Comunicación

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Comunicación

  1. 1. Clase de comunicación DEFINICION DE COMUNICACIÓN: es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra. FORMULA DE COMUNICACION Emisor. Persona que transmite algo a los demás. Receptor. Persona que recibe el mensaje a través del canal y lo interpreta. Mensaje. Información que el emisor envía al receptor. Código. Es un conjunto de signos sistematizado junto con unas reglas que permiten utilizarlos. El código permite al emisor elaborar el mensaje y al receptor interpretarlo. El emisor y el receptor deben utilizar el mismo código. La lengua es uno de los códigos más utilizados para establecer la comunicación entre los seres humanos. Canal. Elemento físico que establece la conexión entre el emisor y el receptor. Contexto. Relación que se establece entre las palabras de un mensaje y que nos aclaran y facilitan la comprensión de lo que se quiere expresar. - Un árbitro saca una tarjeta roja a un delantero en un partido de fútbol. -Un semáforo se pone en verde para los peatones. -Un amigo te envía un mensaje a tu teléfono móvil. ej:1 El Emisor: El Arbitro El Receptor: El Delantero El Contexto: El partido de Futbol El Mensaje: Expulsion o sancion El Canal: La Tarjeta El Codigo: Reglas del futbol, que permiten que el receptor entiende lo que le expresa el emisor! a traves de su accion de sacar la tarjeta roja. La comunicación verbal La comunicación verbal puede realizarse de dos formas: oral: a través de signos orales y palabras habladas o escrita: por medio de la representación gráfica de signos. Hay múltiples formas de comunicación oral. Los gritos, silbidos, llantos y risas pueden expresar diferentes situaciones anímicas y son una de las formas más primarias de la comunicación. La comunicación no verbal La comunicación no verbal se realiza a través de multitud de signos de gran variedad: Imágenes sensoriales (visuales, auditivas, olfativas...), sonidos, gestos, movimientos corporales, etc. Características de la comunicación no verbal: • Mantiene una relación con la comunicación verbal, pues suelen emplearse juntas. • En muchas ocasiones actúa como reguladora del proceso de comunicación, contribuyendo a ampliar o reducir el significado del mensaje. • Los sistemas de comunicación no verbal varían según las culturas. • Generalmente, cumple mayor número de funciones que el verbal, pues lo acompaña, completa, modifica o sustituye en ocasiones
  2. 2. La comunicación es un proceso de interacción social a través de signos y sistemas de signos que surgen como producto de la actividad humana. Los hombres en el proceso de comunicación expresan sus necesidades, aspiraciones, criterios, emociones”.Todo es signo de comunicación. Es interaccional porque sus efectos dependen del que comunica y del que recibe e interpreta. En la comunicación debe existir empatía, las personas son capaces de comprender los mensajes del otro, pero sin perder su propio marco de referencia. Para establecer una clara y asertiva comunicación.
  3. 3. 2.1ComunicaciónnoVerbal
  4. 4. La comunicación no verbal es el proceso de comunicación mediante el envió y recepción de mensajes sin palabras. Estos mensajes pueden ser comunicados a través de gestos, lenguaje corporal o postura, expresión facial y el contacto visual. La expresión facial. El rostro es una gran fuente de datos en la comunicación no verbal. La expresión de la cara va a reflejar el estado emocional, actitudes y estados de ánimo tales como alegría, tristeza, miedo, asco, desprecio, frustración, aburrimiento, perplejidad.  La postura. Es el modo en que se mantiene el cuerpo al sentarse, mantenerse de pie o caminar. Indica actitudes y sentimientos hacía uno mismo y hacia los otros.  La mirada. Dentro de las expresiones faciales prestamos especial atención al significado de la mirada. A través de ella expresamos emociones, deseo de establecer relaciones, o de
  5. 5. no establecerlas. Cuando conversamos, miramos alternativamente al otro y la mirada actúa como una especie de interruptor que indica al interlocutor su turno para hablar.  Los gestos. Al hablar de gestos nos referimos a movimientos breves y transitorios de partes específicas del cuerpo. Se realizan básicamente con los brazos, manos, hombros y cabeza: “El cuerpo es silencioso pero no mudo”.
  6. 6. 2.2.-Comunicación Verbal La comunicación verbal puede realizarse de dos formas: -Oral: a través de signos orales y palabras habladas. -Escrita: por medio de la representación gráfica de signos. Es aquí cuando recordamos a los factores de la comunicación, pues es el sustento de la misma: emisor, receptor, mensaje, canal, código y contexto.
  7. 7. La comunicación eficaz dos personas se produce cuando el receptor interpreta el mensaje en el sentido que pretende el emisor. Algunas de las estrategias que podemos utilizar para lograr una comunicación eficaz. 3.1.-La Escucha Activa: La escucha activa se focaliza intencionalmente en la persona que uno escucha, ya sea en un grupo o sólo dos personas, para comprender lo qué se está diciendo. Como oyente, debería ser capaz de repetir en sus propias palabras lo que la otra persona haya dicho. Esto no implica estar de acuerdo con lo que el otro está diciendo, sino comprender lo que se dice.
  8. 8. 3.1.1.-Fases: a) Acogida:Implica crear un clima agradable, un lugar sin mucho ruido y sin distracciones para la presentación mutua (¿Y TÚ QUE OPINAS? ¿DECÍAS?¿MI NOMBRE ES… EL TUYO? b) Atención: Lograr comprender a la otra persona, interpretando cada una de sus ideas mostrando una postura de escucha.
  9. 9. b) Respuesta: Etapa final en la que después de escuchar a la otra persona emitimos nuestra opinión puede verbal (¡QUE BUENO! ¡NO LO SABÍA!...) o no verbal (haciendo gestos con la cabeza) recordando que debemos apoyar soluciones y no buscar más problemas. TAREA BUSCAR LAS DIFERENTES SEÑALES DE COMUNICACIÓN AQUÍ QUEDAMOS SEÑALES DE TRANSITO PRESCRIPTIVAS o REGLAMENTARIAS: Señale de prohibición: transmiten que una acción en particular no puede ser realizada, ya sea por peatones o conductores. Giro a la derecha prohibido: Señales de prioridad: a través de ellas se intenta enfatizar o modificar a quién le corresponde el paso primero, ya sea en un tramo específico o en alguna esquina en particular. Calzada con prioridad: ceda el paso Señales de restricción: a través de estas se determinan límites de velocidad, tamaño y peso de vehículos y la utilización de carriles y estacionamientos.
  10. 10. PREVENTIVAS: Señales físicas: por medio de estas se muestran cualidades próximas de la ruta, por ejemplo, si existe algún puente, túnel o curva. Tunal Señales de máximo peligro: se transmite la necesidad de transitar con máxima precaución en determinados tramos del camino por el peligro que puede haber en el mismo o en sus alrededores. Calzada resbaladiza: INFORMATIVAS: Señales de información turística y de servicios: por medio de ellas los conductores o peatones pueden obtener información útil por ejemplo la distancia que hay hasta un teléfono público, estación de servicio, puesto sanitario o restaurante. Restaurante próximo: Señales de características de la vía: como su nombre indica qué características presenta una determinada calle o ruta. Además, señala si estas han sufrido algún tipo de modificaciones. Calzada dividida:
  11. 11. Señales de nomenclatura urbana y rural: indican los nombres así como también las alturas de avenidas y calles. En caso de zonas rurales, estas son identificadas por señales colocadas en la ruta. Por último, dan a conocer qué distancia hay hasta una determinada localidad o destino. Nombre y altura de calles o avenidas: TRANSITORIAS: Por medio de estas se informa sobre la realización de trabajos de mantenimiento o construcción en una determinada vía. SEÑALES QUIMICAS ELKIN ESTREMADAMENTEINFLAMABLE MUY TOXICO SEÑALES MARITIMAS JOHANA TENGO UN BUZO MANIOBRA CON DIFICULTAD SEGUNDO CORTE 3.1.2.- Elementos que lo facilita LA ESCUCHAACTIVA
  12. 12. a) Disposición Psicológica: Prepararse interiormente para escuchar. Observando al otro para saber lo que dice, sus objetivos y los sentimientos. b) Expresar al otro que le escuchas con comunicación verbal: (ya veo, uhmm, interesante, uh!) y la no verbal (contacto visual, gestos, movimientos del cuerpo, etc.) 3.1.3.- Elementos quese debenevitar:
  13. 13. a) Evitar la distracción. b) No interrumpir, esperemos que el otro termine de hablar para recién emitir nuestra opinión. c) No juzgar, puede sentirse juzgada y no querrá contar su problema d) No intervenir sin todavía haber terminado de escuchar a la otra persona, para así dar un consejo certero. e) No rechazar lo que el otro esté sintiendo. Evitar decir la expresión:” No te preocupes, eso no es nada” f) No contar tu historia cuando el otro desea hablarte. Sé empático, tal vez el toro te necesita. g) Evitar el “síndrome del experto”, el que ya tienes las respuestas al problema de la otra persona.Tal vez él o ella solo necesita ser escuchado y no un consejo o respuesta.
  14. 14. 3.1.4.-Habilidadesparala escucha activa: Estas habilidades son las siguientes: a) Debemos mostrar EMPATÍA hacia los demás, poniéndonos en el lugar del otro, es escuchar sus sentimientos, intentando entender lo que siente esa persona. Para demostrar esa actitud, usaremos frases como: “entiendo lo que sientes”, “noto que…”. b) El PARAFRASEO es esencial en el proceso de escucha, ya que ayuda a comprender lo que el otro está diciendo y permite verificar si verdad se está entendiendo o malinterpretando.
  15. 15. Por ejemplo se puede utilizar frases como: “¿Quieres decir que te sentiste…?”, “Entonces, según veo lo que pasaba era que…”. G c) Emitir palabras de HALAGO o CUMPLIDO para la otra persona, que fortalece el discurso del que habla al transmitirle que uno está de acuerdo o comprende lo que se acaba de decir. LAS PALABRAS AGUDAS Las palabras agudas son las que llevan acento (la intensidad de la voz) en la última sílaba. Importante destacar que no todas las palabras agudas llevan acento ortográfico (tilde). Las palabras agudas llevan tilde si terminan en vocal:  Perú - sofá - café - rubí - menú - marroquí - bebé Las palabras agudas llevan tilde si terminan en N o S:  también - algún - jamás - según - sillón - además - organización - capitán - alemán - anís Hay palabras agudas que tienen tilde a pesar de NO terminar en vocal, N o S. Esto es por la ruptura del diptongo:  Raúl, baúl, raíz, maíz
  16. 16. Ejemplos de palabras agudas CON tilde:  Perú - acción - sofá - café - organización - vudú - capitán - rubí - francés - sillón - camarón - país Ejemplos de palabras agudas SIN tilde:  amor - cantidad - papel - reloj - capaz - pared - estoy - avestruz - virtud - fatal - contador Las palabras agudas también se llaman oxítonas. LAS PALABRAS GRAVES (PALABRAS LLANAS) Las palabras graves (o palabras llanas) son la que llevan la intensidad de la voz en la penúltima sílaba. Cabe recalcar que no todas la palabras graves llevan acento ortográfico (tilde). Las palabras graves NO llevan tilde si terminan en VOCAL o en N o S: Ejemplos de palabras graves CON tilde:  árbol - cárcel - ángel - difícil - túnel - azúcar - lápiz - césped - fácil - útil - carácter - débil Ejemplos de palabras graves SIN tilde:  problema - adulto - martes - zapatos - volumen - pesca - amazonas - tasa - piso - corazones* * Corazón (con tilde) - Corazones (sin tilde) La palabra corazón lleva acento cuando es singular porque la intensidad de la voz está en la última sílaba y termina en N. Pero cuando se convierte en plural, la intensidad de la voz pasa a la penúltima sílaba y como termina en S, ya no lleva tilde. Algunos otros ejemplos de palabras con el mismo cambio:  organización - organizaciones  nación - naciones  objeción - objeciones  declaración - declaraciones  explicación - explicaciones  guión - guiones Palabrasgraves y el diptongo IA Hay palabras graves que se acentúan a pesar de terminar en vocal, rompiendo de esta forma el diptongo (ia).  María - antropología - biología - oftalmología. Las palabras graves (o palabras llanas) también se llaman paroxítonas. LAS PALABRAS ESDRÚJULAS Las palabras esdrújulas son las que llevan la intensidad de la voz en la antepenúltima sílaba. Importantísimo destacar que en este caso todas las palabras se acentúan con el acento ortográfico (tilde) siempre. Ejemplos de palabras esdrújulas:
  17. 17.  América - Bélgica - Sudáfrica - música - miércoles - sílaba - máquina - gramática - económico - pájaro - séptimo - cuídate - brújula - gótico - hígado - ejército - características - cállate - dámelo - fósforo - cáscara - cerámica - oxígeno - didáctico - válido Las palabras esdrújulas también se llaman proparoxítonas. LAS PALABRAS SOBRESDRÚJULAS Las palabras sobresdrújulas son las que llevan la intensidad de la voz en la sílaba anterior a la antepenúltima sílaba. Todas llevan tilde. Estas palabras sobresdrújulas que llevan tilde generalmente son verbos que van unidos a los complementos indirecto y directo o son adverbios. Ejemplos de palabras sobresdrújulas:  cuéntamelo - devuélveselo - éticamente - fácilmente - explícaselo - rápidamente - juégatela - últimamente - véndemelo - repíteselo - frívolamente - ágilmente - ábremelo - dígaselo - cálidamente - difícilmente - dibújamelo - dócilmente - gánatela Adverbios que terminan en -MENTE De acuerdo a lo que dice la RAE, si el adjetivo lleva tilde, el adverbio conserva la tilde. Pero en caso contrario, si el adjetivo no lleva tilde el adverbio tampoco. Adjetivo CON tilde -> Adverbio CON tilde  Difícil - Difícilmente  Fácil - Fácilmente  Cortés - Cortésmente Adjetivo SIN tilde -> Adverbio SIN tilde  Constante - Constantemente  Tonto - Tontamente COMA Se emplea coma (,) para separar dos o más palabras de una enumeración. Ejemplo: Acudió toda la familia: abuelos, padres, hijos, cuñados, etc. Se usa coma para separar las oraciones de un enunciado. Ejemplo: Antes de irte, corre las cortinas, cierra las ventanas, apaga la luz y cierra. Las comas separan estas expresiones: esto es, es decir, o sea, en fin, por último, por consiguiente, sin embargo, no obstante, además, en tal caso, por lo tanto, en cambio, en primer lugar, etc. Se escribe coma para aislar el vocativo: Julio, ven acá. Si el vocativo va en medio del enunciado se escribe entre dos comas: Estoy alegre, Isabel, por el regalo. Se usa coma para aislar una oración explicativa que se intercala en una frase. Ejemplo: Ella es, entre mis amigas, la más querida. La coma sustituye un verbo: A Pedro le gusta el jamón; a Juan, el tocino. PUNTO Y COMA Se usa punto y coma (;) para dividir las diversas oraciones que ya llevan alguna coma: La chaqueta es azul; los pantalones, grises; la camisa, blanca. PUNTO: El punto separa oraciones cuando los pensamientos que ellas contienen, aunque relacionados entre sí, no lo están de modo inmediato. La diferencia entre el punto y el punto y coma es el matiz: “Hablo en nombre de la Patria. Nuestra palabra no puede morir sin eco; hablo en tierra española.”
  18. 18. • Cuando el pensamiento se ha desarrollado en una o más oraciones, si la frase tiene sentido completo, formando un todo que se llama párrafo, se pone punto final. El punto y seguido se usa cuando determinamos un juicio y seguimos razonando sobre el mismo tema. El punto y aparte indica que ha terminado un párrafo. Puede ser porque se indica un asunto diferente a lo tratado anteriormente; o porque se va a tratar de otro aspecto diverso a la misma cuestión. El punto final se refiere al punto colocado al final de un escrito. COMILLAS: Se usan para reproducir citas textuales de cualquier extensión: El director dijo: “ningún muchacho se quedará afuera” Se usan comillas cuando indican que una palabra o expresión es impropia, vulgar o de otra lengua, o que se utiliza irónicamente o con un sentido especial. Ella tuvo un “affaire” con él Mi amigo atiende muy bien sus ” negocios” Ya te dije que dejes de “molestar” Aquí quedamos DOS PUNTOS, la función de enlistar algunos elementos, numeraciones puntos o afirmaciones separar el inicio de una carta y el texto que se dirige al destinatario. Dentro de una frase, en la que se enuncias varios elementos y se coloca antes de una cita textual. Al inicio de una carta o misiva: 1. Muy señor mío: 2. A quien corresponda: 3. Sr. Mario Valverde: 4. Querida mía: 5. H congreso de la unión: Antes de citas textuales: 1. Después de la elección dijo: “...Es el principio del fin...” 2. Como complemento del discurso dijo: “...comienza el cierre de campañas...” 3. En la letra de la canción dice: “...Guadalajara en un llano, México en una laguna...” Ante una enumeración 1. En el partido salieron: Juan, José, Felipe, Ernesto, Eduardo, y francisco. 2. Los abogados de la Sra. son: Lic. Ernesto Rodrigues y francisco Laroyo Fuentes. 3. Mis sobrinos son: Carla, Francisco, Jimena y Juan José. Frente a expresiones como: 1. Como: 2. Ejemplo: 3. Ejemplo de: 4. Verbigracia: 5. Como sigue: El signo de interrogación es un signo de puntuación que indica que la oración que le sigue o precede es una pregunta. En las lenguas que usan el alfabeto latino este signo se escribe en forma abierta (¿) y cerrada (?) aunque en griego se usa punto y coma (;) para señalar la interrogación. Los signos de exclamación (¡ !) o signos de admiración,1 se usan para indicar una expresión y para enfatizar algo. El signo con que se inicia la exclamación es «¡» y el signo con que se la termina es «!». Este signo tiene la función de representar en la escritura la entonación exclamativa de un enunciado. En la pronunciación, los enunciados que van entre signos de exclamación tienen un tono final descendente, pero con un momento previo de ascenso brusco, en palabras como qué, cuánto, quién, cuándo... En castellano, el uso del signo inicial «¡» es obligatorio2 mientras que en gallego y en catalán su uso es opcional. En castellano, los signos de interrogación (¿ ?) y admiración (¡ !) se ponen al principio y al final de la oración que deba llevarlos.
  19. 19. ¿De dónde vienes? ¡Qué bien estás! Normas sobre la interrogación y la admiración: Cuando la interrogación es indirecta no se usan signos. Ej.: No sé de dónde vienes. Dime cómo estás. Los signos de interrogación o admiración se abrirán donde comience la pregunta o la exclamación, no donde empiece la oración. Ej.: Tienes mucha razón, ¿por qué no han empezado? Se hizo Pablo con la pelota y ¡qué golazo, madre mía! Signos de admiración e interrogación Cuando preguntamos algo, entonamos las palabras de manera distinta, y si escribimos las preguntas utilizamos los signos de interrogación (¿?).Estos signos se colocan al inicio yal final de la pregunta. Por ejemplo: ¿Has entendido cuándo se usan l os signos de interrogación? También hay cosas que nos provocan admiración, sorpresa, alegría, y muchas otras que nos entusiasman. Por eso cuando expresamos estas sensaciones,entonamos las palabras de una manera especial,distinto a cuando afirmamos algo.Para escribir palabras u oraciones que nos causan emoción utilizamos los signos de admiración (¡!) al principio y al final. Por ejemplo: ¡Qué felicidad!, o ¡qué miedo! El acento ortográfico o tilde es un signo (´) que se coloca en español generalmente sobre las vocales (por ejemplo, á, é, í, ó, ú, etc.). TIPOS DE CARTA
  20. 20. 5 .
  21. 21.  . Soportes escritos Cartas Circulares Memorandos Manuales de procedimientos Tarjetas Cuidado con la ortografía  12. Cartelera Organizacional Lugar Visible Crear Cultura de lectura de la cartelera Variación de diseños y disposiciones para evitar rutina  13. Periódico Diario Semanal Quincenal Mensual  14. Boletín Bimensual Bimensual Trimestral Semestral  15. Informativos Especiales Cuando las necesidades lo requieran  16. Folletos e informativos Folletos, broshures o portafolios de servicios o productos que se ofrecen Broshures  17. Informativos semanales Impreso y online  18. Intranet y web Intranet son redes internas corporativas son potentes herramientas que permiten divulgar información de la compañía a sus miembros empleados con efectividad, consiguiendo que estos estén permanentemente informados con las últimas novedades y datos de la organización.  19. Programación mensual, trimestral semestral y/o anual  20. Presentaciones multimedia Diferentes formas de presentar un contenido como por ejemplo un texto con sonido, imágenes, animación o video
  22. 22.  21. Soporte Directo Es importante expresar claramente las ideas y no suponer que el otro las entiende obviamente. Preguntarle si está de acuerdo con lo propuesto o tiene alguna sugerencia Ofrecer instrucciones con ejemplos concretos, y utilizando formatos si los utiliza.  22. Soporte Directo Hay momentos en que no es oportuno callar, y es necesario hablar para el beneficio de la organización. El éxito está en: Tener la valentía para hablar. Saber expresarse claramente. Ser concreto, Ser respetuoso, no emocional ni impulsivo Ofrecer el trato considerado que las personas merecen Indagar si ha y alguna pregunta, sugerencia o propuesta Evalúe los contenidos,no a las personas Si es el caso, registrarlo en el formato de acuerdos y responsabilidades y firmar el acta.  23. Citación a Reuniones, Almuerzos o Desayunos de trabajo Debe informarse con tiempo Informar la finalidad de la Reunión y los temas Solicitar confirmación asistencia Diseñar planificación reunión Planificar el tiempo Diseñar formato funciones, acuerdos y responsabilidades Firmar acta de reunión realizada Evitar reuniones a la hora de la jornada de salida TIPOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Los mensajes siguen unos caminos dentro del espacio organizacional denominados redes de comunicación. Gran parte de estas redes son líneas formales de comunicación, en tanto que otras son líneas informales. • LA COMUNICACIÓN FORMAL: Es aquella donde los mensajes siguen los caminos oficiales dictados por la jerarquía y especificados en el organigrama de la organización. Por regla general, estos mensajes fluyen de manera descendente, ascendente u horizontal. • LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE: Sirve para enviar los mensajes de los superiores a los subordinados; uno de los propósitos mas comunes de estos comunicados es proporcionar las instrucciones suficientes y especificas de trabajo: “quien, debe hacer que, cuando, como, donde, y por que”. • LA COMUNICACIÓN ASCENDENTE: Es la que va del subordinado a hacia los superiores. El principal beneficio de esta comunicación es ser el canal por el cual la administración conoce las opiniones de los subordinados, lo cual permite tener información del clima organizacional en esos ámbitos. • LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL: Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico. La mayoría de los mensajes horizontales tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel. COMUNICACIÓN FORMAL 3.10.2.1.1. COMUNICACIÓN DESCENDENTE Es el tipo de comunicación que se da cuando los niveles superiores de la organización transmiten uno o más mensajes a los niveles inferiores. Esto quiere decir que por comunicación descendente no se entenderá exclusivamente aquella que se origina en la gerencia y terminas en los empleados, sino también y de manera muy importante, la que se origina en los niveles directivos y que fluye a la gerencia, ya que sin esta ultima, la primera no tendría ningún sentido. • COMUNICACIÓN GERENCIAL: En muchas ocasiones los esfuerzos mas importantes de comunicación se dirigen a los empleados: “total, la gerencia puede cuidarse sola”. Sin embargo, también existen razones por las que la comunicación de los directivos hacia los gerentes tiene la misma importancia; entre otras, que los gerentes no pueden transmitir un mensaje con mayor claridad con la que ellos mismos lo entienden, y que una parte central de las actividades directivas son las actividades comunicativas (Allen, 1983, Barnard, 1983). Consideramos relevante la revisión periódica de planes, metas y objetivos organizacionales desde los niveles más altos de cualquier institución. Esta revisión debe atender los elementos tanto estratégicos como tácticos y operativos de todos los niveles de la organización. Si esta revisión no se efectúa, o bien sino se da a conocer de manera clara y directa a los niveles inferiores, la eficacia y aun la supervivencia de una institución puede verse amenazada. • LA TRAMPA DE LA ACTIVIDAD: Es la situación en la que el personal realiza actividades que alguna vez tuvieron objetivos claros pero que, al cavo de un tiempo, dicho personal trabaja sin saber claramente hacia donde van encaminados, puesto que los objetivos no han sido reconsiderados, o bien, no se han comunicado de manera clara. Cave señalar que no porque en alguna ocasión tuvimos objetivos claros y bien considerados y los comunicamos a la gente,
  23. 23. podemos ya sentarnos tranquilamente sin preocuparnos por la realización de las actividades por parte de nuestro personal. Todo proceso de planeación debe ir orientado a la consideración y revisión de objetivos bajo nuevas condiciones, por lo que su revisión periódica y la comunicación de los resultados a nivel gerencial deben ser prioritarios. La actividad mal orientada consume recursos de todo tipo: dinero, espacio, materiales de trabajo y energía humana. Incluso mala orientación de la actividad puede tener efectos en la gente: los limita personal y profes ionalmente (Odiorne, 1981). • COMO SALIR DE LA TRAMPA DE LA ACTIVIDAD: sino se realiza consideraciones periódicas sobre metas, planes y objetivos y se comunican claramente desde el nivel gerencial hasta el d empleados, estos se pueden perder de vista. El personal podrá ser castigado o incluso despedido por cometer errores en su trabajo sin saber como desarrollar correctamente su trabajo en esa oficina porque nunca nadie se lo dijo explícitamente. La comunicación hacia el nivel gerencial de metas, planes y objetivos institucionales es imprescindible PATRA que los ejecutivos tomen decisiones correctas en sus áreas especificas. Dado que muchas veces los ejecutivos están físicamente lejos del punto de decisiones, ellos servirán como centro de decisión competente solo en la medida ñeque se desarrolle fuentes de información apropiadas dentro de una institución. • COMUNICACIÓN A LOS EMPLEADOS: la gerencia tiene a su disposición una multitud de técnicas a demás de la ayuda de personal especializado, para mejorar la comunicación descendente ¿porque este fenómeno? Cuando el gerente no tiene claros sus objetivos, metas y planes. Elementos : 1. OBTENGA LA INFORMACIÓN NECESARIA: parte de la responsabilidad de todo gerente es contar con la información necesaria que le permita desarrollar sus labores de manera eficaz y eficiente. En este sentido, s i el flujo no viene de arriba, el o ella debería pugnar por conseguir la información que considera primordial y no solo quedarse en espera de que su superior, algún día, se la de. 2. DESARROLLE UNA ACTITUD POSITIVA HACIA LA COMUNICACIÓN: muchos gerentes se comunican con deficiencia porque no conceden importancia a esta actividad, o bien le conceden una importancia teórica pero en la práctica, sus acciones manifiestan lo contrario. El gerente eficaz tratara de compartir la información con sus empleados de acuerdo con sus necesidades y también de hacerles concientes de que eso es precisamente lo que se esta buscado hacer. 3. DESARROLLE Y MANTENGA LA CONFIANZA DE SUS EMPLEADOS: uno de los elementos más importantes en toda comunicación, y que en gran medida puede deberse a su actitud comunicativa, es la confianza que existe entre emisores y receptores, ya que esta impacta de manera muy relevante a ala eficacia de la comunicación. A esta aspecto se le conoce como “credibilidad de la fuente o del emisor” (Hovland 1953) sino existe confianza, el flujo de comunicación será muy limitado ya que se tendrán menos deseos de enviar mensajes y menos razones para creer en los que se reciben. 4. DESARROLLE UN PLAN DE COMUNICACIÓN: para ser efectivo, es obvio que hay que conocerlo lo mas posible. Ello implica que, idealmente, la comunicación oficial de nuestros superiores debería se siempre la primera en llegar. • NECESIDADES DE LA COMUNICACIÓN: en la mayoría de los casos los gerentes piensan que comprenden las necesidades de comunicación de su personal, pero a menudo sucede que sus empleados no comparten esta opinión. Debido a ello, es muy importante que estén atentos a esta necesidad, sus cambios y desarrollo, para no quedarse con una confianza excesiva que les impida tomar las debidas precauciones. 1. INSTRUCCIONES DE TRABAJO: esta es una de las necesidades más importantes de comunicar en todo trabajo. La organización mejor manejada tienen perfectamente claro a donde van y lo hacen saber todos los niveles de la organización en términos de objetivos y metas. Para transmitir esta información a los empleados deben existir reuniones periódicas ente gerentes y subordinados hablar no solo de los objetivos sino a demás de los resultados esperados en el futuro, relacionándolos con las actividades especificas que las personas habrán de desarrollar. 2. RETROALIMENTACION SOBRE EL DESENPEÑO: la retroalimentación constante sobre el desempeño genera tanto mejor rendimiento como actitudes más favorables. La retroalimentación por si sola pude logra efectos positivos muy importantes. 3. NOTICIAS: los mensajes descendentes, por ultimo, deben tratar de llegar siempre como información nueva no como algo añejo, ya conocida a través de otras fuentes. La comunicación oficial debe llegar siempre de manera oportuna, lo que ayudara a crear certidumbre y confianza en el empleado. 3.10.2.1.2. COMUNICACIÓN ASCENDENTE Es aquella que se da cuando las personas de los niveles bajos emiten uno o más mensajes a los niveles superiores en la estructura organizacional, a través de canales formales e informales. Esta debe ser detallada y especifica (Hall, 1980).
  24. 24. La comunicación ascendente adopta muchas formas, sin embargo, puede reducirse a lo que la persona dice: • De si misma, su desempeño y sus problemas. • Acerca de otras personas y sus problemas. • Acerca de los usos, practicas y políticas organizacionales. • Acerca de lo que es necesario hacer y como puede ser hecho. La comunicación ascendente puede constituirse en un termómetro de lo que sucede con la gente a nue stro mando y, por lo tanto, su utilidad esta en que dependiendo del nivel de detalle que tengamos, podamos diagnosticar y pronosticar sucesos para poderlos manejar de una manera más eficientes (Katz y Kahn, 1981). • IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ASCENDENTE: 1. Brinda a los niveles altos de la organización la retroalimentación que proviene de niveles más bajos acerca de las comunicaciones descendentes (Hodgetts y Altman, 1981). La comunicación ascendente es el contacto de la gente con sus superiores para que estos estén suficiente y oportunamente informados de la manera en que sus departamentos o áreas de responsabilidad reciben las comunicaciones descendentes. 2. Mide el clima organizacional imperante. La comunicación ascendente crea, a demás, un canal por el cual la administración puede medir el clima organizacional y enfrentarse a problemas tales como quejas o baja productividad, antes de que se conviertan en problemas graves. 3. Permite la participación de los empleados en la toma de decisiones mediante la aportación de sus ideas, basadas en el comportamiento de sus tareas. 4. Permite el diagnostico de las malas interpretaciones y la prevención de nuevos problemas cuando se presentan los primeros síntomas de tensión y dificultades, ya que satisface necesidades humanas básicas, como el sentirse tomado en cuenta. 5. Puede incrementar la aceptación de decisiones ejecutivas. En la medida en que exista un mayor acercamiento entre los jefes y empleados, se lograra una mejor aceptación y comprensión de las decisiones ejecutivas. 6. Mejora el conocimiento de los subordinados. La habilidad para influenciar y motivar a los niveles inferiores, tendrá mejores fundamentos y oportunidades si se sabe y comprenden las formas de pensar y sentir de su personal. • NORMAS DE LA COMUNICACIÓN ASCENDENTE: Uno de los métodos que pueden ayudar a fomentar la comunicación ascendente dentro de una organización es el establecimiento de una política general que exprese los tipos de mensaje que se desea. Los empleados mantendrán informados a los supervisores directos acerca de: 1. Aquellos aspectos en que el supervisor es responsable ante los niveles superiores. 2. Cualquier elemento en el que pueda existir desacuerdo o que pueda provocar controversia dentro de las diversas unidades o departamentos de la organización. 3. Los aspectos que necesitan una Asesoria del supervisor o la coordinación con otras personas o unidades. 4. Cualquier aspecto concerniente a recomendaciones o sugerencias tendientes a efectuar cambios, innovaciones o variaciones en las normas establecidas. • PRACTICAS DE LA COMUNICACIÓN ASCENDENTE: A demás de contar con normas adecuadas, es necesario manejar diversas practicas para mejorar la comunicación ascendentes: 1. LLEVE A CABO REUNIONES PERIODICAS CON SU PERSONAL: Es importante que usted celebre reuniones periódicas con los empleados ya que sirven para fortalecer la comunicación ascendente a través de juntas. En ellas se debe animar a los trabajadores a hablar con claridad sobre cualquier problema de trabajo, nece sidades y practica gerenciales que de alguna manera faciliten su desempeño personal o bien interfieran con el. 2. MANTENGA UNA POLITICA DE PUERTAS ABIERTAS: este tipo de practica radica en el hecho de que el personal se puede acercar a los niveles superiores para hablar directamente de todo aspecto que el o ella consideren de interés o de importancia, la puerta abierta puede constituirse en una ayuda muy importante para que la comunicación ascendente fluya. El principal problema para que esta practica de resultados es saber si el gerente que esta detrás tiene en realidad una actitud de puertas abiertas y si los empleados se sienten libres para cruzarlas.
  25. 25. 3. TRASPONGA LOS UMBRALES DE SU OFICINA: los ejecutivos trasponen Una carta es un mensaje escrito, enviado por un emisor hacia un receptor o destinatario. Existen diferentes tipos de carta de acuerdo a la clasificación que se tome. Dentro del ámbito profesional se encuentran: Cartas de presentación. A través de esta carta la persona se presenta a sí misma en el empleo que desea ser contratado. Además de los datos personales se incluyen la formación académica, las cualidades, aptitudes, etc y aquella información que el individuo considere que concuerda con el perfil de la empresa a la que se envía. Al igual que la carta anterior, aquí las recomendaciones las damos nosotros enreferencia a nosotros mismos, se trata de vendernos y vendernos bien. Hoy en día este tipo de cartas están perdiendo cada vezmas valor, yenpocas ocasiones sesolicitan. 2. Carta de agradecimiento. Es una demostración de cortesía y expresa gratitud hacia el destinatario por el buen trato, la ayuda brindada, etc. Suelen exponer de forma clara las razones por las cuales se está agradeciendo, y muchas veces contienen comentarios que no se dijeron en persona. Se trata de cartas en las que se expresa un sentimiento de gratitud a causa de un favor realizado, o por una ayuda u hospitalidad, buen trato etc. 3.Cartas de recomendación. El objeto es remarcar las competitividades de una persona con la que se ha trabajado anteriormente, con el fin de apoyar su candidatura a un determinado empleo. Para apoyar la candidatura a un puesto de trabajo por parte de las personas mas cercanas, ya sean compañeros de trabajo o la persona contratante del anterior empleo. Siempre son útiles porque expresan los detalles que el nuevo contratador no seatreve apreguntar o necesita desemanas de experiencia paraconstatarlos. 4. Cartas de despido. A través de ésta la empresa le informa al empleado su despido, incluyendo las causas del mismo. 5. Cartas de solicitud. A través de las mismas los clientes solicitan información sobre un determinado producto, bien o servicio. Una de las características principales de este tipo de cartas es que los datos requeridos deben ser expresados de forma muy clara y precisa. Cuando un cliente necesita conocer determinadas informaciones o datos sobre productos, empleos, etc. Siempre debe destacar comoobjetivo principal la información que se solicita. 6. Cartas de disculpa. Son escritas con el fin de pedir disculpas por alguna falta o error que se haya cometido. Incluyen los motivos por los cuales se ofrecen las disculpas y habitualmente la persona expresa un compromiso de su parte en no repetir dicho error. 7. Cartas de reclamación. Son escritas cuando un bien o servicio no responde a la finalidad con la que fue adquirido. Cuando las expectativas que un individuo tenía sobre ese producto no lograron cumplirse, recurre a esta clase de cartas expresando su descontento y exigiendo una satisfacción al respecto. 8. Cartas de felicitación. Aptas para mejorar las relaciones sociales entre personas, ypara quedar bienconlos clientes, directivos, etc. 9. Cartas de invitación. Dejando de lado el tedioso sistema de llamar por teléfono a una larga lista de invitados, se usa deforma muy habitual la redaccióndeun modelo decarta adaptada aun grupo depersonas. http://www.tiposde.org/general/76-tipos-de-cartas/#ixzz33G8Kxj97 Los márgenes de una carta comercial estan sujetos a la extensión de la carta:
  26. 26. Superior 3 ó 4cm Izquierdo 3 ó 4 cm Derecho 2 ó 3 cm Inferior 2 ó 3 cm Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm . CARTA DE RECOMENDACIÓN CARTA DE RENUNCIA
  27. 27. Paso 1 - Identificación del remitente Toda carta requiere los datos identificativos de quien la manda y de quién la recibe. El destinatario que abre la carta tiene como primer objetivo dar respuesta a la pregunta ¿QUIEN? Quiere saber rápidamente quién es usted. Arriba a la derecha, de forma que sea lo primero que se lea, indicaremos nuestros datos, uno debajo de otro formando una pequeña columna.
  28. 28. Nombre de nuestra empresa (Si se requiere) Nombre y apellidos (Nuestro cargo en la empresa) Información de contacto, como puede ser la dirección postal o el correo electrónico, teléfono fax, etc... y en algunos casos se requiere indicar información complementaria como el número de cliente o el número de socio en caso de que existiera vinculación. Por ejemplo: Manuel PérezGómez C/ las oficinas 23 2ºD 01234 Madrid (91) 452 3452
  29. 29. Paso 2 - Tiempo y lugar El destinatario una vez que conoce el QUIEN, quiere saber el DONDE y el CUANDO. Es habitual utilizar una frase en la que se dé a conocer el lugar desde el que se escribe y la fecha en la que se escribe. La colocaremos más abajo de nuestros datos pero a la izquierda. Manuel PérezGómez C/ las oficinas 23 2ºD 01234 Madrid (91) 452 3452 En Madrid, a 13 de Febrero de 2009
  30. 30. Paso 3 - Identificación del destinatario En otro párrafo, debajo de la fecha y también a la izquierda, indicaremos la información del destinatario de la carta. En este caso evitaremos escribir los datos de contacto porque se suponen conocidos, con lo que bastará con el nombre de la empresa (si fuese el caso), seguido del nombre del destinatario (si se conoce), y el cargo que desempeña o departamento al que pertenece. Muchas veces se desconoce quien es la persona encargada y la carta lleva como destinatario un departamento. Por ejemplo: Manuel PérezGómez C/ las oficinas 23 2ºD 01234 Madrid (91) 452 3452 En Madrid, a 13 de Febrero de 2009 BANCO SOCIAL A la atención del Sr. Miguel García Departamento de RR.HH.
  31. 31. Paso 4 - El párrafo del asunto Conocido el QUIEN, el DONDE y el CUANDO, ahora toca exponer el QUE y si se requiere el COMO. Como hemos dicho anteriormente, no merece la pena esforzarse por mantener un trato excesivamente respetuoso ni andarse por las ramas con introducciones o saludos. Lo más recomendable es siempre ir directamente al grano. Que en la primera frase se conozca el asunto de la carta. Manuel PérezGómez C/ las oficinas 23 2ºD 01234 Madrid (91) 452 3452 En Madrid, a 13 de Febrero de 2009 BANCO SOCIAL A la atención del Sr. Miguel García Departamento de RR.HH. Me dirijo a usted para recomendarle.... Le escribo esta carta para recordarle que.... El motivo de mi carta es el de..... Me dirijo a ustedes con respecto al anuncio publicado buscando personal.... Explicamos de forma clara y breve nuestro asunto, utilizando el trato de "usted", sin caer en excesivos formalismos como "excelentísimo señor" "le ruego encarecidamente"... etc. El mejor ejemplo para que se haga una idea de lo que es correcto es que imagine que está usted llamando por teléfono a esa persona y que le salta el contestador automático. Debe ser claro, conciso y breve. Paso 5 - Despedida
  32. 32. Para finalizar, existe una frase con la que siempre quedar bien: Un saludo. Manuel Pérez (Firma) En cuanto el destinatario conoce QUIEN, CUANDO, DONDE, QUE, y COMO, estará deseando terminar la carta y seguir con su trabajo. Para facilitar esta tarea, lo mejor es una despedida corta y cordial. Basta con escribir "Un saludo" y debajo colocar nuestro nombre y primer apellido, no hace falta poner el segundo apellido ni tampoco nuestro cargo, todo eso es información repetida que en caso de ser necesaria, el destinatario sabrá buscarla en el primer párrafo. ¿Qué son las Normas ICONTEC y para que nos sirven? Son una serie de normas ya establecidas, para la elaboración de un texto de cualquier índole. Estas normas son bastantes estrictas y el contenido presenta los requisitos para presentar adecuadamente un trabajo escrito. ¿Qué son los Derechos de Autor y que es el Plagio Académico? Es un conjunto de normas y principios que regulan los derechos todo aquel que hace la creación de una obra “artista” y es reconocida como uno de los Derechos Humanos de la Declaración Universal de los Derechos Humanos. El plagio académico se considera una falta, cuando usted toma palabras o ideas prestadas de otros para usted mismo sin reconocerlo al autor o creador.
  33. 33. ¿Cómo puede evitar el Plagio en sus Trabajos? Cada vez que se tome palabras-frases de una obra o documento tiene que citar el Autor y la página de donde fue tomada la información. A su vez realizar una fuente bibliográfica como sustento de trabajo y citas mencionadas.

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