentos. • La actuación en los Archivos de Oficina se limita a preservar la documentación con valor permanente.
  • 57. Submodelo “préarchivage” (4) • Poco desarrollo legislativo o reglamentario que regule el tratamiento de la documentación en la fase de archivo de gestión y que apoye al archivero dentro de la Administración creadora de los documentos. • Las Administraciones tampoco han sido capaces de generar una estructura organizativa responsable de la gestión de los documentos activos.
  • 58. Submodelo “préarchivage” (5) • Sin embargo, la clasificación está legalmente preestablecida desde el siglo pasado. • La formación profesional del archivero se ha dirigido más hacia la gestión de los fondos históricos que hacia los documentos con vigencia administrativa. • Se le da mucha importancia a la formación del personal en los Ministerios a cargo de las misiones.
  • 59. Submodelo “préarchivage” (6) • La importancia de las nuevas tecnologías es evidente desde el punto de vista de las aplicaciones sobre documentos de archivo pero menos sobre gestión de documentos. • Progresiva importancia de las tablas de evaluación documental desde la perspectiva de la preservación de documentos con valor histórico. • El “préarchivage” tradicional no puede aplicarse sobre los nuevos soportes.
  • 61. ¿Iberoamérica? • España y Latinoamérica, padecen el efecto de no poseer su propio modelo de gestión de documentos o al menos, no sistematizado. • Desde finales de los años de 1980, Iberoamérica comenzó a trabajar en la búsqueda de su propio modelo. • Los 2 modelos existentes, no respondían a la realidad Iberoamericana.
  • 62. En busca de un tercer modelo • La solución debía venir del análisis de las raíces históricas, que tuviera en cuenta el contexto y la tradición de cada país. • La idea es sistematizar un tercer modelo adaptado a las características del contexto iberoamericano. • Se persigue la búsqueda de una identidad iberoamericana frente a modelos extraños, lo que ha contribuido a cambiar la mentalidad historicista y a generar una nueva concepción integradora.
  • 63. En busca de un tercer modelo • Iberoamérica busca una nueva metodología de tratamiento y control de documentos acorde a su realidad e historia común. • El nuevo modelo no funcionaría como único patrón metodológico sino buscando alternativas técnicas a partir del reconocimiento de problemas semejantes. • No se trata de reinventar esta gestión.
  • 64. En busca de un tercer modelo • En este empeño se creó el Grupo Iberoamericano de Gestión de Documentos que ha conseguido los siguientes acuerdos: –Definir las características histórico- administrativas y archivísticas del área. –Adelantar la clasificación y ordenación más que la descripción. –Independizar transferencias y expurgos. –Racionalizar las fases del tratamiento archivístico.
  • 65. Fases del tratamiento archivístico propuestas por el Grupo Iberoamericano de Gestión de Documentos • Identificación. • Valoración. • Descripción.
  • 66. Conclusiones • Existen dos modelos de gestión documental fundamentales: el norteamericano y el europeo, ambos con sus variantes o submodelos. Iberoamérica busca el suyo. • Cada uno responde al tipo de administración imperante. • Ambos están condicionados por la documentación histórica que posean. • Los profesionales tienen diferentes actuaciones.